Lista pakowa – definicja, rodzaje i sposób uzupełnienia

Dokumenty takie jak lista pakowa stanowią dla magazynierów informację o tym, jakie produkty należy skompletować do każdego zamówienia, konsumentom zapewniają wgląd w listę otrzymanych produktów. Z kolei urzędy celne za ich pomocą przeprowadzają kontrole towarów przewożonych przez granice.

Lista pakowa – co to jest?

Lista pakowa to lista obejmująca wszystkie produkty składające się na zamówienie. To podstawowy dokument całego procesu zarządzania magazynem, pełniący wiele funkcji. Po pierwsze, wskazuje order pickerom, jakie produkty powinni pobrać z regałów, aby przygotować je do wysyłki. Ponadto zapewnia odbiorcy towaru wgląd w szczegółowe informacje dotyczące zawartości otrzymanej przesyłki. A dodatkowo to zestawienie jest też wykorzystywane w procesach związanych z eksportem i handlem zagranicznym.

Podczas przygotowywania listy pakowej można skorzystać z istniejącego już szablonu, chociaż niektóre firmy wolą stosować swoje spersonalizowane listy dostosowane do ich potrzeb i specyfikacji produktu. Dzięki postępowi technologicznemu mają już nie tylko formę przygotowywanego ręcznie dokumentu papierowego, a mogą być generowane automatycznie za pomocą systemu zarządzania magazynem, np. Easy WMS.

Uzupełnianie listy pakowej

Poza zestawieniem produktów składających się na przesyłkę prawidłowa lista pakowa powinna obejmować dodatkowe informacje opisowe jak np. liczba sztuk. Im więcej danych będzie zawierać taka lista, tym większa będzie jej przydatność, może przykładowo zostać wykorzystana podczas kontroli w urzędzie celnym. Ponadto zaleca się zachować kopię listy pakowej na wypadek ewentualnych opóźnień lub reklamacji.

Lista pakowa w logistyce – rubryki do uzupełnienia

Poniżej omawiamy dane, które należy zawrzeć w przykładowej liście pakowej. W przypadku transakcji międzynarodowych dane te powinny być bardziej obszerne i szczegółowe:

• Termin realizacji zamówienia i wysyłki towarów.
• Dane kontaktowe nadawcy. Mogą być potrzebne, jeśli dojdzie do zwrotu zamówienia.
• Dane kontaktowe odbiorcy. Umożliwia zlokalizowanie osoby lub firmy, do której zaadresowana jest przesyłka.
• Adres pochodzenia i docelowy ładunku.
• Informacje o środku transportu — samolocie, statku czy samochodzie ciężarowym — oraz numer dokumentu transportowego.
• Całkowita liczba paczek w przesyłce oraz informacje o opakowaniu. To szczególnie ważne w kontekście listy pakowej przypisanej do transportu.
• Opis każdego ładunku, łączne z wagą i objętością.
• Waga i objętość zestawu artykułów.
• Marki oraz informacje identyfikacyjne.
• Jeśli nie chodzi o listę pakową wykorzystywaną w logistyce wewnętrznej, można zawrzeć numer faktury handlowej wystawionej dla zamówienia.

Lista pakowa – rodzaje

Zasadniczo listy pakowe dzielą się na te wykorzystywane wewnętrznie czy też w magazynie, czyli listy artykułów, które należy spakować w ramach konkretnego zamówienia – stanowiąc dokument potwierdzający i pełniący funkcje podobne do dowodu dostawy – oraz te, które są niezbędne do realizacji międzynarodowych operacji celnych.

Jeśli zachodzi potrzeba wypełnienia listy pakowej dla wysyłek międzynarodowych, zaleca się dodanie jeszcze kilku pól:

• Kod HS (Harmonized System). To numer stosowany przez władze celne w celu sklasyfikowania wysyłek, który pozwala im precyzyjnie obliczyć obowiązujące taryfy i przestrzegać restrykcji. Kody dostępne są na państwowych rządowych stronach internetowych.
• Jeśli ładunki są umieszczone w kontenerach, listy pakowe dla urzędów celnych powinny zawierać informację o tym, co znajduje się w każdym z nich.
• Całkowita wartość przesyłki i każdego z ładunków.

Zawarcie błędnych informacji w listach pakowych może opóźnić działanie urzędów celnych, co będzie skutkować wydłużonym przetrzymywaniem towarów i generowaniem dodatkowych kosztów.

Lista pakowa vs. polecenie dostawy – różnice

Chociaż listy pakowe i polecenia dostawy wydają się podobne, to różnią się od siebie. Listy pakowe wykorzystywane są w relacji między nadawcą a odbiorcami końcowymi. Zawierają bardziej szczegółowe informacje niż dowód dostawy, m.in. ceny.

Z kolei polecenia dostawy to dokumenty, za pomocą których firma zleca firmie transportowej lub magazynowi przygotowanie określonego towaru i dostarczenie jej do klienta. Są powszechnie stosowane w transporcie międzynarodowym oraz w spedycji morskiej.

Lista pakowa – przykład

Lista pakowa może być bardziej lub mniej szczegółowa, ale zasadniczo zawiera informacje takie jak rodzaj produktu, liczba sztuk, objętość, wymiary i opakowanie. Przykładowe dane, które powinny zostać zawarte w dokumencie, oraz ich kolejność są następujące:

1. Nagłówek strony – logotyp, nazwa firmy. Tytuł świadczący o tym, że dokument to lista pakowa.
2. Adres nadawcy i dane identyfikacyjne zamówienia – data wysyłki, numer zamówienia, czy też dane firmy transportowej.
3. Adres dostawy i adres rozliczeniowy.
4. Spis ładunków, waga i wymiary każdego z nich.
5. Spis produktów i liczby paczek wraz z numerami identyfikacyjnymi, liczbą, wagą i wymiarami.
6. Można również dodać uwagi, jeśli np. do obsługi ładunku wymagane jest użycie dodatkowego sprzętu, np. wózka widłowego.

Usprawnij tworzenie listy pakowej z pomocą Mecaluxu

Logistyka wymaga maksymalnie sprawnego zarządzania wszystkimi informacjami. Jeśli chcesz przyspieszyć proces tworzenia list pakowych, dowodów dostawy i poprawić komunikację między stronami a firmą transportową, skontaktuj się z nami. Mecalux specjalizuje się w zakresie automatyki i sterowania urządzeniami za pomocą naszego systemu do zarządzania magazynem Easy WMS. Z kolei dzięki systemowi Easy Dom zyskujesz widoczność zapasów w dużych sieciach dystrybucyjnych. Podzielimy się z Tobą naszym doświadczeniem w zakresie intralogistyki, które budujemy od 1966 roku.