Kodeks Etyczny

1. PREAMBUŁA

MECALUX (dalej MECALUX), zobowiązuje się do przestrzegania zasad etyki biznesowej, uczciwości, przejrzystości, profesjonalizmu w zarządzaniu i do ciągłego doskonalenia. Zgodnie z tym zobowiązaniem, w 2015 r. firma opracowała niniejszy Kodeks Etyczny, który zawiera wartości i zasady, mające służyć jako przewodnik dla działań wszystkich pracowników, dostawców, współpracowników oraz innych osób fizycznych lub prawnych związanych z firmą w ramach wykonywania ich działalności zawodowej.

2. DZIAŁALNOŚĆ ORGANIZACJI

MECALUX zajmuje się produkcją i sprzedażą metalowych regałów magazynowych, magazynów zautomatyzowanych, innych rozwiązań magazynowych oraz świadczeniem powiązanych usług.

MECALUX stał się wiodącą firmą w swoim sektorze, stopniowo rozwijając swoją działalność w ciągu ponad pięćdziesięciu lat istnienia poprzez bezpośrednią obecność swoich spółek w Europie, Ameryce Południowej i Północnej.

3. CEL KODEKSU ETYCZNEGO

Celem niniejszego Kodeksu Etycznego jest: (i) ustanowienie modeli postępowania i wytycznych dotyczących biznesowego, etycznego i odpowiedzialnego postępowania, którymi muszą się kierować wszyscy pracownicy, dostawcy, współpracownicy i inne osoby fizyczne lub prawne związane z firmą w związku z prowadzeniem swojej działalności zawodowej, (ii) zapobieganie przestępczym i/lub nielegalnym zachowaniom podczas wykonywania działalności gospodarczej oraz (iii) ustanowienie metod monitorowania i kontroli niezbędnych do zapewnienia przestrzegania przepisów.

Postanowienia niniejszego Kodeksu Etycznego mają zastosowanie do:

Członków organów zarządzających firmą MECALUX.
Personelu kierowniczego.
Wszystkich pracowników firmy.
Osób trzecich związanych z firmą, które zobowiązują się przestrzegać wartości, zasad, oraz wytycznych dotyczących postępowania, ustanowionych przez MECALUX.

Niniejszy Kodeks Etyczny stanowi jeden z głównych elementów zarządzania Społeczną Odpowiedzialnością Biznesu i jest kanałem rozwoju zasad korporacyjnych:

Odpowiedzialność, realizacja zobowiązań i konsekwentne działanie.
Uczciwość, wzorowe, honorowe i pełne szacunku postępowanie.
Szacunek dla społecznego i naturalnego środowiska.
Efektywność, optymalizacja działań w prosty i skuteczny sposób.

4. WARTOŚCI

4.1. SZACUNEK DLA PRAW CZŁOWIEKA

MECALUX przestrzega dziesięciu zasad programu ONZ „Global Compact” w zakresie praw człowieka, pracy, środowiska i przeciwdziałania korupcji, we wszystkich swoich działaniach biznesowych. MECALUX szanuje wolność zrzeszania się, a także zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu i w pracy, eliminując pracę przymusową i odrzucając pracę dzieci, z których, wszystkie są podstawowymi zasadami, których należy przestrzegać w prowadzeniu działalności biznesowej.

MECALUX przestrzega również zasad Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczących zakazu dyskryminacji, prawa do swobodnego zrzeszania się i zakazu przymusowej pracy.

MECALUX nie dyskryminuje ze względu na rasę, narodowość, pochodzenie, wiek, płeć, stan cywilny, orientację seksualną, ideologię, religię, poglądy polityczne lub jakiekolwiek inne okoliczności dotyczące życia prywatnego lub publicznego osób.

MECALUX zawsze promuje równe traktowanie mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do zatrudnienia, szkoleń, awansów i warunków pracy.

