Stockout – definicja i sposoby zapobiegania

Stockout może wiązać się z wieloma negatywnymi konsekwencjami dla firmy, między innymi opóźnieniami w dostawach i produkcji czy też negatywnymi doświadczeniami klientów.

Czym jest stockout?

Stockout, innymi słowy brak zapasów, to sytuacja, w której dochodzi do wyczerpania zapasów danego produktu lub surowca w którymś z ogniw łańcucha dostaw, co może zahamować możliwości produkcyjne firm, a w efekcie mieć negatywny wpływ na poziom zadowolenia klientów. W związku z uniemożliwieniem wywiązania się ze swoich zobowiązań przez firmę, tego typu zdarzenia mogą wywołać długotrwałe negatywne skutki biznesowe, dlatego koniecznie należy odpowiednio się przygotować, aby zapobiec doprowadzeniu do tego typu skrajnych sytuacji zarówno w magazynach, jak i w punktach sprzedaży.

Stockout – konsekwencje dla firmy

Natychmiastowym skutkiem stockoutu jest utrata części sprzedaży. Jednakże ignorowanie tego problemu, czy zaniechanie podjęcia środków zapobiegawczych może jeszcze bardziej pogłębić niewłaściwe zarządzanie:

• Anulowanie zamówień. Nawet jednokrotna nieterminowa realizacja dostawy może skłonić klientów do szukania alternatywy i zlecenia realizacji usług innym firmom, co może mieć katastrofalne skutki dla przedsiębiorstwa.
• Opóźnienia i zaległości w dostawach. Kiedy konieczne jest odłożenie realizacji zamówień na później, towar zajmuje dodatkowe miejsce w magazynie. Nadmierne nagromadzenie zaległych zamówień może prowadzić do powstawania opóźnień na innych trasach obsługiwanych przez przewoźników.
• Utrata wiarygodności. Dotyka firm działających w branży e-commerce, które zapewniają, że dysponują zapasem danego artykułu, ale ostatecznie nie mogą zrealizować zamówienia. Dostęp do aktualnych informacji o poziomie zapasu danego produktu może uchronić klientów przed rozczarowaniem.
• Dodatkowe koszty. Pilne poszukiwanie nowych dostawców lub korzystanie z usług ekspresowego transportu w celu zniwelowania braku zapasów może doprowadzić do zwiększenia kosztów zaopatrzenia i dystrybucji.

Stockout – wykrywanie i zapobieganie

Zanim dojdzie do sytuacji, która mogłaby okazać się nieodwracalną, można wdrożyć wiele usprawnień, dzięki którym stockout stanie się rzadkością. Zapobieganie temu jest możliwe poprzez wprowadzenie pewnych zmian w funkcjonowaniu firmy, opłacalnych w perspektywie średnio- i długoterminowej.

Wdrożenie inwentaryzacji ciągłej

Wiedza o realizowanych działaniach oraz dokładne monitorowanie wyjść, wejść i miejsc składowania towarów są niezbędne, aby unikać braku zapasów i odpowiadać na potrzeby klientów. Wdrożenie systemu zarządzania magazynem jak Easy WMS pozwala zoptymalizować działanie instalacji bez względu na jej rozmiar. Te specjalistyczne programy mogą połączyć się z systemami ERP w celu skoordynowania działania magazynu z innymi obszarami firmy, stanowiąc istotny element wydajnego funkcjonowania magazynów.

Zaawansowana technologia dla łańcucha dostaw

Automatyzacja przyczynia się do szybszej i bezbłędnej realizacji operacji, co zarazem zapobiega wyczerpywaniu się zapasów. Ponadto zastosowanie Distributed Order Management System jak Easy DOM umożliwia przeprowadzenie szczegółowej konfiguracji reguł przypisywania zamówień i zapewnia pełny wgląd w stan zapasów we wszystkich magazynach, sklepach i węzłach.

