10 przykładów wskaźników KPI dotyczących zapasów w magazynie

Wskaźniki KPI dotyczące zapasów ułatwiają wydajne zarządzanie stanem magazynowym. Umożliwiają przy tym ścisłą kontrolę składowanych produktów oraz przyjęć i wydań towarów.

W niniejszym artykule omawiamy przykładowe wskaźniki KPI dotyczące zapasów w magazynie, jakie warto monitorować. Podpowiadamy, jak wprowadzić je do repertuaru narzędzi logistycznych w przedsiębiorstwie, a przede wszystkim – w jaki sposób można je wykorzystać do poprawy kontroli zapasów.

Czym są wskaźniki KPI dotyczące zapasów w magazynie

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI od ang. Key Performance Indicator) w zarządzaniu zapasami to parametry pomagające monitorować stan towarów, ich przyjęcia i wydania oraz poziom dostępności. Ułatwiają trafne podejmowanie decyzji mających na celu poprawę planowania logistycznego i kontroli zapasów na podstawie rzeczywistej wydajności obiektu. Prawidłowa interpretacja tych wskaźników pozwala usprawnić pracę w magazynie oraz zwiększyć jej efektywność.

Wskaźniki KPI dotyczące zapasów określa się w toku ciągłej analizy liczbowych wyników stosownych wzorów. Pracę tę zdecydowanie łatwiej wykonać, dysponując cyfrowymi narzędziami do zarządzania magazynem. Podstawowym programem tego rodzaju jest system magazynowy (WMS), który pozwala zautomatyzować obieg informacji w zakresie wszystkich procesów zachodzących w magazynie, organizując i porządkując dane w sposób czytelny dla kierownika obiektu.

Przykłady 10 wskaźników KPI do oceny stopnia dostępności zapasów

Zarządzanie składowanymi towarami to jedno z najtrudniejszych zadań logistycznych. Poniżej omawiamy 10 przykładów wskaźników KPI, które zapewniają wydajną kontrolę zapasów i pozwalają stale utrzymać odpowiedni stopień ich dostępności, a w rezultacie uniknąć przestoju w realizacji zamówień.

1. Średni zapas

Jest to uśredniona liczba artykułów przechowywanych w magazynie w określonym przedziale czasowym, zazwyczaj w ciągu jednego roku. Wskaźnik ten dostarcza obiektywnych informacji na temat przeciętnej wielkości zapasów magazynowanych w obiekcie w danym okresie.

Średni zapas = (zapas początkowy + zapas końcowy) / 2

2. Optymalny zapas

Optymalna wielkość zamówienia to konkretna ilość towarów niezbędna do zaspokojenia popytu bez ryzyka wyczerpania zapasów, czyli sytuacji uniemożliwiającej zrealizowanie zamówień klientów z uwagi na brak dostępnych produktów. Ten wskaźnik KPI określa idealną wielkość zapasów, przy której obiekt funkcjonuje z maksymalną wydajnością, a koszty magazynowania są najniższe.

Optymalny zapas = optymalna wielkość zamówienia + zapas minimalny + zapas zabezpieczający

3. Zgodność zapasu

Wskazuje różnicę między ewidencją a rzeczywistym poziomem zapasów dostępnych w magazynie. Ewentualne rozbieżności mogą wynikać z pomyłek przy inwentaryzacji okresowej, błędów przy obsłudze towaru lub obecności produktów uszkodzonych.

Zgodność zapasu = (ilość pozycji zgodnych z ewidencją - ilość pozycji fizycznie obecnych na stanie) / ilość pozycji zgodnych z ewidencją

4. Średnie straty zapasów

Ten wskaźnik KPI określa, ile zapasów przepada lub marnuje się w magazynie w danym przedziale czasowym, zazwyczaj w ciągu jednego roku. Straty mogą wynikać z kradzieży, uszkodzenia towarów lub nieprawidłowego zarządzania. Wskaźnik średniej straty zapasów dostarcza ważnych informacji na temat zarządzania ładunkami, wydajności pracy personelu, warunków magazynowania towarów i nie tylko.

Straty zapasów = (niedostarczona ilość / zamówiona ilość) x 100

5. Cykl zapasów

Cykl zapasów to liczony w dniach czas przechowywania towarów do momentu wysyłki. Parametr ten pozwala obliczyć koszty magazynowania poszczególnych artykułów, co ma istotne znaczenie z punktu widzenia płynności finansowej przedsiębiorstwa: im krócej dany produkt przebywa w magazynie, tym mniejszy jest koszt jego składowania, a co za tym idzie – wzrasta rentowność obiektu.