MECALUX nie toleruje żadnych przejawów przemocy, nękania fizycznego, seksualnego, psychicznego, moralnego lub innego, nadużywania władzy w pracy lub jakiegokolwiek innego zachowania, które tworzy środowisko pracy pełne zastraszania i nadużyć.

MECALUX promuje środki zapobiegające molestowaniu seksualnemu i/lub molestowaniu ze względu na płeć.

Zobowiązując się do poszanowania praw człowieka w swoim środowisku i na swoim rynku, MECALUX uczestniczy w życiu lokalnej społeczności biznesowej, społecznej i instytucjonalnej.

4.2. SZACUNEK DLA ŚRODOWISKA NATURALNEGO I JEGO OCHRONA

MECALUX przestrzega prawa, zasad i przepisów dotyczących ochrony środowiska obowiązujących w krajach, w których prowadzi działalność, ale także swoich własnych polityk i procedur środowiskowych i operacyjnych.

W szczególności, MECALUX zobowiązuje się do:

Przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów, zasad i regulacji dotyczących ochrony środowiska;
zapewnienia, że pracownicy rozumieją swoją odpowiedzialność za środowisko naturalne;
Wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego.

Powyższe zobowiązania są realizowane poprzez:

Informowanie wszystkich pracowników i dostawców o Polityce Środowiskowej Mecalux;
Wykorzystanie analizy i zastosowanie technik optymalizacji w celu osiągnięcia wyższego poziomu ochrony środowiska i zapobiegania zanieczyszczeniu;
Kontrolowanie pod kątem zgodności z prawem, zasadami, regulacjami i innymi obowiązującymi wymogami;
Przestrzeganie przepisów dotyczących gospodarki odpadami, ściekami i emisjami do środowiska;
Szkolenie i uwrażliwianie w powyższym zakresie pracowników, których obowiązki mają znaczący wpływ na środowisko.

4.3. PRZESTRZEGANIE PRAWA I ZERO TOLERANCJI DLA PRZESTĘPCZOŚCI

Przestrzeganie prawa lokalnego, krajowego i międzynarodowego, gdziekolwiek MECALUX prowadzi działalność, ma dla MECALUX kluczowe znaczenie.

Naruszenie praw, zasad i przepisów może mieć poważne konsekwencje, w tym między innymi pozbawienie wolności, kara grzywny, jak również naruszenie dobrego imienia MECALUX.

Wszyscy członkowie kadry kierowniczej MECALUX są zobowiązani do zapoznania się z przepisami prawa, dyrektywami i politykami biznesowymi, które dotyczą ich obszaru odpowiedzialności. Dogłębna znajomość aktualnych przepisów i polityk biznesowych jest szczególnie ważna w przypadku osób na stanowiskach kierowniczych, które ze względu na swoje funkcje lub stanowiska, są odpowiedzialne za przestrzeganie prawa i dyrektyw przez spółki Grupy oraz ich pracowników.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do zgodności jakiejkolwiek decyzji z prawem, należy skontaktować się z działem (Legal & Compliance Department).

4.4. CAŁKOWITE ODRZUCENIE OSZUSTW I KORUPCJI

MECALUX jest zaangażowany w zapobieganie przestępstwom i oszustwom, a w szczególności praktykom, które mogą zostać uznane za nieprawidłowe w prowadzeniu relacji biznesowych z klientami, dostawcami, usługodawcami, konkurentami, władzami itp., w tym, praniu pieniędzy.

Jakiekolwiek nielegalne postępowanie jest zabronione, niezależnie od tego, czy dotyczy majątku firmy, czy majątku osób trzecich. Konieczne jest ustanowienie odpowiednich środków kontroli, aby zapobiec wszelkim formom nielegalnej działalności (takim jak: oszustwo, defraudacja, kradzież, przywłaszczenie, uchylanie się od płacenia podatków, oszustwa podatkowe lub pranie pieniędzy).

