OTIF – zamówienia kompletne na czas

Skrótowiec OTIF, oznaczający wskaźnik wydajności usług logistycznych, pochodzi od słów on time – na czas oraz in full – w całości. Określa procent pomyślnie zrealizowanych zamówień, czyli takich, które zawierają odpowiednią liczbę produktów i zostały dostarczone do klienta zgodnie z ustalonymi warunkami dostawy.

Ten logistyczny wskaźnik KPI wyraża poziom jakości świadczonych usług. Jego niska wartość może oznaczać, że w procesie przygotowania lub wysyłki zamówień występują błędy.

Jakie znaczenie ma OTIF?

OTIF to wskaźnik wydajności łańcucha dostaw, za pomocą którego ocenia się zdolność dostawcy do wywiązania się ze zobowiązań dotyczących realizacji zamówień, czyli wysyłki zamówionych produktów w określonej liczbie, w ustalonym terminie i na właściwy adres. Jak wskazuje analiza Defining ‘on-time, in-full’ in the consumer sector, przeprowadzona przez firmę McKinsey, „OTIF mierzy odsetek przesyłek dostarczanych do miejsca docelowego, w odpowiedniej liczbie i w ustalonym terminie”.

Coraz więcej firm stosuje OTIF celem monitorowania swojej wydajności logistycznej. W porównaniu do innych wskaźników, takich jak shipped-on-time (SOT) ― wysłane na czas ― czy on-time performance (OTP) ― zrealizowane na czas ― OTIF uwzględnia tylko te zamówienia, które zostały zarówno poprawnie skompletowane, jak i dostarczone na czas. Dzięki temu zapewnia całościowy obraz jakości usług logistycznych firmy, co stanowi jego główną zaletę.

OTIF, znany również jako DIFOT (z ang. delivery in full, on time), został spopularyzowany przez międzynarodową firmę Walmart, która wprowadziła ten wskaźnik, aby kontrolować wydajność swoich dostawców. Został on opracowany w celu usprawnienia procesów przeprowadzanych w sklepach sieci Walmart i w kanałach sprzedaży online. W konsekwencji zastosowania wskaźnika OTIF zaczęto nakładać kary w przypadku dostarczania zamówień przed czasem lub z opóźnieniem. Wprowadzenie sprzedaży e-commerce zobligowało firmę Walmart do zmiany strategii dostawy – czas doręczenia wynoszący cztery dni w 2016 roku został skrócony do dwóch dni w 2017, a od 2018 roku dostawy realizowane są w dniu zamówienia. Ze względu na nowe warunki Walmart oczekiwał od swoich dostawców kompletnych i terminowych dostaw, aby utrzymać konkurencyjną pozycję. Wszelkie opóźnienie mogłyby niekorzystnie wpłynąć na relacje tej międzynarodowej firmy z klientami końcowymi. Dlatego też od 15 września 2020 Walmart wymaga od swoich dostawców osiągnięcia wskaźnika OTIF na poziomie 98% pod groźbą nałożenia kary.

Wzór na obliczanie wskaźnika OTIF

Wskaźnik logistyczny OTIF bierze pod uwagę cztery zmienne:

• czy zamówienie zawiera właściwe produkty,
• czy zamówienie zawiera odpowiednią liczbę produktów,
• czy zamówienie zostało dostarczone na czas,
• czy zamówienie zostało dostarczone na właściwy adres.

Aby obliczyć OTIF danej firmy, należy wziąć pod uwagę wyłącznie zamówienia dostarczone w wyznaczonym terminie (on time) i zawierające wszystkie wybrane przez klienta produkty (in full).

Wzór na obliczenie wskaźnika OTIF jest następujący:

OTIF (%) = (zamówienia on time, in full / liczba wszystkich dostaw) x 100

Posłużmy się przykładem – firma produkująca mrożoną żywność otrzymuje zlecenie zamówienia na 400 jednostek, które należy dostarczyć w ciągu 15 dni. Jednak może wysłać jedynie 390, z których 20 nie jest kompletnych. Firma dostarczy zatem 390 zamówień on time, ale jedynie 370 z nich spełnia zmienną in full.

OTIF tej firmy byłby więc następujący:

(370 / 400) x 100 = 92,5%

Zalety zastosowania wskaźnika OTIF

Wskaźnik OTIF jest narzędziem, które udziela precyzyjnych informacji na temat wydajności logistycznej firmy. Za jego pomocą można systematycznie sprawdzać odsetek zamówień zrealizowanych na czas i zgodnie z warunkami ustalonymi z klientem.

