Przeprowadzanie inwentaryzacji w magazynie

Rodzaje inwentaryzacji

04 luty 2020

Przedsiębiorstwo, które prowadzi księgi handlowe, jest zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji co najmniej raz do roku – a w zależności od rodzaju składników majątku przedsiębiorstwa, okres ten może być wydłużony do 4 lat. Inwentaryzacja to proces o znaczeniu fundamentalnym dla firm, które magazynują towary.

W tym artykule postaramy się przybliżyć, czym jest inwentaryzacja i jakie rodzaje inwentaryzacji wyróżniamy. Skuteczne zarządzanie tym procesem ma pozytywny wpływ na działalność magazynu, zwiększając jego efektywność i produktywność.

Co to jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja lub remanent to zespół czynności, którego celem jest policzenie środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa i zestawienie otrzymanych rezultatów z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Firmom składującym towary pozwala to ustalić i kontrolować aktualny stan ilościowy magazynowanych produktów oraz dostarczyć informacje, w których miejscach są one składowane.

Dzięki inwentaryzacji przedsiębiorstwo może zdefiniować nieprawidłowości występujące w gospodarce zapasami, a następnie zaplanować działania, które pozwolą im zapobiec. Przystępując do tej operacji, warto skorzystać z odpowiednich narzędzi, na przykład systemu zarządzania magazynem, który może zdecydowanie usprawnić jej przeprowadzenie.

Rodzaje inwentaryzacji

Aby przeprowadzić inwentaryzację magazynu odpowiednią do potrzeb przedsiębiorstwa, należy wziąć pod uwagę dwie kwestie:
Czas: inwentaryzacja może mieć wpływ na płynność działalności magazynu, dlatego należy się do tego procesu przygotować i zaplanować ją z odpowiednim wyprzedzeniem. Z reguły inwentaryzacja powinna być przeprowadzona przynajmniej raz do roku (na koniec okresu rozrachunkowego).
Metoda: wyróżnia się kilka rodzajów inwentaryzacji, m.in. inwentaryzację ciągła, inwentaryzację roczną lub inwentaryzację cykliczną. Wybór odpowiedniej metody zależy od preferencji przedsiębiorstwa i rodzaju prowadzonej przez nie działalności.

1. Inwentaryzacja ciągła (stała)

Ten rodzaj inwentaryzacji polega na monitorowaniu stanu zapasów w czasie rzeczywistym. Każde przyjęcie i wydanie produktu na magazynie jest automatycznie odnotowywane w danych dotyczących aktualnego stanu zapasów. Przeprowadzanie inwentaryzacji ciągłej jest procesem złożonym i wymaga posiadania odpowiednich zasobów. Doskonałym rozwiązaniem w przypadku tej metody jest wykorzystanie systemu zarządzania magazynem.

Jest to najlepsze rozwiązanie do większych magazynów składujących dużą liczbę referencji o wysokiej rotacji. Inwentaryzacja ciągła dostarcza stale aktualizowane informacje na temat ilości towaru znajdującego się w danym momencie na półkach i regałach magazynu.

2. Inwentaryzacja roczna

Inwentaryzacja roczna, jak sama nazwa wskazuje, przeprowadzana jest raz w roku, wraz z końcem okresu rozrachunkowego, najczęściej na koniec roku kalendarzowego. Jest to proces czasochłonny i wymaga odpowiednio wyszkolonego personelu, co pozwoli zminimalizować możliwość wystąpienia pomyłek.

W przypadku dużego magazynu i większej liczby składowanych jednostek należy z góry zaplanować kilka dni na przeprowadzenie całej operacji.

3. Inwentaryzacja częściowa

Jest to rodzaj inwentaryzacji, który przeprowadzany jest okresowo w zaplanowanych terminach, obejmując tylko wybrany typ zapasów. Może być przeprowadzona kilka razy w roku i w przeciwieństwie do inwentaryzacji ciągłej i rocznej generuje niższe koszty finansowe oraz wymaga zaangażowania mniejszych zasobów ludzkich. Zaletami tego typu inwentaryzacji są:.

  • Zapobieganie wyczerpaniu się określonych zapasów: tak jak w przypadku inwentaryzacji ciągłej, ta metoda umożliwia stały wgląd w stan magazynowy Twojego przedsiębiorstwa.
  • Stała aktualizacja informacji dotyczących ilości składowanego towaru: minimalizacja błędów związanych z określeniem aktualnego stanu magazynowego, które powstają w czasie przyjęć i wydań towarów.
  • Mniejsza złożoność implementacji: pod względem ekonomicznym oraz organizacyjnym ten rodzaj inwentaryzacji jest łatwiejszy do przeprowadzenia.

Metodę inwentaryzacji można zmienić w każdym momencie, w zależności od aktualnych potrzeb przedsiębiorstwa, które z czasem mogą ulegać zmianie. Zastosowanie innego rodzaju inwentaryzacji umożliwi sprawdzenie i porównanie efektywności metody obecnie stosowanej przez Twoje przedsiębiorstwo. Należy pamiętać, że efektem końcowym powinno być uzyskanie jak najbardziej optymalnego sposobu organizacji ładunków w magazynie.