Zintegrowane rozwiązanie dla magazunu sklepu internetowego Global Freaks

Zintegrowane rozwiązanie dla magazunu sklepu internetowego Global Freaks

Easy WMS firmy Mecalux posiada funkcjonalności odpowiadające na potrzeby magazynu sklepu internetowego

Zintegrowane rozwiązanie dla magazunu sklepu internetowego Global Freaks

Global Freaks, firma z branży e-commerce z siedzibą w miejscowości Igualada koło Barcelony, przeżywa okres dynamicznego rozwoju, który zgodnie z przewidywaniami będzie się utrzymywał. Sprzedająca figurki kolekcjonerskie firma chce świadczyć swoim klientom usługi najwyższej jakości dlatego zdecydowała się na modernizację i digitalizację swojego magazynu. Podjęła w tym obszarze współpracę z Mecalxem, który dostarczył kompleksowe rozwiązanie złożone z regałów półkowych oraz systemu Easy WMS z trzema dodatkowymi modułami odpowiadającymi na potrzeby magazynu e-commerce, m.in. Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration. Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom technologicznym wspierającym dynamiczny rozwój, Global Freaks trzykrotnie zwiększył dzienną liczbę wysyłanych zamówień – z 90 aż do 300 w okresie najbardziej wzmożonej aktywności.

Szeroki wybór figurek kolekcjonerskich

Firma Global Freaks powstała w 2017 roku. Rozpoczęła swoja działalność od sprzedaży figurek Dragon Ball. Z czasem poszerzała katalog oferowanych produktów o coraz to nowe figurki.

Obecnie Global Freaks jest nie tylko sklepem internetowym dla kolekcjonerów figurek, lecz miejscem spotkań miłośników mangi i anime (japoński film animowany) jak np. One Piece, Naruto, Doraemon, Sailor Moon czy Dr. Slump.

Wraz z poszerzaniem asortymentu, zwiększały się także obroty firmy, a co za tym idzie – liczba dziennych zamówień. Wymagało to usprawnienia zaplecza logistycznego. Global Freaks podjął decyzję o gruntowej modernizacji swojego magazynu w oddalonej o 50 km od Barcelony Igualadzie, aby wyposażyć go w nowoczesne rozwiązania, które umożliwiłyby maksymalnie wydajne działanie tego obiektu.

Z magazynu o powierzchni 2000 m2 Global Freaks rozprowadza figurki setkom klientów z wielu krajów (w większości z Hiszpanii). Obecnie w katalogu firmy znajduje się 6000 pozycji asortymentowych. Ich liczba rośnie wraz z wypuszczaniem na rynek nowych figurek. Można je nabyć na platformie eBay, Amazon lub bezpośrednio na stronie internetowej firmy poprzez platformę e-commerce PrestaShop.

Daniel Vizcarra dyrektor zarządzający Global Freaks wyjaśnia: „wcześniej wszystkie operacje magazynowe wykonywaliśmy ręcznie, bez narzędzi informatycznych. Lokalizację figurek znaliśmy na pamięć. Jednak kiedy liczba referencji i zamówień zaczęła rosnąć dotychczasowy system pracy okazał się niewystarczający. Zrozumieliśmy, że potrzebujemy narzędzia informatycznego. Postanowiliśmy zmapować magazyn, aby przedstawiać graficznie jego strefy oraz w prosty i dokładny sposób kontrolować lokalizację każdej z jednostek asortymentowych”, tłumaczy.

Dążąc do realizacji swoich planów, Global Freaks postanowił nawiązać współpracę z Mecaluxem, ponieważ, jak mówi Daniel Vizcarra „to jedyny dostawca systemów magazynowych będący w stanie zintegrować nasz magazyn z platformami, na których sprzedajemy nasze produkty (eBay i Amazon) oraz z platformą PrestaShop obsługującą zamówienia składane przez naszą stronę internetową”.

Rozwiązania logistyczne dla branży e-commerce

Po przeanalizowaniu potrzeb i zapoznaniu się z funkcjonowaniem magazynu Global Freaks, Mecalux zaproponował wyposażenie go w regały półkowe o wysokości 4 m. Daniel Vizcarra wyjaśnia: „zdecydowaliśmy się na to rozwiązanie, ponieważ uznaliśmy je za doskonałe połączenie regałów o zastosowaniu tak domowym, jak i przemysłowym. Ich wysokość i głębokość umożliwiają nam magazynowanie wszystkich figurek, jakie mamy na stanie. Miejsca na regałach można dostosowywać też do rozmiarów i innych cech produktów, a bezpośredni dostęp ułatwia ich obsługę”.