MECALUX stanowi jednak, że tego typu przysług nie wolno oferować ani przyjmować, gdy mają na celu uzyskanie lub przyznanie nieuczciwej przewagi. W szczególności, nie jest dozwolone przyjmowanie lub oferowanie jakichkolwiek przysług osobom sprawującym funkcje publiczne.

5. NASI PRACOWNICY

5.1. WYBÓR I OCENA

MECALUX dobiera i awansuje swoich pracowników w oparciu o ich indywidualne umiejętności oraz wyniki pracy.

MECALUX nie toleruje dyskryminacji ze względu na rasę, narodowość, klasę społeczną, wiek, orientację seksualną, płeć, stan cywilny, ideologię, przynależność polityczną lub religijną. MECALUX oferuje równe szanse zatrudnienia.

5.2. OBOWIĄZKI

Pracownicy MECALUX będą przestrzegać następujących wytycznych dotyczących zachowania w pracy:

Poświęcać swój czas pracy wyłącznie na sprawy zawodowe i działać zawsze w najlepszym interesie MECALUX;
Unikać zachowań, które mogą być uznane, bezpośrednio lub pośrednio, za nękanie lub zastraszanie oraz informować firmę o każdym przypadku takiego zachowania;
Unikać działań, które mogą być uznane, bezpośrednio lub pośrednio, za działania nielegalne lub korupcyjne;
Bronić wolnej i uczciwej konkurencji;
Traktować innych z szacunkiem i życzliwością.

5.3. KONFLIKT INTERESÓW

Pracownicy MECALUX muszą unikać angażowania się w sytuacje, które mogą prowadzić do konfliktu interesów. Konflikt interesów występuje w okolicznościach, w których istnieje bezpośredni lub pośredni konflikt między osobistymi interesami pracownika lub jego bliskich, a interesami gospodarczymi MECALUX.

W celu uniknięcia potencjalnego konfliktu interesów pracownicy muszą przestrzegać następujących ogólnych wytycznych i zasad:

Niezależność: zawsze działać profesjonalnie, zachowując lojalność wobec MECALUX i udziałowców spółki, niezależnie od własnych interesów lub interesów osób trzecich. W związku z powyższym, pracownicy powinni powstrzymywać się od przedkładania własnych interesów nad interes MECALUX.
Powstrzymywanie się od działania: należy powstrzymać się od udziału lub wpływania na proces podejmowania decyzji, które mogą mieć wpływ na MECALUX, od udziału w spotkaniach, na których podejmowane są wspomniane decyzje oraz dostępu do poufnych informacji związanych ze wspomnianym konfliktem interesów.
Komunikacja: należy ujawniać wszelkie konflikty interesów, które dotyczą pracownika. W tym celu zaistnienie lub potencjalne zaistnienie konfliktu interesów należy zgłosić na piśmie bezpośredniemu przełożonemu pracownika oraz Działowi Personalnemu.

Postępowanie w zakresie opisanym powyżej znajduje zastosowanie również w relacjach z obecnymi i potencjalnymi klientami i dostawcami.

5.4. WIERNOŚĆ I INTEGRALNOŚĆ KSIĄG, ZAPISÓW I RACHUNKÓW

Przejrzystość informacji jest podstawowym standardem, którym w swoich działaniach muszą kierować się pracownicy MECALUX. Żadna transakcja ani procedura nie może być skonstruowana w sposób umożliwiający obejście ustanowionego systemu kontroli wewnętrznej.

5.5. AKTYWA I MAJĄTEK

Pracownicy mają obowiązek chronić wszystkie zasoby biznesowe, w tym własność intelektualną i przemysłową, sprzęt, środki pieniężne, produkty i usługi oraz zachęcać do korzystania z nich w sposób efektywny i zgodny z interesem firmy.

Jednym z najcenniejszych atutów firmy MECALUX jest jej dobra reputacja. Każdy pracownik jest osobiście odpowiedzialny za unikanie wszelkich możliwych działań, które mogłyby zaszkodzić reputacji MECALUX, oraz za przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa i wewnętrznych regulacji firmy.

