Oprogramowamnie zarządzające, która przyspiesza rozwój e-commerce

Beself Brands: 100% online

Firma Beself Brands powstała w 2009 roku, stawiając sobie za cel prowadzenie sprzedaży wyłącznie przez internet i zapewnianie swoim klientom najlepszych doświadczeń zakupowych. Firma stale się rozwija, osiągając coraz wyższe przychody, rozbudowując swoje obiekty logistyczne oraz powiększając swój zespół. Beself Brands posiada pięć marek własnych (FITFIU Fitness, Greencut, Lalaloom, McHaus y Playkin), dostępnych w jej sklepach internetowych i na różnych platformach sprzedażowych.

• Siedziba: Valls (Hiszpania)
• Rok założenia: 2009
• Marki: FITFIU Fitness, Greencut, Lalaloom, McHaus i Playkin
• Liczba pracowników: 100
• Obecność międzynarodowa: +12 krajów

W ostatnich latach natężenie pracy w magazynie firmy Beself Brands w katalońskim mieście Valls gwałtownie rośnie z uwagi na szybkie tempo jej rozwoju. Obroty z roku na rok podwajają się, a w 2020 roku przekroczyły kwotę 21 milionów euro. Wzrost ten spowodował, że szczególnego znaczenia nabrała sprawna logistyka. W magazynie z każdym dniem przygotowywanych jest coraz więcej zamówień: nawet 600 dziennie.

W obliczu tak imponującej dynamiki rozwoju firma stanęła przed koniecznością wymiany oprogramowania do zarządzania magazynem na takie, które zapewniałoby więcej funkcjonalności. „Naszym celem było zoptymalizowanie procesu, zwłaszcza na etapie przygotowywania zamówień” – wyjaśnia Francesc Julià, Lider Zespołu IT w firmie Beself Brands. Zmiana systemu na Easy WMS przyniosła m.in. takie korzyści jak większa skalowalność i lepsza kontrola nad zapasami.

Lider Zespołu IT w Beself Brands nie ma wątpliwości, że logistyka to jeden z filarów firmy, ponieważ jej efektywność przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klientów i wizerunek firmy: „Naszym wyzwaniem jako sklepu internetowego jest zatem jak najszybsza wysyłka każdego zamówienia”.

Aby usprawnić przygotowywanie zamówień, firma musiała odpowiednio zorganizować składowanie towaru i zoptymalizować pracę operatorów. „Chcieliśmy uniknąć sytuacji, w których niedostępność produktów utrudniałaby realizację zamówień. Istotne było dla nas również, aby podczas kompletacji operatorzy pokonywali jak najmniejsze odległości, a tym samym szybciej przygotowywali zamówienia” – wymienia cele firmy Rubén Fernández, Kierownik ds. Usprawnień Logistyki.

Kierownictwo firmy Beself Brands porównało kilka systemów zarządzania magazynem i wybrało Easy WMS Mecaluxu, gdyż jako oprogramowanie zaprojektowane pod kątem usprawnienia kompletacji najlepiej odpowiada on jej potrzebom. Rubén Fernández dodaje: „Wiedzieliśmy, że w naszej branży są firmy, które korzystają z Easy WMS i osiągają dzięki niemu dobre wyniki. Cena również okazała się konkurencyjna”.

Dzień w magazynie firmy Beself Brands

Hantle, piły łańcuchowe, krzesła, samochody elektryczne i zabawki – to tylko przykłady z o wiele bogatszego asortymentu firmy Beself Brands, na który składają się produkty pięciu należących do niej marek, aczkolwiek dowodzą jego zróżnicowania. W ostatnich latach, ze względu na wzrost zainteresowania ofertą sklepu, zwiększono powierzchnię magazynową centrum logistycznego w Valls z 200 m² do 15 000 m².

Sprawna obsługa tak zróżnicowanego asortymentu sprzedawanego przez internet jest bardzo wymagająca. Do magazynu przyjmuje się średnio 300 palet dziennie, by uzupełnić zapas towaru na regałach lub wysłać bezpośrednio do klientów. Jednocześnie przygotowywanych jest ok. 600 zamówień złożonych przez klientów online.

Przy tak dużym natężeniu pracy nieocenione jest oprogramowanie magazynowe. Easy WMS firmy Mecalux optymalizuje realizację operacji magazynowych oraz umożliwia śledzenie w czasie rzeczywistym dostępności 5509 pozycji asortymentowych.

Operatorzy magazynu są wyposażeni w terminale radiowe, na których odczytują wysyłane im przez system wskazówki, jak wykonać poszczególne zadania (np. w którym miejscu umieścić towar przyjęty do magazynu albo jakie produkty pobrać z regałów, aby przygotować dane zamówienie). „Nasz personel pracuje teraz szybciej i nie popełnia błędów. Oczywiście zawsze istnieje ryzyko pomyłki, ale zostało ono znacząco ograniczone” – zauważa Kierownik ds. Usprawnień Logistyki.

Podczas przyjęcia towaru operatorzy skanują kody kreskowe umieszczone na paletach dzięki czemu Easy WMS identyfikuje je i wyznacza dla nich miejsce składowania. Rubén Fernández wyjaśnia: „Easy WMS rozmieszcza towar w magazynie według kryteriów ABC. Produkty o dużym zapotrzebowaniu składowane są w łatwiej dostępnych miejscach, aby przyspieszyć ich odkładanie i pobieranie. Przy wyznaczaniu miejsca składowania system uwzględnia także wielkość jednostek ładunkowych i możliwość układania ich jedna na drugiej”.

