Maksymalna prędkość logistyki

Pół wieku miłości do motocykli

W ciągu pięćdziesięciu lat istnienia firma Motos Bordoy zdobyła 7,5% udziału w hiszpańskim rynku motocykli, co czyni ją jednym z najważniejszych dystrybutorów jednośladów. Od momentu powstania w 1971 roku przedsiębiorstwo stale się rozwija równolegle do wzrostu tej branży w Hiszpanii. Obecnie na czele zespołu liczącego ponad 60 pracowników stoją Albert i Jordi, synowie założyciela firmy, Jaime Bordoya.

Motos Bordoy jest importerem marek SYM i NIU, a od 1999 roku rozwija własną markę motocykli, Macbor. Ponadto w stolicy Katalonii jest wyłącznym dealerem marek MV Agusta, Indian Motorcycles i Husqvarna (zarówno motocykli, jak i rowerów elektrycznych). Firma posiada w centrum miasta dwa sklepy z salonem ekspozycyjnym o powierzchni 1500 m².

Główna siedziba firmy znajduje się na obrzeżach Barcelony, w Rubí. Na powierzchni 9000 m², mieszczą się działy sprzedaży i marketingu, obsługi posprzedażowej oraz części zamiennych, a także dwa magazyny: jeden z częściami zamiennymi, drugi z motocyklami (przechowywanymi w stanie rozmontowanym w dużych kartonach). Jesús García, Kierownik Działu Części Zamiennych, wyjaśnia: „Z obu magazynów zaopatrujemy nie tylko swoje sklepy, ale i ponad 200 partnerów, z którymi współpracujemy, dostarczając im motocykle i części zamienne. Odbiorcom z okolic Barcelony jesteśmy w stanie dostarczyć zamówienia w ciągu zaledwie 3,5 godziny, a dostawy do pozostałych zakątków Hiszpanii staramy się realizować w 24 godziny”.

Tak krótkie terminy realizacji zamówień wymagają sprawnej i wydajnej organizacji logistyki. Na początku zarządzanie obydwoma magazynami odbywało się ręcznie, poprzez wprowadzanie danych do systemu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa ERP Siniwin. „To jednak nie wystarczało. ERP jest bardzo przydatny do fakturowania i zarządzania firmą, a my potrzebowaliśmy optymalizacji tras operatorów, bezbłędnej kompletacji oraz wyższej wydajności, która pozwoliłaby nam obsłużyć wzrost wolumenu zamówień” - wspomina Kierownik Działu Części Zamiennych.

Dotychczas oferta firmy liczyła ok. 10 000 produktów. Jednak obecnie, jak mówi Jesús García: „nasza oferta obejmuje przeszło 26 000 pozycji. Za pomocą samego systemu ERP nie byłoby możliwe zapanowanie nad takim asortymentem, ponieważ oprogramowanie to nie potrafi rozmieszczać towaru w magazynie na podstawie rotacji (ABC). Rozważaliśmy dodanie do ERP nowych funkcjonalności, ale nie miało to sensu; byliśmy zdeterminowani, aby dokonać skoku jakościowego poprzez całkowitą informatyzację łańcucha dostaw”.

Wdrożenie oprogramowania WMS

Dla kierownictwa firmy Motos Bordoy stało się oczywiste, że aby zoptymalizować działanie obu magazynów w celu skrócenia czasu realizacji zamówień, konieczny jest informatyczny system zarządzania.

„Porównaliśmy cztery oferty i zdecydowaliśmy się na Easy WMS, system zarządzania magazynem firmy Mecalux, ponieważ dostrzegliśmy wyraźną różnicę w stosunku do rozwiązań innych dostawców. Uznaliśmy, że jest to najlepszy wybór dla naszej firmy. Nie bez znaczenia jest też to, że handlowcy Mecaluxu prezentujący nam oprogramowanie byli najbardziej profesjonalni” - podkreśla Kierownik Działu Części Zamiennych.

