Kaizen — sztuka doskonalenia procesów w przedsiębiorstwie

Filozofia kaizen, której fundamenty zaczęto wdrażać już pod koniec lat 40., zyskała szerokie uznanie wśród przedstawicieli kadr zarządzających japońskiego sektora produkcyjnego w latach 80. Od tego czasu ugruntowała swoją pozycję jako kluczowe narzędzie umożliwiające firmom ciągłe doskonalenie swoich procesów i podniesienie poziomu wydajności.

Kaizen — co to jest i do czego służy?

Termin kaizen pochodzi z języka japońskiego, kai (改) oznacza zmianę a zen (善) — dobrze, a zatem oznacza zmianę na lepsze. To metoda, która dąży do uzyskania efektywności operacyjnej i ciągłego doskonalenia na wszystkich obszarach działalności firmy poprzez modyfikowanie sposobu pracy. Celem kaizen jest budowa takich systemów organizacyjnych, które pozwolą firmom skutecznie realizować ich długofalowe cele strategiczne. Dlatego też filozofia ta jest ściśle powiązana z koncepcją lean manufacturing, a także wspiera inkluzywne i partycypacyjne środowisko pracy. Dzięki zaangażowaniu zespołu w optymalizację procesów firma skutecznie redukuje wąskie gardła i systematycznie zwiększa swoją produktywność.

Geneza metody kaizen

Kaizen zaczęło kształtować się w Japonii tuż po zakończeniu II wojny światowej. Społeczeństwo szybko zdało sobie sprawę, że w obliczu niedoboru żywności i energii oraz zniszczonego przemysłu nie może korzystać z dotychczasowych procesów produkcyjnych, jeśli chciało się rozwijać. Termin jest związany z Japońskim Związkiem Naukowców i Inżynierów (Union of Japanese Scientists and Engineers — JUSE). Natomiast został spopularyzowany w latach 80. przez Masaaki'ego Imai'ego, konsultanta ds. zarządzania i założyciela Kaizen Institute.

Mimo japońskiego pochodzenia filozofii kaizen ważną rolę w jej tworzeniu odegrali pochodzący ze Stanów Zjednoczonych eksperci od kontroli jakości William Edwards Deming (znany z opracowania cyklu Daminga) oraz Joseph Duran. Obaj udali się do powojennej Japonii, aby podzielić się swoją wiedzą w zakresie kontroli jakości i zarządzania statystycznego, a japońskie firmy wdrożyły ich wskazówki do stosowanych przez siebie metod pracy.

Metoda 5S w filozofii kaizen

Koncepcja kaizen opiera się na pięciu japońskich słowach rozpoczynających się literą „S” (5S), czyli Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu oraz Shitsuke:

• Sortowanie (Seiri). Punktem wyjścia jest eliminacja wszystkich niepotrzebnych elementów, które nie dodają wartości. Poza odzyskaniem przestrzeni etap ten pozwala pozbyć się czynników, które hamują wydajne działanie przedsiębiorstwa.
• Systematyka (Seiton). Jest narzędziem do osiągnięcia produktywności. Utrzymanie każdego elementu na swoim miejscu umożliwia swobodny przepływ pracy i skraca czas poświęcany na poszukiwanie artykułów.
• Sprzątanie (Seiso). Utrzymywanie czystości przekłada się na przyjemniejsze i bezpieczniejsze środowisko pracy. Ograniczenie szumu wizualnego ułatwia identyfikację oraz usuwanie ewentualnych awarii czy incydentów, co stanowi element ciągłego doskonalenia.
• Standaryzacja (Seiketsu). Ma na celu utrzymanie rezultatów trzech pierwszych etapów (Seiri, Seiton i Seiso) poprzez wprowadzanie standardów i przeprowadzanie kontroli wzrokowych. Te praktyki zapewniają przestrzeganie dobrych praktyk i utrzymanie porządku.
• Samodyscyplina (Shitsuke). Zaangażowanie w proces ewolucji, mającej na celu poprawę warunków pracy, stanowi gwarancję trwałej transformacji.

10 zasad kaizen mające na celu doskonalenie procesów

Metoda 5S stanowi podstawę filozofii kaizen, można ją jednak opisać za pośrednictwem poniższych dziesięciu zasad:

