Martwy zapas – czym jest i jak mu zapobiegać?

Martwy zapas zajmuje przestrzeń w magazynie, a także stanowi zamrożony kapitał i oznacza utracone szanse biznesowe. Dla przedsiębiorstw mogą stanowić przypomnienie o znaczeniu wydajnego zarządzania zapasami.

Martwy zapas – co to jest?

Martwy zapas (ang. dead stock) to towar składowany w magazynie, który już nie może zostać sprzedany ani ponownie wykorzystany.

Takie produkty tracą swoją wartość ekonomiczną lub użyteczność z wielu powodów: zmiany popytu, preferencji konsumentów, pojawiania się nowych technologii, które zastępują przestarzałe produkty, braku promocji lub nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak warunki meteorologiczne, które spowalniają sprzedaż.

Martwy zapas może również powstać w wyniku błędów w zarządzaniu łańcuchem dostaw, np. nieefektywnego planowania popytu – nadmiernych zakupów lub produkcji w oczekiwaniu na większy popyt – lub niedokładnej kontroli stanu magazynowego, często będącej skutkiem braku odpowiedniego systemu logistycznego.

Martwy zapas – przykład

Poniżej przedstawiamy przykłady towarów, które mogą zalegać na regałach w magazynie:

• Produkty sezonowe. Moda to branża, która nieustannie się zmienia, a kolekcje ubrań zmieniają się w zależności od pory roku. Ubrania zimowe w środku lata czy też dekoracje bożonarodzeniowe po okresie świątecznym mogą stać się martwym zapasem.
• Przestarzały asortyment. Zainteresowanie artykułami elektronicznymi jak smartfony czy komputery maleje, kiedy na rynek wchodzą ich ulepszone wersje, wzbogacone o nowe funkcje.
• Wadliwe lub uszkodzone artykuły. Towar, którego nie można sprzedać, ponieważ nie spełnia norm jakościowych lub z powodu zmian w przepisach.
• Produkty szybko psujące się. Produkty spożywcze o bardzo krótkim terminie przydatności do spożycia i szybko psujące się są bardziej narażone na stanie się martwym zapasem.
• Nadwyżka zapasów. Nieproporcjonalnie duże ilości towarów przy niewystarczającym popycie mogą być zbyt długo zalegać w magazynie.
• Nieudane premiery. Nowe produkty, które nie zainteresowały konsumentów.
• Artykuły personalizowane. Przedmioty wykonane na zamówienie, które nie zostały odebrane i nie nadają się do sprzedania innym klientom.
• Zmiana preferencji konsumentów. Przedmioty, które cieszyły się popularnością, ale zainteresowanie na nie zmalało ze względu na zmieniające się trendy, np. akcesoria do urządzeń.
• Produkty w starych opakowaniach. Artykuły, które nie straciły swoich funkcjonalności, ale zmieniono ich opakowania w celu dostosowania ich do nowych trendów rynkowych czy też zaoferowania bardziej nowoczesnego wizerunku marki.

Zapobieganie powstawaniu martwego zapasu

Niezależnie od rodzaju obsługiwanych produktów, firmy mogą wdrażać różne praktyki, aby zapobiegać powstawaniu martwego zapasu:

• Kontrola zapasów. Techniki takie jak metoda ABC (klasyfikacja jednostek asortymentowych na trzy grupy) czy FIFO (produkt, który jako pierwszy trafił do magazynu, opuszcza go jako pierwszy) umożliwiają lepsze zarządzanie zapasami, co pozwala poznać stan zapasów w czasie rzeczywistym
• Planowanie zapotrzebowania. Polega na oszacowaniu sprzedaży danego przedsiębiorstwa, aby lepiej zorganizować procesy produkcyjne, operacje magazynowe i budżety. Ma na celu utrzymanie odpowiedniego poziomu zapasów, aby zaspokoić popyt.
• Produkcja just-in-time. Przedsiębiorstwa produkują i nabywają tylko to, co jest niezbędne, aby odpowiedzieć na potrzeby klientów, minimalizując ryzyko dysponowania nadwyżką zapasów. Utrzymują zapas bezpieczeństwa, aby zmierzyć się z nieprzewidzianymi zdarzeniami lub zmianami popytu.
• Kampanie marketingowe. Pierwszy krokiem do zwiększenia sprzedaży i poprawy rotacji zapasów jest pokazanie się światu. Za pomocą promocji, zniżek czy reklam ukierunkowanych zmniejsza się ryzyko gromadzenia martwego zapasu.
• Szkolenia i organizacja. Personel magazynu musi zostać odpowiednio przeszkolony i skoordynowany, aby bezbłędnie zarządzać zapasami. Np. może sprawdzać dostarczone produkty pod kątem uszkodzeń, niezgodności co do liczby czy niewłaściwych artykułów. Ponadto powinien postępować zgodnie ze standardowymi procedurami w zakresie składowania, etykietowania, przygotowywania zamówień, w ten sposób zapewniając optymalne zarządzanie zapasami i zmniejszenie ryzyka strat lub pomyłek w procesie logistycznym.
• System do zarządzania magazynem. To najlepsze rozwiązanie do monitorowania produktów w czasie rzeczywistym. Oprogramowania magazynowe, jak Easy WMS Mecaluxu umożliwia zarządzanie towarem oraz wymaganymi procesami, aby zorganizować dystrybucję zamówień, a także zoptymalizować uzupełnianie zapasów, zapobiegając ich brakowi i poprawiając wydajność operacyjną.