Najpierw wdrożono Easy WMS w magazynie części zamiennych, następnie w magazynie motocykli, a na końcu w obu sklepach. „Wdrażanie systemu we wszystkich obiektach jednocześnie wprowadziłoby chaos i byłoby kłopotliwe. Chcieliśmy zrobić to krok po kroku, aby spokojnie przyzwyczaić się do funkcjonalności Easy WMS. Teraz jesteśmy bardzo zadowoleni; bez tego narzędzia nie bylibyśmy w stanie poradzić sobie z tak intensywnym obiegiem ładunków, jaki mamy obecnie” – wskazuje Jesús García.

Easy WMS został zintegrowany z systemem ERP (Siniwin), którego używa Motos Bordoy. Pozwoliło to na bardziej precyzyjną kontrolę wszystkich procesów logistycznych. Obecnie ERP powiadamia WMS o nowych zamówieniach, a operatorzy otrzymują polecenie ich niezwłocznego przygotowania.

Integracja obu systemów zapewniła firmie Motos Bordoy większą niezawodność w zarządzaniu towarem. „Wcześniej wszystkie dowody dostawy były sporządzane ręcznie, co było czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem pomyłek. Dzięki Easy WMS mamy bardziej precyzyjną kontrolę zarówno nad towarem przyjmowanym, jak i wydawanym. W każdym momencie wiemy, gdzie jest dany produkt” – mówi Jesús García.

Dzień w magazynach firmy Motos Bordoy

Organizacja pracy i podział zadań w obu magazynach Motos Bordoy mają na celu usprawnienie realizacji zamówień, a także wykluczyć powodujące błędy zakłócanie się przepływów w obu kierunkach. Jesús García mówi, że: „bardzo ściśle przestrzegamy naszego harmonogramu. Zamówienia muszą zostać wysłane do godziny 13.30. W ten sposób mamy pewność, że do klientów z okolic Barcelony dotrą tego samego popołudnia, a nazajutrz swoje zamówienia otrzymają odbiorcy z innych rejonów Hiszpanii. Popołudnia natomiast przeznaczamy na uzupełnianie stanu magazynowego”.

W tym celu w magazynie części zamiennych odbywają się dwa odbywające się równolegle przepływy ładunków: do magazynu (przyjęcia) i z magazynu (wydania). „Liczbę pracowników obsługujących każdy z tych przepływów dostosowujemy do natężenia pracy w danym momencie. W ten sposób nigdy nie notujemy spadku wydajności, nawet jeśli mamy dużo zamówień” – wyjaśnia Kierownik.

W magazynie motocykli natomiast mają miejsce trzy rodzaje przepływów: przychodzący i wychodzący oraz dealerski. W praktyce operacje odbywające się w tym magazynie są podobne do tych z magazynu części zamiennych. Różnica polega na tym, że motocykle, które będą przez określony czas wystawiane w salonach innych dealerów, muszą zostać zmontowane przed wysyłką.

Easy WMS optymalizuje wszystkie operacje, dzięki czemu przyjmowanie i wydawanie towaru przebiega znacznie sprawniej:

Przyjęcie i składowanie towaru

Podczas przyjęcia towaru operatorzy skanują etykiety umieszczone na paletach za pomocą terminali radiowych. Dzięki temu Easy WMS może zweryfikować, czy towar jest zgodny pod względem marki, modelu, liczby sztuk oraz innych cech z parametrami zgłoszonymi wcześniej przez ERP Siniwin. Na tej podstawie WMS wyznacza lokalizację dla każdego produktu.

Easy WMS rozmieszcza motocykle i części zamienne w obu magazynach według szybkości rotacji (klasyfikacja ABC). Artykuły, na które popyt jest większy, są składowane na łatwiej dostępnych miejscach, aby ułatwić ich odkładanie i pobieranie. „Klasyfikacja ABC jest oparta na wielkości sprzedaży. Mamy strefy, gdzie składujemy produkty, których sprzedajemy najwięcej, i strefy dla mniej popularnego asortymentu” – wyjaśnia Jesús García.

W magazynie motocykli jest wiele obszarów, które działają jako bufory (strefy tymczasowego składowania), gdzie umieszcza się pojazdy o takiej samej rotacji, jeden na drugim. „Taka organizacja jest dla nas niezwykle ważna. Musimy pamiętać, że mamy na stanie 3500 motocykli, a odległość między strefą składowania i rampami wynosi 250 m. Każdego dnia operatorzy przemierzają dziesiątki kilometrów (co zajmuje sporo czasu), ale z pomocą Easy WMS ich trasy są optymalizowane, aby pokonywali jak najkrótszą drogę” – tłumaczy Kierownik Działu Części Zamiennych.

