Rozwój logistyki wiodącego dystrybutora toreb i walizek

Specjalista od dodatków

Pacomartinez to hiszpański dystrybutor torebek, walizek i innych akcesoriów i dodatków. Posiada ponad sto sklepów stacjonarnych w Hiszpanii i Portugalii, a także realizuje zamówienia klientów kupujących przez internet. Przedsiębiorstwo stawia na innowacyjność i ciągłe doskonalenie, a do jej najważniejszych wartości należą współpraca, kreatywność i rzetelność.

Firma od momentu swojego powstania w 1958 roku nieustannie się rozwija. Obecnie jest jedną z największych na hiszpańskim rynku sieci prowadzących sprzedaż dodatków. Jej bogata i wyjątkowa oferta każdego dnia przyciąga rzesze klientów, którzy cenią estetykę i jakość.

Dynamiczna ekspansja firmy była możliwa dzięki jej zaangażowaniu w ciągłe doskonalenie i wdrażanie innowacji. Zmieniające się wymogi rynku i zachowania konsumentów wymagają między innymi ciągłych inwestycji i zmian w logistyce, aby możliwe było zapewnienie szybkiej i sprawnej obsługi.

Jedna z największych zmian, jakie wprowadził Pacomartinez, polegała na skoncentrowaniu całej logistyki w jednym magazynie. Obiekt ten, o powierzchni 4000 m², zlokalizowany jest w Albuixech koło Walencji. David Valero, Wspólnik i Specjalista ds. Ciągłego Doskonalenia w firmie Pacomartinez, wyjaśnia powód tej inwestycji: „Wcześniej posiadaliśmy cztery magazyny w miejscowości Pedreguer, dwa główne i dwa pomocnicze, co nie było zbyt efektywne dla naszej działalności, ponieważ, aby zrealizować zamówienia, musieliśmy dokonywać licznych przesunięć towaru pomiędzy nimi. Wymagało to większej liczby pracowników, zajmowało zbyt dużo czasu i było obarczone wysokim ryzykiem błędów”.

Przeprowadzka do nowego magazynu (gdzie mieści się również siedziba firmy oraz jej biura) była w tej sytuacji ogromnym ułatwieniem. „Obecnie cały towar składujemy w jednym miejscu, dzięki czemu zoptymalizowaliśmy wykorzystanie powierzchni magazynowej i pracę operatorów. Należy też zaznaczyć, że magazyn znajduje się przy ważnym węźle komunikacyjnym, co ułatwia dystrybucję produktów do wszystkich naszych sklepów” – wyjaśnia David Valero.

Wyposażenie obiektu firma powierzyła Mecaluxowi „ze względu na udaną współpracę przy realizacji poprzednich projektów” wspomina David Valero. Mecalux dostarczył zarówno regały, jak i system zarządzania magazynem Easy WMS, umożliwiający precyzyjną kontrolę ładunków. „W porównaniu z innymi ofertami propozycja Mecaluxu była najbardziej korzystna pod względem udzielanych gwarancji i terminu realizacji” dodaje Valero.

Magazyn został wyposażony w regały paletowe i regały wjezdne, które mieszczą łącznie 4968 palet. „Wybraliśmy te dwa systemy składowania, gdyż używaliśmy ich w innych naszych magazynach. Z tego powodu operatorzy wiedzieli już, jak z nimi pracować, znaliśmy też ich specyfikę i zalety” – zaznacza David Valero.

Łańcuch dostaw zwiększający konukrencyjność

Już na długo przed przeprowadzką do nowego magazynu w Albuixech firma Pacomartinez zarządzała procesami we wszystkich swoich magazynach, korzystając z systemu zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) ICG Software zintegrowanego z Easy WMS. Jednak w miarę rozwoju działalności i wzrostu liczby zamówień okazało się, że zarządzanie logistyką należy unowocześnić.

Wnikliwa analiza różnych systemów zarządzania magazynem (WMS) dostępnych na rynku dowiodła, że najlepszym rozwiązaniem dla nowego obiektu jest po prostu najnowsza wersja Easy WMS, ponieważ umożłiwia ona kontrolę i optymalizację wszystkich procesów, począwszy od przyjęcia towaru, poprzez rozmieszczenie produktów na regałach, po przygotowanie zamówień, a nawet ich załadunek na ciężarówki. „Było to dla nas oczywiste, ponieważ Easy WMS jest bardzo intuicyjnym systemem i nie wymaga instalacji na komputerze, wystarczy się zalogować, aby sprawdzić stan magazynu” – zauważa Wspólnik i Specjalista ds. Ciągłego Doskonalenia.