Jednak to, czego Global Freaks potrzebował najbardziej, aby usprawnić swój łańcuch dostaw to system zarządzania magazynem (WMS). Global Freaks wybrał stworzone przez Mecalux oprogramowanie magazynowe Easy WMS jako narzędzie „oferujące precyzyjną kontrolę i pełną identyfikowalność produktów od momentu przyjęcia do magazynu aż do wysyłki. Wcześniej nie dysponowaliśmy takimi możliwościami”, przyznaje Daniel Vizcarra.

Dodatkowo Mecalux zainstalował trzy moduły rozszerzające funkcjonalności oprogramowana Easy WMS, dzięki którym Global Freaks jest w stanie w najkrótszym możliwym czasie i bez pomyłek dostarczyć klientom zamówione produkty.

  • Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration. Ten niedawno stworzony moduł łączy oprogramowanie Easy WMS z głównymi serwisami handlowymi, z których korzysta Global Freaks (eBay, Amazon) oraz z platformą e-commerce PrestaShop. Dzięki niemu jest możliwe synchroniczne zarządzanie stanem magazynowym na wszystkich platformach sprzedażowych w czasie rzeczywistym oraz automatyzacja kompletacji, aby zamówienia jak najszybciej trafiły do klientów.
  • WMS dla e-commerce. Zadaniem tego modułu jest skrócenie czasu przygotowania i wysyłki zamówień. W tym celu klasyfikuje towar składowany w magazynie w sposób logiczny i uporządkowany, co usprawnia pracę operatorów. Ponadto organizuje kompletację zamówień w zależności od tego, czy składają się one z pojedynczego produktu (single-unit), czy z wielu pozycji (multi-unit).
  • Multi Carrier Shipping Software. Ma na celu uproszczenie prac w zakresie pakowania i etykietowania zamówień zgodnie ze standardami firm przewozowych, z którymi współpracuje Global Freaks (na terenie Hiszpanii i Portugalii głównie Correos Express).

Dzięki wdrożeniu tych rozwiązań „znacząco usprawniliśmy pracę. Możemy teraz zrealizować trzy razy więcej zamówień niż dotychczas. Tego lata mimo trudności spowodowanych pandemią pobiliśmy rekord sprzedaży, co pozwala nam sądzić, że w przyszłości wolumen sprzedaży będzie wzrastał. Dzięki Easy WMS firmy Mecalux zamówienia będziemy przygotować i wysłać w możliwie najkrótszym czasie”, ocenia Daniel Vizcarra.

Liczby mówią same za siebie: obecnie z magazynu wysyłanych jest około 300 lub więcej zamówień dziennie, podczas gdy wcześniej firma była w stanie zrealizować maksymalnie 90 zamówień, nawet w dniach szczytowego zapotrzebowania, np. z okazji Black Friday.

Nastąpiła również zmiana tendencji. Wcześniej najwięcej zamówień wpływało w poniedziałki, natomiast obecnie szczyt przypada w środku tygodnia. Easy WMS zarządza całym obiektem, dzięki czemu magazyn jest przygotowany na organizację i optymalizację czynności magazynowych, łatwo dostosowując się do zmian popytu.

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób te trzy moduły oprogramowania Easy WMS usprawniły łańcuch logistyczny Global Freaks.

Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration – sklepy online połączone z magazynem

Klienci mogą kupować figurki Global Freaks poprzez Amazon, eBay lub bezpośrednio na stronie global-freaks.com za pomocą platformy PrestaShop. „W celu dostosowania organizacji naszej logistyki do tej rzeczywistości zaprojektowany przez Mecalux moduł Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration centralizuje wszystkie trzy platformy w jednym panelu, dzięki czemu posiadamy szczegółowe informacje o stanie magazynowym oraz o złożonych zamówieniach”, tłumaczy Daniel Vizcarra.