Dzięki digitalizacji całego procesu magazynowego Easy WMS w każdym momencie zna aktualną lokalizację każdego produktu i ma pełną kontrolę nad stanem magazynowym. „Aby sprawdzić, czy faktyczny stan magazynowy jest zgodny ze stanem zarejestrowanym w systemie, co trzy lub cztery miesiące przeprowadzamy inwentaryzację. Bardzo ważne jest to, że nie musimy wtedy wstrzymywać pracy magazynu i możemy obsługiwać partnerów i klientów przez 365 dni w roku. Raz na trzy lub cztery miesiące dokonujemy również ponownej klasyfikacji towaru, według kryteriów ABC w zależności od danych ze sprzedaży i w razie potrzeby zmieniamy rozmieszczenie ładunków” - mówi Jesús García.

Kompletacja i wysyłka zamówień

Przygotowanie zamówień jest jedną z głównych operacji wykonywanych w magazynie Motos Bordoy. Każdego dnia wysyłanych jest stąd ok. 1650 zamówień. W ciągu zaledwie pięciu lat liczba zamówień realizowanych w obu magazynach dla sklepów, klientów i partnerów znacząco wzrosła. Kierownik Działu Części Zamiennych stwierdza, że „ilość pracy zwiększyła się w rezultacie naturalnego rozwoju firmy, ale dzięki Easy WMS możliwe jest obsłużenie tego wzrostu. Bez oprogramowania, musielibyśmy zatrudnić więcej osób, aby przygotować wszystkie zamówienia. Nasza wydajność wzrosła o 30%, ponieważ przy tej samej liczbie pracowników jesteśmy w stanie zrealizować znacznie więcej zamówień”.

Kompletacja odbywa się falami, gdyż, jak zauważa Jesús García, „w ten sposób można pracować wydajniej, a tym samym przygotować więcej zamówień”. Każdy operator może wówczas w trakcie jednej trasy po magazynie skompletować kilka zamówień jednocześnie.

Kompletowanie zamówień przebiega bardzo podobnie w obu magazynach, jednak z kilkoma różnicami. W magazynie części zamiennych produkty - śruby, owiewki czy nawet ramy - są oczywiście mniejsze niż całe motocykle składowane w drugim magazynie. Dlatego podczas kompletacji operatorzy mogą używać pojemników z przegrodami, z których każda przeznaczona jest na jedno zamówienie. Zgodnie ze wskazówkami Easy WMS produkty pobierane z regałów rozdzielają do odpowiednich przegród.

W magazynie motocykli natomiast pojazdy są składowane w dużych pudłach. Aby je dostarczyć do dalszego etapu procesu, trzeba użyć wózka widłowego. Niektóre przed wysyłką trafiają do strefy montażu. „Mamy dwie metody wysyłania motocykli: już zmontowane, na kołach, do całej sieci dystrybucyjnej w Barcelonie i niezmontowane, do innych części Hiszpanii” - wyjaśnia Jesús García.

Nadzór i organizacja, jakie podczas przygotowywania zamówień zapewnia Easy WMS, znacznie przyspieszają pracę i eliminują błędy.

Dwa sklepy z systemem Easy WMS

W sklepach Motos Bordoy w Barcelonie nie tylko jest prowadzona sprzedaż motocykli i akcesoriów (rękawic, kasków, kurtek, butów itp.), ale również zajmują się one dostarczaniem motocykli i części zamiennych do innych dealerów oraz do warsztatów w Barcelonie i okolicach. Do dyspozycji jest też niewielki warsztat, w którym przeprowadzane są naprawy.

W obu sklepach Easy WMS sprawuje kontrolę nad przyjęciami i wydaniami. W momencie przyjęcia towaru system rejestruje go w swojej bazie danych, aby można było na bieżąco śledzić dostępność każdego produktu (zarówno motocykli na ekspozycji, jak i części zamiennych i akcesoriów w magazynie sklepowym i warsztacie).