Easy WMS precyzyjnie monitoruje 2000 pozycji asortymentowych od momentu ich przyjęcia do wysyłki. Dzięki temu Pacomartinez zawsze dysponuje szczegółowymi informacjami o wszystkim, co się dzieje w magazynie. Jest to możliwe dzięki identyfikacji produktu podczas przyjęcia i wyznaczeniu dla niego miejsca składowania zgodnie z wymiarami i tempem rotacji. W tym celu system wykorzystuje reguły i algorytmy, które umożliwiają mu podejmowanie decyzji poprawiających wydajność. Oprócz tego zadaniem Easy WMS jest kierowanie pracą operatorów poprzez wskazywanie im kolejnych czynności do wykonania, co minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.

Aby w pełni wykorzystać potencjał magazynu, Easy WMS zintegrowano z systemem ERP wykorzystywanym przez firmę Pacomartinez. Pomaga to zapobiegać niedostępności towaru wskutek wyczerpania się zapasów.

„Kiedy uruchamialiśmy ten magazyn, dostrzegliśmy nową potrzebę: chcieliśmy, aby system Easy WMS komunikował się z firmami kurierskimi, z którymi współpracujemy, aby wymiana informacji między magazynem a przewoźnikami przebiegała sprawniej” – wspomina David Valero. Moduł Multi Carrier Shipping Software był tym, czego potrzebował Pacomartinez.

Jest to rozszerzenie systemu Easy WMS, które przekazuje firmie transportowej takie informacje jak liczba, wielkość i waga paczek, zanim jej pracownicy przybędą do magazynu, aby je odebrać. Przewoźnik natomiast przesyła do systemu WMS dane niezbędne do wygenerowania etykiet i kodu do śledzenia przesyłki.

Sprawne działanie dzięki właściwej organizacji magazynu

Magazyn podzielony jest na pięć stref (jedna dla zamówień internetowych i cztery dla sklepów), co ułatwia operatorom pracę z towarem należącym do różnych kategorii (torebki i produkty dla mężczyzn, galanteria skórzana i dodatki oraz walizki) na etapach składowania towaru i przygotowywania zamówień.

W każdej z tych stref produkty są uporządkowane według różnych kryteriów. „Ponieważ sprzedajemy dużo walizek, ich miejsce w magazynie zostało określone na podstawie rotacji, inne produkty natomiast są układane kolekcjami” – wyjaśnia David Valero.

Podczas przyjęcia towaru operatorzy identyfikują towar, posługując się terminalami radiowymi, za pomocą których odczytywane są kody kreskowe umieszczone na produktach. Na podstawie informacji zawartych w kodach, takich jak rodzaj produktu, pozycja asortymentowa, kolekcja czy szybkość rotacji, Easy WMS wyznacza miejsca składowania.

Sprawne przygotowywanie zamówień

Każdego dnia w magazynie przygotowuje się i wysyła do sklepów stacjonarnych w Hiszpanii i Portugalii 100–150 zamówień, a w okresie szczytowego popytu ich liczba wzrasta do 200. Firma prognozuje, że w miarę realizacji kolejnych kroków strategii rozwoju liczba ta zwiększy się do 300 zamówień dziennie. Liczba pozycji, z których składa się każde zamówienie jest bardzo zróżnicowana i w zależności od rodzaju produktów mieści się w szerokim zakresie od 50 do 1000.

Podczas kompletacji operatorzy nie muszą przemieszczać się po całym obiekcie – każdy z nich pracuje jedynie w przydzielonej mu strefie i przygotowuje do czterech zamówień naraz. David Valero następująco opisuje przebieg tej operacji: „Operator przemieszcza się po magazynie z wózkiem paletowym, na którym znajdują się cztery pudełka, każde odpowiada jednemu zamówieniu lub jednemu sklepowi. System WMS wskazuje, jakie produkty należy pobrać, ile sztuk i jaka jest ich dokładna lokalizacja na regałach”. Taki sposób pracy zwiększa wydajność i minimalizuje liczbę błędów.