Konfigurowanie poziomów zapasu zabezpieczającego

Sposobem na uniknięcie stockoutu jest dysponowanie rezerwową liczbą produktów, czyli zapasem zabezpieczającym, aby móc realizować nieprzewidziane zamówienia. Określenie właściwej liczby produktów może okazać się trudne, jednak WMS dysponuje danymi historycznymi służącymi do oszacowania tej wartości, wykrywania awarii na czas i programowania powiadomień o konieczności uzupełnienia zapasów, zanim dojdzie do ich wyczerpania.

Usprawnienie prognozowania popytu

Aby uniknąć stockoutu, kluczowe jest oszacowanie liczby artykułów lub surowców potrzebnych do sprostania tempu produkcji czy też spełnienia oczekiwań klientów. Wymaga to dobrego prognozowania popytu, a oprócz monitorowania danych w czasie rzeczywistym, uwzględniania również aspektów takich jak historia sprzedaży, rynek, przepisy, sytuacja gospodarcza czy pora roku, aby opracować analizę predykcyjną.

Dywersyfikacja dostawców

Nawet jeśli obecni dostawcy osiągają dobre wyniki, warto z wyprzedzeniem zapoznać się z ofertą innych dystrybutorów produktów i surowców na wypadek, gdyby problem w ich łańcuchach dostaw miał zagrozić sprzedaży lub procesowi produkcji.

Stockout – przyczyny

Wyróżnia się kilka przyczyn występowania stockoutu, niezależnie od stopnia przygotowania się firmy na taką ewentualność:

• Niespodziewany wzrost popytu. Gdy jakiś przedmiot nagle wzbudza niezwykłe zainteresowanie, skompletowanie odpowiedniej liczby sztuk, aby sprostać oczekiwaniom klientów, może okazać się trudne. Przykładem takiej sytuacji jest pandemia Covid-19, kiedy to na całym świecie gwałtownie wzrosło zapotrzebowanie na środki ochrony osobistej, np. maseczki.
• Błędy w zakresie planowania. Ustalenie zbyt niskiego poziomu zapasu zabezpieczającego lub brak wiedzy w zakresie przepływów zakupowych może skutkować sporządzaniem niedoszacowanych czy nadmiernie optymistycznych prognoz.
• Niedokładna inwentaryzacja. Brak dostępu do wiarygodnych i realnych informacji o zapasach w punktach sprzedaży i magazynie utrudnia przewidzenie wyczerpania się zapasów.
• Awarie. Zaniechanie przeprowadzania konserwacji własnych instalacji oraz zasobów dostawców może doprowadzić do braku zapasów. Dlatego też warto powierzyć te prace specjalistom, aby utrzymać centra logistyczne w optymalnym stanie.
• Degradacja. Jeśli przyjęcie, transport lub obsługa materiałów przebiega nieprawidłowo, może dojść do uszkodzenia towaru i uniemożliwienia jego sprzedaży, co mogłoby stanowić potencjalne ryzyko wystąpienia braku zapasów i utraty pieniędzy.
• Nieprawidłowe zarządzanie kapitałem obrotowym. Jeśli kapitał obrotowy zostanie źle obliczony, pokrycie regularnych kosztów operacyjnych lub mierzenie się z nieprzewidzianymi zdarzeniami może okazać się niemożliwe, co mogłoby pogorszyć sytuację firmy.

Stockout – zapobieganie jego występowaniu z pomocą Mecaluxu

Jeśli dążysz do usprawnienia realizacji operacji przy pomocy innowacyjnego zespołu i za wykorzystaniem najnowszych technologii, aby zapobiegać występowaniu stockoutu, specjaliści mogą Ci pomóc. Dzięki ponad 55-letniemu doświadczeniu w branży intralogistyki wiemy, jak zoptymalizować możliwości naszych klientów. Skontaktuj się z nami, a znajdziemy systemy składowania i oprogramowanie, które najlepiej odpowiedzą na potrzeby Twojej firmy.