Minimalna wielkość zamówienia (MOQ) – kompromis między klientem i dostawcą

Ile artykułów należy zamówić, aby dostawca zrealizował zamówienie? Minimalna wielkość zamówienia (ang. MOQ – Minimum Order Quantity) to coraz częściej pojawiający się termin, zwłaszcza w handlu elektronicznym. W erze globalizacji przedsiębiorstwa korzystają z usług dostawców z całego świata, dlatego muszą ustalić z nimi korzystne i akceptowalne dla obu stron warunki dotyczące minimalnej ilości kupowanych towarów. 

W niniejszym artykule szczegółowo omawiamy zagadnienie minimalnej wielkości zamówienia, analizujemy kształtujące je czynniki oraz sposoby jego obliczania. Wyjaśniamy też, jak negocjować minimalną wielkość zamówienia określoną przez dostawcę. 

Czym jest MOQ?

Minimalna wielkość zamówienia to najmniejsza liczba sztuk produktu, jaką dostawca gotów jest jednorazowo sprzedać. 

Dlaczego dostawcy wprowadzają ograniczenie w postaci MOQ? Powód jest prosty: minimalna wielkość zamówienia, daje sprzedawcy gwarancję opłacenia kosztów produkcyjnych, personalnych i logistycznych oraz wypracowania zysku ze sprzedaży produktów. 

Czynniki kształtujące MOQ

Podstawowym czynnikiem jest rodzaj surowca, jakiego używa dostawca, a w szczególności koszty jego wydobycia i obróbki lub zakupu od poddostawcy, który również narzuca określoną minimalną wielkość zamówienia. 

MOQ zależy także bezpośrednio od jednostkowego kosztu wytworzenia produktu gotowego. Dlatego przy większych zamówieniach dostawcy gotowi są zaoferować atrakcyjne rabaty. Powodem jest zasada korzyści skali (ekonomii skali), zgodnie z którą koszt wytworzenia każdej dodatkowej jednostki spada wraz ze wzrostem produkcji. Im większa produkcja, tym większy zysk dla dostawcy (aż do pewnej granicy), a w efekcie i większa skłonność do udzielania rabatów.

Ostatnim istotnym czynnikiem jest przyjęta przez dostawcę strategia biznesowa, czyli jaki planuje przychód przy wyznaczonej MOQ, do jakich klientów kieruje swoją ofertę oraz jak zamierza konkurować z innymi dostawcami. 

Wpływ MOQ na stan zapasów

Minimalna wielkość zamówienia nie pozostaje bez wpływu na stan magazynowy przedsiębiorstwa. Jeżeli dostawca wyznaczy wysoką MOQ, zamówienia będą duże, a to oznacza istotne wahania stanu zapasów. Przy niższych zmiany będą mniej odczuwalne. Funkcjonowanie magazynu w zależności od stopnia MOQ prezentuje się następująco:

• Przy wysokiej MOQ dostawca musi utrzymywać duży zapas produktu w magazynie. W rezultacie przeznacza większe nakłady inwestycyjne na zakup produktu i ponosi wyższe koszty składowania, a ponadto narażony jest na pewne ryzyko (np. upływ terminu ważności). Jednakże efektywna strategia sprzedażowa zwiększa szansę na wypracowanie sporego zysku.
• Przy niskiej MOQ dostawca nie musi utrzymywać dużego zapasu produktów, co znacznie ułatwia zarządzanie magazynem, zmniejsza ryzyko upływu terminu ważności oraz przekłada się na mniejsze nakłady inwestycyjne i niższe koszty składowania. Główną wadą takiego rozwiązania jest odczuwalny wzrost częstotliwości operacji związanych z uzupełnianiem zapasów i transportem, co wymaga sprawnego zarządzania, jeżeli nie chcemy mierzyć się z problemem nagłego wyczerpania towarów. Dlatego właśnie przedsiębiorstwa korzystają z systemów do zarządzania magazynem (WMS), które ułatwiają wypracowanie odpowiedniej strategii uzupełniania zapasów zgodnie z uwarunkowaniami logistycznymi.

Odpowiedź na pytanie, która metoda minimalnej wielkości zamówienia jest lepsza, zależy od efektywności przepływów magazynowych, czyli od wskaźnika rotacji zapasów w magazynie.  

Wzór na wyznaczanie MOQ dla dostawcy

Trafne określenie minimalnej wielkości zamówienia jest problematyczne z uwagi na wiele różnych zmiennych.

Można jednak w przybliżeniu ją wyznaczyć na podstawie kosztu wytworzenia jednego gotowego produktu. W tym celu należy najpierw obliczyć całkowity koszt produkcji i podzielić go przez liczbę produktów. 

Całkowity koszt produkcji = koszty stałe (obsługa, wynajem powierzchni itp.) + koszty zmienne (pakowanie, surowce itd.)

