Oprogramowanie do zarządzania zapasami to logistyczne narzędzie informatyczne służące m.in. do rejestrowania przyjęć i wydań ładunków magazynie

Oprogramowanie do zarządzania zapasami rozwijające się wraz z firmą

12 maj 2022

Oprogramowanie do zarządzania zapasami umożliwia ścisłą kontrolę stanów magazynowych. Do jego podstawowych funkcji należy rejestracja poszczególnych produktów wraz z miejscem ich składowania oraz zapisywanie historii przyjęć i wydań z magazynu.

Oprogramowanie to jest niezbędnym narzędziem w niemal każdym obiekcie logistycznym – bez niego trudno uniknąć błędów obniżających wydajność pracy. Wybór odpowiedniego programu do zarządzania ma wpływ na działalność przedsiębiorstwa, a tym samym na jakość obsługi klienta.

Kiedy warto stosować oprogramowanie do zarządzania zapasami

Wyspecjalizowane oprogramowanie magazynowe to ogromny krok naprzód względem zarządzania zapasami przy użyciu kartki i ołówka czy nawet standardowego pakietu biurowego (inwentaryzacja w Excelu). Oprogramowanie do zarządzania stanem magazynowym pozwala zwiększyć wydajność procesów logistycznych, takich jak przyjmowanie dostaw i wydawanie towarów, a także usprawnić inwentaryzację oraz planowanie zaopatrzenia.

Podstawową zaletą programów tego typu jest możliwość ścisłego kontrolowania zapasów oraz identyfikowalność produktów dzięki rejestracji przyjęć i wysyłek. Oprogramowanie na bieżąco kontroluje poziom zapasów, ułatwiając tym samym prowadzenie inwentaryzacji cyklicznych, wyznaczanie punktów zamawiania czy zapasu maksymalnego poszczególnych produktów z uwzględnieniem popytu, danych historycznych i innych kryteriów określonych przez kierownika magazynu. Dodatkowym ułatwieniem jest bieżące wskazywanie stanu zapasów, dzięki czemu w każdej chwili można sprawdzić, ile sztuk produktu jest dostępnych w magazynie. W ten sposób łatwiej uchronić się przed ryzykiem braku zapasów w magazynie.

Oprogramowanie do zarządzania zapasami może współpracować z czytnikami kodów kreskowych, co znacząco usprawnia przyjmowanie dostaw
Oprogramowanie do zarządzania zapasami może współpracować z czytnikami kodów kreskowych, co znacząco usprawnia przyjmowanie dostaw

Istotne funkcje przy wyborze oprogramowania do zarządzania zapasami

Nowe trendy konsumenckie komplikują pracę magazynu. Mowa przede wszystkim o rosnącej popularności handlu elektronicznego i darmowych zwrotach zamówień, które zmuszają przedsiębiorców do poszerzania oferty, a to z kolei podnosi złożoność procesów logistycznych. Klienci oczekują skrócenia terminów dostaw, w związku z czym coraz więcej firm decyduje się na decentralizację logistyki i rozłożenie działalności na kilka magazynów.

Sprawne zarządzanie w tej sytuacji wymaga stosownego oprogramowania, które będzie można rozbudowywać o dodatkowe funkcje w miarę rozwoju firmy. Programy, które obok kontroli zapasów oferują także możliwość zarządzania pracą obiektu, to systemy zarządzania magazynem (w skrócie WMS). Poza wspomaganiem inwentaryzacji systemy WMS pozwalają na rejestrowanie szczegółowych danych dotyczących składowanych towarów. Przyspiesza to realizację poszczególnych czynności magazynowych. Omówmy pokrótce najważniejsze funkcje systemu WMS:

Zarządzanie składowaniem

Oprogramowanie może współpracować z kolektorem danych lub czytnikiem kodów QR, co znacznie ułatwia przyjmowanie i wydawanie towarów. Niektóre systemy są wyposażone w dodatkowe funkcje usprawniające kompletację grupową czy organizację zapasów według z góry określonych kryteriów logistycznych, jak np. rotacja. 

Zarządzanie sprzedażą internetową

Standardowy program do zarządzania powinien ułatwiać kontrolę stanu magazynowego. Zaawansowany system WMS posiada dodatkowe funkcje, które pozwalają ograniczyć liczbę błędów popełnianych przy kompletacji i wysyłce zamówień. W przypadku przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż internetową niezbędna jest automatyczna aktualizacja oferty dostępnej na platformach handlowych typu Amazon czy Ebay oraz w sklepach, takich jak Shopify czy WooCommerce. W tym celu warto zaopatrzyć się np. w opracowany przez Mecalux moduł Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration.

Zarządzanie wieloma sklepami lub magazynami

Przy wyborze oprogramowania warto też zwrócić uwagę, czy pozwala ono na zarządzanie zapasami w kilku obiektach logistycznych. Systemy WMS umożliwiają koordynację procesów logistycznych, takich jak zaopatrywanie sklepów stacjonarnych czy transport towarów między różnymi obiektami. Takie możliwości daje np. Easy WMS marki Mecalux. 

Zarządzanie wysyłkami

Handel elektroniczny wymaga sprawnej organizacji procesów ostatniej mili, czyli wysyłki zamówień do klientów, ponieważ każdy błąd popełniony na tym etapie może zaszkodzić wizerunkowi firmy. Skalowalne oprogramowanie oprócz rejestracji przyjęć i wydań z magazynu powinno umożliwiać organizowanie wysyłek według tras przewozu (jak program dla spedycji Multi Carrier Shipping firmy Mecalux).

