Co to jest RPA? Wykorzystanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów w logistyce

Termin zrobotyzowana automatyzacja procesów (ang. Robotic Process Automation – RPA) pojawił się stosunkowo niedawno, jednak zjawisko, które opisuje, towarzyszy nam od dłuższego czasu. Chodzi o zastosowanie oprogramowania do realizacji zadań dotychczas wykonywanych przez ludzi. Pozwala to zwiększyć tempo pracy, wyeliminować przestoje i ograniczyć liczbę popełnianych błędów. 

Boty od dawna pomagają poprawić jakość i wydajność wielu powtarzalnych operacji, przez co można uznać je za pierwsze kroki stawiane w kierunku transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. Według organizacji Forrester Research zajmującej się badaniem rynków, pod koniec 2021 roku liczba botów wykonujących zadania administracyjne, sprzedażowe i pokrewne wyniesie ok. 4 mln.

Co to jest i do czego służy RPA? 

Technologia RPA polega na automatyzacji procesów w systemach informatycznych. Wykorzystuje się do tego celu boty, które potrafią samodzielnie obsługiwać programy komputerowe. Pozwala to zautomatyzować powtarzalne i pozornie proste czynności administracyjne, jak np. logowanie do aplikacji sieciowych, kopiowanie i zmienianie nazw plików, tworzenie katalogów itp. 

Czym właściwie jest bot? Bot to instalowany na komputerze PC, serwerze lub maszynie wirtualnej program, który może wykonywać pewne zadania zamiast człowieka.

Firma analityczno-badawcza Gartner wskazuje, że 80% działów finansowych firm już stosuje lub zamierza w najbliższym czasie wprowadzić rozwiązania z zakresu RPA. Jednak na zrobotyzowanej automatyzacji procesów może również skorzystać logistyka, np. dzięki usprawnieniu zadań administracyjnych, a nawet poprawie kontroli zapasów. 

Jakie zadania można zautomatyzować przy użyciu RPA?

Boty potrafią symulować działania podejmowane przez ludzi, pracując w oparciu o wcześniej określone zasady, a nawet wykorzystując w tym celu algorytmy sztucznej inteligencji. Dzięki temu pracownicy zamiast tracić czas na monotonne czynności administracyjne, mogą skupić się na ważniejszych zadaniach przynoszących firmie większe korzyści.

Poniżej przedstawiamy wybrane czynności, które można zautomatyzować przy użyciu technologii RPA: 

• Obsługa aplikacji desktopowych i sieciowych.
• Edytowanie dokumentów Excel, Word, PDF itd. 
• Działania na plikach i folderach: tworzenie, usuwanie, aktualizacja, przenoszenie itd. 
• Obsługa poczty elektronicznej: wyodrębnianie danych, tworzenie i wysyłanie wiadomości. 
• Rozpoznawanie tekstów w plikach graficznych. 
• Wykonywanie poleceń systemowych.

Technologia RPA bazuje na technikach ciągłego doskonalenia, które pozwalają identyfikować nowe procesy kwalifikujące się do robotyzacji i poprawiać wydajność, ucząc się na błędach.

Korzyści płynące z zastosowania technologii RPA w logistyce

Logistyka również może czerpać korzyści ze zrobotyzowanej automatyzacji procesów. Oto przykładowe operacje, które można usprawnić przy użyciu botów, aby zyskać przewagę nad konkurencją:

• Śledzenie i aktualizacja statusów wysyłek. Technologia RPA pozwala kontrolować status wysyłki i odbierać powiadomienia o godzinie odbioru, informować o możliwych opóźnieniach oraz automatycznie generować elektroniczne potwierdzenia dostawy.
• Kontrola zapasów. Zrobotyzowana automatyzacja procesów pozwala uprościć czynności związane z kontrolą zapasów. 
• Zarządzanie zakupami. Rozwiązanie umożliwia automatyczne wystawianie poleceń zakupu na podstawie wyznaczonych kryteriów ceny, ilości lub częstotliwości.
• Prognozowanie podaży i popytu. W tym celu boty mogą według wstępnie określonych reguł automatycznie analizować dane historyczne dotyczące sprzedaży lub wskaźniki rynkowe. Pozwala to zapewnić odpowiedni stan zapasów niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności oraz utrzymać zapas zabezpieczający.
• Inteligentna dokumentacja. Zapewnia szybki i bezbłędny obieg dokumentów w firmie, w tym m.in. przetwarzanie faktur, windykację należności, wymianę danych itd. 

Technologia RPA to bardzo opłacalne narzędzie cyfryzacji łańcucha dostaw, które pozwala dodatkowo zoptymalizować koszty operacyjne, a także zwiększyć zadowolenie pracowników i klientów.

RPA w zarządzaniu magazynem

Transformacja cyfrowa procesów wymaga zastosowania odpowiednich systemów (ERP, MES, WMS itd.) oraz najnowocześniejszych technologii pozwalających osiągnąć pożądane wyniki.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów znajduje szerokie zastosowanie w automatycznym zarządzaniu magazynem. Można ją wprowadzić, instalując odpowiednie oprogramowanie WMS, np. system Easy WMS firmy Mecalux. Pozwala on zautomatyzować niektóre czynności dotychczas wykonywane przez pracowników, ułatwiając tym samym inwentaryzację magazynu, przydzielanie artykułów do lokacji (slotting), przygotowanie zamówień, identyfikowanie produktów itp. 

Ponadto oprogramowanie do zarządzania magazynem wykorzystuje technologię RPA do automatycznego generowania ostrzeżeń dotyczących różnych procesów, w tym przyjmowania dostaw czy kompletacji zamówień. Robotyzacja umożliwia współpracę systemu WMS z innym oprogramowaniem wdrożonym w magazynie, np. ERP, TMS (Transportation Management System) czy złożonymi systemami do zarządzania produkcją. 

W kierunku całkowicie zrobotyzowanego zarządzania

Technologia RPA może przynieść wiele korzyści w zakresie poprawy wydajności logistyki przedsiębiorstwa. Najważniejsze z nich to redukcja kosztów, możliwość oddelegowania pracowników do ważniejszych i bardziej skomplikowanych zadań oraz zwiększenie satysfakcji klienta.

Automatyzacja wszystkich procesów celem ich przyspieszenia i poprawy wydajności jest krokiem w dobrym kierunku, ale wymaga najpierw dokładnego określenia potrzeb, a następnie opracowania właściwej strategii logistycznej.

Dlatego najlepiej zlecić to zdanie specjalistom, którzy profesjonalnie doradzą, jak wybrać najlepsze rozwiązania. Mecalux oferuje inteligentne systemy magazynowe, jak również oprogramowanie logistyczne dostosowane do potrzeb klientów. Skontaktuj się z nami, jeżeli planujesz zoptymalizować łańcuch dostaw poprzez automatyzację procesów.