5.6. INFORMACJE POUFNE

Pracownicy są odpowiedzialni za ochronę i zachowanie w tajemnicy informacji poufnych, zastrzeżonych informacji biznesowych i tajemnicy handlowej MECALUX, do której mogą mieć dostęp w ramach wykonywania swoich obowiązków i nie mogą wykorzystywać takich informacji dla własnych korzyści lub korzyści osób trzecich.

Pracownicy ponadto, zobowiązują się do nieujawniania danych osobowych innych pracowników, klientów, dostawców lub współpracowników MECALUX bez wyraźnej zgody osób, których dane dotyczą, chyba że takie ujawnienie jest dozwolone przez prawo. W żadnym wypadku, dane osobowe, nie będą wykorzystywane do celów innych niż te, które są zgodne z prawem i/lub umową.

6. STOSUNKI Z OSOBAMI TRZECIMI

6.1. STOSUNKI Z KLIENTAMI

MECALUX jest firmą zorientowaną na potrzeby klientów, oferującą im rozwiązania i usługi, których potrzebują.

Działalność MECALUX opiera się na długotrwałych relacjach utrzymywanych z klientami. Zaangażowanie MECALUX wobec swoich klientów koncentruje się zarówno na dostarczaniu bezpiecznych produktów i usług o znakomitej jakości, jak i na ich serwisowaniu, jeśli zajdzie taka potrzeba.

6.2. STOSUNKI Z ADMINISTRACJĄ PUBLICZNĄ

Relacje z administracją publiczną powinny charakteryzować się maksymalnym stopniem przejrzystości, uczciwości i poprawności. Pracownikom MECALUX zabrania się, bezpośrednio lub przez pośredników, oferowania, udzielania lub przyjmowania nieuzasadnionych korzyści lub świadczeń zarówno dla MECALUX, jak również dla nich samych lub dla osób trzecich.

W szczególności pracownikom nie wolno wręczać ani przyjmować żadnego rodzaju łapówek na rzecz lub od jakiejkolwiek innej zaangażowanej strony, takiej jak urzędnicy lub pracownicy innych firm, partie polityczne, klienci, dostawcy lub udziałowcy.

6.3. DOSTAWCY

Pracownicy MECALUX muszą zawierać umowy i współpracować z dostawcami w oparciu o ich obiektywną i bezstronną ocenę, unikając wszelkich konfliktów interesów i/lub faworyzowania przy wyborze dostawcy.

MECALUX wymaga od swoich dostawców przestrzegania przez nich zasad etycznych firmy oraz posiadania wiedzy i stałego poszanowania postanowień zawartych w niniejszym Kodeksie Etycznym.

6.4. KONKURENCJA

MECALUX będzie przestrzegać przepisów antymonopolowych, unikając wszelkich zachowań, które stanowią lub mogą stanowić zmowę, nadużycie lub ograniczenie konkurencji.

7. NASZE PRODUKTY

MECALUX dokłada wszelkich starań, aby przestrzegać wszystkich przepisów prawa, regulacji, zasad, kodeksów obowiązujących na poziomie lokalnym i globalnym we wszystkich krajach, w których MECALUX prowadzi działalność.

Kontakty MECALUX z klientami, organami regulacyjnymi i jednostkami certyfikującymi muszą być zawsze przejrzyste.

8. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

MECALUX promuje program bezpieczeństwa i higieny pracy i zobowiązuje się do podjęcia środków zapobiegawczych ustanowionych przez obowiązujące prawodawstwo dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa.

Obowiązkiem MECALUX jest stworzenie warunków pracy zgodnych z wymogami prawa w zakresie BHP. Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo pracowników w miejscu pracy jest dla MECALUX priorytetem.

