Caffè d’Autore: logistyka przy filiżance kawy

Filiżanka wyśmienitej kawy

Hiszpańska firma Caffè d’Autore powstała z pasji – do nowoczesnych technologii i do dobrej kawy. Zajmuje się dystrybucją ekspresów do kawy włoskiej marki La Spaziale przeznaczonych dla sektora gastronomiczno-hotelarskiego oraz obsługą posprzedażową swoich klientów.

„Chociaż naszym głównym obszarem działalności jest sprzedaż ekspresów i młynków do kawy, oferujemy także obsługę techniczną, w której wykorzystujemy części zamienne. Udział tych usług w obrotach naszej firmy rośnie i mają one dla nas strategiczne znaczenie, stąd dążenie do usprawnienia tej działalności” – wyjaśnia Roger Vilaplana, Dyrektor Działu Technicznego firmy Caffè d’Autore.

Siedziba i magazyn Caffè d’Autore mieszczą się w Barcelonie, ale za pośrednictwem ogólnokrajowej sieci 150 serwisantów firma stara się być jak najbliżej swoich klientów z obszaru całej Hiszpanii. Dzięki temu lokale oferujące kawę z ekspresów La Spaziale mogą liczyć na sprawną obsługę posprzedażową zarówno w zakresie dostępności części zamiennych, jak i szybkości napraw i konserwacji.

Firma stawia na nowoczesne technologie i innowacyjność. „Nasi serwisanci od lat korzystają z tabletów, nie używamy więc dokumentów papierowych, co umożliwiło nam sprawną cyfryzację wszystkich procesów” – zdradza Roger Vilaplana. Obecnie Caffè d’Autore realizuje ambitny projekt, który ujrzy światło dzienne w najbliższych miesiącach, a mianowicie uruchomienie sklepu internetowego, w którym klienci będą mogli zaopatrywać się w części zamienne. „Z tego względu musieliśmy przystosować nasze procesy logistyczne do nowych wyzwań” – wskazuje Dyrektor.

Funkcjonowanie magazynu

Magazyn o powierzchni 240 m² jest wyposażony w regały półkowe Mecaluxu o wysokości 2 m. Służą one do składowania części zamiennych i akcesoriów do ekspresów do kawy – sumarycznie ponad 2800 pozycji asortymentowych o niewielkich rozmiarach i różnej rotacji.

„Zarządzamy stanem magazynowym metodą maksimum-minimum i dokonujemy planowych uzupełnień, kładąc główny nacisk na produkty konieczne dla zapewnienia ciągłości obsługi klientów” – tłumaczy Dyrektor Działu Technicznego i dodaje: „ponieważ są to tak małe elementy, ich obsługa jest wymagająca i niesie duże ryzyko pomyłek”.

Co tydzień w magazynie odbywają się przyjęcia towaru od dostawców Caffè d’Autore, którymi poza włoską firmą La Spaziale są też inni producenci. Dostarczone palety zawierają ok. 350 produktów, które trzeba zidentyfikować, przeliczyć, sklasyfikować i skierować na odpowiednie miejsca składowania. Roger Vilaplana wspomina: „ze względu na dużą ilość towaru jego weryfikacja zajmowała nam cały dzień”.

Caffè d’Autore zdecydowała się udoskonalić proces magazynowy pod kątem przygotowywania zamówień, dlatego konieczne było przeorganizowanie rozmieszczenia towaru. „Radziliśmy sobie bardzo dobrze, ale mogliśmy jeszcze lepiej, zwłaszcza w zakresie efektywności pracy. Dlatego w to przedsięwzięcie zaangażowane były wszystkie działy firmy” – wskazuje Dyrektor Działu Technicznego.

Dawniej produkty były podzielone na rodziny i każde miejsce na regale było przeznaczone dla określonej pozycji asortymentowej. Wadą tego rozwiązania było to, że jeśli produkt się wyczerpał, miejsce pozostawało puste do momentu uzupełnienia jego stanu, co prowadziło do marnotrawstwa pojemności magazynowej.

Firma miała także trudności z kontrolą stanu magazynowego. „Jesteśmy małym zespołem i ta kameralność sprawiała, że w dowolnym momencie którykolwiek z pracowników mógł wejść do magazynu i pobrać jakąś część” – zauważa Roger Vilaplana.

