Rewolucja logistyczna w sprzedaży online

Ciągłe doskonalenie

Zmiany i rozwój to dwa pojęcia, które najlepiej opisują firmę NEXECOM. W 2006 roku, po sukcesie w sprzedaży gier wideo i filmów na eBayu, dwaj przyjaciele od czasów dzieciństwa uruchomili nouveauxmarchands.com, sklep internetowy z artykułami gospodarstwa domowego, m.in. ekspresami do kawy, blenderami, robotami kuchennymi, żelazkami, odkurzaczami oraz przenośnymi urządzeniami klimatyzacyjnymi i grzewczymi.

Od momentu powstania spółka stale się rozwija i unowocześnia. Jej Dyrektor Generalny, Laurent Censier, jest zdania, że „szybko rozwijająca się firma z branży e-commerce musi modernizować magazyn mniej więcej co dwa, trzy lata, aby nadążyć za zmianami zachodzącymi na rynku”.

Zgodnie z tym podejściem w 2019 roku w Gémenos koło Marsylii został uruchomiony nowy magazyn, o powierzchni 5000 m², w którym mieści się liczny i zróżnicowany pod względem wielkości asortyment. Część towaru jednak wciąż jest składowana w magazynie zewnętrznej firmy. Wysyłka zamówień jest realizowana z obu obiektów. Zmiana magazynu na większy była dużym wyzwaniem logistycznym, ponieważ firma musiała rozpocząć pracę z większym stanem magazynowym i w warunkach sezonowości sprzedaży.

Początkowo całym procesem odbywającym się w obiekcie w Gémenos kierował opracowany samodzielnie przez firmę system ERP z bardzo podstawową funkcją zarządzania magazynem. Wiązało się to z ogromnym ryzykiem błędów, a także z niewystarczającą wydajnością, co stawało się coraz bardziej problematyczne w miarę zwiększania się asortymentu i liczby zamówień. „Coraz trudniej było decydować, gdzie umieszczać towar, jaką zastosować strategię wyznaczania lokalizacji, a przede wszystkim jak później odnaleźć poszczególne produkty” – wspomina Laurent Brutto, Dyrektor Operacyjny w firmie NEXECOM.

Laurent Censier zaś dodaje: „Dążenie do doskonałości stworzyło konieczność optymalizacji działania magazynu. Dlatego postanowiliśmy wyposażyć operatorów w narzędzie, które pomogłoby im uniknąć błędów i zwiększyć wydajność pracy, a jednocześnie zoptymalizowałoby przygotowywanie zamówień i wykorzystanie powierzchni magazynowej”.

Z tego powodu zapadła decyzja o wdrożeniu systemu zarządzania magazynem (WMS). Po porównaniu dostępnych na rynku rozwiązań, NEXECOM wybrał Easy WMS Mecaluxu. „Wybraliśmy to narzędzie, ponieważ zostało ono opracowane przez renomowaną firmę z branży logistycznej i wyprzedza produkty konkurencji. Ponadto zespół techniczny Mecaluxu towarzyszył nam przez cały okres wdrożenia, odpowiadając na nasze pytania i pomagając nam znaleźć rozwiązanie najlepiej spełniające nasze potrzeby” – wskazuje Laurent Censier.

Wdrożenie obejmowało nie tylko system zarządzania magazynem Easy WMS, ale również trzy moduły rozszerzające jego funkcjonalności: WMS dla e-ecommerce, Multi Carrier Shipping Software oraz Supply Chain Analytics Software. Zdaniem Laurenta Censiera „jest to oprogramowanie, które może się rozwijać wraz z firmą, stale dostosowując się do jej bieżących potrzeb”.

Lepsza organizacja magazynu

„Zadowolenie klienta jest naszym priorytetem, dlatego musimy wyeliminować ryzyko błędu” – podkreśla Laurent Censier. Odpowiednia organizacja składowania to pierwszy krok do zapewnienia kupującym wysokiej jakości obsługi. W tym celu centrum logistyczne zostało podzielone na dwa obszary robocze, w których składuje się produkty o podobnych cechach. W jednej części składuje się produkty wielkogabarytowe, przeważnie o wadze powyżej 15 kg, takie jak zmywarki, lodówki, pralki czy piece, a w drugiej artykuły małe, m.in. elektryczne szczoteczki do zębów i narzędzia.

Easy WMS zarządza procesem odbywającym się w tym magazynie – od wyznaczenia miejsc składowania po przygotowanie zamówień.

Wyznaczenie odpowiedniej lokalizacji dla każdego produktu odbywa się w oparciu o zaimplementowane w systemie reguły i algorytmy. W momencie przyjęcia towaru do magazynu Easy WMS kontroluje produkty i identyfikuje ich cechy, takie jak gabaryty i tempo rotacji, a następnie w oparciu o nie decyduje o ich umiejscowieniu. Produkty, na które zapotrzebowanie jest większe, umieszczane są w najłatwiej dostępnych lokalizacjach, aby ułatwić ich późniejszą obsługę. Według Laurenta Brutto „znajomość lokalizacji ładunków w czasie rzeczywistym ułatwia kontrolę stanu magazynowego”.

