Magazyn omnikanałowy, w którym składuje się 70 000 pozycji asortymentowych

Najlepsze marki w przystępnych cenach

Co sezon tysiące klientów odświeża swoją garderobę, zaopatrując się u francuskiego dystrybutora, Espace des Marques, który posiada w ofercie najnowsze fasony bluzek, spodni, swetrów, kurtek i butów najbardziej znanych marek. Produkty w atrakcyjnych cenach dostępne są w sklepie internetowym firmy (espace-des-marques.com), na internetowej platformie sprzedażowej i w sklepach stacjonarnych.

Firma działa od 2007 roku i nieustannie się rozwija. Jej początki to jeden sklep, o powierzchni 30 m², w miejscowości Jard-sur-Mer, obecnie zaś posiada 8 sklepów w całej Francji. Plan na najbliższe lata przewiduje intensywną ekspansję: dywersyfikacja kanałów dystrybucji poprzez otwarcie kolejnych sklepów stacjonarnych oraz zwiększenie wolumenu sprzedaży internetowej, zgodnie z realizowaną strategią omnikanałową, która ma na celu obsłużenie jak największej liczby klientów w jak najkrótszym czasie.

Czas na zmiany

Johan Legrand, założyciel i prezes Espace des Marques, przedstawia powody inwestycji: „W ostatnich latach, w rezultacie otwarcia nowych sklepów stacjonarnych i rozwoju sklepu internetowego, zdecydowanie wzrósł wolumen naszej sprzedaży, a więc także ilość towaru i zamówień. W związku z tym w naszym magazynie zaczęło brakować nam miejsca, a poza tym musieliśmy zwiększyć elastyczność operacji i usprawnić kompletację, co pozwoliłoby nam zwiększyć wydajność. Potrzebowaliśmy zmian”.

Wcześniej zarządzanie magazynem – od rozmieszczenia towaru po przygotowywanie zamówień – odbywało się z kartką i długopisem w ręku. Odpowiednia organizacja to podstawa sprawnego działania każdego magazynu, dlatego firma Espace des Marques chciała zoptymalizować procesy logistyczne, ponieważ poprawia to dynamikę wszystkich operacji.

Johan Legrand wspomina, jak wyglądała organizacja magazynu: „Korytarze były oznaczone kolejnymi literami alfabetu. W każdym z nich znajdowały się produkty innej maki: korytarz A przeznaczony był dla jednej, korytarz B dla drugiej itd. Powodowało to rozmaite problemy, ponieważ produktów niektórych marek mieliśmy tyle, że nie mieściły się w jednym korytarzu i musiały być przenoszone. Poza tym musieliśmy polegać na pamięci magazynierów, a kiedy któryś z nich był nieobecny, bardzo trudno było znaleźć produkty. Skutkiem tego, a także układania artykułów rozmiarami i kolorami, a nie na podstawie kodów kreskowych, popełnialiśmy zbyt dużo błędów”.

Przygotowywanie zamówień też pozostawiało wiele do życzenia. Vincent Beaufreton, Menadżer ds. Rozwoju, wspomina, jak przebiegała kompletacja: „Aby zebrać produkty potrzebne do skompletowania zamówień, operatorzy posługiwali się wydrukowanymi listami. Niestety czasami znalezienie jakiegoś artykułu zajmowało im zbyt wiele czasu. Było to bardzo żmudne zadanie”.

W 2019 roku, gotowa na zmiany i ulepszenia, firma Espace des Marques uruchomiła w La Boissière-des-Landes dwa nowe magazyny, każdy o powierzchni 2700 m². Mieszczą one aż 70 000 pozycji asortymentowych i realizują wszystkie zamówienia napływające zarówno z kanałów offline, jak i online.

„Początkowo jeden z tych magazynów był przeznaczony do obsługi zamówień internetowych, a drugi zaopatrywał sklepy. Jednak nasza logistyka szybko ewoluuje i przeorganizowaliśmy je tak, że teraz są bardziej wyspecjalizowane” – wskazuje Menedżer ds. Rozwoju. Obecnie jeden służy do składowania obuwia, w drugim znajduje się odzież. „Jeśli zamówienie obejmuje i ubrania, i buty, kompletujemy je osobno w każdym magazynie, a następnie łączymy w jednym z nich” – dodaje Menadżer.