Brak procedur niejednokrotnie powodował braki. Dlatego postanowiono scyfryzować logistykę i w tym celu znaleźć odpowiedniego dostawcę oprogramowania magazynowego, które zapewniłoby takie korzyści jak optymalizacja procesów i zasobów, wzrost wydajności, poprawa efektywności pracy i ograniczenie liczby błędów.

Po wnikliwej analizie potrzeb firmy Caffè d'Autore specjaliści z Mecaluxu zaproponowali wdrożenie Easy WMS. Konfigurację i parametryzację systemu w celu 100% dostosowania go do specyfiki procesu i konkretnych potrzeb klienta, a także przeprowadzenie szkoleń dla magazynierów powierzono firmie Code Biting, która bierze udział w programie partnerskim Mecaluxu.

Easy WMS jest zintegrowany z Sage 200c, systemem ERP wykorzystywanym przez Caffè d’Autore. Dzięki temu operacje magazynowe są skoordynowane z zapotrzebowaniem. Pere Deulofeu, Dyrektor Działu IT w Caffè d’Autore, zauważa, że proces integracji przebiegał „bardzo szybko i sprawnie”. Została utworzona pośrednia baza danych Microsoft SQL między systemami ERP i WMS, aby mogły one wymieniać ze sobą komunikaty dotyczące gospodarki magazynowej.

Rezultatem tych działań jest dużo bardziej wydajny magazyn. Personel firmy dostrzegł znaczną poprawę w procesie inwentaryzacji. Dzięki oprogramowaniu czas, w jakim jest przeprowadzana, został skrócony o 50%, a ponadto nie zakłóca codziennej działalności magazynu.

Roger Vilaplana – Dyrektor Działu Technicznego w firmie Caffè d’Autore
„Dzięki systemowi Easy WMS zoptymalizowaliśmy procesy logistyczne i wykorzystanie miejsca w naszym magazynie, a także wyeliminowaliśmy błędy. W rezultacie zwiększyliśmy szybkość i efektywność obsługi naszych klientów”.

Odpowiednia organizacja, sprawna logistyka

Wdrożenie Easy WMS w magazynie firmy Caffè d’Autore przyniosło korzyści w zakresie kontroli nad przyjęciami towaru, rozmieszczeniem produktów w magazynie oraz przygotowywaniem i wysyłką zamówień.

Przyjęcia towaru

„Zauważyliśmy dużą poprawę w tym obszarze” – stwierdza Roger Vilaplana. Przyjęcia towaru przebiegają szybciej. Kiedyś sprawdzenie przyjętego towaru zajmowało cały dzień, teraz zaś trwa zaledwie kilka godzin i nie koliduje z innymi pracami magazynowymi. Operatorzy przez cały czas kierują się wskazówkami Easy WMS wyświetlanymi na terminalach radiowych, dzięki czemu zawsze znają swoje zadania, a przy tym ryzyko pomyłek jest minimalne.

Firma usprawniła także obsługę zamówień oczekujących, czyli takich, których kompletację będzie można dokończyć dopiero, gdy do magazynu zostanie dostarczony produkt, którego aktualnie nie ma na stanie. „WMS traktuje takie zamówienia jako priorytetowe i kiedy tylko zostanie przyjęty brakujący towar, wydaje operatorom polecenie ich ukończenia, abyśmy mogli jak najszybciej wysłać je do klientów” – wyjaśnia Roger Vilaplana.

Wraz z wdrożeniem Easy WMS Caffè d’Autore wprowadziła w swoim magazynie system kodów kreskowych. „Mieliśmy możliwość zmiany metody pracy i obecnie dostawcy wysyłają nam produkty zaopatrzone w etykiety z kodami kreskowymi, co znacznie usprawniło proces przyjęcia towaru” – wskazuje Dyrektor Działu Technicznego.

Składowanie towaru

Po zidentyfikowaniu każdego produktu WMS przypisuje mu lokalizację w magazynie, w zależności od jego cech i rotacji. I tak na przykład artykuły, na które zapotrzebowanie klientów jest większe, są składowane w łatwiej dostępnych strefach magazynu, co ma na celu przyspieszyć ich odkładanie i pobieranie.

