Przyjęcie towaru do magazynu: przebieg procesu i możliwości jego usprawnienia

Przyjęcie towaru do magazynu to pierwszy etap realizacji procesu magazynowania. Jego prawidłowy przebieg pozwala zoptymalizować koszty operacyjne oraz zminimalizować ryzyko pojawienia się „wąskiego gardła” i związanych z tym opóźnień. Wystąpienie jakichkolwiek problemów będzie mieć wpływ na kolejny etapy obsługi ładunków w magazynie i ogólną wydajność zarządzania zapasami, co w rezultacie znajdzie odzwierciedlenie w produktywności całego obiektu.

Przyjęcie towaru do magazynu to nie jest tylko odbiór ładunków od dostawców. To bardziej złożony proces, w którym możemy wyróżnić następujące etapy:

Przebieg procesu przyjęcia towaru do magazynu

1. Planowanie zadań

Prawidłowe określenie ilości towarów, które mają zostać przyjęte do magazynu, oraz zaplanowanie tego procesu jest kluczowym elementem pozwalającym zapobiec powstaniu „wąskiego gardła” w strefie przyjęć. Powinien być on ściśle skoordynowany z funkcjonowaniem reszty łańcucha dostaw, co ma szczególne znaczenie w przypadku stosowania metody cross-docking.

Zorganizowanie dobrej komunikacji pomiędzy przewoźnikami, dostawcami, dystrybutorami i magazynem zapewni płynny przebieg procesu, zmniejszy ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji oraz pozwoli dostarczyć operatorom odpowiedzialnym za przyjęcie towaru wszystkich niezbędnych do pracy informacji jeszcze przed przyjazdem samochodów ciężarowych.

2. Wyładunek towarów w dokach przeładunkowych

Rozładunek towarów odbywa się w dokach przeładunkowych. Stąd trafiają one do strefy przyjęć, a następnie do obszaru konsolidacji lub są bezpośrednio kierowane do strefy magazynowej obiektu. Na tym etapie należy szczególnie zadbać o jak najlepsze przeszkolenie pracowników, którzy zajmują się rozładunkiem ciężarówek. Dzięki temu proces ten przebiegnie szybko i sprawnie, a odpowiednio przygotowana kadra operatorów będzie potrafić skutecznie działać w przypadku nieplanowanych zdarzeń.

3. Weryfikacja i kontrola jakości towarów

Po wyładowaniu towaru z ciężarówek powinien on przejść procedury kontrolne. Przede wszystkim wymagana jest weryfikacja list awizacyjnych z listami przewozowymi i stanem faktycznym dostaw (liczba dostarczonych produktów, ich charakterystyka itp.). Kolejny krok to kontrola stanu fizycznego ładunków w celu wykrycia ewentualnych uszkodzeń. W zależności od rodzaju przyjmowanego towaru może być wymagane przeprowadzenie jego bardziej szczegółowej weryfikacji. Dotyczy to np.:

• przyjęcia surowców;
• przyjęcia produktów z łańcucha chłodniczego (żywność, farmaceutyki);
• przyjęcia towarów niebezpiecznych: w tym przypadku obowiązkowe jest sprawdzenie zgodności otrzymanych produktów z regulacjami dotyczącymi ich obsługi.

Jeśli magazyn regularnie obsługuje ładunki, które będą wymagać dodatkowej kontroli, zaleca się przygotowanie odrębnej strefy na przeprowadzenie tych czynności. Zapobiegnie to ewentualnym spowolnieniu obsługi ładunków, które mogą zostać skierowane do kolejnego etapu procesu przyjęcia towaru.

Gdy ładunki dostarczane są z wykorzystaniem europalet, warto rozważyć automatyzację procesu weryfikacji i kontroli. Zainstalowanie pętli przenośników przemysłowych oraz stanowiska kontroli rozmiarów, wagi i stanu palet przyspieszą przebieg całej operacji.

4. Etykietowanie, konsolidacja i magazynowanie

W trakcie przyjęcia towaru do magazynu należy się upewnić, że każdy ładunek zostanie odpowiednio oznaczony i zarejestrowany. Identyfikowalność składowanych produktów jest podstawowym elementem optymalnie funkcjonującego magazynu, dlatego ich etykietowanie powinno się odbywać zarówno w magazynach tradycyjnych, jak i tych, które są obsługiwane przez system WMS. W ten sposób przedsiębiorstwo otrzymuje pełny i klarowny obraz stanu zapasów na magazynie oraz może zapewnić odpowiedni przepływ towarów zgodnie z ich charakterystyką lub wymaganiami, na przykład:

• towary niespaletyzowane: muszą zostać skonsolidowane i zarejestrowane przed przyjęciem do strefy składowania;
• zwroty: w tym wypadku należy wdrożyć procedury dotyczące logistyki odzysku. Temat ten omówiliśmy dokładniej w tym artykule;
• przyjęcie produktów nieawizowanych: firma powinna posiadać opracowany plan działania na sytuacje wyjątkowe, na przykład otrzymanie produktów, które nie występują w dostarczonej dokumentacji, lub przybycie niezapowiedzianych dostaw.