W magazynie znajduje się również strefa napraw. Z chwilą przyjęcia części zamiennych, narzędzi lub innych materiałów niezbędnych w wykonywaniu czynności naprawczych Easy WMS niezwłocznie zleca ich wysyłkę do tej strefy magazynu.

Dzięki systemowi Easy WMS organizacja składowania towaru w magazynie firmy jest bardziej efektywna. Ma to ogromny wpływ na wszystkie operacje magazynowe. Dzięki precyzyjnej kontroli wszystkich produktów operatorzy mogą je łatwo zlokalizować, a tym samym szybciej przygotować zamówienia.

W trakcie kompletacji, którą również kieruje Easy WMS za pośrednictwem wskazówek wyświetlanych na terminalach radiowych, operatorzy przemieszczają się po magazynie z wózkami, na które odkładają produkty pobrane do zamówień. Ostatnim etapem przed wysyłką jest pakowanie i etykietowanie.

Automatyczna komunikacja magazynu z firmami transportowymi

Wysyłka zamówień jest jedną z kluczowych operacji w magazynie Beself Brands. Wymaga dokładnego planowania, aby wszystkie zamówienia jak najszybciej dotarły do klientów. „Każdego dnia nasz magazyn opuszcza bardzo dużo zamówień, dlatego musimy sprawnie je pakować, grupować według tras transportu i generować dla nich etykiety odpowiednich przewoźników” – mówi Xavi Camañas, Lider Zespołu Logistyki w Beself Brands.

Aby usprawnić wszystkie te czynności poprzedzające wysyłkę, a także samo przekazywanie paczek przewoźnikowi, firma wdrożyła oprogramowanie Program dla spedycji, rozszerzenie systemu Easy WMS, które kieruje pracą operatorów na tym etapie i automatyzuje komunikację magazynu z firmami transportowymi GLS i DHL.

Moduł Program dla spedycji nadzoruje trzy czynności:

1. Pakowanie zamówień. Oprogramowanie wskazuje operatorom, które produkty zapakować i określa, czy należy umieścić je w jednym lub w kilku kartonach.
2. Etykietowanie zamówień. Wszystkie paczki muszą być opatrzone etykietami wysyłkowymi wygenerowanymi według wzorów poszczególnych przewoźników. Etykiety te umożliwiają identyfikację i śledzenie przesyłek. „Program automatycznie generuje etykietę dla każdego zamówienia. Operator musi jedynie umieścić ją na paczce” – wyjaśnia Xavi Camañas.
3. Komunikacja z firmami transportowymi. Moduł Program dla spedycji jest zintegrowany z systemami używanymi przez GLS i DHL w celu przekazywania im wszystkich informacji niezbędnych do pomyślnego zrealizowania dostawy, takich jak liczba paczek czy ich wymiary i waga. „Operatorzy następnie układają paczki na rampach, skąd odbierają je przewoźnicy” – mówi Xavi Camañas.

„Dzięki oprogramowaniu Mecaluxu jesteśmy szybsi” – podkreśla Lider Zespołu Logistyki. Moduł Program dla spedycji zapewnia dokładną kontrolę operacji pakowania i wysyłki, co przekłada się na oszczędność czasu i zminimalizowanie błędów, a w rezultacie zwiększa wydajność dystrybucji towarów.

Zoptymalizowana logistyka sklepu internetowego

„Pandemia przyspieszyła rozwój e-handlu, co sprawiło, że notujemy znaczny wzrost liczby zamówień” – wskazuje Albert Prat, założyciel firmy Beself Brands. Ten trudny czas całkowicie zmienił nawyki zakupowe konsumentów, wystawiając na próbę magazyny obsługujące sklepy internetowe. Duża liczba zamówień zawierających mało pozycji i sztuk oraz krótkie terminy dostaw to tylko niektóre z wyzwań, z jakimi na co dzień mierzą się magazyny z sektora e-commerce.

Dzięki Easy WMS firma Beself Brands zoptymalizowała wykorzystanie wszystkich zasobów magazynowych, mając na uwadze jeden cel: terminową obsługę wszystkich klientów i przyspieszenie przez to wzrostu. Oprogramowanie monitoruje lokalizację produktów, stan magazynowy oraz kieruje pracą operatorów, co daje wymierne korzyści: zadowolenie klientów i wzmocnienie tempa rozwoju działalności. „Nasze plany na przyszłość przewidują dalszy rozwój, rozbudowę obiektów logistycznych i otwarcie nowych magazynów w innych miastach Hiszpanii i Europy” – podsumowuje założyciel firmy Beself Brands.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z systemu Easy WMS Mecaluxu, ponieważ zapewnił nam lepszą kontrolę nad towarem i większą efektywność prac magazynowych. W znacznym stopniu usprawniliśmy procesy, zyskując wyższą wydajność. Ponadto oprogramowanie jest bardzo intuicyjne, więc nasi operatorzy szybko opanowali obsługę i w pełni wykorzystują jego możliwości.