Przedsiębiorstwo budowlane OHL korzysta z nowego archiwum dokumentów

Zapotrzebowanie na nowe archiwum

W 1999 roku w wyniku fuzji trzech założonych na początku XX wieku firm (Obrascón, Huarte i Lain) powstało OHL, międzynarodowe przedsiębiorstwo budowlane zajmujące się budową i utrzymaniem szerokiego spektrum obiektów, takich jak: hotele, zapory, linie kolejowe, tunele, lotniska czy drogi. Swoje projekty OHL realizuje przede wszystkim w Europie, Stanach Zjednoczonych i Ameryce Łacińskiej.

Każdy kolejny projekt wiąże się z powstawaniem nowej dokumentacji (rysunki techniczne, pozwolenia, listy wynagrodzeń itp.), którą OHL musi bezpiecznie przechowywać. Aby możliwe było zarządzanie tym rosnącym zbiorem dokumentów, firma otworzyła niedawno nowe archiwum o powierzchni 2000 m², które znajduje się w miejscowości Azuqueca de Henares w centralnej Hiszpanii.

Wcześniej firma przechowywała dokumentację w innym obiekcie, „ale przestrzeń magazynowa w nim się już wyczerpała”, mówi Felipe Clemente Calvo, odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami w firmie OHL. „Przeprowadzka, która zakończyła się przed zaplanowanym terminem, postępowała w miarę przekazywania przez zespół Mecaluxu kolejnych instalacji”, dodaje.

Dwa rozwiązania magazynowe

W nowym składuje aż 100 000 dokumentów dlatego, aby ułatwić bezbłędną lokalizację potrzebnych w danej chwili papierów, konieczna jest dobra organizacja przestrzeni oraz czynności wykonywanych w magazynie.

Archiwum dokumentów OHL zostało podzielone na dwie strefy. W każdej z nich Mecalux zastosował inne rozwiązanie magazynowe:

Regały z pomostami
Regały półkowe mają wysokość 8,3 m i są podzielone na trzy kondygnacje. Zastosowanie pomostów umożliwiło wykorzystanie całej dostępnej wysokości magazynu oraz potrojenie jego powierzchni użytkowej, co pozwala składować większą liczbę dokumentów.

„Zarządzanie dokumentacją stało się łatwiejsze”, podkreśla Felipe Clemente Calvo. Regały półkowe umożliwiają bezpośredni dostęp do dokumentów, co ułatwia korzystanie z nich zawsze, kiedy są potrzebne, i przyspiesza wykonywanie prac magazynowych.

Właściwa organizacja wszystkich czynności jest kluczowym czynnikiem pozwalającym uzyskać lepszą wydajność pracy archiwum. Każdy z trzech poziomów ma przypisaną określoną liczbę pracowników, wykonujących wszelkie czynności magazynowe. Dzięki temu systemowi wielu operatorów może pracować jednocześnie.

Regały do archiwum Movibloc
To akumulacyjny system magazynowania idealny do archiwizacji dokumentów. Składa się z szaf montowanych na podstawach przesuwających się po zamontowanych na posadzce szynach. Brak stałych korytarzy między szafami pozwala na instalację regałów do archiwum Movibloc nawet na niewielkiej powierzchni.

Korytarze robocze otwiera się za pomocą poręcznej korby uruchamiającej mechanizm przesuwający szafy w celu uzyskania dostępu do potrzebnego dokumentu. Osiągana w ten sposób maksymalizacja wykorzystania dostępnej powierzchni przekłada się na większą pojemność magazynową.

„Jesteśmy bardzo zadowoleni z regałów przesuwnych Movibloc, ponieważ pozwalają nam bezpiecznie przechowywać dokumentację”, przyznaje Felipe Clemente Calvo. Regały zamontowane w archiwum OHL wyposażone są w zamki zabezpieczające przed dostępem osób nieupoważnionych do przechowywanych w nich dokumentów.

Felipe Clemente Calvo - odpowiedzialny za zarządzanie dokumentami w firmie OHL
„Montaż regałów półkowych z pomostami i regałów przesuwnych do archiwum Movibloc realizowany był przez pracowników Mecaluxu etapami, a prace zakończyły się przed umówionym terminem. Te dwa systemy magazynowe pozwalają nam na bezpieczne przechowywanie całej naszej dokumentacji”.

System przeciwpożarowy

Bezpieczeństwo operatorów, jak i całego magazynu, to priorytet każdej firmy. Archiwa wymagają szczególnej ochrony, ponieważ są w nich magazynowane bardzo ważne dokumenty, które dodatkowo są materiałem wyjątkowo łatwopalnym.

W celu zabezpieczenia dokumentacji, jak i całego archiwum, zainstalowano w nim zintegrowany system przeciwpożarowy złożony z automatycznych tryskaczy (sprinklers) zamontowanych na dachu budynku. Mają one wystarczającą moc natryskową, aby zgasić ogień w jak najkrótszym czasie od jego zaprószenia. Dodatkowo posadzka pomostów jest perforowana, aby ułatwić przedostawanie się wody podczas akcji gaśniczej.

Organizacja i bezpieczeństwo

Mecalux zaproponował rozwiązanie skrojone na miarę potrzeb firmy OHL, która dzięki relatywnie niewielkiej inwestycji w infrastrukturę maksymalnie wykorzystała dostępną przestrzeń magazynową oraz osiągnęła wysoką wydajność zarządzania dokumentacją w nowym archiwum.

Nowa instalacja magazynowa umożliwia firmie OHL zarządzanie 100 000 dokumentów w sposób wydajny i całkowicie bezpieczny.

Korzyści dla firmy OHL

• Najwyższy poziom bezpieczeństwa: archiwum wyposażone zostało w zaawansowany system przeciwpożarowy złożony z tryskaczy automatycznych (sprinklers) zamontowanych na dachu budynku. Dokumenty składowane w regałach do archiwum Movibloc chronione są przed dostępem osób nieupoważnionych za pomocą specjalistycznych zamków.
• Pojemność magazynowa: Mecalux zagospodarował całą dostępną w archiwum przestrzeń dwoma systemami magazynowymi, co pozwala składować w nim aż 100 000 dokumentów.
• Wygodne zarządzanie dokumentacją: zarówno regały półkowe, jaki i regały do archiwum Movibloc umożliwiają bezpośredni dostęp do dokumentów, dzięki czemu łatwiej je zlokalizować, a także prowadzić prace magazynowe i kompletacyjne.