UTE: ekspresowa obsługa dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu

Elastyczna i sprawna logistyka

Francuski operator logistyczny UTE świętował 30. rocznicę istnienia, modernizując po raz kolejny swoją działalność i łańcuch dostaw. Nieustanny rozwój jest wpisany w kulturę organizacyjną firmy. Jak podkreśla Stéphane De Oliveira, jej Dyrektor Techniczny „aby zadowolić coraz szersze grono klientów” od momentu powstania w 1991 roku przedsiębiorstwo stale się zmienia i unowocześnia sposób działania. 

Umiejętność dostosowywania się do potrzeb klientów to jedna z kluczowych umiejętności UTE. Firma zajmuje się przewozem wszelkiego rodzaju ładunków, od sprzętu wykorzystywanego podczas europejskich tras koncertowych zespołów muzycznych po towary niebezpieczne. W ostatnich latach wyspecjalizowała się w transporcie ekspresowym. „W tym celu powiększyliśmy naszą flotę o ponad sto samochodów ciężarowych i dostawczych. Dysponujemy sprawną, elastyczną i bezbłędną logistyką, dlatego jesteśmy w stanie w krótkim czasie dostarczyć towar w dowolne miejsce w Europie” – wskazuje Stéphane De Oliveira. 

Zgodnie z tym podejściem UTE usprawnił pracę swojego magazynu w Le Mesnil-Amelot pod Paryżem poprzez wdrożenie informatycznego systemu zarządzania Easy WMS. „Zwróciliśmy się do Mecaluxu z uwagi na jego wieloletnie doświadczenie w opracowywaniu i wdrażaniu rozwiązań logistycznych dla firm z różnych branż, w tym dla operatorów logistycznych, co gwarantowało nam spełnienie oczekiwań” – wyjaśnia Dyrektor Techniczny UTE. 

Ewolucja w kierunku logistyki cyfrowej

Każdy operator logistyczny mierzy się z dużym stopniem złożoności procesów zachodzących w jego magazynie. Jest to spowodowane koniecznością zarządzania licznym i zróżnicowanym asortymentem należącym do wielu firm z różnych branż, przy zachowaniu możliwie najkrótszego czasu przygotowania zamówień. 

Magazyn UTE ma 4000 m² powierzchni i mieści ok. 450 pozycji asortymentowych, które są składowane na paletach, w pojemnikach i w kontenerach. Większość towaru należy do firmy zajmującej się systemami klimatyzacji i do producenta urządzeń chłodniczych dla sektora hotelarskiego. 

Wcześniej firma UTE zarządzała stanem magazynowym (łącznie z przeprowadzaniem inwentaryzacji) za pomocą programu Excel. Operatorzy ręcznie zapisywali, jakie produkty zostały przyjęte do magazynu, a jakie zostały z niego wydane. Jednak wraz ze wzrostem liczby produktów i zamówień ten sposób pracy stawał się coraz mniej praktyczny. 

Stéphane De Oliveira wspomina: „Ryzyko popełnienia błędu przez operatora było zbyt wysokie, na co nie mogliśmy sobie pozwolić, jeśli chcieliśmy rozszerzyć bazę klientów”. Mając to na uwadze, firma podjęła decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania magazynem (WMS). 

Oprogramowanie tego rodzaju dostarcza w czasie rzeczywistym informacje o dostępności towaru w magazynie i pozwala śledzić drogę każdego produktu w trakcie różnych operacji. 

Po przeprowadzeniu szeregu konsultacji firma UTE uznała, że oferowany przez Mecalux Easy WMS najlepiej spełni jej oczekiwania. „Upewniliśmy się, że dzięki temu systemowi możemy rozmieścić ładunki w magazynie w taki sposób, aby mieć bardziej dogodny dostęp do produktów, na które popyt jest większy. Ma to bezpośredni wpływ na realizację wszystkich operacji poprzez zminimalizowanie odległości, jakie operatorzy muszą pokonywać, aby odłożyć produkt na regał lub go z niego pobrać” – zauważa Dyrektor Techniczny.

Easy WMS w chmurze

Firma UTE wybrała Easy WMS w wersji SaaS (Software as a Service – oprogramowanie jako usługa), opartej na technologii przetwarzania danych w chmurze. Rozwiązanie to uprościło instalację systemu i uczyniło go znacznie bardziej dostępnym dla firmy. Przechowywanie danych zostało przeniesione na zewnętrzne serwery, należące do usługodawcy, co pozwoliło firmie wyeliminować konieczność zakupu i utrzymywania własnej infrastruktury IT. 

Oto niektóre spośród zalet systemu Easy WMS w wersji SaaS: 

• Niższa inwestycja początkowa – ponieważ firma nie musi posiadać własnych serwerów, nakłady są znacząco niższe.
• Elastyczność – liczbę licencji można zmniejszyć lub zwiększyć w zależności od bieżących potrzeb, co jest bardzo przydatne w przypadku działalności o dużej sezonowości. Ponadto, jeśli firma posiada kilka magazynów, może synchronizować stany zapasów w poszczególnych obiektach i kontrolować odbywające się w nich procesy.
• Utrzymanie i bezpieczeństwo –firma nie musi zatrudniać własnych specjalistów z zakresu IT. Dane przechowywane na serwerach usługodawcy są w pełni bezpieczne.
• Automatyczne aktualizacje –Easy WMS w chmurze jest na bieżąco aktualizowany, dlatego firma zawsze dysponuje najnowszą wersją systemu.