Wyposażając oba obiekty, firma podjęła współpracę z Mecaluxem. Johan Legrand wyjaśnia motywy tej decyzji: „Otrzymaliśmy kompleksową ofertę, która obejmowała systemy składowania, urządzenia transportu bliskiego i oprogramowanie magazynowe. Bardzo nam odpowiadało, że jeden dostawca zapewni całe wyposażenie do obu obiektów. Chciałbym również podkreślić, że zespół techniczny Mecaluxu budzi ogromne zaufanie swoją fachowością. Realizując projekt o tak dużej skali warto współpracować z najlepszymi specjalistami”.

Oba magazyny zostały wyposażone w regały półkowe z pomostami, które dzielą je na trzy kondygnacje. „Jest to proste roswiązanie naszego problemu z brakiem miejsca, ponieważ trzykrotnie zwiększa powierzchnię magazynową. Jednak pojawiła się inna kwestia: jak transportować towar między kondygnacjami? Otóż, aby połączyć poszczególne piętra, Mecalux zamontował przenośnik pojemnikowy i windę, które usprawniają i przyspieszają transport ładunków” – wyjaśnia Vincent Beaufreton.

„Kolejnym wyzwaniem było zarządzanie zapasami” – mówi Menadżer ds. Rozwoju. Firma potrzebowała wyspecjalizowanego oprogramowania do kierowania obiektem, które pozwoliłoby uzyskać lepszą kontrolę nad stanem magazynowym i zredukować ilość błędów. Idealnym rozwiązaniem okazał się system zarządzania magazynem Easy WMS w wersji on-premise wraz z modułem Multi Carrier Shipping Software, który usprawnia pakowanie i wysyłkę zamówień.

Regały z pomostami – idealne rozwiązanie dla e-commerce

Magazyny firmy Espace des Marques są wyposażone w regały półkowe podzielone na kondygnacje za pomocą zamontowanych na nich pomostów. Rozwiązanie to zapewnia szereg korzyści, między innymi:

• Wykorzystanie wysokości budynku - powierzchnia użytkowa obiektu została potrojona, co zwiększyło jego pojemność.
• Bezpośredni dostęp - produkty można łatwo pobierać, co przekłada się na przyspieszenie realizacji operacji magazynowych i usprawnia kompletację.
• Wszechstronność – miejsca na regałach są dostosowane do wielkości i wagi szerokiej gamy asortymentu – od pudełek na buty, po różne modele i rozmiary odzieży.
• Mniejszy ruch w magazynie – system przenośników łączy poszczególne kondygnacje i kończy swoją trasę w strefie konsolidacji zamówień. Dzięki temu, operatorzy nie muszą przemieszczać się po magazynie w celu skompletowania zamówień, lecz pracują wyłącznie w przydzielonych im strefach.

Zaawansowane zarządzanie magazynem dzięki WMS

W obu magazynach Espace des Marques zostało wdrożone oprogramowanie Mecaluxu, Easy WMS, które zapewnia: odpowiednie rozmieszczenie produktów, kontrolę stanu magazynowego, optymalizację zasobów i procesów, oszczędność czasu oraz redukcję błędów.

Wdrożenie systemu WMS przebiegało w dwóch etapach w odstępnie roku, w każdym z magazynów osobno. W drugim obiekcie, wskutek ograniczeń związanych z pandemią koronawirusa, dla bezpieczeństwa personelu Espace des Marques i Mecaluxu, wdrożenie odbyło się zdalnie. Wszystkie przygotowania, szkolenia, testy i konfiguracja przebiegały w trybie telematycznym.

„Wdrożenie i uruchomienie systemu zarządzania magazynem stanowiło ważny krok, a przy tym było dla nas czymś zupełnie nowym i niosło wiele niewiadomych co do tego, jak ono przebiegnie. W każdej chwili mogliśmy jednak liczyć na wsparcie zespołu technicznego Mecaluxu, dlatego wszystko odbyło się bardzo szybko. Również opanowanie obsługi systemu i jego funkcjonalności przyszło nam bez trudu” – zdradza Vincent Beaufreton.

Easy WMS został także zintegrowany z systemem ERP XL Soft i z platformą e-commerce PrestaShop, z której korzysta Espace des Marques. Dzięki temu systemy te wymieniają ze sobą dane w celu zagwarantowania optymalnego przebiegu procesów w obu magazynach. Współpraca systemów ERP i WMS jest niezbędna, aby firma mogła zapewnić swoim klientom stałą dostępność towaru.

„Nauczyliśmy się obsługi Easy WMS w trakcie codziennej pracy z tym systemem. Oceniamy go bardzo pozytywnie, jest to bez wątpienia narzędzie, które spełnia nasze potrzeby” – podkreśla Menadżer ds. Rozwoju firmy Espace des Marques.

