Magazyn sklepu online z instrumentami muzycznymi zarządzany przez Easy WMS

Rozwój kultury muzycznej w Meksyku

Gonher powstał w 1956 roku w Meksyku, początkowo jako firma zajmująca się sprzedażą płyt i odtwarzaczy muzyki.

Obecnie jest wiodącym krajowym importerem i sprzedawcą instrumentów muzycznych oraz sprzętu audio zarówno dla amatorów, jak i dla profesjonalistów. Ponadto firma rozwija również kanał sprzedaży elektronicznej.

Od początku swojej działalności przedsiębiorstwo oferuje również realizację projektów z zakresu inżynierii dźwięku w teatrach, dyskotekach, hotelach i innych obiektach. Posiada też szkoły muzyczne, w których prowadzi naukę gry m.in. na gitarze akustycznej i elektrycznej, w tym basowej, a także na perkusji, pianinie i saksofonie.

Potrzeby firmy Gonher

Centrum dystrybucyjne firmy znajduje się w stolicy Meksyku. W obiekcie o powierzchni 6000 m² składowana jest bogata oferta przedsiębiorstwa licząca ok. 14 900 różnorodnych pozycji asortymentowych (m.in. instrumenty, struny i inne części zapasowe, a także sprzęt związany z obsługą koncertów i spektakli na żywo: głośniki, mikrofony, wyświetlacze LED).

Dotychczas magazynowanie produktów sprowadzanych z różnych krajów, głównie Chin, Niemiec, Włoch, Argentyny, Hiszpanii, Stanów Zjednoczonych i Japonii, było pozbawione odpowiedniej organizacji.

Zlokalizowanie artykułów potrzebnych do przygotowania zamówień było czasochłonne, w rezultacie czego kompletacja przebiegała bardzo powoli. Sprawiało to, że personel magazynu często musiał zostawać po godzinach, aby nadrobić opóźnienia na wszystkich etapach procesu (przyjęcia, składowanie, przygotowywanie zamówień i wysyłki). „Operacje przeprowadzane w magazynie były w pełni kontrolowane, jednak konieczna była poprawa wydajności” – podsumowuje Esther Aguilar, menadżer operacyjny w firmie Gonher. Stan magazynowy nie był poddawany ścisłej kontroli, dlatego zdarzało się, że niektóre produkty były składowane przez zbyt długi czas, co generowało koszty.

W 2015 roku rozpoczął się dynamiczny rozwój firmy i zanotowano znaczny wzrost sprzedaży. Ponieważ powierzchnia magazynu nie była dobrze wykorzystana, zarządzanie zwiększoną liczbą ładunków i znalezienie miejsca dla nowych produktów okazało się problematyczne.

Wobec tych trudności Gonher powierzył Mecaluxowi znalezienie skutecznego rozwiązania, które, jak dodaje Esther Aguilar: „umożliwiłoby sprawniejszą realizację zamówień”.

Bardziej wydajny magazyn

Zespół techniczny Mecaluxu dokładnie przeanalizował potrzeby firmy Gonher i na tej podstawie zaproponował rozwiązanie, które z jednej strony polegało na przeprojektowaniu układu magazynu, a z drugiej obejmowało wdrożenie oprogramowania magazynowego pozwalającego zoptymalizować przebieg procesów odbywających się w obiekcie.

Dużą część magazynu zajmują regały paletowe o pojedynczej głębokości. Wysokość obiektu nie jest jednakowa na całej jego powierzchni, dlatego należało uwzględnić tę specyfikę i zastosować regały różnej wysokości.

W magazynie wyznaczono również strefę, w której zamontowano regały półkowe, na których składowane są mniejsze i droższe produkty (np. metronomy, tunery i mikrofony o wysokiej częstotliwości próbkowania). Tego rodzaju artykuły stanowią w firmie 80% procent sprzedaży, a łatwy dostęp do towaru, jaki zapewniają te regały, ułatwia ich pobieranie.

Zorganizowano również strefę składowania produktów o większych gabarytach, stosowanych przykładowo do budowy scen. Są one magazynowane w kontenerach na posadzce.

Każdego dnia do magazynu jest przyjmowany towar w kontenerach, które są umieszczane w wyznaczonych miejscach składowania. Przygotowywanie i wysyłka zamówień odbywa się w godzinach przedpołudniowych. Zamówienia kierowane są do 12 firmowych punktów sprzedaży, jakie Gonher posiada w całym Meksyku, do innych sklepów muzycznych oraz do klientów sklepu internetowego.