Pracownicy MECALUX są zobowiązani do poszanowania i przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w celu zapobiegania i minimalizowania ryzyka zawodowego.

Jeśli pracownik pozyska wiedzę o niebezpiecznej sytuacji, jego obowiązkiem jest niezwłoczne poinformowanie kierownika ds. BHP oraz podjęcie odpowiednich działań zaradczych.

MECALUX dokłada wszelkich starań, aby wszyscy jego pracownicy przestrzegali standardów i ukończyli szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

9. KANAŁ SYGNALISTY

Pracownicy, dostawcy, współpracownicy i wszelkie osoby fizyczne lub prawne związane z MECALUX w ramach wykonywania pracy, które dowiedzą się o jakiejkolwiek niezgodności, muszą niezwłocznie zgłosić to firmie za pośrednictwem Kanału Sygnalisty/Kanału Zgłaszania Nieprawidłowości udostępnionego przez firmę na jej stronie internetowej.

Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo lub imiennie i będą rozpatrywane w ten sam sposób, a zgłoszenia dokonane w dobrej wierze będą chronione przed wszelkiego rodzaju represjami, które mogą wyniknąć z takiego zgłoszenia.

Zgłoszenia będą traktowane jako poufne.

MECALUX zobowiązuje się do przetwarzania tych danych w ścisłej zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Jakiekolwiek postępowanie sprzeczne z zasadami zawartymi w Kodeksie Etycznym i pozostałymi wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w MECALUX, może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i ewentualnego zastosowania odpowiedniego systemu kar, zgodnie z obowiązującym prawem i w zależności od rangi/stopnia naruszenia, a także przy uwzględnieniu wewnętrznych Regulaminów i obowiązujących Układów Zbiorowych Pracy.

10. SYSTEM SANKCJI

MECALUX zastosuje niezbędne środki dyscyplinujące, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

11. ROZPOWSZECHNIANIE KODEKSU ETYCZNEGO I CIĄGŁE DOSKONALENIE

Kodeks Etyczny jest dostępny i znany wszystkim osobom związanym z MECALUX.

Kodeks Etyczny podlega okresowej weryfikacji i aktualizacji.

Wszelkie przeglądy i aktualizacje, które wiążą się ze znaczącą zmianą Kodeksu Etycznego, nawet jeśli są wymagane przez ustawodawstwo krajowe kraju, w którym MECALUX prowadzi działalność, wymagają zatwierdzenia przez Zarząd MECALUXU.

12. ZATWIERDZENIE

Kodeks Etyczny został zatwierdzony na posiedzeniu Zarządu Spółki MECALUX S.A. w dniu 30 czerwca 2015 roku. Został on następnie zmieniony i zaktualizowany w październiku 2018r. Zatwierdzony przez Zarząd na posiedzeniu w dniu 20 grudnia 2018r.

Kodeks Etyczny został ponownie zmieniony i zaktualizowany w marcu i kwietniu 2023r. oraz zatwierdzony przez Zarząd MECALUX, S.A. na posiedzeniu w dniu 30 maja 2023r.

Dla Mecalux Sp. z o.o. z siedzibą w Polsce dostępny jest kanał: compliance.pl@mecalux.com

1. PREAMBLE

MECALUX (hereinafter MECALUX), is committed to business ethics, honesty, transparency, professionalism in management and continuous improvement. With this commitment, in 2015 it drew up this Code of Ethics, which develops the values and principles that must serve as a guide to the actions of all employees, suppliers, collaborators and other natural or legal persons related to the company in the performance of their occupational or professional activity.

2. CONTEXT OF THE ORGANISATION

MECALUX is dedicated to the manufacture and sale of metal shelving, automated warehouses and other storage solutions and the provision of related services.

MECALUX has positioned itself as a leading company in its sector, progressively growing its business over its more than fifty years of existence by means of the direct presence of its subsidiaries in Europe, South and North America.