Easy WMS zarządza wszystkimi operacjami, jakie odbywają się w obu magazynach – od momentu przyjęcia towaru od dostawców do chwili wysłania gotowych zamówień odbiorcom.

Przyjęcia towaru
„Easy WMS umożliwia nam dokładną kontrolę nad zapasami i nie popełniamy już tylu błędów co kiedyś. Narzędzie to zapewnia bezpieczeństwo zarządzania towarem” – słusznie zauważa Vincent Beaufreton.

„Przyjęcia towaru to jeden z obszarów, w których obserwujemy sporą poprawę: jesteśmy dziś dwa razy szybsi” – zaznacza Vincent Beaufreton. Obecnie każdy operator przyjmuje średnio 1000 produktów dziennie (latem liczba ta dochodzi do 2000). „Przed wdrożeniem Easy WMS jeden operator był w stanie obsłużyć nie więcej niż 500 artykułów” – porównuje Menadżer ds. Rozwoju.

Identyfikacja i sprawdzenie towaru przyjmowanego do magazynu ma fundamentalne znaczenie dla sprawnego przebiegu pozostałych operacji magazynowych. „Kiedyś zdarzało się na przykład, że zamówiliśmy 100 koszulek, a otrzymaliśmy tylko 80. Bez sprawdzenia, czy towar przysłany przez dostawcę zgadza się z naszym zamówieniem, mogliśmy całymi tygodniami, a nawet miesiącami nie wiedzieć o tej różnicy, dlatego nie byliśmy potem w stanie dojść źródła błędu” – wyjaśnia Vincent Beaufreton.

Po zidentyfikowaniu produktów system zarządzania magazynem najpierw określa, czy jest to odzież czy obuwie, a następnie na podstawie informacji takich jak rodzaj, model, rozmiar, szybkość rotacji itp. wyznacza dla nich miejsce na regałach. Easy WMS rozmieszcza towar w obu magazynach według przyjętej logiki, co pozwala zoptymalizować pracę operatorów oraz usprawnić magazynowanie i kompletację.

Przygotowywanie zamówień
„Od momentu uruchomienia tych dwóch magazynów otworzyliśmy cztery kolejne sklepy i podwoiliśmy sprzedaż internetową” – mówi Vincent Beaufreton.

Dzięki odpowiedniemu rozmieszczeniu towaru w magazynie oraz instrukcjom, jakie operatorzy otrzymują od Easy WMS, magazyn opuszcza ok. 8000 zamówień tygodniowo. Są one wysyłane zarówno do sklepów stacjonarnych, jak i do klientów kupujących przez internet, zarówno na stronie www.espaces-des-marques.com, jak i na platformach sprzedażowych.

Każdemu operatorowi przypisywana jest kondygnacja, na której przygotowuje zamówienia. Pobrane produkty umieszcza na przenośniku, który transportuje je do windy. Gdy winda dostarczy produkty na sam dół, są one kierowane do strefy konsolidacji.

Zamówienia internetowe są przygotowywane metodą grupowania. Podczas jednego przebiegu każdy operator pobiera równocześnie produkty do kilku zamówień, postępując zgodnie z informacjami wysyłanymi przez Easy WMS, który wskazuje dokładne miejsce składowania każdego produktu oraz liczbę sztuk do pobrania.

Natomiast przy realizowaniu zamówień pochodzących ze sklepów, zdarza się, że kiedy obejmują one dużą ilość pozycji, są dzielone na kilku operatorów, czasami nawet 5 lub 6. W ten sposób każdy operator przygotowuje część zamówienia odpowiadającą jego strefie.

„Nie dysponujemy jeszcze statystykami informującymi, o ile procent spadła liczba błędów w przygotowywanych zamówieniach, wiemy jednak, że obniżył się współczynnik zwrotów zamówień internetowych. Zwroty te niekoniecznie muszą być spowodowane naszymi pomyłkami, mogą również wynikać z nieodpowiednio dobranego rozmiaru, koloru czy fasonu” – zauważa Vincent Beaufreton.

Konsolidacja i wysyłka zamówień
Kiedy pobrane przez operatorów produkty znajdą się w strefie wysyłek, Easy WMS rozdziela je na poszczególne zamówienia, biorąc pod uwagę, czy mają trafić do sklepów czy do klientów internetowych.

Moduł Multi Carrier Shipping Software kieruje pakowaniem, informując operatorów, które produkty mogą zgrupować i zapakować razem, a które stanowią zamówienia jednostkowe. Jak twierdzi Menadżer ds. Rozwoju, „udoskonaliliśmy ten proces do tego stopnia, że w wysyłkach nie występują już błędy”.

