Hipanema: Easy WMS w świecie mody

Modna odzież w stylu etnicznym

Nazwa firmy, Hipanema, jest inspirowana Ipanemą, dzielnicą Rio de Janeiro, jedną z najbardziej luksusowych w Brazylii, dlatego budzi przyjemne skojarzenia ze słońcem, plażą, morzem i kolorowymi drinkami.

Firma istnieje od 2012 roku i zyskała międzynarodowy zasięg. Jej założycielki, Jenny Collinet i Delphine Crech'riou, stworzyły kolorowe bransoletki, które przyniosły im rozgłos i renomę. Od tamtej pory na całym świecie sprzedano ich miliony.

Założycielki Hipanemy z roku na rok tworzą nowe kolekcje letnie i zimowe, a ich modne bransoletki i naszyjniki, stroje kąpielowe oraz odzież prêt-à-porter w stylu boho chic nosi coraz więcej kobiet.

W 2018 roku, w okresie silnego wzrostu sprzedaży, Hipanema powierzyła Mecaluxowi usprawnienie łańcucha dostaw.

Sezonowa logistyka

W Regionie Paryskim Hipanema posiada magazyn, w którym składuje wszystkie produkty z danej kolekcji – ok. 300 modeli w każdym sezonie. Stąd są one wysyłane do ponad 300 punktów sprzedaży we Francji i za granicą. Dwa razy w roku, przy okazji premiery nowej kolekcji, następuje wymiana całego towaru w magazynie: odzież i dodatki ze starej kolekcji są wycofywane, a na ich miejsce trafia nowa kolekcja.

Początkowo zarządzanie towarem odbywało się ręcznie, za pomocą papierowej listy, a produkty były umieszczane na półkach w porządku alfabetycznym. Wraz z rozwojem firmy jednak ta przestarzała metoda zupełnie przestała się sprawdzać. „Kiedy pojawiał się nowy produkt, cały towar trzeba było przesunąć, aby zrobić dla niego miejsce” – wspomina Jenny Collinet, Wicedyrektor firmy Hipanema.

Natężenie pracy w magazynie rosło w szybkim tempie. Obecnie na początku każdego sezonu firma otrzymuje ok. 300 zamówień dziennie. „Pracujemy z wymagającymi sklepami, dlatego bardzo rygorystycznie podchodzimy do jakości naszych usług. Chcemy w pełni usatysfakcjonować naszych odbiorców, dlatego nie możemy sobie pozwolić na błędy.” – wyjaśnia Wicedyrektor.

W obliczu ciągłych zmian, jakie niesie rozwój działalności, zwiększenie dynamiki przepływu towaru oraz konieczność zarządzania licznym asortymentem, zminimalizowanie ryzyka błędów i lepsza kontrola nad całym łańcuchem dostaw są niezbędne, by ekspansja firmy nie została zahamowana. „Nadszedł czas na cyfryzację naszej logistyki za pomocą systemu zarządzania magazynem (WMS)” podkreśla Jenny Collinet.

Cyfryzacja łańcucha dostaw

Po przeanalizowaniu kilku ofert systemów zarządzania magazynem różnych producentów Hipanema zdecydowała się na Easy WMS firmy Mecalux z kilku powodów, które wymienia Jenny Collinet: „możliwość dostosowania do specyfiki działalności, intuicyjna obsługa i łatwa integracja z systemem ERP Sage 100c”.

„Nasi pracownicy spotkali się kilkakrotnie z zespołem Mecaluxu, ponieważ chcieliśmy mieć pewność, że ten system spełnia nasze kryteria i oczekiwania” – dodaje Jenny Collinet.

Integracja Easy WMS z ERP Sage 100c

Easy WMS został zintegrowany z systemem zarządzania zasobami przedsiębiorstwa Sage 100c, z którego korzysta Hipanema. Było to niezbędne dla umożliwienia wymiany danych między oboma systemami w celu usprawnienia zarządzania magazynem. Aby uzyskać idealne połączenie między tymi narzędziami, integracja odbywała się przy ścisłej współpracy zespołów trzech firm: Hipanemy, Mecaluxu i Sage.

