Metodologia lean — zasady i przykłady zastosowania w firmie

Metodologia lean udowadnia, że dynamiczny rozwój firmy wcale nie wymaga wdrażania dodatkowych zasobów ani niepotrzebnego komplikowania procesów. Koncentruje się na wyeliminowaniu wszystkiego, co okazuje się zbędne poprzez zastosowanie technik ciągłego doskonalenia. W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest i jak działa metodologia lean, a także analizujemy niektóre z jej zastosowań w logistyce.

Czym jest metodologia lean?

Metodologia lean to grupa metod służących do optymalizacji zarządzania, produkcji i logistyki w przedsiębiorstwach. Dąży do redukcji kosztów, skrócenia czasu realizacji i zmniejszenia wysiłku w procesie usprawniania działania.

Ta seria praktyk i zasad ma na celu generowanie największej możliwej wartości dla klienta końcowego poprzez dostarczanie produktów i świadczenie usług wysokiej jakości w ustalonym terminie i z zachowaniem konkurencyjnych cen. Jest to możliwe dzięki stworzeniu płynnego, nieprzerwanego strumienia wartości oraz stałemu dążeniu do doskonałości Wszystko to dzieje się przy jednoczesnym budowaniu atmosfery opartej na pracy zespołowej i wzajemnym szacunku.

Geneza metodologii lean

Chociaż metodologia lean ma zastosowanie w każdej branży, początkowo była ściśle związana z motoryzacją. Jej korzenie sięgają momentu, w którym założyciel Toyoty, Kiichiro Toyoda, podjął decyzję o utworzeniu nowego działu w swojej firmie tekstylnej i całkowicie ukierunkować go na produkcję samochodów.

Czerpiąc inspirację z sysytemu Forda oraz zachęcony gwałtowną ekspansją rynku motoryzacyjnego w Stanach Zjednoczonych, Toyoda rozpoczął produkcję własnych samochodów. Jednakże w obliczu II Wojny Światowej popyt spadł, a Toyota została zmuszona do przyjęcia elastycznego modelu produkcyjnego. W tych okolicznościach inżynierowie pracujący w firmie, m.in. Taiichi Ohno, szukali sposobów na skrócenie procesów do minimum, aby utrzymać wydajne działanie, tworząc tym samym filary systemu produkcyjnego Toyoty. Niemniej jednak metodologia lean nie cieszyła się popularnością wśród japońskich i amerykańskich firm aż do początku lat 80.

​

Trzy filary metody lean

Metodologia lean opiera się na trzech fundamentach — ciągłym doskonaleniu, generowaniu wartości oraz zapobieganiu marnotrawstwu. Ich właściwe zastosowanie, a także szacunek wobec osób należących do zespołu pozwalają podejmować mądrzejsze decyzje biznesowe. Sprawiają też, że firmy rozwijają się w sposób bardziej zrównoważony i produktywny.

• Zapobieganie marnotrawstwu. Obejmuje eliminowanie wszystkiego, co nie wnosi wartości do produktu końcowego i nie budzi zainteresowania odbiorców.
• Ciągłe doskonalenie. Polega na identyfikowaniu możliwości uproszczenia pracy i ograniczenia strat. W tym celu należy wdrożyć różne techniki oraz systemy takie jak Six Sigma czy model Shingo.
• Generowanie wartości dodanej. Organizacje zarządzane według strategii lean koncentrują się na swoich klientach i nawiązują z nimi dialog w celu znalezienia najlepszych sposobów na doskonalenie swoich produktów i usług. Co więcej, w celu podniesienia wydajności angażują swoich pracowników, zapewniając im możliwość autonomicznego działania, rozwoju kompetencji, a także budując poczucie misji. Dzięki temu zespół jest gotowy do samodzielnego rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji.

5 zasad metodologii lean

Metodologia lean obejmuje 5 zasad, które prowadzą do wydajnego zarządzania:

1. Identyfikacja wartości. Na początku należy wyeliminować wszystko, co nie przynosi korzyści klientom, aby zidentyfikować elementy produktu lub usług mające największe znaczenie i skoncentrować się na nich.
2. Mapowanie strumienia wartości. Po zidentyfikowaniu wkładu każdego członka zespołu należy opracować mapę strumienia wartości, aby zwizualizować realizację procesów. Jednym ze skutecznych narzędzi w tym zakresie są tablice kanban.
3. Tworzenie płynnego przepływu pracy. Polega na opracowaniu nowej metodologii pracy, która podniesie wydajność realizacji operacji oraz jakość końcowego produktu lub usługi. Wdrożone technologie i narzędzia eliminują powtarzalne czynności i pozwalają na znacznie szybszą realizację najbardziej czasochłonnych zadań.
4. Zastosowanie systemu pull. Zarządzanie zapasami ma znaczący wpływ na koszty logistyczne. W odróżnieniu od strategii typu push, które polegają na produkowaniu z wyprzedzeniem na podstawie prognozowanego popytu, systemy pull podnoszą wydajność poprzez odpowiadanie na rzeczywisty popyt. W tym modelu sprzedaż wyprzedza procesy logistyczne, dzięki czemu dostawa towarów następuje w momencie zaistnienia realnego zapotrzebowania
5. Dążenie do perfekcji. Zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia specjaliści, którzy wdrażają metodologię lean, dążą do usprawnienia procesów. Aby to osiągnąć, identyfikują przyczyny problemów, gromadzą dane operacyjne, a w razie potrzeby wprowadzają zmiany, walcząc z marnotrawstwem lean.

