Kontroler stanów magazynowych – na czym polega jego praca?

Kontroler stanów magazynowych to osoba odpowiedzialna za monitorowanie przyjęć i wydań towarów oraz uzupełnianie zapasów w magazynie.

Postępująca digitalizacja sprawia, że praca na tym stanowisku coraz częściej wiąże się z wykorzystaniem nowoczesnych technologii – przybywa firm, które wdrażają cyfrowe programy, takie jak system zarządzania magazynem (WMS), aby zautomatyzować monitorowanie zapasów oraz wyeliminować ryzyko popełnienia błędów w zarządzaniu stanem magazynowym.

Kontroler stanów magazynowych – opis stanowiska

Kontroler stanów magazynowych jest odpowiedzialny za utrzymanie właściwego poziomu zapasów. Dba o to, aby wszystkie produkty potrzebne do przygotowania zamówień były dostępne w momencie kompletacji. Jego podstawowym zadaniem jest opracowanie procedur, które będą prowadziły do zoptymalizowania zarządzania zapasami tak, aby firma była w stanie zrealizować wszystkie zamówienia swoich klientów.

Kontroler stanów magazynowych musi wiedzieć, jaki jest punkt zamawiania dla każdego produktu, czyli w którym momencie należy zakupić od dostawców nowe materiały w celu zagwarantowania dostępności towarów. Aby wydajnie zarządzać zapasami, powinien regularnie sprawdzać punkt zamawiania każdej jednostki asortymentowej. Dzięki temu firma będzie dysponowała ilością towaru umożliwiającą zaspokojenie popytu. W ten sposób nie dojdzie do wystąpienia braku zapasów w magazynie.

Kontroler stanów magazynowych współpracuje z kierownikiem magazynu w projektowaniu strategii rozmieszczenia produktów. Jako pierwszy zauważa, że kończy się zapas lub zmienia się rotacja poszczególnych artykułów, o czym powinien powiadomić kierownika, aby ten zaktualizował strategię w oparciu o powstałe zmiany.

Kontrolerzy stanów magazynowych często są odpowiedzialni również za przeszkolenie personelu obsługującego jednostki asortymentowe z zakresu m.in. metod składowania, przepływów pracy czy rodzajów zapasów.

Zakres odpowiedzialności kontrolera stanów magazynowych

Kontroler stanów magazynowych jest odpowiedzialny za:

• opracowanie i zastosowanie strategii mających zapewnić optymalny poziom zapasów;
• nadzorowanie procesów zakupu i zarządzania zapasami;
• identyfikowanie i monitorowanie rotacji zapasów w magazynie;
• projektowanie strategii zarządzania przestarzałymi lub zwróconymi artykułami (logistyka odzysku);
• planowanie inwentaryzacji częściowych (jeśli dotyczy);
• przygotowanie i przeprowadzanie cyklicznych szkoleń personelu z zakresu zarządzania zapasami.

Pośród obowiązków kontrolera stanów magazynowych jest także współdziałanie z kierownikami działów produkcji, zakupów i marketingu, aby zoptymalizować logistykę firmy. Przykładowo, współpracuje z kierownikiem logistyki lub magazynu w celu wdrożenia strategii rozmieszczenia produktów lub przygotowania zamówień.

Profil zawodowy kontrolera stanów magazynowych

Kontroler stanów magazynowych musi wykazać się znajomością cech charakterystycznych każdej jednostki asortymentowej, wymaganych warunków składowania i rozmieszczenia, a także układu magazynu, aby móc wdrożyć optymalną strategię logistyczną. Powinien posiadać umiejętność pracy pod presją, zwłaszcza, gdy opóźnia się wysyłka lub przyjęcie towaru lub gdy przyjmowane przesyłki są wadliwe.

Na stanowisko kontrolera stanów magazynowych wymagane jest wykształcenie w zakresie logistyki lub biznesu, szczególnie w przypadku dużych magazynów lub takich, w których składuje się dużą liczbę jednostek asortymentowych. Osoba obejmująca to stanowisko powinna mieć umiejętność wykonywania zadań o znaczeniu strategicznym dla firmy, współpracując z innymi działami – np. marketingu, zakupów, handlowym lub logistycznym.

Kandydat na stanowisko kontrolera stanów magazynowych musi też wykazać się dobrą znajomością narzędzi cyfrowych, ponieważ jego praca może się wiązać z obsługą systemu zarządzania magazynem, który ułatwi mu wypełnianie obowiązków. Musi mieć również opanowaną obsługę programów zarządzających przedsiębiorstwem, takich jak system ERP czy system zarządzania produkcją (MES), a także podstawowych urządzeń, np. kolektorów danych.

System WMS w pracy kontrolera stanów magazynowych

Coraz więcej firm digitalizuje procesy w swoich magazynach, aby maksymalnie zwiększyć wydajność i zmniejszyć ryzyko wystąpienia błędu w zarządzaniu stanem magazynowym. Charakter pracy kontrolera stanów magazynowych zmienił się – od odpowiedzialności za ręczną kontrolę zapasów po wykonywanie obowiązków za pomocą oprogramowania.

Wdrożenie systemu WMS umożliwia przeprowadzanie kontroli przyjęć i wydań towaru w czasie rzeczywistym oraz monitorowanie każdej składowanej jednostki asortymentowej. Zadaniem kontrolera stanów magazynowych jest zaprojektowanie strategii, która wykorzysta korzyści płynące z automatyzacji zarządzania – od rozmieszczenia ładunków, poprzez przepływ towaru, aż po uzupełnianie zapasów. Oprogramowanie takie jak Easy WMS automatyzuje zarządzanie zapasami i eliminuje ryzyko wystąpienia błędów w tym procesie, dzięki czemu kontroler stanów magazynowych nie musi cyklicznie przeliczać towaru.

Wdrażanie programów zarządzających takich jak WMS wpłynęło na zmianę obowiązków kontrolera stanów magazynowych. Wcześniej do jego zadań należało regularne przeprowadzanie inwentaryzacji. Obecnie jednak jest to stanowisko coraz bardziej powiązane z technologią (głównie w przypadku dużych firm), wymagające opanowania systemów służących do opracowywania strategii kontroli zapasów i usprawniania operacji logistycznych wykonywanych w magazynie.

W kontekście sprzedaży w modelu omnichannel, w przypadku którego składuje się więcej jednostek asortymentowych, ale w mniejszych ilościach, manualne zarządzanie stanem magazynowym zwiększa ryzyko popełnienia błędu. System WMS zapewnia kontrolę zapasów w czasie rzeczywistym i sprawia, że kontroler stanów magazynowych może skoncentrować się na projektowaniu strategii, które przy udziale tego oprogramowania pozwolą optymalnie zarządzać składowanymi towarami.

Jeśli chcesz zwiększyć wydajność operacji logistycznych, skontaktuj się z nami. Nasi eksperci doradzą Ci w wyborze najlepszego rozwiązania dla Twojej firmy.