Do czego służy inwentaryzacja okresowa?

Inwentaryzacja okresowa to jeden z najczęściej stosowanych sposobów prowadzenia inwentaryzacji. Jest to proces wykorzystywany w firmach do kontroli towaru zgromadzonego w magazynie, prowadzony w określonych odstępach czasu – raz na miesiąc, kwartał, półrocze lub rok.

Inwentaryzacja okresowa jest spisem z natury, a zatem czynnością wykonywaną ręcznie, która wymaga od operatorów przemierzania magazynu i zliczania produktów składowanych na regałach. Aby przebiegała ona szybko i bezbłędnie, konieczna jest nienaganna organizacja pracy.

W niniejszym artykule omawiamy zalety i wady tej czynności, a także różnice między takim sposobem prowadzenia inwentaryzacji a innymi jej rodzajami, na przykład inwentaryzacją ciągłą.

Co to jest i na czym polega inwentaryzacja okresowa

Inwentaryzacja okresowa to kontrola stanu magazynowego prowadzona ręcznie zwykle kilka razy w roku. Polega na podliczeniu jednostek asortymentowych w celu dokładnego określenia ilości składowanego towaru na dany dzień.

Towar jest jednym z najcenniejszych aktywów każdej firmy. W związku z tym ścisła kontrola stanu magazynowego i inwentaryzacja stanowią priorytety każdego przedsiębiorstwa. Ma to na celu zapobieganie brakom zapasów w magazynie mogącym prowadzić do opóźnień w dostawach zamówień lub, przeciwnie, nagromadzeniu zapasu nadmiernego, czyli składowaniu produktów w ilości przekraczającej zapotrzebowanie, co generuje firmie dodatkowe koszty.

Aby inwentaryzacja okresowa była efektywna, należy z wyprzedzeniem ustalić dokładne terminy jej przeprowadzenia. Dzięki temu operatorzy będą mogli zorganizować swoją pracę tak, aby prawidłowo wykonać inwentaryzację. Najlepiej przeprowadzić ją w okresie mniejszej aktywności w celu uniknięcia negatywnego wpływu na inne procesy prowadzone w firmie.

Zalety i wady inwentaryzacji okresowej

Jak wspomnieliśmy, inwentaryzację okresową wykonuje się ręcznie w określonych, regularnych odstępach czasu.

Jedną z jej zalet jest brak konieczności korzystania z systemów automatycznych do rejestracji danych – operatorzy potrzebują jedynie kartki i długopisu, aby zanotować liczbę artykułów dostępnych w magazynie. W przypadku mniejszych magazynów inwentaryzację prowadzi się za pomocą arkusza Excel, choć nie jest to zalecana praktyka.

Ponadto, przemierzając cały magazyn podczas zliczania składowanych artykułów, operatorzy mogą dokonać oględzin towaru, aby sprawdzić jego stan.

Wreszcie, liczbę rzeczywiście składowanych artykułów w magazynie można porównać z danymi zapisanymi w inwentaryzacji księgowej, którą prowadzi oprogramowanie WMS do zarządzania magazynem lub system ERP.

Główną wadą inwentaryzacji fizycznej jest natomiast związane z nią wysokie ryzyko wystąpienia błędów. Jest to zatem dogodne rozwiązanie dla małych firm, przechowujących niewielkie ilości produktów w magazynach o niskiej wartości jednostkowej każdego produktu.

Warto podkreślić, że inwentaryzacja okresowa to proces czasochłonny, wymagający zaangażowania wielu pracowników. Aby zapewnić jego optymalny przebieg, należy całkowicie lub częściowo wstrzymać pracę w magazynie i poświęcić wiele godzin na zliczenie produktów w każdej lokalizacji.

Co więcej, inwentaryzacja okresowa przedstawia jedynie obraz sytuacji w magazynie w konkretnych momentach roku. Nie dostarcza informacji w czasie rzeczywistym i nie umożliwia wyeliminowania ewentualnych rozbieżności.

Inwentaryzacja roczna a okresowa

Kiedy należy przeprowadzać inwentaryzację? Choć nie istnieje jeden konkretny moment, w którym firma ma obowiązek wykonania inwentaryzacji (zależy to od wewnętrznej organizacji działalności), zalecane jest przeprowadzanie jej co najmniej raz w roku. W przeciwnym razie istnieje ryzyko powstania istotnych rozbieżności między inwentaryzacją księgową a fizyczną, a także pojawienia się braku zapasów w magazynie.

Inwentaryzacja roczna, jak sama nazwa wskazuje, jest wykonywana raz w roku. Przebiega tak, jak przedstawiliśmy to wcześniej: operatorzy przechodzą przez magazyn i podliczają zgromadzone zapasy.

