W trakcie wykonywania inwentaryzacji stanu magazynowego operatorzy korzystają z terminali radiowych

3 przykłady inwentaryzacji w magazynie

22 gru 2021

Inwentaryzacja to proces, w którym za pomocą dokumentu papierowego lub arkusza elektronicznego w uporządkowany i szczegółowy sposób firma zyskuje wykaz magazynowanych artykułów. Aby wykonać inwentaryzację, należy porównać zapasy magazynowanych produktów, ich liczbę i cechy z zapisami w rejestrze lub systemie komputerowym firmy.

Istnieją różne rodzaje inwentaryzacji, lecz mają one jeden wspólny cel: zmaksymalizować zyski, minimalizując koszty magazynowania. A wszystko to przy utrzymaniu zdolności operacyjnych. Dzięki bezbłędnej kontroli nad stanem magazynowym firma może wyeliminować błędy w trakcie przyjmowania i realizacji zamówień, a w konsekwencji zyskać satysfakcję klientów.

Jak zatem szybko i efektywnie wykonać inwentaryzację? W niniejszym artykule przedstawiamy trzy przykłady inwentaryzacji: inwentaryzacja w Excelu, inwentaryzacja za pomocą oprogramowania inwentaryzacyjnego oraz inwentaryzacja w inteligentnym i w pełni zautomatyzowanym magazynie.

1. Przykład inwentaryzacji wykonywanej na kartce lub w Excelu

Fikcyjny producent i dystrybutor żywności konserwowanej Conservas Márquez prowadzi działalność na terytorium całego kraju. Posiada niewielki magazyn wyposażony w regały wjezdne o pojemności 300 palet, na których składowane są produkty gotowe. Wykorzystuje system składowania akumulacyjnego, ponieważ obsługuje zaledwie sześć pozycji asortymentowych: szparagi, karczochy, papryczki chili, pomidory, groszek i fasolę.

Co miesiąc kierownik magazynu przeznacza czas poza godzinami najintensywniejszej pracy na sporządzenie spisu służącego do weryfikacji, czy liczba palet przyjętych i wydanych z magazynu zgadza się z łączną liczbą zapasów w magazynie. W tym celu przemierza cały magazyn z listą produktów i podlicza palety poszczególnych pozycji asortymentowych. Następnie ręcznie wprowadza zgromadzone informacje do tabeli w Excelu.

Jeżeli praca zostanie wykonana poprawnie, liczba palet danej pozycji asortymentowej powinna odpowiadać różnicy między liczbą przyjęć i wydań od czasu ostatniej inwentaryzacji spisanej w Excelu.

Na początku miesiąca w magazynie firmy Conservas Márquez składowanych było 300 palet, a obecnie jest ich 288. Inwentaryzacja magazynu odzwierciedla zapasy początkowe każdej pozycji asortymentowej oraz liczbę palet przyjętych i wydanych z magazynu w ciągu miesiąca:

COMIESIĘCZNA INWENTARYZACJA PRODUKTÓW
KOD PRODUKTU OPIS STAN ZAPASÓW W MIESIĄCU POPRZEDNIM PRZYJĘCIA WYDANIA STAN ZAPASÓW
001 Szparagi 85 19 28 76
002 Karczochy 80 31 39 72
003 Papryczki chili 55 16 14 57
004 Pomidory 40 9 12 37
005 Groszek 20 11 6 25
006 Fasola 20 7 6 21
RAZEM   300 93 105 288

Sporządzenie inwentaryzacji na papierze to podstawowy sposób wykonania inwentaryzacji, który sprawdza się wyłącznie w firmach obsługujących bardzo niewielką liczbę zapasów oraz przyjęć i wydań towaru. W przypadku zwiększenia wielkości obrotu zalecane jest skorzystanie z rozwiązań elektronicznych, aby uniknąć błędów i zwiększyć dynamikę wykonywanych czynności.

2. Przykład inwentaryzacji wykonywanej za pomocą specjalistycznego oprogramowania

Na skutek istotnego zwiększenia sprzedaży firma Conservas Márquez rozbudowała swój magazyn, aby składować w nim więcej produktów gotowych. Obecnie posiada ona magazyn o pojemności 4000 palet, w którym nadal składowane są te same pozycje asortymentowe, lecz teraz odpowiada za to system Pallet Shuttle. Ten sposób magazynowania, również o charakterze akumulacyjnym, umożliwia przyspieszenie pracy dzięki wykorzystaniu automatycznego wózka do przemieszczania palet po regałach. 

Do wykonywania inwentaryzacji służy oprogramowanie inwentaryzacyjne, na przykład Easy WMS — program do zarządzania magazynem stworzony w celu wsparcia i ułatwienia zarządzania towarem firmy. Dzięki integracji z systemem ERP program automatyzuje przyjęcia i wydania towaru w magazynie.