Oprogramowanie Easy WMS jest w stałej łączności z tymi trzema platformami (w przyszłości może ich być więcej) z dwóch podstawowych powodów:

  • Koordynacja: stan magazynowy podawany na stronach Amazon, eBay oraz Global Freaks jest automatycznie aktualizowany, po złożeniu zamówienia na którejkolwiek z nich.
  • Komunikacja: Amazon, eBay oraz Global Freaks poprzez swoją stronę, mogą informować klientów o statusie ich zamówienia (informacja o wysłaniu i przewidywanym czasie dostawy).

Easy WMS komunikuje się bezpośrednio z trzema platformami sprzedaży, bez konieczności udziału systemu ERP. „Nasz katalog w całości znajduje się na stronie internetowej Global Freaks, a eBay i Amazon pobierają niego informacje za pośrednictwem Easy WMS”, wyjaśnia dyrektor Vizcarra.

Co więcej moduł Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration pomaga spełnić specyficzne wymagania platform Amazon, eBay oraz PrestaShop. Na przykład w przypadku Amazona, wskaźnik błędnych zamówień musi być mniejszy niż 1%, a opóźnienia dostaw nie mogą przekraczać 4%.

Integracja to kluczowa zasada działania procesu logistycznego Global Freaks. Amazon, eBay i PrestaShop informują Easy WMS o zamówieniach złożonych przez klientów, a ten aktualizuje stan magazynowy w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie uwzględnia produkty znajdujące się w magazynie, wyłączając artykuły zamówione (zarówno te już opłacone, jak i kupione na raty). Ta inwentaryzacja obejmuje również produkty z przedsprzedaży (zakupione od pół roku do dwóch lat przed wypuszczeniem na rynek).

Z chwilą złożenia zamówienia na daną figurkę Easy WMS wysyła polecenie natychmiastowego przygotowania jej w magazynie, aby została wysłana w możliwie najkrótszym czasie. Jednocześnie przesyła komunikat odpowiedniej platformie sprzedażowej, aby informacja o zamówieniu dotarła do klienta.

Dzięki modułowi Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration WMS łączy się z platformami Amazon, eBay i PrestaShop. Z jednej strony stan magazynowy podawany na tych stronach jest aktualizowany o zapasy dostępne w magazynie, z drugiej Easy WMS otrzymuje informacje o złożonych zamówieniach i może natychmiast zlecić ich przygotowanie do wysyłki

Daniel Vizcarra, Dyrektor zarządzający Global Freaks

WMS dla e-commerce – przygotowywanie zamówień online

„Jesteśmy sklepem internetowym, dlatego potrzebowaliśmy modułu WMS dla e-commerce, aby skoordynować sprzedaż i wysyłki z zarządzaniem naszym magazynem”, wyjaśnia dyrektor zarządzający Global Freaks.

Moduł ten kontroluje proces przygotowywania zamówień online. Jego zadaniem jest skuteczna organizacja strefy przyjęć, czyli miejsca, gdzie docierają wszystkie dostarczane produkty, głównie z Azji, które Global Freaks sprzedaje i wysyła klientom.

Zgodnie ze wskazaniami modułu WMS dla e-commerce operatorzy pobierają pudełka z każdej przyjętej palety i przy pomocy terminali radiowych odczytują ich kod kreskowy, a Easy WMS automatycznie wskazuje odpowiednie miejsce składowania.

Miejsce to jest przydzielane w oparciu o takie kryteria jak rodzaj czy rotacja produktu. „Stosowana przez nas strategia składowania produktów to składowanie chaotyczne, co oznacza, że produkty nie zawsze są odkładane w to samo miejsce”, wyjaśnia Daniel Vizcarra.

Mimo budzącej wątpliwości nazwy, strategia składowania chaotycznego rządzi się ściśle określonymi regułami. Easy WMS zna dokładną lokalizację każdej figurki w czasie rzeczywistym. Strategia ta ogranicza ryzyko przepełniania stref w magazynie, pozwalając skuteczniej wykorzystać wolne miejsca. „W czasach gdy nasz magazyn nie był jeszcze sterowany informatycznie, figurki porządkowaliśmy tematycznie (np. w jednym korytarzu Dragon Ball, w innym One Piece etc.). Obecnie o miejscu składowania każdego produktu decyduje Easy WMS. I chociaż pozornie panuje chaos, wszystko jest dobrze zorganizowane, a przestrzeń efektywniej wykorzystana”, dodaje Daniel Vizcarra.