3. PURPOSE OF THE CODE OF ETHICS

The purpose of this Code of Ethics is (i) to establish the models and guidelines for business-like, ethical and responsible conduct that must guide all employees, suppliers, collaborators and other natural or legal persons related to the company in the performance of their occupational or professional activity, (ii) to prevent any criminal or illicit conduct in the performance of business activity and (iii) to establish the monitoring and checking mechanisms necessary to ensure compliance.

The scope of application covers:

Members of the governing bodies of MECALUX.
Management personnel.
All employees of the company.
Third parties related to the company, who assume the commitment to adhere to the values, principles and conduct guidelines of MECALUX.

This Code of Ethics constitutes one of the main elements of the management of Corporate Social Responsibility (CSR) and is the channel for the development of the corporate principles:

Responsibility, assuming commitments and acting in consequence.
Integrity, showing exemplary, honourable and respectful conduct.
Respect for the social and natural environment.
Efficiency, optimising activities simply and effectively.

4. VALUES

4.1. RESPECT FOR HUMAN RIGHTS

MECALUX complies with the ten principles of the UN Global Compact as regards human rights, labour, the environment and anti-corruption, on which there is universal consensus, in all its business activities. MECALUX also respects the freedom of association and the right to collective bargaining, as well as non-discrimination in employment and occupation, eliminating forced labour and rejecting child labour, all of which are basic principles to be respected in the development of all business activity of MECALUX.

MECALUX also complies with the principles of the International Labour Organisation on non-discrimination, free association and the elimination of forced labour.

MECALUX promotes non-discrimination based on race, nationality, social origin, age, gender, marital status, sexual orientation, ideology, political opinions, religion or any other circumstance concerning the private or public life of persons.

MECALUX promotes equal treatment of men and women as regards access to employment, training, promotion and working conditions, according to the needs of each job position at any given time.

MECALUX rejects all forms of violence, of physical, sexual, psychological, moral or other forms of harassment, abuse of authority at work and any other behaviours leading to an intimidating or offensive atmosphere for the personal rights of its employees.

Specifically, MECALUX promotes measures to prevent sexual and gender-based harassment.

In its commitment to respect for Human Rights and integration in its specific milieu and market, MECALUX takes part in the life of its business, social and institutional community.

4.2. RESPECT FOR AND PROTECTION OF THE ENVIRONMENT

MECALUX complies with applicable environmental legislation, standards and regulations in all the countries in which it operates, as well as with its own environmental policies and operational procedures.

Specifically, MECALUX commits to:

complying with legislation and other applicable environmental requirements;
ensuring that its personnel understand its responsibility in environmental matters;
putting an environmental management system in place.

These commitments find concrete expression in:

the company’s informing all its employees and suppliers of the content of its Environmental Policy;
the use of analysis and optimisation in order to achieve higher levels of environmental protection and prevent pollution;
monitoring and checking to ensure that legislation and other applicable requirements are complied with;
compliance with rules on managing waste, discharges and emissions;
awareness-raising and training on these matters for all employees whose activities have a significant environmental impact.

4.3. COMPLIANCE WITH THE LAW AND ZERO TOLERANCE FOR CRIME

Compliance with local, national and international laws wherever it has business activities if of vital importance to MECALUX.

Violation of laws and regulations could have very serious consequences: prison sentences, fines and damage to reputation.

All MECALUX management personnel are obliged to familiarise themselves with the main laws, directives and business policies relevant to their area of responsibility. An exhaustive knowledge of the laws and business policies in force is particularly important for managers who, due to their specific functions or to the positions to which they have been appointed, are responsible for the Group companies’ and their employees’ complying with these laws and directives.

In the event of any doubt as to the legality of a decision, the company’s Legal & Compliance Department must be contacted.

4.4. ABSOLUTE REJECTION OF FRAUD AND CORRUPTION

MECALUX is committed to preventing offences and fraud and in particular practices that may be considered irregular in the conduct of its business relations with clients, suppliers, service providers, competitors, authorities, etc., including those relating to money laundering.