Wdrożenie opracowanego przez Mecalux systemu do zarządzania magazynem Easy WMS przyczyniło się do znacznego zwiększenia efektywności operatorów – obecnie w ciągu jednej zmiany są oni w stanie wykonać wszystkie zadania zaplanowane na dany dzień.

Na czas zagospodarowywania powierzchni magazynu, zgodnie z wymogami systemu Easy WMS, firma przeniosła część towaru do innego, wynajętego budynku. Zespół techniczny Mecaluxu mógł dzięki temu dokładnie przeanalizować nowy układ obiektu, asortyment i jego rozmieszczenie oraz przebieg procesu magazynowego od przyjęcia do wydania towaru – wszystko to w celu maksymalnego dostosowania Easy WMS do specyfiki działalności firmy Gonher. „Dzięki temu uruchomienie nowego systemu przebiegło pomyślnie, bez przestojów i jakichkolwiek zakłóceń codziennej pracy magazynu” – zaznacza Esther Aguilar.

Pod batutą Easy WMS

Wdrożenie informatycznego systemu zarządzania magazynem to w każdym przedsiębiorstwie bardzo ważna decyzja, przekłada się ona bowiem bezpośrednio na jego wydajność. Z tego powodu przed jej podjęciem kierownictwo firmy Gonher musiało zapoznać się z oprogramowaniem oferowanym przez Mecalux.

„Przed zainstalowaniem Easy WMS mieliśmy możliwość zobaczyć, jak działa on w magazynie innej firmy, której proces magazynowy przebiega bardzo podobnie do naszego, dzięki czemu przekonaliśmy się, że system ten doskonale wpisuje się w nasze potrzeby logistyczne” – wspomina Esther Aguilar.

System zarządzania magazynem można porównać do dyrygenta orkiestry. Jego zadaniem jest tak skoordynować wiele elementów i czynności składających się na proces magazynowy, aby ze sobą współbrzmiały, tworząc zgraną, harmonijną całość, co jest niezbędne dla uzyskania maksymalnej wydajności, a tym samym zapewnienia szybkich dostaw odbiorcom z całego kraju. Personel odczytuje polecenia Easy WMS na terminalach radiowych w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wszystko funkcjonuje jak w najlepszej orkiestrze, bez zbędnych przestojów na planowanie czy rozważanie każdej decyzji. Pozwala to operatorom na skoncentrowaniu się wyłącznie na wykonywaniu zadań, co znacznie zwiększa efektywność ich pracy i pozwala na eliminację większości błędów.

Esther Aguilar – Menadżer operacyjny w firmie Gonher
“Jesteśmy bardzo zadowoleni z systemu Easy WMS, ponieważ zapewnił nam wiele korzyści. Przede wszystkim usprawniony został proces kompletacji i zoptymalizowana organizacja składowania produktów, dzięki której w każdej chwili jest możliwe ich zlokalizowanie i zidentyfikowanie”.

Przyjęcia towaru

Do magazynu przyjmuje się dziennie 25–30 kontenerów zawierających produkty, z których każdy jest osobno identyfikowany przez operatorów. Następnie Easy WMS na podstawie takich zmiennych jak wielkość, rotacja czy cena wyznacza każdemu produktowi miejsce składowania. I tak na przykład artykuły, na które popyt jest większy, są umieszczane na dolnych, łatwiej dostępnych dla operatorów poziomach, natomiast towar o niższej rotacji składowany jest na górnych poziomach regałów.

Właściwa organizacja składowania, tzn. odpowiedni układ magazynu i przemyślane rozmieszczenie w nim poszczególnych produktów, ma bezpośredni wpływ na wszystkie czynności odbywające się w obiekcie, a zatem zarówno na pracę operatorów, jak i na zarządzanie stanem magazynowym. Jak słusznie zauważa Esther Aguilar: „jedną z korzyści, jakie niesie wdrożenie Easy WMS, jest możliwość śledzenia stanu magazynowego w czasie rzeczywistym”.

Składowanie towaru

Przyjęty do magazynu towar operatorzy transportują do wyznaczonych przez Easy WMS miejsc składowania na regałach paletowych, na regałach do kompletacji lub w kontenerach na posadzce.