Przed przystąpieniem do inwentaryzacji należy wprowadzić do systemu WMS wszystkie informacje na temat artykułów firmy Conservas Márquez: opis, jednostkę miary, cechy, zdjęcie, ciężar itp. Na podstawie informacji dotyczących artykułów wprowadzonych do bazy danych program generuje etykiety dla poszczególnych artykułów, które są umieszczane na zapasach.

W celu przyspieszenia całego procesu operatorzy magazynu używają kolektorów danych wykorzystujących częstotliwość radiową do odczytu kodów kreskowych i odnotowania w systemie każdego artykułu przyjętego w magazynie. To samo dzieje się w przypadku każdorazowego wydania. W ten sposób każde przyjęcie i wydanie towaru zostaje zarejestrowane w systemie.

Ponadto co jakiś czas (co najmniej raz w roku) zaleca się wykonanie spisu z natury, czyli podliczenie kolejno wszystkich zapasów w magazynie. Uzyskany w ten sposób wynik należy porównać z liczbą zapasów zarejestrowanych w inwentaryzacji księgowej (którą zarządza WMS).

Dzięki systemowi WMS, np. oprogramowaniu Easy WMS, kierownik magazynu zyskuje możliwość prowadzenia inwentaryzacji ciągłej, która pozwala kontrolować dostępne zapasy, ich dokładną lokalizację, rodzaj jednostki ładunkowej itp.

Zrzut ekranu przedstawiający oprogramowanie Easy WMS z listą zapasów dostępnych w magazynie
Zrzut ekranu przedstawiający oprogramowanie Easy WMS z listą zapasów dostępnych w magazynie

3. Przykład inwentaryzacji w magazynie automatycznym

Firma Conservas Márquez postanowiła całkowicie zautomatyzować swoją logistykę z myślą o realizacji zakładanych planów rozszerzenia działalności. Okazało się, że po zwiększeniu tempa produkcji jej magazyn jest zbyt mały, dlatego firma zdecydowała się zbudować automatyczny magazyn samonośny o pojemności 30 000 palet, zarządzany przez oprogramowanie Easy WMS. 

Proces inwentaryzacji przebiega niemal tak samo, jak w przypadku nieautomatycznego systemu magazynowego, jednak operatorzy nie muszą już ręcznie odczytywać kodów kreskowych towaru. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu stanowiska kontroli przyjęć, które odpowiada za sprawdzenie stanu palet, odczyt kodów 128 (kodów kreskowych) poszczególnych produktów oraz wysłanie danych do systemu WMS (który z kolei przesyła je do bazy danych systemu ERP).

Wraz z każdym przyjęciem i wydaniem artykułu z magazynu za pomocą przenośników paletowych następuje rejestracja zmiany liczby sztuk dostępnych w magazynie: liczba przyjętych artykułów, ostateczna liczba sztuk opuszczających magazyn oraz liczba pozostałych zapasów. Umożliwia to pełną identyfikowalność produktów w łańcuchu dostaw. Proces ten zapewnia większe bezpieczeństwo towaru, lepszą kontrolę nad ewentualnym ryzykiem i gwarancję jakości procesów oraz samych produktów. Dzięki szeroko zakrojonej automatyzacji magazynu firma Conservas Márquez dysponuje inwentaryzacją ciągłą, aktualizowaną w czasie rzeczywistym.

Stanowiska kontroli przyjęć pozwalają automatycznie aktualizować stan zapasów w magazynie
Stanowiska kontroli przyjęć pozwalają automatycznie aktualizować stan zapasów w magazynie

WMS – najlepszy przyjaciel zapasów

Zarządzanie stanem magazynowym to jeden z najważniejszych filarów łańcucha dostaw. Wiedza dotycząca liczby artykułów, jaką firma powinna posiadać w magazynie, poprawia płynność wykonywanych czynności i zapobiega przerwom i opóźnieniom.

Oprogramowanie Easy WMS firmy Mecalux umożliwia stałą aktualizację inwentaryzacji. Oferuje ponadto szereg różnych modułów, jak na przykład Store Fulfillment, dzięki któremu zsynchronizujesz zapasy swojego magazynu z zapasami sklepów stacjonarnych. Umożliwi to powiązanie inwentaryzacji z ewidencją sprzedaży, a zatem przy każdorazowej sprzedaży artykułu system odliczy go od stanu magazynowego. Skontaktuj się z nami, a zaprezentujemy Ci poszczególne funkcjonalności naszego oprogramowania i doradzimy, jak system Easy WMS może pomóc Ci kontrolować zapasy w czasie rzeczywistym.