Zapas magazynowy – klasyfikacja i monitorowanie

Zapas magazynowy odgrywa kluczową rolę w wielu operacjach logistycznych, dlatego należy zadbać o łatwy dostęp do informacji i optymalną dystrybucję tego aktywa.

Zapas magazynowy – co to jest?

Zapas magazynowy to towary przechowywane w hali lub magazynie. Stanowi inwestycję realizowaną przez firmę w celu zaspokojenia popytu klientów lub potrzeb produkcyjnych. Mogą to być surowce lub gotowe produkty, majace na celu zapewnienie zysków ze sprzedaży lub przetwórstwa. Dlatego wybór metody klasyfikacji ma ogromne znaczenie. Należy również wziąć pod uwagę przestrzeń, jaką zajmie towar w magazynie, a także rotację artykułów.  

Rodzaje zapasów

Rodzaj zapasu każdego produktu zależy od jego cech, a w obrębie jednej firmy każdy artykuł może podlegać innym procedurom. Rodzaje zapasów można z kolei uporządkować według funkcji, jaką pełnią.

• Zapasy cykliczne. To artykuły niezbędne do zaspokojenia standardowego zapotrzebowania, bez uwzględnienia zmian lub nieprzewidzianych zdarzeń w łańcuchu dostaw.
• Zapasy sezonowe. Zapasy mające na celu zaspokojenie okresowego popytu związanego z określonymi okresami w roku. W sektorze e-commerce i sprzedaży detalicznej dotyczy to okresu Black Friday oraz Bożego Narodzenia.
• Zapasy bezpieczeństwa. Zapasy przygotowywane na wypadek wystąpienia nadzwyczajnych sytuacji, jak np. opóźnienia.
• Stan alarmowy. Wskaźnik informujący firmę, że nadszedł czas na uzupełnienie zapasów. W idealnym przypadku powinien być większy niż zapas bezpieczeństwa.
• Zapasy nieaktywne. Ten rodzaj obejmuje artykuły, które przestano produkować, są uszkodzone, lub nie mogą zostać wprowadzone na rynek. Ma na celu usprawnienie wewnętrznej logistyki w stopniu umożliwiającym zapobieganie sytuacji, w której prawidłowe zapasy stają się zapasem nieaktywnym.

Ponadto zapas magazynowy można kategoryzować ze względu na pełnioną funkcję w przedsiębiorstwie i organizacji operacyjnej:

• Zapasy fizyczne. Obejmują dostępne zapasy.
• Zapasy minimalne. To produkty, które muszą być dostępne w magazynach firm, aby nie doprowadzić do braku zapasów, co skutkowałoby uniemożliwieniem realizacji zamówienia klienta. 
• Zapasy maksymalne. Są równe pojemności całkowitej magazynu.
• Optymalne zapasy. To zrównoważony poziom zapasów, umożliwiający zaspokojenie potrzeb firmy,

Monitorowanie zapasu magazynowego

Monitorowanie produktów składowanych w magazynie odbywa się głównie w oparciu o politykę magazynową ustaloną przez firmę. Określa m.in. okres dostępności zapasów wykorzystywanych do obsługi klientów lub produkcji. Monitorowanie zapasów jest zatem procesem sprawdzania asortymentu, w ramach którego uwzględniane są jednostki wchodzące i wychodzące z magazynów.  

Monitorowanie zapasów magazynowych

Istnieją różne sposoby monitorowania zapasów magazynowych – od manualnych po automatyczne, które pomagają firmom utrzymać konkurencyjną pozycję na rynku: 

• Za pomocą oprogramowania magazynowego. Specjalistyczny program logistyczny, taki jak system zarządzania magazynem Easy WMS umożliwia poznanie w dowolnym momencie stanu magazynu firmy, pochodzenia produktów, miejsca ich składowania oraz dokąd są wysyłane. Dostarcza te informacje w czasie rzeczywistym, dzięki czemu ułatwia sprostanie wymaganiom klientów i realizację terminowych dostaw, bez popełniania błędów. Ponadto integruje się z systemem ERP, aby skoordynować swoje działanie z procesami produkcyjnymi, a także monitoruje kilka magazynów na raz.
• Stacjonarne kontrole. Chociaż oprogramowanie jest najwydajniejszą opcją, udanie się do magazynu zgodnie z filozofią genchi genbutsu jest innym sposobem na zidentyfikowanie produktów, które wyszły z użycia lub utraciły wartość.
• Ponowna ocena poziomu zapasów. Właściwe prognozowanie popytu wskazuje odpowiedni moment na sprzedaż każdego artykułu. Jednakże, zmiany trendów lub nieprzewidziane zdarzenia w łańcuchu dostaw mogą zaburzać równowagę, dlatego należy przeprowadzić ponowną ocenę poziomu zapasów po otrzymaniu nowej informacji.

Zalety składowania zapasów w magazynie

Chociaż należy zapobiegać powstawaniu nadwyżki składowanych towarów, firmy mogą decydować się na gromadzenie zapasów w magazynach z kilku powodów:

• Zapobieganie brakom zapasów. Brak możliwości zakupu danego produktu przez klienta skutkuje utratą sprzedaży i osłabia pozycję firmy. Dysponowanie zapasami bezpieczeństwa pozwala zapobiec sytuacjom tego typu.
• Realizacja celów. Metoda make to stock, polegająca na produkcji artykułów w celu ich magazynowania, umożliwia prognozowanie określonych sytuacji lub osiąganie określonych celów biznesowych.
• Skrócenie czasu dostawy. Dysponowanie niezbędnymi produktami umożliwia szybką realizację zamówień, co przekłada się na większe zadowolenie i lojalność klientów.
• Unikanie wydatków w ostatniej chwili. Dysponowanie dodatkowymi zapasami zapobiega konieczności pilnego zamawiania produktów u dostawców.
• Zaspokajanie popytu sezonowego. Przykładowo, firmy produkujące zabawki mogą gromadzić zapasy przed świętami Bożego Narodzenia, aby sprostać popytowi w okresie świątecznym.

Monitorowanie zapasu magazynowego z Mecaluxem

Mecalux pomaga zorganizować magazyn oraz gromadzić dane potrzebne do przewidywania różnorodnych scenariuszy. Specjalizujemy się w automatyzacji i monitorowaniu asortymentu za pomocą naszego systemu Easy WMS, a ponadto zapewniamy widoczność zapasów w dużych sieciach dystrybucyjnych dzięki Easy DOM. Skontaktuj się z nami – podzielimy się z Tobą naszym wieloletnim doświadczeniem w zakresie intralogistyki, które budujemy od 1966 roku.