Po zidentyfikowaniu każdego produktu i przydzieleniu mu miejsca w magazynie rozpoczyna się kompletacja zamówień. „Zazwyczaj przygotowujemy tę samą liczbą zamówień single-unit co multi-unit, natomiast w szczególnych okresach, takich jak np. Boże Narodzenie wysyłamy więcej tych drugich, pochodzących z zakupów poprzez Amazon”, mówi Daniel Vizcarra.

W tym celu operatorzy przemieszczają się po magazynie zgodnie ze wskazaniami systemu Easy WMS, który informuje, gdzie znajduje się dany produkt oraz w jakiej liczbie został zamówiony. „Wcześniej o błędach przy kompletacji zamówień dowiadywaliśmy się dopiero, gdy klient otrzymywał przesyłkę. Teraz takie sytuacje się nie zdarzają”, przyznaje Daniel Vizcarra.

Zamówienia multi-unit są kompletowane w odpowiednich przegródkach, do których trafiają zakupione przez klienta produkty. Kiedy zamówienie jest kompletne, Easy WMS przesyła operatorowi polecenie przeniesienia wszystkich produktów do strefy pakowania i wysyłek.

Regały z przegródkami są również wykorzystywane jako strefa składowania tymczasowego. Niektóre zamówienia (tak single-unit, jak i multi-unit) trafiają tam w oczekiwaniu na wysyłkę (najczęściej w przypadki zamówień opłacanych na raty, jeżeli brakuje jeszcze decyzji banku).

Z kolei zamówienia single-unit po pobraniu z miejsca składowania trafiają bezpośrednio do strefy pakowania i wysyłek.

Moduł WMS dla e-commerce jest niezbędny dla naszego biznesu online. System kontroluje stan magazynowy i organizuje przygotowywanie zamówień w oparciu o dostępne produkty i zamówienia oczekujące. W efekcie działamy dużo szybciej i wydajniej, przygotowujemy też więcej zamówień bez błędów.

Daniel Vizcarra, Dyrektor zarządzający Global Freaks

Multi Carrier Shipping Software – organizacja wysyłek

Wysyłka zamówień to ostatnia operacja wykonywana w magazynie Global Freaks. Czynność ta musi być dobrze zaplanowana i zorganizowana. Przed załadunkiem na ciężarówki operatorzy pakują i etykietują zamówienia oraz drukują dokumentację przewozową.

Multi Carrier Shipping Software to moduł stworzony z myślą o automatyzacji tych procesów. Program najpierw wysyła operatorom szczegółowe instrukcje na temat sposobu pakowania figurek, przykładowo, czy mogą je umieścić w jednym opakowaniu, czy w kilku.

Następnym krokiem jest etykietowanie zamówień. Multi Carrier Shipping Software drukuje etykietkę na każdą paczkę. Oprogramowanie wie z wyprzedzeniem, jaka firma transportowa zajmie się dystrybucją każdej z paczek, dlatego etykietki są spersonalizowane. Na każdej z nich znajduje się m.in. numer przesyłki (szerzej znany jako tracking numer), dzięki któremu klienci mogą śledzić drogę swojego zamówienia.

Na terenie Hiszpanii (z wyjątkiem Wysp Kanaryjskich, Ceuty i Melilli) oraz Portugalii Global Freaks współpracuje głównie z firmą spedycyjną Correos Express. W przypadku wysyłki zamówienia w inne miejsca firma korzysta z usług innych przedsiębiorstw transportowych.

„Dzięki temu modułowi organizacja wysyłek jest skomputeryzowana, a etykiety są generowane automatycznie, co znacznie usprawnia naszą pracę. Obecnie dwóch operatorów wykonuję tę samą pracę, do jakiej kiedyś było potrzebnych trzech”, podkreśla dyrektor zarządzający Global Freaks. Oprogramowanie magazynowe ma bazę największych firm przewozowych danego kraju, np. UPS, DHL, TNT czy Correos Express w Hiszpanii.

Moduł automatycznie tworzy niezbędną dokumentację dla firmy przewozowej (m.in. fakturę, ubezpieczenie transportowe, list przewozowy itp.). Następnie paczki są układane w strefie wysyłek, aby można je było szybko załadować, gdy tylko samochód podjedzie po odbiór. Firma przewozowa przyjeżdżając, dysponuje już wszelkimi potrzebnymi informacjami, takimi jak zamówienia, jakie musi odebrać, liczba paczek, adresy dostawy etc.