Koszt jednostkowy = łączny koszt produkcji (koszt stały + koszty zmienne) / liczba wytworzonych produktów

Następnym krokiem jest określenie oczekiwanego zysku ze sprzedaży pojedynczej sztuki i dopiero na tej podstawie wyznaczenie minimalnej wielkości zamówienia. 

Rozpatrzymy to na przykładzie. Załóżmy, że producent normaliów wydaje łącznie 1000 euro na wyprodukowanie partii 20 000 śrub, czyli produkcja jednej sztuki kosztuje 0,05 euro. Przyjmijmy, że producent chciałby osiągnąć zysk wielkości 50% na każdej sprzedanej śrubie. Musiałby więc sprzedać ją za 0,075 euro.

Aby wyznaczyć minimalną wielkość zamówienia, musimy uwzględnić kilka czynników, m.in. MOQ stosowaną przez konkurentów, dzienną liczbę otrzymywanych zamówień, czy średnią wielkość zamówień składanych przez klientów. Załóżmy, że producent otrzymuje dziennie trzy zamówienia na 7500 sztuk.

Chcąc zrealizować trzy zamówienia dziennie i ewentualnie pozyskać klientów o nieco mniejszych możliwościach, producent mógłby wyznaczyć minimalną ilość na poziomie 7000 sztuk za łączną kwotę 525 euro. To pozwoli mu odzyskać wydatki poniesione na produkcję w wysokości 1000 euro i wypracować zakładany zysk o wielkości 50%. 

Należy jednak zwrócić uwagę, że w powyższym uproszczonym przykładzie nie uwzględniono kosztów zewnętrznych, takich jak transport, ponieważ to zwykle dostawca decyduje, czy wlicza je do ceny produktu, czy fakturuje je osobno.

Korzyści wyznaczenia MOQ 

Podstawową zaletą MOQ dla dostawcy jest gwarancja zwrotu kosztów stałych produkcji i kosztów pracowniczych oraz ewentualnych dodatkowych wydatków. Poza tym umożliwia trafniejsze przewidywanie wielkości sprzedaży, a co za tym idzie – spodziewanych zysków. 

Z kolei z punktu widzenia nabywcy MOQ może okazać się mniej korzystnym rozwiązaniem. Do jego największych zalet możemy zaliczyć jednak możliwość porównywania cen. Poza tym dostawcy, którzy dyktują MOQ, mają zwykle jasno określone warunki udzielania korzystnych rabatów przy większych zamówieniach.

Inną korzyścią przemawiającą za tym rozwiązaniem jest zapewnienie długofalowej współpracy między dostawcą a nabywcą. Mając pewność co do wielkości sprzedaży, dostawca może spokojnie zainwestować w poprawę systemu produkcji. Lepsza jakość produktów to również zysk dla klienta.

Negocjowanie obniżki minimalnych wielkości zamówienia przez klienta

Jeżeli jesteśmy klientem i MOQ wyznaczona przez dostawcę nam nie odpowiada, musimy negocjować. Chodzi o to, aby możliwie nisko zbić minimalną wielkość zamówienia przy jednoczesnym zachowaniu w miarę korzystnej ceny jednostkowej. Niektórzy dostawcy zgadzają się na taki układ, mając nadzieję na otrzymywanie większych zamówień w przyszłości. 

Negocjacje MOQ warto zacząć od sprawdzenia jakości produktu, zamawiając od dostawcy partię próbną. Jeżeli nie spełni ona naszych oczekiwań, unikniemy przynajmniej kłopotliwych zwrotów większej ilości towaru, a w dodatku możemy wykorzystać to jako argument w ewentualnych dalszych negocjacjach.

Co więcej, jeżeli dostawca zgodzi się na redukcję minimalnej wielkości zamówienia, bezwzględnie trzeba przyjrzeć się jakości otrzymanych produktów. Często zdarza się bowiem, że chcąc odrobić ewentualne straty z tytułu obniżonej MOQ, dostawcy produkują takie partie z surowców o gorszej jakości.

Jeżeli dostawca nie zgadza się na obniżenie wyznaczonej minimalnej wielkości zamówienia, możemy zaproponować, że zapłacimy drożej za pojedynczy produkt. Są przedsiębiorstwa, które wolą wydać więcej i otrzymać dokładnie tyle produktów, ile w danej chwili potrzebują, niż składować towary, których ostatecznie nikt nie zamówi. 

MOQ kluczem do udanej współpracy między klientem a dostawcą

Minimalna wielkość zamówienia to jeden z istotniejszych czynników decydujących o nawiązaniu stosunków biznesowych między uczestnikami łańcucha dostaw. Faktem jest, że w lepszej pozycji znajduje się dostawca, dla którego MOQ oznacza gwarancję zysku i zwrotu poniesionych kosztów. Odgórnie narzucona minimalna wielkość zamówienia może jednak też stanowić pewne udogodnienie dla klienta, ponieważ ułatwia porównywanie cen, pozwala zacieśnić współpracę z dostawcą, a czasem nawet usprawnić zarządzanie magazynem dzięki większej przewidywalności wolumenu dostaw.