Any kind of fraudulent conduct is prohibited, irrespective of whether it affects the assets of the company or those of third parties. Appropriate monitoring and checking measures must be established to prevent any fraudulent activity (such as fraud, embezzlement, theft, misappropriation, tax evasion or fraud or money laundering).

In MECALUX it is forbidden to offer, give or receive bribes of any kind, whether in the public or the private sector. Hospitality, when offered in good faith and within reasonable limits, and business expenses designed to maintain relations of courtesy or the presentation of products or services, are accepted by the company. However, the Anti-corruption Policy of MECALUX establishes that these favours may not be offered or accepted when the purpose is to obtain or grant an undue advantage. Specifically, no favours of any kind may be accepted from or offered to any public official.

5. OUR EMPLOYEES

5.1. SELECTION AND EVALUATION

MECALUX selects and promotes its employees on the basis of their individual and collective abilities and their work performance.

MECALUX promotes non-discrimination based on race, nationality, social origin, age, gender, marital status, sexual orientation, ideology, political opinions, religion and equal opportunities in accordance with the needs of each job at any particular time.

5.2. RESPONSIBILITIES

MECALUX employees must be guided by the following behavioural guidelines:

devote working hours exclusively to business matters in the best interests of MECALUX;
avoid attitudes that may be considered directly or indirectly as harassment or bullying and report any such behaviour to the company;
avoid attitudes that may be considered directly or indirectly illegal or corrupt;
defend free and fair competition;
treat others with respect and consideration.

5.3. CONFLICTS OF INTEREST

MECALUX employees must avoid involvement in situations that give rise to conflicts of interest. A conflict of interest is considered to exist in circumstances in which there is a direct or indirect conflict between the personal interests of an employee or person related to an employee and the interests of MECALUX.

As regards potential conflicts of interest, employees must observe the following general principles:

Independence: act at all times professionally, loyally vis-à-vis MECALUX and its shareholders and independently of one’s own interests or those of third parties. Consequently, employees shall in any case refrain from putting their own interests before and to the detriment of those of MECALUX.
Abstention: abstain from involvement in or influencing decisions that may affect MECALUX, from participating in meetings in which such decisions are proposed and from accessing confidential information concerning this conflict.
Communication: report any conflicts of interest affecting them. To this end, the existence of an actual or potential conflict of interest must be communicated in writing to the employees’ immediate line superior and to the Personnel Department.

The same procedure applies to actual and potential clients and suppliers.

5.4. ACCURACY AND INTEGRITY OF THE BOOKS, RECORDS AND ACCOUNTS

Transparency of information is a fundamental standard that must govern the actions of MECALUX employees. No transaction or procedure may be structured so as to circumvent the internal control system established.

5.5. ASSETS AND PROPERTY

Employees must protect all business assets, such as intellectual and industrial property, electronic media, equipment, funds, products and services and promote their efficient and legitimate business use.

One of MECALUX’s most valuable assets is its good reputation. Each and every employee is personally responsible for avoiding any possible actions that might harm the reputation of MECALUX, and for complying with the laws in force and with the company’s internal regulations.

5.6. CONFIDENTIAL INFORMATION

Employees must protect such confidential information, business information and trade secrets of MECALUX as they may access in the performance of their activity and may not make use of such information for their own personal gain or that of third parties.

Employees further undertake not to disclose personal data of employees, clients, suppliers or collaborators of MECALUX without the express consent of the data subjects or unless such disclosure is covered by the laws and regulations in force. In no case may personal data of employees be processed for purposes other than those legally or contractually provided.

6. RELATIONS WITH THIRD PARTIES

6.1. RELATIONS WITH CLIENTS

MECALUX is a company oriented to customers’ needs, offering them the solutions and services they need.

The business activity of MECALUX is based on the long-term relations it maintains with clients. MECALUX’s commitment to its customers centres both on providing safe products and services of excellent quality and on their maintenance where necessary.