Obecnie w magazynie stosowana jest metoda składowania chaotycznego, która wbrew nazwie pozwala zachować ścisły porządek. Poszczególne pozycje asortymentowe nie mają na stałe przypisanych miejsc, lecz WMS wyznacza je, kierując się tempem rotacji produktu i dostępnością pustych miejsc.

Easy WMS monitoruje stan magazynowy w czasie rzeczywistym, dlatego operatorzy w każdym momencie znają dokładną lokalizację i dostępną ilość każdego produktu. Zdaniem Rogera Vilaplany: „firma jest bardziej niezawodna i może na bieżąco uzupełniać stan, od którego zależą pozostałe procesy”.

Porządek w chaosie

Metoda składowania chaotycznego przyniosła firmie Caffè d’Autore następujące korzyści:

• Optymalizacja wykorzystania powierzchni – firma lepiej wykorzystuje puste miejsca na regałach.
• Usprawnienie prac magazynowych – system automatycznie wyznacza miejsce składowania dla każdego produktu, dzięki czemu operatorzy nie muszą znać rozmieszczenia towaru i decydować, gdzie umieścić dany artykuł.
• Optymalizacja tras operatorów – system sprawia, że operatorzy pokonują mniejsze odległości, aby odłożyć lub pobrać produkty, ponieważ wytycza optymalną trasę.
• Większa dokładność – nadzór ze strony systemu zapobiega błędom w realizacji zamówień i uzupełnianiu stanu magazynowego.

Przygotowywanie i wysyłka zamówień

Magazyn wysyła części zamienne nie tylko do klientów, ale również do serwisantów, którzy posługują się „mobilnymi magazynami” w postaci samochodów, w których przewożą części, co tydzień uzupełniając stan metodą maksimum-minimum. Przed rozpoczęciem przygotowywania zamówień Easy WMS zleca wydruk etykiet i dokumentów dostawy. Operatorzy kompletują zamówienia, składające się średnio z 15 pozycji, przemieszczając się po magazynie według wskazówek systemu, który informuje ich, gdzie mają się udać, jakie produkty i w jakiej liczbie mają pobrać. Każdy pobrany element umieszczają w opisanym woreczku.

Po zebraniu wszystkich pozycji z zamówienia pakują je razem z dowodem dostawy. Następnie dzielą gotowe zamówienia na dwie grupy: wysyłane do klientów lub do serwisantów. Odpowiednia organizacja tego procesu pozwala ograniczyć ryzyko błędów i usprawnia dostawy.

Technologia pachnąca kawą

Caffè d’Autore to firma, której misją jest zapewnienie tysiącom ludzi możliwości rozpoczęcia dnia od filiżanki wyśmienitej kawy. Aby zrealizować ten cel, stawia na nowoczesne technologie, dzięki którym może sprawnie nadzorować wszystkie procesy, czynności i zasoby.

Easy WMS firmy Mecalux pozwala uprościć zarządzanie dość złożonym łańcuchem dostaw obejmującym 2800 pozycji asortymentowych różnej wielkości i o różnej rotacji, zwiększając wydajność i poprawiając jakość obsługi.

Oprogramowanie wyznacza miejsca składowania, organizuje prace magazynowe i kieruje przygotowywaniem zamówień. Efektem jest odpowiednia dostępność towaru, dzięki czemu 150 serwisantów Caffè d’Autore pracujących w różnych zakątkach Hiszpanii dysponuje w każdym momencie częściami zamiennymi niezbędnymi w sprawnej obsłudze klientów.

Korzyści dla firmy Caffè d’Autore

• Wysoka dostępność ładunków: Easy WMS na bieżąco monitoruje stan magazynowy Caffè d’Autore i zna dokładną lokalizację każdej z 2800 pozycji asortymentowych. Ułatwia to planowanie zaopatrzenia, a tym samym terminowe realizowanie dostaw części zamiennych.
• Kompleksowe rozwiązanie: regały półkowe i Easy WMS w pełni przeorganizowały logistykę firmy Caffè d’Autore. Bezpośredni dostęp do ładunków i nadzór oprogramowania ułatwia i przyspiesza przygotowywanie zamówień.
• Dynamika przyjęć towaru: dzięki nadzorowi ze strony systemu Easy WMS firma uprościła przyjęcia towaru. Wcześniej konieczne było poświęcenie całego dnia na weryfikację produktów, obecnie proces ten odbywa się w ciągu kilku godzin.