1. Należy odejść od dotychczasowych przekonań i kwestionować stosowane dotąd praktyki, mając na uwadze, że zawsze istnieje obszar do poprawy. Postęp jest procesem ciągłym i niekończącym się.
2. Należy rozwiązywać problemy w sposób proaktywny, a polega to na szukaniu możliwości wdrażania udoskonaleń zamiast ich odrzucania, także w trudnych sytuacjach.
3. Warto skupić się na pozytywnych, a nie negatywnych aspektach. Zamiast wskazywać, jak nie wykonywać danego zadania, należy wyjaśnić, jak powinno ono przebiegać, a także nakreślić konkretne kroki prowadzące do jego realizacji.
4. Błędy należy rozwiązywać na bieżąco, nie odkładać ich na później.
5. Przed wprowadzeniem zmian trzeba znaleźć źródło problemu, aby zrozumieć jego przyczyny. To jedyny sposób na ich rozwiązanie.
6. Priorytetem zmian powinno być usprawnienie funkcjonowania firmy, jednak bez popadania w kontrproduktywny perfekcjonizm, który mógłby sparaliżować procesy.
7. Przedsiębiorstwa powinny tworzyć środowisko zachęcające pracowników do zgłaszania pomysłów i sugestii optymalizacyjnych — innymi słowy, chodzi o tworzenie przestrzeni, w której każdy ma realny wkład w rozwój firmy.
8. Lepiej rozważyć sugestie pochodzące od dziesięciu osób, niż czekać na jeden genialny pomysł jednej osoby. 
9. Po wdrożeniu zmiany należy sprawdzić wyniki za pomocą wskaźników do mierzenia wydajności. Jeśli zmiana okaże się skuteczna, należy ją ustandaryzować i wdrożyć w pozostałych obszarach działalności.
10. Problemy należy rozwiązywać na miejscu. Zgodnie z zasadą genchi genbutsu, trzeba udać się na miejsce, by osobiście ocenić sytuację, zrozumieć skalę problemu i podjąć odpowiednie środki, by mu zaradzić.

Zalety filozofii kaizen w biznesie

Wdrożenie filozofii kaizen wspiera podejście mające na celu ciągłe doskonalenie i zapewnia wiele korzyści firmom, które stosują się do jej zasad:

• Wzrost wydajności. Eliminacja powtarzalnych oraz zbędnych etapów sprawia, że proces produkcji i dystrybucji przebiega sprawniej i dostosowuje się do wymogów rynku.
• Mniejsze koszty. Odpowiedzialne korzystanie z zasobów firmy i skupienie się na kluczowych aspektach ma pozytywny wpływ na końcowy bilans.
• Lepsza jakość. Identyfikowanie problemów na bieżąco i optymalizacja procesów przekładają się na wysoką jakość produktów i usług, co pozwala spełniać oczekiwania klientów.
• Elastyczność. Dzięki większej odporności firmy mogą szybko reagować na zmiany i nieprzewidziane zdarzenia, czego wynikiem jest budowanie przewagi konkurencyjnej.
• Rozwój kompetencji. Metoda kaizen propaguje szkolenie i rozwój zawodowy personelu, dzięki czemu pracownicy mogą angażować się w więcej projektów, a także inicjować nowe działania.
• Przyjazne środowisko pracy. Środowiska, które angażują i motywują swoich pracowników, sprzyjają swobodnej wymianie pomysłów. Takie podejście przekłada się na większe poczucie przynależności personelu, a także buduje realną wartość dla firmy.
• Bezpieczniejsze środowisko pracy. Usunięcie zbędnych etapów i wdrożenie wydajnych procesów minimalizuje ryzyko w miejscu pracy.

Przykład zastosowania filozofii kaizen

Wiele pochodzących z Azji firm technologicznych, takich jak Samsung, wdrożyło praktyki inspirowane filozofią kaizen jak obchody gemba (ang. gemba walks), powszechną praktykę wśród kadry kierowniczej. Polega na obserwowaniu codziennego działania w miejscu, gdzie powstaje realna wartość w firmie, a nie tylko w sytuacjach kryzysowych. To pozwala kadrze kierowniczej na analizę ośmiu obszarów, w których powstają największe straty w firmach, znanych pod akronimem timwoods: transport (ang. Transport), zapasy (ang. Inventory), ruch (ang. Motion), oczekiwanie (ang. Waiting), nadprodukcja (ang. Overproduction), defekty (ang. Defects), umiejętności (ang. Skills).

Nestlé, światowy lider w sektorze spożywczym, to jedna z pierwszych korporacji międzynarodowych, która wdrożyła metodę kaizen. Dzięki zastosowaniu tego podejścia firma zmniejszyła poziom strat generowanych na halach produkcyjnych i zapobiegła przestojom. Przedsiębiorstwo charakteryzuje się otwartością na zmiany w duchu ciągłego doskonalenia. Od lat korzysta z magazynów automatycznych Mecaluxu, aby maksymalnie zwiększyć wydajność centrów produkcyjnych.

Mecalux wspiera porządek i wydajność operacyjną za pomocą systemów składowania, instalacji automatycznych i rozwiązań cyfrowych zakorzenionych w filozofii kaizen. Współpracujemy z naszymi klientami w zakresie wdrożenia Easy WMS, systemu zarządzania magazynem, który odpowiada na konkretne potrzeby każdej firmy. Jeśli chcesz usprawnić swój łańcuch dostaw, skontaktuj się z nami, a pomożemy w optymalizacji logistyki Twojej firmy.