Chociaż Easy WMS można połączyć z dowolnym systemem ERP, konieczne było określenie, jakich danych wymaga każdy z tych programów. W tym celu na etapie projektu przeprowadzono liczne testy i walidacje interfejsów. Po kilku korektach tandem działał, a Easy WMS zyskał pełną operacyjność.

„Dzisiaj, dzięki komunikacji między obydwoma systemami, zamówienia klientów mogą być realizowane szybciej. Dział sprzedaży ma dostęp do stanu zapasów w czasie rzeczywistym, co sprawia, że może odpowiednio zarządzać terminami dostaw” – podkreśla Jenny Collinet.

Najnowsze trendy nie tylko w modzie

Zarządzanie towarem z kartką i długopisem, obarczone wysokim ryzykiem błędów, to w logistyce Hipanemy już przeszłość. Obecnie Easy WMS doskonale panuje nad wszystkim, co dzieje się w magazynie.

System WMS Mecaluxu kieruje i optymalizuje pracę w magazynie Hipanemy – od przyjęcia towaru po wysyłkę zamówień. Easy WMS komunikuje się z operatorami w czasie rzeczywistym i wysyła im polecenia za pośrednictwem terminala radiowego, dzięki czemu w każdym momencie wiedzą, co mają robić: jaki produkt pobrać albo gdzie odłożyć przyjęty towar. WMS tak wyznacza zadania i planuje trasy, aby operatorzy pokonywali jak najmniejsze odległości.

• Przyjęcie towaru. Operatorzy identyfikują każdy produkt docierający do magazynu, odczytując za pomocą terminala radiowego kod kreskowy na etykiecie. Pozwala to sprawdzić, czy otrzymano właściwy towar.
• Składowanie towaru. Na podstawie danych odczytanych z etykiety Easy WMS wyznacza dla każdego produktu miejsce składowania. Nadzoruje również stan produktów na półkach, na których przeprowadzana jest kompletacja zamówień i zleca uzupełnienie, zanim zapas się wyczerpie. „Dzięki temu operatorzy mogą się skupić wyłącznie na wykonywaniu poleceń systemu. Dużą zaletą jest eliminacja przestojów, ponieważ operatorzy przygotowujący zamówienia nigdy nie muszą przerywać pracy z powodu braku towaru” – wskazuje Jenny Collinet.
• Kompletacja zamówień. Hipanema przygotowuje dwa rodzaje zamówień: małe (kilka pozycji, które stanowią uzupełnienie towaru pojedynczych sklepów) i duże (wiele pozycji, głównie dla sklepów mieszczących się w centrach handlowych). W przypadku małych zamówień operatorzy pobierają produkty i dostarczają je bezpośrednio do strefy pakowania. Easy WMS sprawdza wówczas, czy pobrano właściwe produkty w odpowiedniej ilości. Duże zamówienia natomiast przygotowywane są w ten sposób, że operatorzy przemieszczają się po magazynie z wózkiem, na którym układają produkty wskazane przez Easy WMS, a następnie udają się do strefy konsolidacji, gdzie sprawdza się, czy pozycje i liczba sztuk są zgodne ze złożonym zamówieniem. Jenny Collinet zauważa: „Dzięki tej metodzie pracy wyeliminowaliśmy błędy w kompletacji zamówień i możemy zapewnić naszym odbiorcom obsługę spełniającą ich oczekiwania”.
• Konsolidacja i wysyłka zamówień. Skompletowane zamówienia są pakowane i etykietowane. Aby usprawnić wysyłkę, Hipanema zdecydowała się wdrożyć rozszerzenie systemu Easy WMS: Multi Carrier Shipping Software. Moduł ten komunikuje się automatycznie z systemem Station-chargeur, używanym przez firmy spedycyjne, z którymi współpracuje Hipanema, dzięki czemu przewoźnik już przed odbiorem przesyłek otrzymuje wszystkie niezbędne informacje (m.in. liczba palet, wymiary i waga, adres dostawy) wraz z etykietami i listami przewozowymi.
• Zwroty. Dotychczas produkty zwracane przez odbiorców były składowane na posadzce, zanim operatorzy sprawdzili ich stan, aby zdecydować, czy odłożyć je na regały, czy skierować do naprawy itp. Teraz Easy WMS wyznacza dla zwróconych produktów miejsca na regałach, gdzie oczekują one na kontrolę. „Dzięki temu wszystko jest lepiej zorganizowane. Produkty nie zalegają na podłodze, a zarządzanie zwrotami przebiega znacznie sprawniej” – podkreśla Wicedyrektor.

