Kodeks Etyczny

1. PREAMBUŁA

MECALUX (dalej MECALUX), zobowiązuje się do przestrzegania zasad etyki biznesowej, uczciwości, przejrzystości, profesjonalizmu w zarządzaniu i do ciągłego doskonalenia. Zgodnie z tym zobowiązaniem, w 2015 r. firma opracowała niniejszy Kodeks Etyczny, który zawiera wartości i zasady, mające służyć jako przewodnik dla działań wszystkich pracowników, dostawców, współpracowników oraz innych osób fizycznych lub prawnych związanych z firmą w ramach wykonywania ich działalności zawodowej.

2. DZIAŁALNOŚĆ ORGANIZACJI

MECALUX zajmuje się produkcją i sprzedażą metalowych regałów magazynowych, magazynów zautomatyzowanych, innych rozwiązań magazynowych oraz świadczeniem powiązanych usług.

MECALUX stał się wiodącą firmą w swoim sektorze, stopniowo rozwijając swoją działalność w ciągu ponad pięćdziesięciu lat istnienia poprzez bezpośrednią obecność swoich spółek w Europie, Ameryce Południowej i Północnej.

3. CEL KODEKSU ETYCZNEGO

Celem niniejszego Kodeksu Etycznego jest: (i) ustanowienie modeli postępowania i wytycznych dotyczących biznesowego, etycznego i odpowiedzialnego postępowania, którymi muszą się kierować wszyscy pracownicy, dostawcy, współpracownicy i inne osoby fizyczne lub prawne związane z firmą w związku z prowadzeniem swojej działalności zawodowej, (ii) zapobieganie przestępczym i/lub nielegalnym zachowaniom podczas wykonywania działalności gospodarczej oraz (iii) ustanowienie metod monitorowania i kontroli niezbędnych do zapewnienia przestrzegania przepisów.

Postanowienia niniejszego Kodeksu Etycznego mają zastosowanie do:

  1. Członków organów zarządzających firmą MECALUX.
  2. Personelu kierowniczego.
  3. Wszystkich pracowników firmy.
  4. Osób trzecich związanych z firmą, które zobowiązują się przestrzegać wartości, zasad, oraz wytycznych dotyczących postępowania, ustanowionych przez MECALUX.

Niniejszy Kodeks Etyczny stanowi jeden z głównych elementów zarządzania Społeczną Odpowiedzialnością Biznesu i jest kanałem rozwoju zasad korporacyjnych:

  1. Odpowiedzialność, realizacja zobowiązań i konsekwentne działanie.
  2. Uczciwość, wzorowe, honorowe i pełne szacunku postępowanie.
  3. Szacunek dla społecznego i naturalnego środowiska.
  4. Efektywność, optymalizacja działań w prosty i skuteczny sposób.

4. WARTOŚCI

4.1. SZACUNEK DLA PRAW CZŁOWIEKA

MECALUX przestrzega dziesięciu zasad programu ONZ „Global Compact” w zakresie praw człowieka, pracy, środowiska i przeciwdziałania korupcji, we wszystkich swoich działaniach biznesowych. MECALUX szanuje wolność zrzeszania się, a także zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu i w pracy, eliminując pracę przymusową i odrzucając pracę dzieci, z których, wszystkie są podstawowymi zasadami, których należy przestrzegać w prowadzeniu działalności biznesowej.

MECALUX przestrzega również zasad Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczących zakazu dyskryminacji, prawa do swobodnego zrzeszania się i zakazu przymusowej pracy.

MECALUX nie dyskryminuje ze względu na rasę, narodowość, pochodzenie, wiek, płeć, stan cywilny, orientację seksualną, ideologię, religię, poglądy polityczne lub jakiekolwiek inne okoliczności dotyczące życia prywatnego lub publicznego osób.

MECALUX zawsze promuje równe traktowanie mężczyzn i kobiet w zakresie dostępu do zatrudnienia, szkoleń, awansów i warunków pracy.

MECALUX nie toleruje żadnych przejawów przemocy, nękania fizycznego, seksualnego, psychicznego, moralnego lub innego, nadużywania władzy w pracy lub jakiegokolwiek innego zachowania, które tworzy środowisko pracy pełne zastraszania i nadużyć.

MECALUX promuje środki zapobiegające molestowaniu seksualnemu i/lub molestowaniu ze względu na płeć.

Zobowiązując się do poszanowania praw człowieka w swoim środowisku i na swoim rynku, MECALUX uczestniczy w życiu lokalnej społeczności biznesowej, społecznej i instytucjonalnej.

4.2. SZACUNEK DLA ŚRODOWISKA NATURALNEGO I JEGO OCHRONA

MECALUX przestrzega prawa, zasad i przepisów dotyczących ochrony środowiska obowiązujących w krajach, w których prowadzi działalność, ale także swoich własnych polityk i procedur środowiskowych i operacyjnych.