Poprzez monitorowanie i podnoszenie wskaźnika OTIF firma odnosi następujące korzyści:

• Poprawa satysfakcji klienta – usługa logistyczna spełnia wymagania co do liczby produktów i ustalonych warunków dostawy.
• Ograniczenie kosztów logistycznych – wysoki wskaźnik OTIF zmniejsza liczbę zwrotów produktów, jednej z najdroższych operacji logistycznych.
• Optymalizacja powierzchni składowania – planowanie logistyczne magazynu i powiększenie poszczególnych stref składowania jest łatwiejsze w przypadku magazynów o wysokim odsetku przesyłek kompletnych i terminowych.

Zasadniczo więc osiągnięcie wysokiego odsetka dostaw on time, in full umożliwia prowadzenie racjonalnej logistyki poprzez podnoszenie wydajności procesów, takich jak kompletacja zamówień czy kontrola stanów magazynowych.

Jak zwiększyć wskaźnik OTIF – porady

Wymagania logistyki 4.0, takie jak krótki czas wysyłki, motywują firmy do szukania rozwiązań zapewniających utrzymanie wydajności dostaw. Wskaźnik OTIF sprawdził się jako idealne narzędzie do ciągłego kontrolowania wydajności świadczonych usług logistycznych. „OTIF przedstawia punkt kulminacyjny wydajności całego łańcucha dostaw i posiada ogromną wartość jako główny wskaźnik całego procesu S&OP ― sprzedaży i planowania operacyjnego”, podkreśla Patrick Bower, autor artykułu naukowego Customer service and S&OP, opublikowanego w The Journal of Business Forecasting.

Według Bowera zachodzi bezpośrednia relacja pomiędzy monitorowaniem wskaźnika OTIF a wydajnością logistyczną firmy. „Planiści muszą zdawać sobie sprawę z tego, że część wskaźnika OTIF dotycząca wypełnienia warunków jest bezpośrednio związana z jakością planów w zakresie popytu, stanów magazynowych i dostaw, które poprzedzają dostawy w magazynie. Rzetelne zestawienie oczekiwań klienta z rzeczywistymi rezultatami umożliwi polepszenie procesu S&OP”

Cyfrowe zarządzanie logistyką to efektywny sposób na zwiększenie wydajności wysyłek i zagwarantowanie dostaw on time, in full. Program logistyczny, taki jak system zarządzania magazynem (WMS), umożliwia monitorowanie stanu magazynowego w czasie rzeczywistym, a dzięki wcześniejszemu planowaniu logistycznemu zapewnia dostępność towarów w dowolnym momencie. System zarządzania magazynem współpracuje z innymi cyfrowymi programami, zajmującymi się poszczególnymi etapami łańcucha dostaw – w tym organizacją, aby zoptymalizować przeprowadzane procesy i zapobiec brakom zapasów w magazynie, wąskim gardłom lub zapasom nadmiernym.

Systematyczne monitorowanie wskaźnika OTIF okazuje się praktycznie niemożliwe w przypadku magazynów zarządzanych ręcznie. System WMS pozwala wyeliminować ryzyko popełnienia błędów w momencie wprowadzania danych. Wskazuje też liczbę zamówień skompletowanych i dostarczonych zgodnie ze wskazaniami klienta w czasie rzeczywistym.

OTIF – wydajna logistyka

Terminowe dostarczanie bezbłędnie skompletowanych zamówień przekłada się na wyższy poziom satysfakcji klientów, dlatego wysoki wskaźnik zamówień on time, in full świadczy o konkurencyjności usług logistycznych. Z tego też względu coraz więcej firm za pomocą wskaźnika KPI OTIF mierzy nie tylko swoją wydajność logistyczną, ale również swoich dostawców. Wysoki odsetek wskaźnika OTIF umożliwia wprowadzenie efektywnych strategii logistycznych, takich jak przygotowanie zamówień zgodnie z metodą cross-docking lub just-in-time.

Natomiast w przypadku ręcznego zarządzania zamówieniami, szczególnie w modelu omnichannel, trudniej uzyskać wysoki wskaźnik OTIF. Aby temu zaradzić, najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS, który automatyzuje zarządzanie towarami, zapewnia możliwość śledzenia produktów i gwarantuje kontrolę stanów magazynowych. Jeśli chcesz osiągnąć maksymalną wydajność magazynu i zaoferować Twoim klientom najlepsze usługi logistyczne, skontaktuj się z nami. Opracowany przez Mecalux system zarządzania Easy WMS jest doskonałym narzędziem, które usprawni logistykę Twojej firmy.