Moduł wie z wyprzedzeniem, która firma transportowa będzie dostarczała dane zamówienie. Drukuje etykiety wysyłkowe zawierające adres odbiorcy i kod do śledzenia przesyłki dla klienta według wzoru konkretnego spedytora. „Pozwoliło to zaoszczędzić dużo czasu przy przygotowywaniu i wysyłaniu zamówień” podsumowuje Vincent Beaufreton.

Ponadto moduł Multi Carrier Shipping Software jest zintegrowany ze spedytorami (głównie Chronopost i Colissimo), którzy dostarczają zamówienia firmy. Bezpośrednia komunikacja przyspiesza wysyłkę i pozwala uniknąć błędów. Gdy kierowca przyjeżdża do magazynu po odbiór paczek, posiada już wszystkie niezbędne informacje, musi jedynie odebrać ładunki. „Za sprawą nowej strategii logistycznej, automatyzacji i cyfryzacji możemy teraz wysyłać trzykrotnie więcej zamówień, i to zatrudniając tę samą liczbę operatorów” – podkreśla Beaufreton.

Wysyłka zamówień jest tak zorganizowana, aby dotarły one do odbiorców w jak najkrótszym czasie. Vincent Beaufreton przybliża szczegóły: „Firma transportowa Colissimo odbiera przesyłki dwa razy dziennie: o 7:30 i o 15:30. Zamówienia złożone po południu i wieczorem wychodzą rano następnego dnia jako pierwsze. Priorytetowo są także traktowane zamówienia z Amazona i od naszych klientów Premium: ich dostawę realizuje w ciągu 24 godzin firma Chronopost”.

Lepsze perspektywy rozwoju

Espace des Marques posiada w La Boissière-des-Landes dwa magazyny, które umożliwiają szybką i sprawną realizację zamówień napływających z różnych kanałów sprzedaży. Dzięki kompleksowemu rozwiązaniu logistycznemu dostarczonemu przez Mecalux, składającemu się z regałów z pomostami, przenośników pojemnikowych oraz oprogramowania magazynowego Easy WMS z modułem Multi Carrier Shipping Software, ten sam zespół operatorów jest w stanie przygotować do wysyłki trzykrotnie więcej zamówień.

Firma zwiększyła wydajność swojego łańcucha dostaw, by móc bez przeszkód rozwijać się i zwiększać sprzedaż. Johan Legrand zdradza plany na kolejne lata: „Do 2024 roku zamierzamy otworzyć we Francji ok. 20 sklepów i przekroczyć kwotę 10 milionów euro obrotów ze sprzedaży internetowej. Kolejnym krokiem będzie ekspansja na rynki zagraniczne, dlatego musimy zbadać kwestię wysyłki zamówień do innych krajów, np. do Niemiec. Spodziewamy się też, że w sierpniu, czyli miesiącu szczytowej sprzedaży, będziemy wysyłać 4000 artykułów dziennie”.

Do realizacji tych planów niezbędna jest optymalizacja procesów oraz elastyczna i skalowalna logistyka. Oba magazyny w La Boissière-des-Landes wyróżniają się efektywnością działania i ścisłą kontrolą nad towarem. WMS monitoruje w czasie rzeczywistym lokalizację i dostępność 70 000 pozycji asortymentowych oraz precyzyjnie kieruje pracami magazynowymi, umożliwiając bezbłędne przygotowywanie zamówień.

Johan Legrand - Założyciel i Prezes firmy Espace des Marques
"Mecalux zaproponował nam kompleksowe rozwiązanie obejmujące systemy składowania, transportu i zarządzania. Było dla nas bardzo ważne, aby wyposażenie w obu obiektach pochodziło od jednego dostawcy".

Korzyści dla firmy Espace des Marques

• Kontrola i identyfikowalność: WMS zna dokładną lokalizację każdej z 70 000 pozycji asortymentowych. W momencie ich przybycia do magazynu rozmieszcza je według logicznych reguł, co ułatwia pracę operatorów.
• Wysyłka trzykrotnie większej ilości zamówień: układ magazynu oraz organizacja operacji umożliwiają szybką i efektywną kompletację i wysyłkę 8000 zamówień tygodniowo.
• Optymalizacja zasobów ludzkich: firma zwiększyła efektywność wszystkich operacji, od przyjęcia towaru, poprzez kompletację, po wysyłkę zamówień, bez konieczności zwiększania zatrudnienia.