W szczególności, MECALUX zobowiązuje się do:

  1. Przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów, zasad i regulacji dotyczących ochrony środowiska;
  2. zapewnienia, że pracownicy rozumieją swoją odpowiedzialność za środowisko naturalne;
  3. Wdrożenia systemu zarządzania środowiskowego.

Powyższe zobowiązania są realizowane poprzez:

  1. Informowanie wszystkich pracowników i dostawców o Polityce Środowiskowej Mecalux;
  2. Wykorzystanie analizy i zastosowanie technik optymalizacji w celu osiągnięcia wyższego poziomu ochrony środowiska i zapobiegania zanieczyszczeniu;
  3. Kontrolowanie pod kątem zgodności z prawem, zasadami, regulacjami i innymi obowiązującymi wymogami;
  4. Przestrzeganie przepisów dotyczących gospodarki odpadami, ściekami i emisjami do środowiska;
  5. Szkolenie i uwrażliwianie w powyższym zakresie pracowników, których obowiązki mają znaczący wpływ na środowisko.

4.3. PRZESTRZEGANIE PRAWA I ZERO TOLERANCJI DLA PRZESTĘPCZOŚCI

Przestrzeganie prawa lokalnego, krajowego i międzynarodowego, gdziekolwiek MECALUX prowadzi działalność, ma dla MECALUX kluczowe znaczenie.

Naruszenie praw, zasad i przepisów może mieć poważne konsekwencje, w tym między innymi pozbawienie wolności, kara grzywny, jak również naruszenie dobrego imienia MECALUX.

Wszyscy członkowie kadry kierowniczej MECALUX są zobowiązani do zapoznania się z przepisami prawa, dyrektywami i politykami biznesowymi, które dotyczą ich obszaru odpowiedzialności. Dogłębna znajomość aktualnych przepisów i polityk biznesowych jest szczególnie ważna w przypadku osób na stanowiskach kierowniczych, które ze względu na swoje funkcje lub stanowiska, są odpowiedzialne za przestrzeganie prawa i dyrektyw przez spółki Grupy oraz ich pracowników.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do zgodności jakiejkolwiek decyzji z prawem, należy skontaktować się z działem (Legal & Compliance Department).

4.4. CAŁKOWITE ODRZUCENIE OSZUSTW I KORUPCJI

MECALUX jest zaangażowany w zapobieganie przestępstwom i oszustwom, a w szczególności praktykom, które mogą zostać uznane za nieprawidłowe w prowadzeniu relacji biznesowych z klientami, dostawcami, usługodawcami, konkurentami, władzami itp., w tym, praniu pieniędzy.

Jakiekolwiek nielegalne postępowanie jest zabronione, niezależnie od tego, czy dotyczy majątku firmy, czy majątku osób trzecich. Konieczne jest ustanowienie odpowiednich środków kontroli, aby zapobiec wszelkim formom nielegalnej działalności (takim jak: oszustwo, defraudacja, kradzież, przywłaszczenie, uchylanie się od płacenia podatków, oszustwa podatkowe lub pranie pieniędzy).

MECALUX stanowi jednak, że tego typu przysług nie wolno oferować ani przyjmować, gdy mają na celu uzyskanie lub przyznanie nieuczciwej przewagi. W szczególności, nie jest dozwolone przyjmowanie lub oferowanie jakichkolwiek przysług osobom sprawującym funkcje publiczne.

5. NASI PRACOWNICY

5.1. WYBÓR I OCENA

MECALUX dobiera i awansuje swoich pracowników w oparciu o ich indywidualne umiejętności oraz wyniki pracy.

MECALUX nie toleruje dyskryminacji ze względu na rasę, narodowość, klasę społeczną, wiek, orientację seksualną, płeć, stan cywilny, ideologię, przynależność polityczną lub religijną. MECALUX oferuje równe szanse zatrudnienia.

5.2. OBOWIĄZKI

Pracownicy MECALUX będą przestrzegać następujących wytycznych dotyczących zachowania w pracy:

  1. Poświęcać swój czas pracy wyłącznie na sprawy zawodowe i działać zawsze w najlepszym interesie MECALUX;
  2. Unikać zachowań, które mogą być uznane, bezpośrednio lub pośrednio, za nękanie lub zastraszanie oraz informować firmę o każdym przypadku takiego zachowania;
  3. Unikać działań, które mogą być uznane, bezpośrednio lub pośrednio, za działania nielegalne lub korupcyjne;
  4. Bronić wolnej i uczciwej konkurencji;
  5. Traktować innych z szacunkiem i życzliwością.