Oprogramowanie magazynowe ma również za zadanie organizację pracy operatorów w taki sposób, aby była maksymalnie efektywna i ergonomiczna. Kierując się tą logiką, Easy WMS wyznacza operatorom zadania, wskazując, jakie artykuły mają pobrać, w jakiej ilości i gdzie się one znajdują, a także wytycza im optymalną trasę przemieszczania się po magazynie, tak aby pokonywali jak najmniejsze odległości i w jak najkrótszym czasie przygotowywali zamówienia.

Operatorzy komunikują się z systemem w czasie rzeczywistym, korzystając z terminali radiowych, na których odczytują polecenia i potwierdzają ich wykonanie. „Interfejs systemu jest bardzo intuicyjny i łatwy w obsłudze. Gdy zatrudniamy nowego operatora, otrzymuje on terminal radiowy i po krótkim, trwającym zaledwie 15 minut przeszkoleniu przez kierownika magazynu potrafi przygotować zamówienie. Bez wątpienia dzięki wdrożeniu Easy WMS nasi operatorzy wyspecjalizowali się do wykonywania określonych zadań i możemy stosować bardziej odpowiedni podział zadań. Znając już korzyści, jakie przyniósł nam ten system pracy, nie wrócilibyśmy do poprzedniego” – zaznacza Laurent Brutto.

W zarządzaniu magazynem NEXECOM system Easy WMS wspierają trzy dodatkowe moduły:

WMS dla e-commerce
Moduł ten został wdrożony w magazynie po to, aby ułatwić kompletację zamówień składanych przez klientów NEXECOM za pośrednictwem strony internetowej. Uwzględnia on dwie szczególne cechy tego obiektu, które mają bezpośredni wypływ na jego działalność: z jednej strony jest to składowanie i zarządzanie tysiącami jednostek asortymentowych o różnych cechach i gabarytach, z drugiej konieczność kompletacji dużej liczby zamówień dziennie, składających się z małej liczby pozycji.

WMS dla e-commerce przyspiesza i usprawnia przygotowywanie zamówień. Wcześniej operatorzy byli w stanie skompletować w ciągu godziny 100 pozycji, obecnie liczba ta wzrosła do 300. Dyrektor Generalny słusznie zauważa, że taki wynik jest możliwy, ponieważ oprogramowanie uprościło pracę na wszystkich etapach procesu magazynowego, zwłaszcza w zakresie przyjmowania towaru i przygotowywania zamówień, „aby można było wysyłać więcej zamówień w krótszym czasie”.

Wszystko zaczyna się już na etapie przyjęcia towaru, kiedy to każdy trafiający do magazynu produkt jest identyfikowany. Wówczas WMS klasyfikuje towar, kierując go do składowania lub bezpośrednio do wysyłki. „Choć czynność ta jest czasochłonna, zyskaliśmy na dokładności” – stwierdza Laurent Brutto.

Podczas przygotowywania zamówień WMS dla e-commerce klasyfikuje je na podstawie liczby produktów, jaką zawierają: single-unit (jednoproduktowe) lub multi-unit (wieloproduktowe).

Taki podział usprawnia wysyłkę zamówień i zapobiega błędom. Według Laurenta Censiera „odsetek błędów jest teraz bliski zeru”. Zamówienia jednoproduktowe mogą być wysyłane szybciej, ponieważ po pobraniu z regałów produkty kieruje się bezpośrednio do strefy pakowania i etykietowania, gdzie są przygotowywane do wysyłki, by opuścić magazyn.

Zamówienia wieloproduktowe natomiast są kompletowane w różnych strefach magazynu. Każdy operator pracuje w przydzielonym mu obszarze i zajmuje się określonym rodzajem produktów, pobierając je bezpośrednio z przypisanych lokalizacji. Zamówienia kompletowane są metodą grupowania, co oznacza, że operator podczas jednego przebiegu pobiera z regałów produkty do kilku zamówień naraz, a następnie są one sortowane i rozdzielane na poszczególne zamówienia.

Multi Carrier Shipping Software
Ostatnim krokiem przed załadowaniem gotowych zamówień na ciężarówki jest ich pakowanie oraz zaopatrzenie w etykiety i listy przewozowe.

Najpierw moduł Multi Carrier Shipping Software organizuje pakowanie, przesyłając operatorom dokładne wskazówki, jak należy zapakować poszczególne zamówienia (np. w jedną paczkę czy w kilka).

Następnie dla każdego zamówienia generuje i drukuje etykietę wysyłkową i list przewozowy zgodnie ze wzorami stosowanymi przez poszczególne firmy spedycyjne. Dokumenty te zawierają m.in. numer przesyłki, za pomocą którego odbiorca może śledzić w internecie bieżącą lokalizację swojego zamówienia.

