List przewozowy w transporcie towarów

List przewozowy jest kluczowym dokumentem w handlu międzynarodowym. Pełni funkcję umowy transportowej, a także gwarantuje przestrzeganie norm oraz bezpieczny przewóz towarów.

List przewozowy – co to jest?

List przewozowy jest dokumentem prawnym zawierającym informacje o wysyłanych towarach. Pełni funkcję umowy dotyczącej przesyłki produktów, obejmującej dane dystrybuowanych artykułów, przewoźników, odbiorców i warunków transportu.

Taka umowa transportowa dołączana jest do towaru i dostarczana jest razem z nim do klientów. Może zawierać następujące dane:

• miejsce i data wysyłki;
• planowane miejsce dostawy;
• dane i adres nadawcy, adresata i przewoźnika towaru;
• rodzaj towaru i opakowania;
• liczba paczek;
• waga towaru;
• instrukcje dla służb celnych;
• koszty transportu;
• uwagi dotyczące płatności przy odbiorze, jeśli dotyczy.

Przykładowy list przewozowy

Poniżej przedstawiamy przykładowy list przewozowy, który może służyć jako szablon. To model generyczny, dlatego niektóre pola mogą różnić się w zależności od rodzaju przesyłki.

Ten dokument prawny zazwyczaj wydawany jest w trzech kopiach: jedną przeznaczoną dla nadawcy transportu, druga dla przewoźnika, a ostatnia dołączana jest do przesyłanych towarów i trafia z nimi do klienta.

Elektroniczny list przewozowy

W ostatnich latach na popularności zyskały elektroniczne listy przewozowe. Jest to format cyfrowy, który umożliwia wymianę informacji między nadawcą, przewoźnikiem a adresatem. Ponadto umożliwia szczegółowe rejestrowanie online całego procesu transportu produktów.

Po wydaniu towaru z magazynu firma oraz przewoźnik mogą dysponować dokumentacją w wersji elektronicznej, dzięki czemu nie muszą mieć przy sobie dokumentów w wersji drukowanej. List może zostać podpisany elektronicznie, co umożliwia natychmiastowy dostęp do danych, pozwalając klientom monitorować i sprawdzać status przesyłki w czasie rzeczywistym.

Kto wystawia list przewozowy?

Odpowiedzialność za wydanie listu przewozowego zazwyczaj leży po stronie nadawcy towaru, czyli firmy lub osoby, która wysyła produkty za pośrednictwem firmy transportowej.

Jednakże, kto ma obowiązek sporządzenia listu przewozowego? Zagadnienie to budzi pewnie wątpliwości, gdyż w pewnych przypadkach firma przewozowa również może wydać dokument, jeśli realizuje konkretną usługę lub pełni rolę agenta morskiego.

Niezależnie od tego, kto wydaje dokument, kluczowe jest, by list przewozowy zawierał wszystkie wymagane dane, aby zapewnić bezpieczną i sprawną wysyłkę towarów. Należą do nich opis, liczba produktów, waga, deklarowana wartość i warunki transportu.

Kiedy list przewozowy nie jest wymagany?

List przewozowy nie jest obowiązkowy m.in. w takich przypadkach jak: 

• prywatny transport towarów za pomocą własnych pojazdów;
• transport dóbr użytku osobistego, np. w przypadku przeprowadzek;
• usługa transportu przesyłek w obrębie miasta lub regionu, bez przekraczania granic;
• transport towarów o wartości niższej niż 150 euro.

W każdym przypadku zalecane jest sprawdzenie obowiązujących przepisów.

Zastosowanie listu przewozowego

List przewozowy odgrywa istotną rolę w transporcie towarów. Wynika to z tego, że w zakresie zarządzania logistyka pełni różne funkcje, takie jak:

• Formalna umowa. Pełni funkcję formalnej umowy między nadawcą a przewoźnikiem, określającej warunki świadczenia usługi transportu krajowego (krajowy list przewozowy) i międzynarodowego (międzynarodowy list przewozowy). Taka umowa reguluje relację biznesową i zapewnia, że obie strony rozumieją swoje zobowiązania.
• Oficjalne potwierdzenie odbioru. Potwierdza, że towar został przekazany zgodnie z ustalonymi warunkami. Poprzez złożenie podpisu przewoźnik przejmuje odpowiedzialność za ładunek. Do tej dokumentacji należy się odwoływać w wypadku wszelkich sporów lub roszczeń.
• Dowód własności. W niektórych sytuacjach dokument ten może nawet stanowić dowód własności towarów w trakcie transportu, co jest szczególnie ważne w przypadku międzynarodowych operacji handlowych lub transportu towarów, co do których prawa własności zmieniają się w trakcie tranzytu.
• Monitorowanie oraz identyfikowalność. List przewozowy zapewnia identyfikowalność i  umożliwia monitorowanie przesyłki w obrębie łańcucha dostaw, zapewniając szczegółowe informacje o pochodzeniu, miejscu docelowym, liczbie produktów i stanie towaru.

W magazynie list przewozowy jest dokumentem, który podczas przyjęcia towaru służy do sprawdzenia liczby, stanu i opisów artykułów dostarczanych do instalacji logistycznej. Dzięki skrupulatnej kontroli produktów przyjmowanych i wydawanych z magazynu firmy mogą usprawnić zarządzanie asortymentem.

Cyfryzacja – kluczowy element transportu towarów

Cyfryzacja odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu wydajności i zgodności z przepisami w zakresie transportu towaru. Do generowania listów przewozowych wykorzystuje się narzędzia takie jak systemy zarządzania magazynem (WMS), które poprzez optymalizację operacji logistycznych minimalizują liczbę błędów popełnianych podczas dystrybucji produktów. Rozwiązania jak Easy WMS Mecaluxu wyróżniają się poprzez usprawnienie zarządzania zapasami.

System WMS wysyła personelowi instrukcje, dzięki czemu gwarantuje, że każde zamówienie będzie zawierało wszystkie nabyte przez klientów artykuły. Ponadto automatycznie rejestruje szczegółowe informacje potrzebne do uzupełnienia listu przewozowego jak opis, liczba artykułów, waga czy warunki transportu towaru. System magazynowy generuje również raporty wysyłki, stanowiące podsumowanie każdego wysyłanego zamówienia. To rozwiązanie pozwala oszczędzić czas oraz zmniejszyć liczbę błędów, co przekłada się na usprawnienie i większe bezpieczeństwo zarządzania wysyłkami.

Zespół specjalistów Mecaluxu odpowie na wszelkie wątpliwości związane z optymalizacją zarządzania wysyłkami i wdrożeniem cyfrowych rozwiązań jak WMS w celu usprawnienia logistyki. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak nasze rozwiązania mogą odmienić działanie Twojego magazynu.