Z chwilą gdy produkt zostanie sprzedany, wysłany do innego dealera lub przekazany do warsztatu, system usuwa go ze swojego katalogu. „Kiedy klient kupuje coś w jednym z naszych sklepów, system ERP informuje o tym Easy WMS, aby mógł usunąć ten produkt z bazy. Dzięki temu mamy zdecydowanie lepszą kontrolę nad stanem magazynowym” - wyjaśnia Kierownik Działu Części Zamiennych firmy Motos Bordoy.

Wystawianie motocykli w salonach innych dealerów

Specyfiką działania firmy Motos Bordoy jest to, że udostępnia niektóre motocykle innym dealerom, aby je wystawiali w swoich salonach. Jeśli ich nie sprzedadzą, po pewnym czasie pojazdy wracają do magazynu. Z tego powodu, aby mieć ścisłą kontrolę nad tymi motocyklami, Motos Bordoy musi w każdym momencie znać ich dokładną lokalizację. „Powód jest oczywisty: jest to nasz towar. Nie sprzedajemy tych pojazdów dealerom, tylko je im wypożyczamy” - mówi Jesús García.

Dlatego Easy WMS nie usuwa ich z bazy, lecz dalej śledzi je w czasie rzeczywistym, jak gdyby wciąż znajdowały się w magazynie firmy Motos Bordoy. „Bez pełnej kontroli, jaką mamy teraz dzięki Easy WMS, mielibyśmy poważne problemy ze sprawną obsługą dealerów naszych produktów” - podsumowuje Jesús García.

Ambitne plany na przyszłość

Motos Bordoy to rodzinna firma powstała na bazie pasji jej założyciela do jednośladów. Przedsiębiorstwo nieustannie się rozwija i zmienia, w poszukiwaniu nowych trendów i rozwiązań, by móc spełniać potrzeby swoich klientów i reagować na potrzeby partnerów handlowych. „Wszyscy oni wiedzą, że zawsze jesteśmy gotowi do pomocy” - podkreśla Jesús García.

„Rok 2020, pomimo trudności spowodowanych pandemią koronawirusa, nie był złym rokiem, udało nam się bowiem osiągnąć wzrost, po części wskutek większej popularności indywidualnych środków przemieszczania się” - zauważa Kierownik Działu Części Zamiennych w Motos Bordoy.

W najbliższej przyszłości firma będzie rozwijać działalność nie tylko w Hiszpanii, ale i w innych krajach. Jesús García zdradza plany ekspansji: „Jesteśmy bardzo podekscytowani czekającą nas podróżą po Europie. Z pewnością w ciągu najbliższych kilku lat magazyny Motos Bordoy powstaną w Madrycie, Walencji, Porto i innych europejskich miastach”.

Będzie to znacznie łatwiejsze z pomocą Easy WMS, oprogramowania magazynowego, które ułatwia zarządzanie asortymentem liczącym 26 000 produktów, zapewnia pełną kontrolę nad towarem oraz usprawnia realizację operacji umożliwiając szybką realizację zamówień. Niewątpliwie digitalizacja nada firmie Motos Bordoy jeszcze większego rozpędu.

Dzięki systemowi Easy WMS Mecaluxu zyskaliśmy większą niezawodność i płynność pracy. Mamy także rygorystyczną kontrolę pojazdów i części zamiennych, które mamy na stanie w naszych magazynach i sklepach, a także u dealetrów.

Korzyści dla firmy Motos Bordoy

• Zarządzanie o 160% większym asortymentem: Easy WMS zna dokładną lokalizację 26 000 pozycji dostępnych zarówno w sklepach, jak i w magazynach Motos Bordoy, a także u dealerów. Oznacza to ponad dwukrotny wzrost liczebności asortymentu, jakim zarządza firma.
• Bezpieczeństwo wszystkich procesów: Easy WMS kontroluje przepływ ładunków zarówno pomiędzy magazynami i sklepami, a także wysyłki motocykli do salonów partnerskich. Dzięki temu nadzorowi operacje te przebiegają szybciej i bez błędów.
• Wzrost wydajności operacji magazynowych: odpowiednie rozmieszczenie produktów w magazynie na podstawie ich rotacji pozwala skrócić odległości pokonywane przez operatorów. W rezultacie firma zwiększyła wydajność kompletacji zamówień o 30%.