Oprogramowanie magazynowe przez cały czas towarzyszy operatorom, kierując ich pracą tak, aby nie popełnili żadnego błędu. W pierwszej kolejności wskazuje im współrzędne docelowe, w drugiej zaś dokładne miejsce na regale, gdzie należy umieścić daną paletę. Dzięki tym wskazówkom lepiej wykorzystywana jest powierzchnia magazynu. Natomiast z chwilą, gdy produkt zostanie pobrany ze swojego miejsca na regale, Easy WMS automatycznie generuje polecenie uzupełnienia stanu.

Easy WMS uruchamia zlecenie uzupełnienia, gdy została opróżniona lokalizacja na regalach paletowych. W przypadku regałów półkowych Gonher samodzielnie określa, kiedy należy uzupełnić stan znajdującego się na nich towaru, a zatem na przykład produkty o szybszej rotacji uzupełnia się częściej, zanim się wyczerpią, co ma na celu uniknięcie braków powodujących przestoje w kompletacji.

Przygotowywanie zamówień

Kompletacja to jedna z głównych czynności odbywających się w tym magazynie, jak bowiem wskazuje Esther Aguilar: „dziennie przygotowuje się tutaj ok. 90 zamówień zawierających średnio po 40 pozycji”.

Operatorzy przemieszczają się po korytarzach, pobierając bezpośrednio z półek produkty wchodzące w skład poszczególnych zamówień. Podczas jednego przebiegu operator pobiera równocześnie produkty do kilku zsumowanych zamówień.

Każdego dnia magazyn opuszcza 20–30 palet z towarem, które, jak wyjaśnia menadżer operacyjny firmy Gonher: „trafiają głównie do odbiorców z terenu stolicy, aczkolwiek część produktów wysyła się do innych miejscowości”.

Gonher usprawnił przygotowywanie zamówień dzięki zastosowaniu dwóch rozwiązań. Po pierwsze, przyczyniły się do tego regały, które zapewniają bezpośredni dostęp do ładunków, ułatwiając jego obsługę.

Po drugie, usprawnienie jest rezultatem wdrożenia systemu zarządzania magazynem Easy WMS, gdyż wskazuje on operatorom, które produkty należy pobrać z regałów. „Oprogramowanie to pomogło nam skrócić czas dostaw do odbiorców: zrealizowanie zamówienia otrzymanego przed godziną 12:00 zajmuje nam teraz mniej niż 24 godziny” – zauważa Esther Aguilar.

Wymiana danych z systemem ERP

Aby zapewnić kompleksowe zarządzanie magazynem, Easy WMS musi się stale komunikować w obu kierunkach z systemem zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) wykorzystywanym przez firmę Gonher. Do tego celu został opracowany interfejs, który ułatwia wymianę danych między tymi dwoma środowiskami. Przesyłane komunikaty określają czynności, jakie należy wykonać, i wszelkie niezbędne do tego informacje.

Na przykład po dokonaniu zakupu u dostawcy ERP powiadamia Easy WMS o dostawie, podając m.in. liczbę zamówionych produktów, a gdy towar zostanie dostarczony do magazynu, operatorzy sprawdzają, czy wszystko się zgadza z otrzymanymi informacjami, po czym Easy WMS tworzy i wysyła do ERP plik z rzeczywistymi danymi dotyczącymi towaru faktycznie przyjętego do magazynu.

Niektóre dane, takie jak te, które odnoszą się do przyjęć towaru, oba systemy wymieniają ze sobą, natomiast na przykład informacje dotyczące aktualnego stanu magazynowego są przesyłane w jednym kierunku – Easy WMS przekazuje je do ERP.

Korzyści dla firmy Gonher

• Doskonała kontrola nad stanem magazynowym: Easy WMS wyznacza miejsca składowania poszczególnych produktów na podstawie określonych reguł, identyfikuje produkty od momentu ich przyjęcia do magazynu i wskazuje operatorom ich dokładną lokalizację.
• Szczegółowo zaplanowana praca: Easy WMS kieruje pracą operatorów, w każdym momencie wskazując im czynności do wykonania i podając stosowne szczegóły.
• Sprawna kompletacja:dzięki wdrożeniu Easy WMS przygotowanie i wysyłka zamówień odbywa się znacznie szybciej, co sprawia, że towar trafia do odbiorców w niespełna 24 godziny od momentu zakupu.