Magazyn w czołówce mody

Hipanema to marka odzieżowa z wysoce sezonową logistyką. Z chwilą premiery każdej nowej kolekcji następuje całkowita wymiana towaru w magazynie. Ponadto firma posiada międzynarodową sieć dystrybucji, dlatego konieczna jest dokłada kontrola nad towarem i całym łańcuchem dostaw.

„Easy WMS to system, który optymalizuje wszystkie czynności, od przyjęcia towaru do wysyłki zamówień" –zauważa Jenny Collinet. Z jego pomocą praca kierownika magazynu jest znacznie prostsza, a ponadto posiada on całościowy ogląd pracy magazynu w czasie rzeczywistym. Dzięki temu może się skoncentrować na zarządzaniu swoim zespołem.

Doskonała organizacja operacji takich jak kompletacja i wysyłka zwiększyła wydajność magazynu i poprawiła efektywność pracy operatorów, których Easy WMS prowadzi krok po kroku. Istotna jest również łatwość obsługi systemu, której nowi pracownicy uczą się w ciągu zaledwie dwóch godzin. Jenny Collinet zdradza, że „najtrudniejsze było nauczenie się zaufania do programu”, i dodaje: „Teraz pozwalamy, by nas prowadził, ponieważ działa bardzo dobrze”.

Easy WMS to elastyczne i skalowalne oprogramowanie, które z łatwością dostosowuje się do zmian w działalności firmy, o czym Hipanema miała już okazję się przekonać, gdy w 2020 roku przenosiła się do nowego magazynu. Zespół techniczny Mecaluxu zaprojektował symulację nowego obiektu (z uwzględnieniem poszczególnych stref i regałów) tak, aby w momencie przyjęcia do niego towaru każdy produkt miał już przypisaną lokalizację. „Podczas przenoszenia towaru do nowego magazynu operatorzy musieli po prostu zidentyfikować produkty, a system wskazywał, gdzie należy je umieścić. Easy WMS sprawił, że przeprowadzka odbyła się niemalże bezproblemowo” – podkreśla Wicedyrektor.

Hipanema posiada obecnie nowoczesny, cyfrowy magazyn. Easy WMS zoptymalizował przepływ ładunków, pomagając firmie w osiągnięciu celów i wykorzystaniu łańcucha dostaw do zapewnienia sukcesu kolejnych kolekcji.

System zarządzania magazynem Easy WMS poprawił wydajność naszego magazynu, a tym samym firmy. Oprogramowanie to potrafi zoptymalizować wszystkie czynności, od przyjęcia towaru po wysyłkę zamówień.

Korzyści dla firmy Hipanema

• Sezonowa logistyka: Hipanema dwa razy do roku, przy okazji letniej i zimowej kolekcji, całkowicie wymienia towar, jednakże z Easy WMS proces ten przebiega szybko i bezproblemowo.
• Pełna kontrola nad towarem: firma wyeliminowała błędy i usprawniła przebieg wszystkich operacji, od przyjęcia towaru poprzez składowanie po wysyłkę licznych zamówień i zarządzanie zwrotami.
• Szybka wysyłka zamówień: moduł Multi Carrier Shipping Software usprawnił wysyłki z magazynu dzięki automatycznemu generowaniu całej dokumentacji niezbędnej dla firm spedycyjnych.