Na tym etapie przyjęcia towarów do magazynu niezmiernie pomocne jest korzystanie z systemu zarządzania magazynem WMS. Jego funkcjonalności ułatwiają przebieg etykietowania ładunków i pozwalają śledzić je na każdym etapie procesu magazynowania.

Jak usprawnić proces przyjęcia towaru do magazynu

Przyjęcie towaru do magazynu może zostać usprawnione na wiele sposobów. Oto kilka wskazówek, które zapewnią płynny i efektywną realizację dostarczania ładunków do magazynu.

Realizowanie procesu przyjęcia towaru w zgodzie z możliwościami układu magazynu

Układu logistyczny obiektu składowania oraz przyjęcie towaru to dwa zagadnienia, które muszą zostać dokładnie przeanalizowane już na wstępnych etapach projektowania magazynu. Z jednej strony konstrukcja budynku uwarunkowuje sposób przeprowadzania przyjęcia ładunków, z drugiej natomiast potrzeby firmy odnośnie do rodzaju obsługiwanego towaru będą mieć wpływ na projekt magazynu. Oto trzy przykłady sytuacji, w których uwidacznia się obustronny wpływ tych elementów:

• typ samochodów ciężarowych, które dostarczają towar, może wpłynąć na sposób ich obsługi i zlokalizowanie doków przeładunkowych;
• rodzaj produktów przyjmowanych do magazynu ma wpływ na rozmieszczenie stref kontrolnych i buforowych;
• ilość dostarczanego towaru determinuje wymaganą liczbę dostępnych miejsc.

Zautomatyzowanie działań w strefie przyjęcia

Rozwój firmy najczęściej wiąże się z obsługą większego stanu zapasów w magazynie. Stawia to także nowe wyzwania w realizacji procesu przyjęcia towarów. Zaniedbanie odpowiedniego planowania przebiegu tego etapu może wiązać się z powstawaniem „wąskich gardeł”, a w konsekwencji zakłóceniem działania całego łańcucha dostaw.

Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na automatyzację czynności związanych z przyjęciem towarów do magazynu. Jest to szczególnie popularne rozwiązanie w sytuacjach, w których przyjmowane ładunki są ustandaryzowane i mają te same rozmiary oraz charakterystykę (na przykład magazyn, do którego trafiają określone towary z zakładów produkcyjnych).

Magazyn automatyczny zwiększa efektywność wykonywanych operacji, a w przypadku przyjęcia towaru zmniejsza obciążenie pracą magazynierów, którzy w ten sposób mogą zostać skierowani do wykonywania innych zadań.

Ustandaryzowanie przebiegu przyjęcia towaru

Im bardziej ustandaryzowane proces przyjęcia towaru, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia nieoczekiwanych sytuacji. Pod tym względem warto powierzyć nadzór nad jego przebiegiem systemowi zarządzania magazynem WMS. Wyeliminuje to potrzebę posługiwania się papierową dokumentacją, a dzięki zastosowanemu oprogramowaniu prostsze stanie się kontrolowanie każdego elementu mającego wpływ nie tylko na przyjęcie towaru do magazynu, ale na realizację całego procesu magazynowania.

Oto przykładowe czynności związane z etapem przyjęcia towaru, które można zoptymalizować z wykorzystaniem systemu WMS:

• prognozowanie przyjmowanych zapasów;
• rejestracja ładunków;
• etykietowanie;
• wyznaczanie miejsca składowania.

Przyjęcie towarów w magazynie to istotny proces dla każdego przedsiębiorstwa, bez względu na branżę, w której działa. Jego płynna realizacja zapewni szybki przepływ ładunków i zwiększy wydajność funkcjonowania całego magazynu. Jest to złożony proces, na prawidłowy przebieg którego składa się zorganizowana i skoordynowana współpraca operatorów, urządzeń oraz systemu WMS.

Jeśli szukasz rozwiązań technologicznych, które pomogą usprawnić procesy logistyczne, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci chętnie udzielą Ci pomocy