Czym jest inwentaryzacja i jak ją aktualizować?

Znajomość stanu zapasów w firmie jest niezbędna, aby zapewnić dostępność towarów i płynną realizację projektów.

Przeprowadzanie inwentaryzacji w firmie

Inwentaryzacja jest istotnym procesem służącym do monitorowania dóbr, aktywów i produktów. Obejmuje szczegółową listę towarów stanowiących własność firmy. Tego typu rejestr może obejmować m.in. surowce wykorzystywane w produkcji, półprodukty czy gotowe do wysyłki artykuły końcowe.  

Przeprowadzanie inwentaryzacji polega na sporządzeniu uporządkowanej i szczegółowej listy dóbr należących do danej osoby, firmy czy wspólnoty lub produktów znajdujących się w danym miejscu. W gospodarstwach domowych czy w bardzo małych magazynach możliwe jest monitorowanie towarów za pomocą list lub ręczne wypełnianych rejestrów, jednak w przypadku średnich lub dużych firm niezbędne jest wdrożenie systemu zarządzania magazynem Easy WMS, który zajmie się tym procesem. Wiodące firmy zwracają szczególną uwagę na zarządzania zapasami, aby zapewnić poziom zapasów umożliwiający realizację operacji.

Inwentaryzacja – cele

Aktualizowanie stanu zapasów dostarcza cennych informacji, które należy wziąć pod uwagę podczas podejmowania decyzji i tworzenia strategii. Poniżej omawiamy niektóre z powodów przeprowadzania inwentaryzacji:

• Prowadzenie rejestru operacji. Aktualna inwentaryzacja stanowi podstawę dla danych aktywów. Obejmuje istotne cechy jak nazwa produktu, opis, wartość, miejsce składowania i numer referencyjny.

• Monitorowanie zapasów. Skrupulatne lub automatyczne monitorowanie zapasów umożliwia również poznanie daty wejścia i wyjścia towarów oraz ich stanu. W ten sposób zapobiega się m.in. doprowadzenia do braku zapasów.

• Mniejsze koszty. Dysponowanie kompletnymi informacjami o zapasach ułatwia identyfikowanie sytuacji, w których dochodzi do utraty zapasów w wyniku błędów administracyjnych, nieefektywnych przyjęć, uszkodzeń lub kradzieży.

• Przedstawienie wyników biznesowych. Jako że podczas inwentaryzacji podsumowuje się to, co firma wyprodukowała i sprzedała, stanowi swego rodzaju obraz osiąganych wyników i odbioru rynkowego. W ten sposób identyfikuje się produkty, które cieszą się największym popytem, czy te, które zbyt długo są składowane w magazynach.

• Zadowolenie klientów. Dokładna wiedza o dostępności poszczególnych artykułów i znajomość ich poziomów zapasów umożliwia szybką realizację zamówień, a to przekłada się na pozytywne doświadczenie klientów.

• Prognozowanie popytu. Wdrożenie wydajnego systemu zarządzania zasobami znajduje zastosowanie również w przewidywaniu potrzeb rynkowych. Zdecydowanie zyskuje to na znaczeniu podczas prognozowania popytu na produkty sezonowe.

Znaczenie inwentaryzacji w księgowości przedsiębiorstwa

Poza usprawnieniem realizacji operacji i codziennej pracy, przeprowadzanie inwentaryzacji magazynu ma znacznie więcej zalet, które mogą zadecydować o tym, czy firma odniesie sukces, czy będzie funkcjonować na oparach. Dokumenty inwentaryzacyjne pozwalają firmom wydajniej analizować bieżące aktywa, saldo oraz raporty finansowe, a także maksymalnie zwiększać dochody, nie wywierając negatywnego wpływu na poziom zadowolenia klientów.

• Monitorowanie zasobów. Wiedza o tym, co dzieje się z wytwarzanymi lub przyjmowanymi produktami, pomaga zrozumieć sytuację finansową firmy.
• Księgowość. Obliczanie kosztów nabycia, składowania i obsługi materiałów pozwala zrozumieć marże zysków, co umożliwia dostosowanie strategii cenowej.
• Przestrzeganie norm. Znajomość stanu zapasów jest niezbędna do wywiązywania się z obowiązków podatkowych.

Przykładowa inwentaryzacja

Zasadniczo podczas inwentaryzacji gromadzone są określone informacje. Jednak za pomocą opracowanego przez ekspertów z branży narzędzia do zarządzania magazynem pozyskiwane są jeszcze dokładniejsze dane:

• nazwa artykułu,
• kod referencyjny,
• cena,
• koszt,
• opis szczegółowy,
• ilość,
• stan produktu,
• data przeglądu,
• czas transportu.

Wśród przykładowych inwentaryzacji w magazynie wymienia się te przeprowadzane w firmach, które, jako że dysponują bardzo niskim poziomem zapasów, małą liczbą wejść i wyjść, mogą przeprowadzać ją ręcznie na papierze lub w komputerze. Drugim przykładem są firmy zarządzające magazynami manualnymi, ale wyposażonymi w system zarządzania magazynem (WMS), który umożliwia monitorowanie zapasów za pomocą etykiet i kolektorów danych. Ostatni przykład to inwentaryzacje przeprowadzane w całkowicie zautomatyzowanych centrach, gdzie systemy robotów, koordynowane przez WMS, rejestrują każdy ruch, wejścia i wyjścia.

Rotacja zapasów – co to jest?

Rotacja zapasów odnosi się do tego, ile razy dany artykuł został sprzedany lub wykorzystany, lub częstotliwości uzupełniania zapasów w magazynie w określonym przedziale czasu, zazwyczaj w ciągu roku. Aby poznać rotację, należy podzielić wartość sprzedanych artykułów przez średnią wartość zapasów.

Monitoruj swoje zapasy z pomocą Mecaluxu

Jako że magazyny i centra dystrybucyjne stanowią serce łańcucha dostaw, niezbędne jest zapewnienie największej możliwej wydajności i utrzymanie przewagi konkurencyjnej. Korzystne może być zatem zautomatyzowanie najbardziej wykorzystywanych stref lub monitorowanie zapasów, przyjęć i wysyłek za pomocą systemu zarządzania Easy WMS.

Jeśli potrzebujesz doradztwa logistycznego w celu zoptymalizowania swojego magazynu, a może Twoja firma rozważa jego budowę od podstaw, skontaktuj się z nami, a od samego początku będziemy Ci doradzać i wspierać Cię podczas realizacji projektu. Dostosujemy się do Waszych potrzeb, a po zakończeniu prac udzielimy wsparcia, aby usprawnić Twoje działanie tak jak w przypadku wielu naszych zadowolonych klientów.