Na koniec moduł Multi Carrier Shipping Software automatycznie komunikuje magazyn z firmami transportowymi, z którymi współpracuje NEXECOM: Mondial Relay, GLS, DB Schenker i UPS. Jest to ogromne ułatwienie, ponieważ dzięki temu proces wysyłki przebiega sprawniej, gdyż przewoźnicy z wyprzedzeniem dysponują wszystkimi informacjami potrzebnymi do prawidłowej realizacji dostawy, takimi jak liczba paczek i adres odbiorcy.

Supply Chain Analytics Software
Sprawna, nowoczesna i inteligentna logistyka jest priorytetem dla firmy NEXECOM, ponieważ umożliwia elastyczne dostosowanie do zmian wprowadzanych w działalności. Laurent Censier wymienia niektóre z nich: „w 2019 roku wdrożyliśmy bardzo agresywną strategię rozwoju, która zakłada podwojenie obrotów w ciągu pięciu lat. Aby ten cel osiągnąć, postanowiliśmy wzbogacić ofertę produktów i rozszerzyć działalność na rynki międzynarodowe. Wszystkie te zmiany pociągną za sobą skutki dla naszej logistyki, jednak ich wpływ na magazyn będzie minimalny, ponieważ dzięki Easy WMS będziemy na nie przygotowani”.

Jest to możliwe za sprawą analizy danych. Aby łańcuch dostaw był elastyczny i dynamicznie dostosowywał się do zmian zachodzących na rynku, należy przede wszystkim dogłębnie poznać jego funkcjonowanie i wszystkie operacje, które umożliwiają przepływ towarów.

Moduł Supply Chain Analytics Software został zaprojektowany w taki sposób, aby pomóc firmie w osiągnięciu celów poprzez lepsze wykorzystanie magazynu. Jest to narzędzie, które dostarcza użyteczne dane na temat najważniejszych czynności odbywających się w nim, aby w razie potrzeby ułatwić wprowadzenie strategicznych usprawnień poprawiających wydajność.

Oprogramowanie ma zdefiniowane wskaźniki, które pokazują stan wszystkich etapów procesu magazynowego, od przyjęcia towaru, poprzez jego składowanie, po kompletację i wysyłkę zamówień. Na tej podstawie kierownik magazynu może podejmować bardziej trafne decyzje pozwalające skorygować obszary o niedostatecznej efektywności.

Rozwój i nowe projekty

„Aby nadal się rozwijać, musimy działać w nowych obszarach” – to stwierdzenie Dyrektora Generalnego firmy NEXECOM doskonale podsumowuje filozofię biznesową przedsiębiorstwa, które stawia na innowacyjność, doskonalenie i rozwój.

Zarówno system zarządzania magazynem Easy WMS, jak i jego rozszerzenia zapewniły dużą wydajność wszystkich operacji odbywających się z magazynie NEXECOM, a także bardziej precyzyjną kontrolę nad tysiącami pozycji asortymentowych. Laurent Censier wskazuje, jakie korzyści przyniosło wdrożenie tych narzędzi: „Pandemia koronawirusa stała się testem wytrzymałościowym dla naszego magazynu. W okresie lockdownu biliśmy rekordy sprzedaży, co oznacza, że musieliśmy przygotowywać więcej zamówień, ale przez to mieliśmy okazję sprawdzić działanie Easy WMS”.

Easy WMS będzie towarzyszył firmie NEXECOM w jej rozwoju. „Wiemy, że pomoże nam osiągnąć cel, wzrost przychodów, jaki sobie wyznaczyliśmy na najbliższe pięć lat” – dodaje Censier. NEXECOM posiada bardzo jasno sprecyzowaną wizję przyszłości: sprawna obsługa rosnącej liczby klientów, dzięki dobrze zorganizowanemu i wydajnie działającemu magazynowi zarządzanemu przez Easy WMS.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z oprogramowania Mecaluxu, a w szczególności ze współpracy z zespołem technicznym, który wyjaśniał nasze wszystkie wątpliwości i pomógł nam znaleźć rozwiązanie dopasowane do naszych potrzeb. Dzięki Easy WMS skróciliśmy czas kompletacji zamówień i zminimalizowaliśmy zdarzające się w nich błędy, dlatego jesteśmy przekonani, że pomoże nam osiągnąć nasze cele rozwojowe.

Korzyści dla firmy NEXECOM

• Potrojenie ilości realizowanych zamówień: firma NEXECOM trzykrotnie zwiększyła wydajność kompletacji zamówień, ze 100 do 300 pozycji na godzinę.
• Minimalne ryzyko pomyłek: Easy WMS precyzyjnie kontroluje stan magazynowy i przez cały czas kieruje pracą operatorów, co pozwala obniżyć odsetek błędów niemal do zera.
• Rozwój i ekspansja: Easy WMS z łatwością dostosowuje się do wszelkich zmian w działalności NEXECOM, takich jak np. wzrost popytu.