Cykl zapasów = średnia dzienna wartość zapasów / (wartość towarów sprzedawanych w ciągu roku / 365)

6. Wskaźnik rotacji zapasów

Wskaźnik rotacji zapasów określa szybkość wymiany składowanych produktów w danym przedziale czasowym. Innymi słowy pokazuje, ile razy dane artykuły przeszły przez procesy handlowe w przedsiębiorstwie: od sprzedaży, poprzez dostawę, aż po otrzymanie należności. Wskaźnik ten pomaga sklasyfikować produkty według analizy ABC, gdzie A oznacza grupę towarów o najwyższej, a C o najniższej rotacji. Pozwala to optymalne rozmieścić produkty w magazynie według wielkości zapotrzebowania.

Wskaźnik rotacji zapasów = wartość finansowa sprzedanych towarów / średnia wielkość zapasów

7. Wskaźnik zwrotów

Pokazuje, jaki odsetek sprzedanych towarów wraca do magazynu m.in. z powodu pomyłek w dostawie lub kompletacji zamówień. Logistyka odzysku to jedno z najtrudniejszych wyzwań, z jakimi obecnie mierzą się przedsiębiorcy z branży e-commerce, biorąc pod uwagę powszechnie przysługującą klientom możliwość zwrotu zakupionych towarów bez podawania przyczyn. Wysoki wskaźnik zwrotów sygnalizuje zazwyczaj nieprawidłowe zarządzanie zamówieniami, które wpływa niekorzystnie na konkurencyjność firmy.

Wskaźnik zwrotu towarów (%) = (liczba zwróconych artykułów / liczba sprzedanych artykułów) x 100

8. Sales-through rate (STR)

Wskazuje odsetek sprzedanych produktów względem ilości otrzymanej od producenta lub dostawcy. Parametr ten jest szczególnie istotny w przypadku magazynu e-commerce z uwagi na dużą konkurencję w branży, która wymusza stosunkowo niskie marże. Wyliczana w cyklu miesięcznym wartość wskaźnika pozwala łatwo zidentyfikować nowe tendencje wśród konsumentów lub zmiany rotacji produktów.

Sales-through rate (%) = (liczba sprzedanych towarów / liczba otrzymanych towarów) x 100

9. Wskaźnik zamówień oczekujących

Ten wskaźnik pozwala oszacować liczbę zamówień, których nie można w danej chwili zrealizować z uwagi na brak produktów w magazynie. Wysoki odsetek zamówień oczekujących sygnalizuje zazwyczaj problemy z zarządzaniem zapasami. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że istnieją firmy, które całą swoją działalność w branży handlu elektronicznego opierają na strategii backordering, czyli gromadzeniu zamówień w oczekiwaniu na dostawę towarów do magazynu.

Współczynnik zamówień oczekujących (%) = (liczba zamówień oczekujących / łączna liczba zamówień) x 100

10. Poziom obsługi

Poziom obsługi określa prawdopodobieństwo dysponowania zapasem wystarczającym do pokrycia aktualnego zapotrzebowania na dany produkt. Wysoka wartość wskaźnika oznacza, że przedsiębiorstwo jest w stanie zaspokoić niemal cały popyt na określony artykuł.

Poziom obsługi = [(liczba artykułów sprzedanych i wysłanych) / (liczba artykułów sprzedanych i wysłanych + liczba artykułów sprzedanych, ale niewysłanych)] x 100

System WMS – bieżąca analiza wydajności magazynu

System zarządzania magazynem (WMS) to kluczowe narzędzie do pomiaru rozmaitych wskaźników KPI dotyczących zapasów. Przede wszystkim ułatwia gromadzenie i analizowanie wszystkich danych powstających w toku działalności magazynu. Informacje te umożliwiają podejmowanie trafnych decyzji w zakresie planowania zapasów na podstawie z góry określonych wskaźników wydajności.

Easy WMS, informatyczny system magazynowy opracowany przez firmę Mecalux, jest wyposażony w zaawansowany moduł Supply Chain Analytics Software, który wykorzystuje technologię big data do monitorowania i zarządzania informacjami generowanymi w ramach wszystkich procesów logistycznych. Dzięki bieżącej analizie wskaźników KPI narzędzie to zdecydowanie usprawnia wykrywanie problemów i możliwości poprawy m.in. na etapie kompletacji zamówień czy zarządzania lokalizacją produktów. Program automatyzuje rejestrację danych takich, jak historia zamówień oczekujących, zgodność magazynu czy sales through rate, znacznie ułatwiając ich analizę.

Rejestrowanie wskaźników KPI – pierwszy krok do poprawy wydajności magazynu

Monitorowanie wszystkich procesów logistycznych, w tym zwłaszcza zarządzania zapasami, to klucz do osiągnięcia maksymalnej efektywności. Najlepszym sposobem badania rzeczywistej wydajności magazynu jest analiza kontroli zapasów w oparciu o z góry określone wskaźniki KPI.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak poprawić logistykę procesów magazynowych przy wykorzystaniu kluczowych wskaźników wydajności i zapewnić maksymalną kontrolę nad przepływem towarów w obiekcie, koniecznie skontaktuj się z nami. Nasi eksperci doradzą Ci, jakie rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twojej firmie.