Zaletą inwentaryzacji okresowej w porównaniu z inwentaryzacją roczną jest zapewnienie bardziej aktualnych informacji (im częstsze inwentaryzacje, tym większa precyzja danych). Jest to jednak czynność niezwykle czasochłonna i wymagająca dużego zaangażowania (zwłaszcza jeżeli jest wykonywana kilka razy w roku).

W związku z tym niektóre firmy decydują się na wykonywanie kilku inwentaryzacji okresowych zamiast jednej inwentaryzacji rocznej, szczególnie jeżeli z biegiem czasu dostrzegają one rozbieżności w stanie zapasów, które świadczą o tym, że podliczanie towaru raz w roku nie wystarcza.

Inwentaryzacja częściowa a okresowa

Inwentaryzacja częściowa polega na okresowym zliczaniu grup pozycji asortymentowych, zamiast podliczania wszystkich zapasów zgromadzonych w magazynie.

W przypadku inwentaryzacji częściowej należy w pierwszej kolejności ustalić sposób zliczania artykułów. Przykładowo częściej podliczane są produkty o wyższym poziomie rotacji lub większej wartości. Można również zastosować kryterium lokalizacji w magazynie, rodzaju produktu itd.

Każdego dnia lub w określonych odstępach czasu operatorzy poświęcają ograniczony czas na wykonywanie tego zadania. Dzięki temu można uniknąć wstrzymania działalności, jak to ma miejsce w przypadku inwentaryzacji okresowej lub rocznej. Pozwala to również na dostarczenie bardziej aktualnych informacji na temat zapasów produktów o większej wartości lub częściej wysyłanych z magazynu.

Inwentaryzacja częściowa może się wydawać właściwszym rozwiązaniem od inwentaryzacji okresowej ze względu na mniejszy wpływ na bieżącą działalność firmy i aktualizację informacji na temat najważniejszych pozycji asortymentowych. Jednak jej planowanie może okazać się niepotrzebnie skomplikowane w magazynach obsługujących względnie ograniczoną gamę produktów. Ponadto w odróżnieniu od inwentaryzacji okresowej nigdy nie daje ona pełnego obrazu sytuacji w całym magazynie w danym momencie.

Inwentaryzacja ciągła a okresowa

W firmach obsługujących wiele produktów inwentaryzacja okresowa nie jest wystarczającym rozwiązaniem. Tak naprawdę muszą one prowadzić inwentaryzację ciągłą, aby w każdej chwili dysponować aktualną wiedzą na temat stanu zapasów w magazynie.

Inwentaryzacja ciągła polega na rejestracji przepływów w magazynie w czasie rzeczywistym (przyjęcie, magazynowanie, kompletacja zamówień, wydanie towaru itd.).

Do prowadzenia tego rodzaju kontroli służy oprogramowanie do zarządzania magazynem, na przykład Easy WMS firmy Mecalux. Oprogramowanie to kontroluje i koordynuje wszystkie czynności wykonywane w obiekcie. W tym celu identyfikuje artykuły od momentu ich przyjęcia w magazynie (za pomocą skanerów magazynowych lub etykiet RFID) i przypisuje im lokalizację w obiekcie przy uwzględnieniu różnych parametrów. Następnie oprogramowanie wysyła operatorom wytyczne dotyczące postępowania z każdym produktem.

Od inwentaryzacji okresowej do ciągłej

Inwentaryzacja okresowa to sposób sprawowania kontroli nad składowanym towarem w danym przedziale czasu. Jak wspomnieliśmy, jest to czynność niezwykle przydatna zwłaszcza w tych firmach, które obsługują niewielką liczbę pozycji asortymentowych. Istnieją jednak firmy, którym potrzebne są bieżące informacje na temat stanu magazynowego w celu podejmowania decyzji dotyczących usprawnień i zapewnienia terminowej obsługi klientów.

Wówczas zalecane jest wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem. Oprogramowanie to zapewni ścisłą kontrolę nad towarem, a przy tym, w przypadku wykonywania inwentaryzacji fizycznej, posłuży do optymalizacji tej czynności.

Instalacja oprogramowania takiego jak Easy WMS jest prostsza, niż mogłoby się wydawać. Jest to program niezwykle intuicyjny, który ułatwia pracę operatorów magazynu. W efekcie firma zyskuje możliwość wysoce precyzyjnej kontroli magazynu niemal od razu po wdrożeniu systemu. Skontaktuj się z nami, a zaprezentujemy Ci funkcje Easy WMS, dzięki którym jeszcze sprawniej przeprowadzisz inwentaryzację, a Twoja firma zyska większe możliwości rozwoju.