Każda strefa ma swoją specyfikę przygotowywania zamówień: na przykład w strefie dodatków, ze względu na ich niewielkie wymiary, stosowane są mniejsze kartony. „Waga kartonów nie przekracza 12 kg, aby personel sklepów mógł poradzić sobie z ich odbiorem” – dodaje David Valero.

Multi Carrier Shipping Software – wysyłka pod kontrolą

Gotowe zamówienia operatorzy dostarczają bezpośrednio do strefy wysyłek. Tutaj do akcji wkracza Multi Carrier Shipping Software, moduł Easy WMS opracowany specjalnie do organizowania wysyłki zamówień.

Multi Carrier Shipping Software jest rozszerzeniem systemu Easy WMS. Wie ono, która firma transportowa będzie realizowała dostawę danego zamówienia i drukuje odpowiednią etykietę dla każdego z nich. Etykieta ta zawiera dane adresowe odbiorcy i kod do śledzenia lokalizacji przesyłki.

Moduł ten generuje również wszystkie potrzebne dokumenty, takie jak faktura czy list przewozowy, ale także dokumenty ubezpieczenia jeżeli jest ono potrzebne. Wspólnik i Specjalista ds. Ciągłego Rozwoju w firmie Pacomartinez docenia zalety modułu Multi Carrier Shipping Software: „Zapewnienie automatycznego przepływu informacji pomiędzy magazynem a firmami transportowymi jest dla nas dużym krokiem naprzód. Dzięki modułowi możemy wskazać, o której godzinie pracownik przewoźnika może odebrać paczki z magazynu, a zanim przyjedzie, ma już w swoim systemie wszystkie informacje niezbędne do prawidłowej realizacji dostawy”.

Zamówienia przygotowywane są z jednodniowym wyprzedzeniem. Po południu są grupowane w strefie wysyłki, aby operatorzy mogli sprawdzić, czy nie wystąpiły żadne błędy. Następnie Multi Carrier Shipping Software tworzy listę zamówień i powiadamia przewoźnika, który nazajutrz odbiera przesyłki i rusza w dalszą trasę. Za pomocą jednego modułu system WMS magazynu firmy Pacomartinez komunikuje się bezpośrednio z czterema zewnętrznymi przewoźnikami (SEUR, DHL, Dascher i DB Schenker) oraz z własnym działem transportu.

Logistyka w walizce

Pacomartinez scentralizował wszystkie procesy w nowym magazynie o powierzchni 4000 m², zlokalizowanym w Albuixech pod Walencją. Zaopatruje z niego sto sklepów w całej Hiszpanii i Portugalii.

Firma wdrożyła system zarządzania magazynem Easy WMS Mecaluxu, który zapewnia precyzyjną kontrolę wszystkich procesów zachodzących w magazynie, umożliwiając śledzenie każdego produktu od momentu przyjęcia go do magazynu aż po wysyłkę do odbiorcy.

Dzięki modułowi Multi Carrier Shipping Software firma zwiększyła liczbę wysyłanych zamówień, jednocześnie redukując koszty i posiadając pełną kontrolę nad stanem magazynowym.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z systemu zarządzania magazynem Easy WMS, ponieważ jest to narzędzie o niezwykle intuicyjnej obsłudze. Moduł Multi Carrier Shipping Software natomiast pozwala nam łączyć się automatycznie z firmami transportowymi realizującymi dostawy naszych zamówień. Możemy wskazać, o której godzinie pracownik przewoźnika może odebrać paczki z magazynu, a zanim przyjedzie, ma już w swoim systemie wszystkie informacje niezbędne do prawidłowej realizacji dostawy. W ten sposób zyskaliśmy możliwość szybkiego, bezpiecznego i bezbłędnego realizowania zamówień.

Korzyści dla firmy Pacomartinez

• Centralizacja logistyki: firma Pacomartinez skoncentrowała logistykę w jednym magazynie, z którego zaopatruje sto sklepów własnych i franczyzowych zlokalizowanych w Hiszpanii i Portugalii.
• Zorganizowana i efektywna kompletacja zamówień: Easy WMS wysyła operatorom jasne i precyzyjne instrukcje co ułatwia im szybką realizacją od 100 do 150 zamówień dziennie.
• Automatyczna komunikacja z firmami transportowymi: Multi Carrier Shipping Software łączy się bezpośrednio z przewoźnikami, usprawniając organizację i realizację dostaw.