Dział logistyki — funkcje i zakres odpowiedzialności

Dział logistyki przestał pełnić jedynie funkcję operacyjną, a stał się kluczowym czynnikiem wyróżniającym firmę na tle konkurencji. Dla firm prowadzących działalność produkcyjną lub dystrybucyjną, a zwłaszcza działających w środowisku e-commerce, wydajne zarządzanie logistyką jest kamieniem węgielnym rentowności oraz zadowolenia klientów. W związku z tym należy dogłębnie poznać podstawowe cechy działu, zoptymalizować jego wewnętrzną organizację, a także opanować jego poszczególne funkcje.

Dział logistyki – podstawowe informacje

Dział logistyki w firmie odpowiada za płynność przepływu towarów, a także terminową i efektywną realizację dostaw oraz usług. Zakres jego działania obejmuje wszystko od nabycia surowców po dystrybucję i dostawę gotowych produktów do firm lub klientów indywidualnych.

Funkcje działu logistyki

Dział logistyki dąży do realizacji celów logistycznych, czyli do zapewnienia płynnego i wydajnego przepływu towarów w ramach zaopatrzenia i dystrybucji, a zastosowanie systemu zarządzania magazynem (WMS), np. Easy WMS Mecaluxu, znacząco usprawnia jego pracę.

Zarządzanie dostawami i zaopatrzeniem

Obowiązki działu logistyki są ściśle związane z zaopatrzeniem firmy. Odpowiada m.in. za zarządzanie dostępnością produktu w magazynie i usprawnienie procesu przyjęć, składowania i wysyłki towarów.

Zarządzanie zapasami

Organizacja zapasów to kolejne zadanie należące do kierownika ds. logistyki i jego zespołu. Prowadzona przez podlegający mu dział kontrola asortymentu ma na celu zapobieganie nadwyżce czy brakowi zapasów, co przekłada się na optymalizację kosztów oraz dobre doświadczenie zakupowe klientów.

Przygotowywanie i wysyłka zamówień

Dział logistyki odpowiada również za terminowe dostarczanie zamówień do wskazanego przez klienta miejsca dostawy dzięki kompleksowemu zarządzaniu, które obejmuje wszystkie operacje od przyjęcia i zatwierdzenia zamówień po koordynację personelu magazynu, aby usprawnić proces przygotowywania zapasów. Kolejny etap to zarządzanie wysyłkami, które polega na przypisaniu zamówienia do firmy kurierskiej, wygenerowaniu odpowiedniej dokumentacji i śledzeniu przesyłki. Ostatni krok obejmuje rozwiązywanie ewentualnych awarii oraz zarządzanie zwrotami. Staranne planowanie, koordynacja i realizacja operacji mają na celu dotrzymanie terminów oraz zagwarantowanie pozytywnego doświadczenia zakupowego klientów.

Optymalizacja kosztów

Wyczerpująca analiza działań logistycznych umożliwia wdrożenie zmian mających na celu zmniejszenie kosztów operacyjnych bez uszczerbku na jakości świadczonych usług.

Planowanie i analiza danych

Dobrze zorganizowane planowanie logistyczne wspiera sprawne funkcjonowanie całego łańcucha dostaw. Jeśli nabycie towarów, produkcja, składowanie oraz dystrybucja produktów przebiegają w sposób skoordynowany, całościowa wydajność ulega poprawie. Pomocne w tym jest gromadzenie danych historycznych za pomocą systemu zarządzania magazynem, np. Easy WMS. Funkcja Supply Chain Analytics segmentuje, procesuje i strukturyzuje tysiące danych generowanych codziennie w magazynie, a także przekształca je w przydatne informacje, stanowiące wartościową pomoc podczas podejmowania decyzji.

Dystrybucja i transport

Zlecenie dostawy towarów firmom transportowym skraca czas dystrybucji, pozytywnie wpływając na doświadczenie klienta, co jest szczególnie ważne przypadku tak kluczowego etapu, jakim jest ostatnia mila. Dział logistyki optymalizuje ten proces. Moduł Program dla spedycji wydajnie zarządza pakowaniem, etykietowaniem i zleceniami wysyłanymi do agencji transportowych, a także udostępnia kody śledzenia, umożliwiające monitorowanie produktów podczas dostawy, co zapewnia wydajną i przejrzystą dystrybucję.