5.3. KONFLIKT INTERESÓW

Pracownicy MECALUX muszą unikać angażowania się w sytuacje, które mogą prowadzić do konfliktu interesów. Konflikt interesów występuje w okolicznościach, w których istnieje bezpośredni lub pośredni konflikt między osobistymi interesami pracownika lub jego bliskich, a interesami gospodarczymi MECALUX.

W celu uniknięcia potencjalnego konfliktu interesów pracownicy muszą przestrzegać następujących ogólnych wytycznych i zasad:

  1. Niezależność: zawsze działać profesjonalnie, zachowując lojalność wobec MECALUX i udziałowców spółki, niezależnie od własnych interesów lub interesów osób trzecich. W związku z powyższym, pracownicy powinni powstrzymywać się od przedkładania własnych interesów nad interes MECALUX.
  2. Powstrzymywanie się od działania: należy powstrzymać się od udziału lub wpływania na proces podejmowania decyzji, które mogą mieć wpływ na MECALUX, od udziału w spotkaniach, na których podejmowane są wspomniane decyzje oraz dostępu do poufnych informacji związanych ze wspomnianym konfliktem interesów.
  3. Komunikacja: należy ujawniać wszelkie konflikty interesów, które dotyczą pracownika. W tym celu zaistnienie lub potencjalne zaistnienie konfliktu interesów należy zgłosić na piśmie bezpośredniemu przełożonemu pracownika oraz Działowi Personalnemu.

Postępowanie w zakresie opisanym powyżej znajduje zastosowanie również w relacjach z obecnymi i potencjalnymi klientami i dostawcami.

5.4. WIERNOŚĆ I INTEGRALNOŚĆ KSIĄG, ZAPISÓW I RACHUNKÓW

Przejrzystość informacji jest podstawowym standardem, którym w swoich działaniach muszą kierować się pracownicy MECALUX. Żadna transakcja ani procedura nie może być skonstruowana w sposób umożliwiający obejście ustanowionego systemu kontroli wewnętrznej.

5.5. AKTYWA I MAJĄTEK

Pracownicy mają obowiązek chronić wszystkie zasoby biznesowe, w tym własność intelektualną i przemysłową, sprzęt, środki pieniężne, produkty i usługi oraz zachęcać do korzystania z nich w sposób efektywny i zgodny z interesem firmy.

Jednym z najcenniejszych atutów firmy MECALUX jest jej dobra reputacja. Każdy pracownik jest osobiście odpowiedzialny za unikanie wszelkich możliwych działań, które mogłyby zaszkodzić reputacji MECALUX, oraz za przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa i wewnętrznych regulacji firmy.

5.6. INFORMACJE POUFNE

Pracownicy są odpowiedzialni za ochronę i zachowanie w tajemnicy informacji poufnych, zastrzeżonych informacji biznesowych i tajemnicy handlowej MECALUX, do której mogą mieć dostęp w ramach wykonywania swoich obowiązków i nie mogą wykorzystywać takich informacji dla własnych korzyści lub korzyści osób trzecich.

Pracownicy ponadto, zobowiązują się do nieujawniania danych osobowych innych pracowników, klientów, dostawców lub współpracowników MECALUX bez wyraźnej zgody osób, których dane dotyczą, chyba że takie ujawnienie jest dozwolone przez prawo. W żadnym wypadku, dane osobowe, nie będą wykorzystywane do celów innych niż te, które są zgodne z prawem i/lub umową.

6. STOSUNKI Z OSOBAMI TRZECIMI

6.1. STOSUNKI Z KLIENTAMI

MECALUX jest firmą zorientowaną na potrzeby klientów, oferującą im rozwiązania i usługi, których potrzebują.

Działalność MECALUX opiera się na długotrwałych relacjach utrzymywanych z klientami. Zaangażowanie MECALUX wobec swoich klientów koncentruje się zarówno na dostarczaniu bezpiecznych produktów i usług o znakomitej jakości, jak i na ich serwisowaniu, jeśli zajdzie taka potrzeba.

6.2. STOSUNKI Z ADMINISTRACJĄ PUBLICZNĄ

Relacje z administracją publiczną powinny charakteryzować się maksymalnym stopniem przejrzystości, uczciwości i poprawności. Pracownikom MECALUX zabrania się, bezpośrednio lub przez pośredników, oferowania, udzielania lub przyjmowania nieuzasadnionych korzyści lub świadczeń zarówno dla MECALUX, jak również dla nich samych lub dla osób trzecich.

W szczególności pracownikom nie wolno wręczać ani przyjmować żadnego rodzaju łapówek na rzecz lub od jakiejkolwiek innej zaangażowanej strony, takiej jak urzędnicy lub pracownicy innych firm, partie polityczne, klienci, dostawcy lub udziałowcy.

