Jak obliczyć i obniżyć koszty zapasów?

Każda firma realizująca operacje logistyczne mierzy się z kosztami związanymi z obsługą zapasów. Aby zapewnić rentowne działanie przedsiębiorstwa, należy znać wysokość tych kosztów oraz utrzymywać je pod kontrolą.  

Czym są koszty zapasów?

Na koszty zapasów składają się wydatki związane z nabywaniem, składowaniem i obsługą asortymentu w ciągu jego cyklu życia. Nie ograniczają się jedynie do procesu produkcji lub zakupów, obejmują też inne aspekty jak przestrzeń składowania, personel lub straty magazynowe. Trafna prognoza zapasów – w zakresie ich całkowitej wartości oraz składu – jest kluczowa dla zaspokojenia popytu.

Koszty związane z zapasami

Wyróżnia się trzy kategorie wydatków związanych z całkowitym kosztem zarządzania zapasami:

• Koszt zamówienia. Wszystkie zlecenia zakupu, bez względu na ich wielkość, mają określoną cenę, a zatem wiążą się z kosztem, dlatego należy monitorować zamówienia, faktury, koszty robocizny oraz koszty transportu i przetwarzania.
• Koszt składowania. To kwota, którą firma płaci za przechowywanie swoich zapasów w magazynie – swoim lub firmy zewnętrznej.
• Koszt wyczerpania zapasów. Odzwierciedla potencjalne straty, z którymi może mierzyć się firma w przypadku wyczerpania zapasów. Jeśli zabraknie artykułu, którego szuka klient, może on zaniechać zakupu lub zrobić zakupy w innym miejscu. Dlatego też niektóre firmy decydują się na przechowywanie zapasu bezpieczeństwa na wypadek niespodziewanych zdarzeń.

Stałe i zmienne koszty zapasów

Przed obliczeniem i oceną, jak zoptymalizować koszty zapasów, należy zrozumieć, czym są koszty stałe i zmienne oraz czym się różnią:

• Koszty stałe. Obejmują wszystko, co nie ma bezpośredniego związku ze składowanym zapasem. Przykładem tego rodzaju kosztów zapasów są m.in. koszty osobowe, wartość infrastruktury, a także narzędzi i nakładów niezbędnych do funkcjonowania instalacji.
• Koszty zmienne. Rosną proporcjonalnie do poziomu zapasów. Pokrywają koszty związane z pobieraniem, pakowaniem i transportem produktów. Jeśli logistyka jest zlecana na zewnątrz, koszty te mogą obejmować na przykład opłatę pobieraną przez dostawcę usług za paletę.

Obliczanie kosztu zapasów

Do obliczenia kosztu zapasów potrzebna jest znajomość kosztu kapitału, ryzyka i usług magazynowych, które firma  musi ponieść. 

• Koszt kapitału. Koszty ponoszone przez firmę, która pożyczyła pieniądze na zakup surowców lub produktów. Mogą się różnić w zależności od stóp procentowych.
• Koszty ryzyka zapasu. Podobnie jak w przypadku utraty wartości zapasów, odnosi się do strat spowodowanych starzeniem się produktów, pożarami, kradzieżami czy wszelkiego rodzaju nieaktywnymi zapasami.
• Koszty usług magazynowych. Wiążą się z transportem i obsługą towaru.

Po zidentyfikowaniu tych kosztów możliwe jest zastosowanie wzoru na koszt zapasów:

• Koszt zapasów to suma inwestycji w surowce lub produkty, kosztów kapitału, ryzyka i usług magazynowych.

Sposoby zmniejszenia kosztów zapasów

Chociaż zawsze wiążą się z tym koszty, jednym z najskuteczniejszych sposobów ich minimalizacji jest stosowanie systemu zarządzania magazynem, ponieważ tego rodzaju oprogramowania monitorują zapasy firm. Easy WMS – system zarządzania magazynem Mecaluxu – odpowiada za inteligentne przypisywanie miejsc składowania, kategoryzowanie zadań i automatyzację przepływów informacji. Ponadto integruje się z wiodącymi na rynku systemami ERP oraz różnorodnymi rozwiązaniami z zakresu robotyki i automatyzacji w ramach intralogistyki. Wyróżnia są również następujące metody obniżenia kosztów zapasów:

• Lepsze prognozowanie popytu. Im więcej informacji dotyczących zamiarów zakupowych konsumentów jest dostępnych, tym łatwiejsze będzie ograniczenie ogólnego zapotrzebowania na zapasy, aby zapewnić szybką i niezawodną obsługę.
• Systematyzacja zarządzania danymi. Systemy zarządzania magazynem działają jak mózg instalacji i pozwalają zrezygnować z ręcznego gromadzenia danych, co minimalizuje ryzyko popełniania błędów.
• Automatyzacja procesów. Rozwiązania automatyczne dla operacji wejścia, składowania i wyjścia produktów zwiększają wydajność, szybkość i bezpieczeństwo realizacji procesów.
• Wdrożenie systemu just-in-time. Ta opcja polega na składowaniu niezbędnej ilości towaru lub surowców w danej przestrzeni i czasie, bez gromadzenia nadwyżki zapasów. Wśród jej zalet wyróżnia się zmniejszenie ryzyka starzenia się artykułów, jednak do poprawnego działania metoda ta wymaga optymalnej koordynacji.
• Wymagająca postawa wobec dostawców. Zaleca się, by partnerzy biznesowi stosowali te same dobre praktyki co firma i dostarczali produkty w ustalonym terminie, wywiązując się ze swoich zobowiązań. Ostatecznym celem jest oferowanie klientom usług wysokiej jakości.

Kontroluj koszty zapasów z pomocą Mecaluxu

Magazyny lub centra dystrybucji stanowią serce łańcucha dostaw, należy zadbać o ich wydajne działanie i monitorować realizowane w nich działania, aby zapewnić przewagę konkurencyjną. W tym celu zaleca się zautomatyzować najczęściej wykorzystywane obszary obiektów jak strefy przyjęć i wysyłki.

Easy WMS skutecznie zarządza operacjami logistycznymi w ponad 1100 magazynach w 36 krajach i maksymalnie zwiększa wydajność łańcucha dostaw firm. Jesteśmy ekspertami w zakresie automatyzacji i kontroli magazynów, a za pomocą Easy DOM zapewniamy pełną widoczność zapasów dużym sieciom dystrybucyjnym. Skontaktuj się z nami – podzielimy się z Tobą naszym wieloletnim doświadczeniem w zakresie intralogistyki, które budujemy od 1966 roku.