Zarządzanie dostawcami i jakością

Utrzymywanie relacji z dostawcami to kolejne z zadań działu logistyki. Ma zapewnić stałe dostawy towarów w określonych terminach i odpowiednim stanie. Do obowiązków kierownika magazynu należy sprawdzenie, czy dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań.

Ciągłe doskonalenie i innowacje

Poza wypełnianiem swoich codziennych obowiązków dział logistyki powinien analizować swój tryb pracy w poszukiwaniu obszarów wymagających poprawy w celu podniesienia wydajności. Zastosowanie najnowszych systemów czy technologii intralogistycznych lub magazynowych zapewni zespołowi przewagę względem konkurencji.

Zakres odpowiedzialności działu logistyki

Dział logistyki zazwyczaj ma strukturę hierarchiczną, na której czele stoi kierownik ds. logistyki. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa do każdego z podlegających mu obszarów może być wyznaczona osoba odpowiedzialna, której zadaniem jest nadzorowanie pracy analityków, specjalistów i operatorów.

Jednakże nie ma jednego modelu organizacyjnego pasującego do każdego rodzaju przedsiębiorstwa. Odpowiednia struktura to taka, która przy pomocy zasobów ludzkich i materialnych — zarówno dostępnych, jak i wymagających wdrożenia — pozwoli firmie osiągać zakładane cele. Efektywny schemat organizacyjny magazynu powinien jasno określać każdą rolę, nakreślać zakres obowiązków w dziale logistyki, logicznie grupować stanowiska oraz ustanawiać zarówno hierarchiczne, jak i funkcjonalne relacje między nimi.

Cyfrowa transformacja działu logistyki

Jeśli firmy dysponują narzędziami umożliwiającymi skrupulatną kontrolę zapasów oraz ich lokalizacji w czasie rzeczywistym, ich działy logistyki mogą przenieść działalność firmy na wyższy poziom. Poniżej przedstawiamy przykłady firm, które odnowiły swoją logistykę dzięki rozwiązaniom Mecaluxu:

• Zarządzanie wieloma magazynami jednocześnie. Hiszpański dystrybutor materiałów fotowoltaicznych SumSol osiągnął płynną komunikację między centrami logistycznymi w Sewilli i Madrycie. „Gospodarka wielomagazynowa bardzo nam pomaga, ponieważ jeśli brakuje produktu w jednym magazynie, możemy natychmiast sprawdzić, czy jest on dostępny w drugim”, wyjaśnia Tomás Sieteiglesias, kierownik działu logistyki.
• Generowanie dowodów dostawy. Słoweński producent wyrobów ze szkła kryształowego Steklarna Rogaška za pomocą Easy WMS przypisuje gotowe zamówienia do firm kurierskich, które dostarczają je do klientów końcowych. „Teraz oprogramowanie magazynowe tworzy taką listę automatycznie, co pozwoliło nam zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy”, podkreśla Gregor Vaukan, kierownik ds. logistyki.
• Monitorowanie produktów spożywczych. Dystrybutor artykułów spożywczych Masgrau Alimentació musiał poszerzyć swój asortyment, dlatego dział logistyki firmy podjął decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania magazynem. „Dzięki Easy WMS uzyskaliśmy większą kontrolę nad procesem odbywającym się w naszym magazynie: monitorujemy stan magazynowy, pilnujemy terminów ważności, śledzimy partie towaru i kierujemy kompletacją”, podsumowuje kierownik działu, Alex Masgrau.

Usprawnij pracę działu logistyki

Nie ulega wątpliwości, że dział logistyki odgrywa kluczową rolę w optymalizacji łańcucha dostaw, a dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii może działać wydajniej i sprawnie odpowiadać na potrzeby klientów. Jeśli szukasz systemu zarządzania magazynem, dzięki któremu usprawnisz funkcjonowanie Twojej firmy, Mecalux ma dla Ciebie rozwiązanie. Skontaktuj się z nami, a doradzimy Ci, jak zoptymalizować Twój łańcuch dostaw, zmniejszyć koszty i wzmocnić swoją pozycję na rynku.