6.3. DOSTAWCY

Pracownicy MECALUX muszą zawierać umowy i współpracować z dostawcami w oparciu o ich obiektywną i bezstronną ocenę, unikając wszelkich konfliktów interesów i/lub faworyzowania przy wyborze dostawcy.

MECALUX wymaga od swoich dostawców przestrzegania przez nich zasad etycznych firmy oraz posiadania wiedzy i stałego poszanowania postanowień zawartych w niniejszym Kodeksie Etycznym.

6.4. KONKURENCJA

MECALUX będzie przestrzegać przepisów antymonopolowych, unikając wszelkich zachowań, które stanowią lub mogą stanowić zmowę, nadużycie lub ograniczenie konkurencji.

7. NASZE PRODUKTY

MECALUX dokłada wszelkich starań, aby przestrzegać wszystkich przepisów prawa, regulacji, zasad, kodeksów obowiązujących na poziomie lokalnym i globalnym we wszystkich krajach, w których MECALUX prowadzi działalność.

Kontakty MECALUX z klientami, organami regulacyjnymi i jednostkami certyfikującymi muszą być zawsze przejrzyste.

8. BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

MECALUX promuje program bezpieczeństwa i higieny pracy i zobowiązuje się do podjęcia środków zapobiegawczych ustanowionych przez obowiązujące prawodawstwo dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa.

Obowiązkiem MECALUX jest stworzenie warunków pracy zgodnych z wymogami prawa w zakresie BHP. Ochrona zdrowia i bezpieczeństwo pracowników w miejscu pracy jest dla MECALUX priorytetem.

Pracownicy MECALUX są zobowiązani do poszanowania i przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w celu zapobiegania i minimalizowania ryzyka zawodowego.

Jeśli pracownik pozyska wiedzę o niebezpiecznej sytuacji, jego obowiązkiem jest niezwłoczne poinformowanie kierownika ds. BHP oraz podjęcie odpowiednich działań zaradczych.

MECALUX dokłada wszelkich starań, aby wszyscy jego pracownicy przestrzegali standardów i ukończyli szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

9. KANAŁ SYGNALISTY

Pracownicy, dostawcy, współpracownicy i wszelkie osoby fizyczne lub prawne związane z MECALUX w ramach wykonywania pracy, które dowiedzą się o jakiejkolwiek niezgodności, muszą niezwłocznie zgłosić to firmie za pośrednictwem Kanału Sygnalisty/Kanału Zgłaszania Nieprawidłowości udostępnionego.

Zgłoszenia mogą być dokonywane anonimowo lub imiennie i będą rozpatrywane w ten sam sposób, a zgłoszenia dokonane w dobrej wierze będą chronione przed wszelkiego rodzaju represjami, które mogą wyniknąć z takiego zgłoszenia.

Zgłoszenia będą traktowane jako poufne.

MECALUX zobowiązuje się do przetwarzania tych danych w ścisłej zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

Jakiekolwiek postępowanie sprzeczne z zasadami zawartymi w Kodeksie Etycznym i pozostałymi wewnętrznymi regulacjami obowiązującymi w MECALUX, może stanowić podstawę do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego i ewentualnego zastosowania odpowiedniego systemu kar, zgodnie z obowiązującym prawem i w zależności od rangi/stopnia naruszenia, a także przy uwzględnieniu wewnętrznych Regulaminów i obowiązujących Układów Zbiorowych Pracy.

10. SYSTEM SANKCJI

MECALUX zastosuje niezbędne środki dyscyplinujące, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

11. ROZPOWSZECHNIANIE KODEKSU ETYCZNEGO I CIĄGŁE DOSKONALENIE

Kodeks Etyczny jest dostępny i znany wszystkim osobom związanym z MECALUX.

Kodeks Etyczny podlega okresowej weryfikacji i aktualizacji.

Wszelkie przeglądy i aktualizacje, które wiążą się ze znaczącą zmianą Kodeksu Etycznego, nawet jeśli są wymagane przez ustawodawstwo krajowe kraju, w którym MECALUX prowadzi działalność, wymagają zatwierdzenia przez Zarząd MECALUXU.

12. ZATWIERDZENIE

Kodeks Etyczny został zatwierdzony na posiedzeniu Zarządu Spółki MECALUX S.A. w dniu 30 czerwca 2015 roku. Został on następnie zmieniony i zaktualizowany w październiku 2018r. Zatwierdzony przez Zarząd na posiedzeniu w dniu 20 grudnia 2018r.

Kodeks Etyczny został ponownie zmieniony i zaktualizowany w marcu i kwietniu 2023r. oraz zatwierdzony przez Zarząd MECALUX, S.A. na posiedzeniu w dniu 30 maja 2023r.