Dostępność – dostęp do Easy WMS jest możliwy z dowolnego komputera lub innego urządzenia połączonego z internetem.

WMS: mózg magazynu

„Easy WMS zarządza wszystkimi operacjami, które mają miejsce w naszym magazynie: przyjęciami, składowaniem, kompletacją i wysyłkami zamówień” – mówi Stéphane De Oliveira. Oprogramowanie śledzi produkty na drodze od ich przyjęcia do magazynu po dystrybucję do klientów. 

WMS kieruje również pracą operatorów, aby była bardziej efektywna, wysyłając im polecenia, które odczytują na terminalach radiowych. Są to dokładne wskazówki, co należy zrobić z poszczególnymi produktami. Dzięki takiemu nadzorowi operatorzy mogą znacznie szybciej wykonywać swoje zadania, „a co najważniejsze, wyeliminowaliśmy możliwość popełnienia błędu” – podkreśla Dyrektor Techniczny. 

Każdego dnia do magazynu dociera szeroka gama produktów. Operatorzy identyfikują je, skanując ich etykiety za pomocą terminali radiowych. W ten sposób Easy WMS weryfikuje, czy ilość i rodzaj produktów zgadzają się z awizacją dokonaną przez klienta. 

Przyjęcie towaru jest kluczową operacją w magazynie UTE. Od niej rozpoczyna się przepływ produktów. „Zdajemy sobie sprawę, że bez pomocy systemu zarządzania magazynem przyjęcia towaru mogłyby dawać początek także wielu błędom, które później ujawniłyby się w stanie magazynowym i ograniczyłyby naszą wydajność” – mówi Stéphane De Oliveira. Dzięki Easy WMS wszystkie produkty są identyfikowane i rejestrowane, co pozwala monitorować w czasie rzeczywistym ich dostępność i lokalizację. 

Po zidentyfikowaniu produktu system automatycznie przypisuje mu miejsce składowania na podstawie różnych parametrów, takich jak klient, do którego należy dany produkt, jego referencja, czy tempo rotacji. 

Podczas kompletacji zamówień Easy WMS informuje operatorów, jakie produkty mają pobrać, w jakiej ilości i gdzie się one znajdują. „Obsługa programu jest tak intuicyjna, a wysyłane komunikaty tak szczegółowe, że magazynierzy bardzo szybko nauczyli się z nim pracować” – podkreśla Stéphane De Oliveira. Easy WMS wyznacza operatorom trasy, aby pokonywali jak najkrótsze dystanse, a tym samym pracowali wydajniej. 

Gotowe zamówienia trafiają do usytuowanej naprzeciw ramp załadunkowych strefy wydań, gdzie pod nadzorem Easy WMS są one grupowane według tras transportu. Ładunki, które będą dostarczane najwcześniej, są umieszczane w ciężarówce na końcu. 

Logistyka w czasie rozwoju

„Easy WMS to niezwykle skuteczne narzędzie, umożliwiające nam monitorowanie zapasów w czasie rzeczywistym i optymalizację wszystkich prac magazynowych” – zachwala Dyrektor Techniczny firmy UTE. 

Dla operatora logistycznego świadczącego usługi na rzecz wielu klientów dokładna kontrola stanu magazynowego ma zasadnicze znaczenie. Niezbędne jest także sprawne przyjmowanie i wydawanie towaru, co przekłada się na szybszą realizację zamówień. Dzięki systemowi Easy WMS UTE działa dużo efektywniej. 

Easy WMS to elastyczne i skalowalne oprogramowanie, które z łatwością dostosowuje się do zmian zachodzących w firmie. „W ciągu najbliższych kilku lat zamierzamy otworzyć nowy obiekt w celu powiększenia pojemności magazynowej” – zdradza Séphane De Oliveira. System będzie towarzyszył firmie UTE w rozwoju, a jej klienci będą mogli dzięki niemu liczyć na najwyższą jakość usług.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z systemu Easy WMS Mecaluxu ze względu na korzyści, jakie nam przyniósł: eliminacja błędów, usprawnienie przepływu towaru oraz możliwość monitorowania zapasów w czasie rzeczywistym. Zyskaliśmy także wizerunek bardziej nowoczesnej firmy.

Korzyści dla firmy UTE

• Eliminacja błędów: cyfryzacja magazynu pozwoliła firmie UTE wyeliminować ryzyko błędów towarzyszące ręcznemu zarządzaniu towarem.
• Zwiększenie wydajności: Easy WMS kieruje pracą operatorów, w każdym momencie wskazując im czynności do wykonania, dzięki czemu działają efektywniej, co przekłada się na zwiększenie tempa obiegu ładunków.
• Lepsza kontrola nad towarem: WMS ściśle monitoruje 450 pozycji asortymentowych od momentu ich przybycia do magazynu, aż do wysyłki.