6.2. RELATIONS WITH PUBLIC ADMINISTRATIONS

Relations with public administrations must be absolutely transparent, honest and correct. MECALUX employees are prohibited from directly or indirectly offering, granting or seeking to obtain undue advantages or benefits, whether for MECALUX, for themselves or for a third party.

In particular, they may not give or receive any kind of bribe or commission to or from any other party involved, such as civil servants, personnel of other companies, political parties, clients, suppliers or shareholders.

6.3. SUPPLIERS

MECALUX employees must select and contract suppliers on the basis of an objective and impartial assessment, avoiding any conflicts of interest or favouritism in the selection.

MECALUX requires its suppliers to comply with the company’s ethical principles in their relations with it, and to be familiar with and comply at all times with the provisions contained in this Code of Ethics, by subscribing to it.

6.4. COMPETITORS

MECALUX will comply with the laws and regulations on the defence of competition, avoiding any conduct constituting or that might be seen as constituting collusion, abuse or restriction of competition.

7. PRODUCT

MECALUX uses its best efforts to comply with all legislation, standards, regulations, registers and other orders in force at the local and global level in the countries in which it operates.

The interaction of MECALUX with its clients, regulators and certification bodies must at all times be pro-active and transparent.

8. HEALTH AND SAFETY

MECALUX promotes a programme of health and safety at work and will adopt the preventive measures established in this regard by the legislation in force at any given time.

The responsibility of MECALUX is to create working conditions that meet the health and safety requirements. Protecting the health and safety of employees in the workplace is a priority for MECALUX.

MECALUX employees undertake to respect and comply with the rules relating to health and safety at work, with a view to preventing and minimising occupational risks.

If an employee becomes aware of a dangerous situation, it is his or her duty to report it to the Head of Prevention without delay and to take such corrective measures as may be appropriate.

MECALUX endeavours to ensure that all its employees conform to its standards and complete the programmes in health and safety at work.

9. WHISTLE-BLOWER’S CHANNEL

Employees, suppliers, collaborators and any other natural or legal persons related to MECALUX in the performance of work, who become aware of any non-compliance, must immediately report it to the company through the Whistle-blower’s Channel made available by the company on its website.

Reports can be made either anonymously or by name, and are given the same treatment and consideration, and reports made in good faith will be protected from any kind of reprisals that might arise as a result of the report.

The reports will be considered confidential.

MECALUX undertakes to process these data in strict compliance with the legislation on the protection of personal data.

Any conduct contrary to the principles contained in the Code of Ethics and in the rest of the internal rules in force in the company may give rise to a disciplinary procedure and possibly to the application of the corresponding sanctions regime, depending on the seriousness of the non-compliance and within the legal framework applicable in accordance with the Workers’ Statute and the applicable Collective Bargaining Agreements.

10. SANCTIONS REGIME

MECALUX will impose the necessary disciplinary measures, in accordance with the legislation in force, for the effective application of the Code of Ethics.

11. DISSEMINATION OF THE CODE OF ETHICS AND CONTINUOUS IMPROVEMENT

The Code of Ethics shall be made available to and made known to all persons linked to MECALUX.

The Code of Ethics shall be periodically reviewed and updated.

Any revision or updating that involves a significant change to the Code of Ethics, even if it is required by the national legislation of a country in which MECALUX operate, shall require approval by the Board of Directors of MECALUX.

12. APPROVAL

The Code of Ethics was approved in the meeting of the Company’s Board of Directors held on 30 June 2015. It was subsequently revised and updated in October 2018. Approved by the Board of Directors in its meeting of 20 December 2018.

The Code of Ethics was again revised and updated in March and April 2023, and approved by the Board of Directors of MECALUX, S.A., in its meeting of 30 May 2023.

For Mecalux Sp. z o.o. in Poland the following channel is available: compliance.pl@mecalux.com