​

Rodzaje marnotrawstwa w kontekście metodologii lean

W metodologii lean za marnotrawstwo (muda) uznaje się działania, które nie dodają wartości do produktu lub usługi. Są one wynikiem niedociągnięć produkcyjnych lub błędów w zarządzaniu, których można było łatwo uniknąć.

Wyróżnia się osiem rodzajów marnotrawstw i niewydajności, które według metody lean mogą wystąpić w fabrykach, magazynach, centrach dystrybucji, a nawet biurach, jeśli praca nie zostanie odpowiednio zorganizowana. Łatwo je zapamiętać pod akronimem timwoods:

• Transport. Brak planu w zakresie przemieszczania produktów w magazynie i ich nieuzasadnione transportowanie prowadzi do marnowania czasu i zasobów.
• Zapasy. Nadmiar surowców, półproduktów i gotowych produktów zajmuje przestrzeń magazynową i zamraża kapitał, co wpływa na rentowność firmy.
• Ruch. Niewydajny ruch maszyn lub pojazdów przyspiesza zużycie produktów i urządzeń transportu bliskiego, w tym wózków widłowych, co prowadzi do podniesienia poziomu zmęczenia operatorów. Automatyzacja magazynów minimalizuje zjawisko podwójnej obsługi towaru w firmach stosujących strategię lean.
• Oczekiwanie. Wydłużony czas oczekiwania zmniejsza wydajność firm. Problem ten może dotyczyć dostaw materiałów, przepływu informacji czy weryfikacji wykonanych zadań. Przewlekłe przestojowe opóźnienia oraz ograniczona dostępność produktów bądź surowców, o ile zaczną bezpośrednio dotykać konsumenta finalnego, mogą poważnie zaszkodzić wizerunkowi firmy.
• Nadprodukcja. Wykonywanie zadań, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej do końcowego produktu i komplikują przepływ pracy, to marnotrawstwo.
• Nadmierne przetwarzanie. Produkcja przekraczająca popyt prowadzi do nadwyżki zapasów. Aby temu zapobiec, niezbędne są: trafne prognozowanie, optymalne metody i narzędzia do zarządzania magazynem.
• Wady. Produkcja wadliwych produktów negatywnie wpływa na poziom zadowolenia klientów i generuje dodatkowe koszty w zakresie logistyki odwrotnej i wymiany towarów.
• Talenty. Niewykorzystanie wiedzy, kreatywności i talentu pracowników to marnotrawstwo kapitału ludzkiego, któremu można zapobiec, włączając personel w proces ciągłego doskonalenia.

Metodologia lean w logistyce

Maksymy lean można również zastosować w kontekście logistyki. Strategia znana jako lean logistics odzwierciedla się w następujących aspektach:

• Automatyzacja magazynów. Automatyzacja obsługi ładunków jest kluczowa w przypadku logistyki wewnętrznej. Dzięki temu czas transportu intralogistycznego jest krótszy, a bezpieczeństwo wzrasta. Automatyzacja jest szczególnie przydatna w przypadku powtarzalnych zadań, np. transportu, gdzie rozwiązania takie jak układnice optymalizują ruch ładunków.
• Przygotowywanie zamówień. Dobre planowanie kompletacji przekłada się na ograniczenie niepotrzebnego przemieszczania towarów. System zarządzania magazynem (WMS) umożliwia planowanie efektywnych ścieżek kompletacji oraz pomaga w konsolidacji towarów na każdym etapie — od obsługi regałów po etykietowanie i pakowanie produktów.
• Logistyka odwrotna. Błędy w przygotowywaniu zamówień mogą być przyczyną dużego odsetka zwrotów. Wdrożenie systemu WMS pozwala znacznie ograniczyć tego typu pomyłki, co przekłada się na wyższą jakość obsługi klienta.

Podsumowując, metodologia lean umożliwia wymianę informacji i pomysłów między członkami zespołu. Firmy, które opanowały tę kulturę operacyjną do perfekcji, uznają eliminację marnotrawstwa i efektywność za naturalną część swojej działalności. W efekcie poziom wydajności oraz innowacyjności w całej organizacji stale rośnie.