Negatywne skutki martwego zapasu

Martwe zapasy szkodzą przedsiębiorstwom. Składowanie produktów, które się nie sprzedają, stanowi inwestycję, która nie generuje zysków, co bezpośrednio wpływa na rentowność. Długotrwałe ich składowanie pochłania cenne zasoby jaką jest m.in. siła robocza potrzebna do ich obsługi. Ponadto te artykuły zajmują przestrzeń, która mogłaby zostać przeznaczona na magazynowanie innych artykułów, cieszących się popytem. Wraz z upływem czasu, produkty stanowiące martwy zapas ulegają pogorszeniu, psują się lub tracą na wartości.

Negatywnym skutkiem zapasu martwego jest również trudność w analizie popytu, a w efekcie, organizacji uzupełniania zapasów. Jeśli firma dysponuje produktami o niskiej rotacji, ale nadal kupuje produkty, które się nie sprzedają i zalegają w magazynie, ogranicza to jej możliwości inwestowania w produkty, na które jest popyt.

Martwy zapas – szanse

Martwy zapas może stać się szansą, zwłaszcza w branżach takich jak przemysł modowy. W tym przypadku częściej używa się terminu w języku angielskim – dead stock. Ta praktyka polega na składowaniu wycofanych produktów jako artykułów retro, które w odróżnieniu od martwego zapasu, mogą nabyć wartość dzięki swojej ekskluzywności.

W przemyśle tekstylnym tkaniny składające się na dead stock (materiały pozostałe po wcześniejszych procesach produkcyjnych) są wykorzystywane przez projektantów i marki do tworzenia nowych kolekcji. Takie podejście nie tylko daje drugie życie materiałom, ale również umożliwia odpowiadanie na potrzeby rozwijającego się rynku, który priorytetowo traktuje zrównoważony rozwój i wykorzystanie dostępnych zasobów.

Ewidencja martwych zapasów

Polega na kontroli produktów w magazynie, które nie zostały sprzedane w określonym czasie. Rejestr można przeprowadzać ręcznie lub za pomocą systemu zarządzania, który monitoruje stan zapasów.

Obliczanie martwego zapasu 

Najpierw należy ustalić, jaki okres braku aktywności zapas uznaje się za „martwy” (na przykład, artykuł nie został sprzedany w ciągu sześciu miesięcy lub roku). Następnie firma musi zidentyfikować produkty, których sprzedaż nie została odnotowana w określonym czasie.

Wzór na obliczenie wartości martwego zapasu jest następujący:

Wartość zapasu martwego = liczba sztuk x cena za sztukę

Przykładowo, jeśli sklep ze sprzętem AGD magazynuje 50 sztuk starego modelu mikrofalówki, które nie zostały sprzedane, a cena za jedną sztukę wynosi 80 €, wartość zamrożona w produktach, które nie generują dochodu ani obrotu wynosi 4000 euro. 

50 sztuk× 80 € = 4000 €

Aby uzyskać wszystkie informacje, należy dysponować systemem do zarządzania magazynem, który rejestruje towary przyjmowane do magazynu.

Zarządzanie martwym zapasem

Istnieją różne strategie zmniejszenia strat związanych z martwym zapasem:

• Sprzedaż. Martwy zapas może okazać się wartościowy dla innych firm, dlatego jest sprzedawany osobom trzecim lub na rynkach wtórnych.
• Recykling. Materiały z produktów są ponownie wykorzystywane w innych celach lub są wysyłane do firm specjalizujących się w recyklingu w celu prawidłowego ich przetworzenia.
• Darowizny. Artykuły, które nie nadają się do sprzedaży, można przekazać w darowiźnie organizacjom charytatywnym, co przekłada się też na poprawę wizerunku marki.
• Grupowanie z innymi produktami. Przestarzałe produkty można połączyć w ramach promocji z innymi towarami o dużej rotacji, aby ułatwić ich sprzedaż.
• Usunięcie. Jeśli ponowne wykorzystanie lub sprzedaż nie są możliwe, należy zutylizować martwy zapas, aby nie generować dodatkowych kosztów.

Takie działania pozwalają efektywnie zarządzać nieaktywnym zapasem, optymalizując zasoby i usprawniając zarządzanie zapasami.

Dobrze zorganizowana logistyka sposobem na uniknięcie martwego zapasu

Najlepszym sposobem na zapobieganie powstawaniu zapasu martwego jest dobrze zorganizowana logistyka, w ramach której monitorowane są towary przyjmowane i wydawane z magazynu. Szczegółowa i aktualizowana w czasie rzeczywistym lista wszystkich operacji przeprowadzanych w magazynie pozwala wykrywać, jakie towary nie przynoszą zysków. System Easy WMS Mecaluxu usprawnia działanie łańcucha dostaw firm działających w różnych sektorach. Skontaktuj się z nami, abyś mógł w pełni wykorzystać potencjał swojego magazynu i wydajniej zarządzać zapasami.