Moduł Multi Carrier Shipping Software pozwolił nam zautomatyzować wysyłki, eliminując błędy typowe dla ręcznej obsługi tej operacji. Oprogramowanie jest zintegrowane z firmami przewozowymi, z którymi współpracujemy, co usprawnia obsługę i przyspiesza dystrybucję zamówień

Daniel Vizcarra, Dyrektor zarządzający Global Freaks

Praca i pasja

Magazyn Global Freaks to prawdziwy raj dla miłośników filmów i seriali animowanych. Każdego dnia operatorzy dokładają wszelkich starań, aby zamówienia dotarły do jak największej liczby klientów, którzy czekają na figurkę swojego ulubionego bohatera.

Codziennie setki klientów z Hiszpanii i wielu innych krajów przeszukują Amazon, eBay lub stronę Global Freaks w poszukiwaniu figurek do swojej kolekcji. „Nasza obecna sytuacja jest bardzo dobra. Pandemia i spowodowana nią konieczność niewychodzenia z domu przyczyniły się do wzrostu sprzedaży przez Internet, co zauważyliśmy również w naszej firmie – odnotowaliśmy wyższe obroty oraz większą liczbę zamówień”, przyznaje Daniel Vizcarra.

Stworzone przez Mecalux oprogramowanie magazynowe przyczyniło się do wzrostu wydajności magazynu Global Freaks. Dzięki Easy WMS i jego modułom – Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration, WMS dla e-commerce oraz Multi Carrier Shipping Software firma jest w stanie śledzić w czasie rzeczywistym lokalizację 6000 pozycji asortymentowych oraz zamówienia, niezależnie od platformy, przez którą zostały złożone.

Organizacja magazynu jest dopracowana w najdrobniejszym detalu. Easy WMS zarządza i optymalizuje obieg produktów w magazynie, eliminując ryzyko wystąpienia błędów w trakcie kompletacji zamówień.
 

 

Dane techniczne

2018

2020

Prognoza na 2022

Liczba pozycji asortymentowych

1500

6000

12 000

Liczba dziennych zamówień

30

150

300

Maks. liczba zamówień w Black Friday

90

300

2.000

 

 

Easy WMS to oprogramowanie magazynowe doskonale odpowiadające potrzebom naszej firmy. Ograniczyliśmy liczbę błędów, zapobiegamy brakom produktów w magazynie i są one w pełni identyfikowalne od momentu ich przyjęcia do wysyłki. Każdego dnia możemy również obsłużyć większą liczbę zamówień. Należy podkreślić, że Easy WMS to oprogramowanie bardzo intuicyjne, a jego wdrożenie dzięki doskonałej współpracy z firmą Mecalux przebiegło wzorowo i to pomimo trudności związanych z pandemią. Dysponujemy teraz nowoczesnym magazynem z zaawansowanym systemem logistycznym, odpowiadającym naszym obecnym i przyszłym potrzebom.

Daniel Vizcarra, Dyrektor zarządzający Global Freaks

Korzyści dla firmy Global Freaks

  • Digitalizacja i identyfikowalność produktów: Global Freaksz ręcznego zarządzania magazynem i zamówieniami przeszedł na obsługę w pełni cyfrową. Dzięki temu przyspieszono kompletację zamówień i ograniczono liczbę błędów.
  • Integracja z platformami sprzedażowymi: Easy WMS automatycznie łączy się z platformami handlowymi, na których Global Freaks oferuje swoje produkty (eBay i Amazon) oraz z platformą PrestaShop. - Wzrost liczby zamówień: dzięki modułom WMS dla e-commerce i Multi Carrier Shipping Software udało się trzykrotnie zwiększyć liczbę przygotowywanych w magazynie zamówień.
  • Kontrola nad wysyłkami: proces pakowania, etykietowania i wysyłki zamówień jest nadzorowany przez moduł Multi Carrier Shipping Software, który komunikuje się między innymi z Correos Express – główną firmą transportową dostarczającą zamówienia Global Freaks.

Zapytaj eksperta +48 22 307 43 80

Prośba o informację i/lub ofertę