Rejestrowanie wskaźników KPI dotyczących zapasów

Wszelkie istotne decyzje powinny być podejmowane na podstawie twardych danych. System WMS rejestruje wskaźniki KPI dotyczące rzeczywistej wydajności magazynu, m.in. wielkość zapasów, współczynnik przygotowanych zamówień itp. Dzięki tym informacjom można podejmować trafne decyzje, mając pełny obraz sytuacji w obiekcie logistycznym.  

System magazynowy zapewnia ścisłą kontrolę zapasów i umożliwia automatyzację innych procesów logistycznych
System magazynowy zapewnia ścisłą kontrolę zapasów i umożliwia automatyzację innych procesów logistycznych

System WMS – oprogramowanie do kompleksowego zarządzania zapasami

Logistyka 4.0 pokazuje, że cyfryzacja to najlepszy sposób na uniknięcie błędów w zarządzaniu zapasami i procesami. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie zaawansowanych programów, np. systemu WMS. Informatyczny system magazynowy, oprócz ścisłej kontroli zapasów i identyfikowalności produktów, oferuje wiele dodatkowych funkcji ułatwiających m.in. kompletację falową, kitting, zarządzanie dostawami i wysyłkami oraz wyznaczanie i optymalizację tras przewozu.

System Easy WMS można rozszerzyć o dodatkowe moduły, które usprawniają realizację następujących zadań:

  • Zarządzanie przydziałem artykułów do lokalizacji – slotting w magazynie.
  • Organizacja procesów wysyłkowych (pakowanie, etykietowanie i nadawanie) ─ Multi Carrier Shipping Software.
  • Koordynacja współpracy magazynu ze sklepami stacjonarnymi Store Fulfillment
  • Aktualizacje oferty produktów dostępnych w poszczególnych sklepach internetowych ─ Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration. 

Rent a Book – wydajne zarządzanie zapasami dzięki systemowi Easy WMS

Prowadzenie działalności przez internet znacznie komplikuje proces zarządzania zapasami. Dzieje się tak z powodu krótkich terminów dostawy, możliwości darmowego zwrotu towarów oraz zamówień na wiele różnych produktów. Cyfrowa kontrola zapasów w magazynie pozwala usprawnić proces kompletacji. Mając to na uwadze, belgijska wypożyczalnia książek Rent a Book zleciła firmie Mecalux wdrożenie systemu Easy WMS w magazynie w Enghien (Belgia). Działalność Rent a Book charakteryzuje się silną sezonowością – latem zdarza się, że trzeba przygotować do wysyłki nawet 1000 zamówień dziennie.

„Inwestycja w Easy WMS była strzałem w dziesiątkę. Od momentu uruchomienia systemu udało nam się znacznie skrócić czas przygotowania zamówień i ograniczyć liczbę pomyłek, które podnosiły koszt obsługi. Doceniamy w szczególności szybkość działania systemu oraz jego elastyczność, dzięki której dostosowaliśmy go do metod pracy naszego magazynu i oferowanych produktów”, mówi Grégory Bastieans, kierownik projektu w firmie.

System magazynowy marki Mecalux pozwolił wyeliminować błędy we wszystkich procesach logistycznych firmy Rent a Book, a zwłaszcza w zarządzaniu zapasami. „Dzięki Easy WMS pracownicy nie muszą zastanawiać się, gdzie szukać konkretnych produktów – system podpowiada im, dokąd mają się udać i ile artykułów pobrać z półki. Polecenia są tak dokładne, że nie ma mowy o jakiejkolwiek pomyłce przy kompletacji zamówień”, przekonuje Grégory Bastieans. 

Aby dodatkowo usprawnić etap wysyłki zamówień, Mecalux rozszerzył system o moduł Multi Carrier Shipping Software. Pozwala on dostosować poszczególne zamówienia do indywidualnych wymagań klienta i ułatwia współpracę z firmą kurierską BPost.

Większa wydajność magazynu dzięki oprogramowaniu do zarządzania zapasami

Standardowe oprogramowanie magazynowe umożliwia monitorowanie przyjęć i wydań, ułatwia prowadzenie inwentaryzacji okresowych oraz koordynację podstawowych czynności magazynowych. To jednak nie zawsze wystarcza. Przykładowo do automatyzacji zarządzania zestawami produktów lub cross-dockingu niezbędne jest wdrożenie systemu zarządzania magazynem.

Nowe trendy rynkowe, takie jak wysyłka w 24 godziny, możliwość darmowego zwrotu produktów czy przenoszenie działalności logistycznej w pobliże wielkich aglomeracji, zmuszają przedsiębiorców do inwestowania w zaawansowane oprogramowanie, które pozwoli stawić czoła wyzwaniom logistyki 4.0.

Program Easy WMS można z łatwością dostosować do specyfiki każdej działalności, począwszy od handlu elektronicznego, poprzez operatorów logistycznych obsługujących wielu klientów, aż po zaopatrzenie linii produkcyjnych. Już ponad 1000 obiektów w 36 krajach świata na co dzień korzysta z naszego oprogramowania, dzięki czemu działają sprawniej i szybciej. Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści zaproponują najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.