Zarządzanie stanem magazynowym to czynność polegająca na organizacji i kontroli zapasów w magazynie

Zarządzanie stanem magazynowym – kluczowy aspekt wydajności magazynu

08 listopad 2021

Zarządzanie stanem magazynowym to czynność realizowana w magazynie, która polega na administrowaniu ewidencją produktów, zaopatrzeniem oraz wydaniem towarów. Stan magazynowy to wszelkie surowce, półfabrykaty i inne materiały zużywane przez firmę w procesie produkcyjnym, a także towary wykorzystywane w celu zaspokojenia potrzeb klientów.

Zarządzanie stanem magazynowym to jedna z najważniejszych czynności, ponieważ ma wpływ na pozostałe prace prowadzone w magazynie. Firmy powinny utrzymywać zapas minimalny w celu zapewnienia możliwości świadczenia usług w przypadku nieoczekiwanego wzrostu popytu lub problemów z zaopatrzeniem. Dzięki temu unikają przestojów w procesie produkcyjnym lub podczas przygotowywania zamówień.

W niniejszym artykule wyjaśniamy, na czym polega zarządzanie stanem magazynowym, wskazujemy jego znaczenie w kontekście prowadzonej działalności gospodarczej oraz przedstawiamy najczęściej stosowane metody kontroli produktów składowanych w magazynie.

Co to jest zarządzanie stanem magazynowym

Zarządzanie stanem magazynowym to sposób organizacji i kontroli magazynowanych zasobów.

Pod pojęciem zasobów rozumiemy zarówno surowce, półprodukty i wyroby gotowe, jak i poszczególne rodzaje opakowań, części zamienne i akcesoria używane przez firmę w codziennej działalności.

Aby odpowiednio nimi zarządzać, należy sprawować kontrolę nad wydawanymi i przyjmowanymi produktami. Należy również określić wymaganą liczbę artykułów umożliwiającą zaspokojenie zapotrzebowania oraz moment, w którym konieczne jest uzupełnienie zapasów.

Znaczenie zarządzania stanem magazynowym

Zarządzanie stanem magazynowym ma zasadnicze znaczenie dla prawidłowej organizacji magazynu oraz odpowiedniego przebiegu wszystkich czynności realizowanych w ramach łańcucha dostaw.

Utrzymywanie optymalnego poziomu zapasów zapewnia większą płynność wykonywanej pracy. Ułatwia również transport i dystrybucję towarów w celu świadczenia bardziej efektywnej obsługi klienta. Ograniczenie liczby błędów oraz zwrotów, a co za tym idzie — zwiększenie satysfakcji klienta — to priorytety każdej firmy.

Zarządzanie stanem magazynowym umożliwia firmie przeprowadzenie inwentaryzacji oraz aktualizację wszystkich informacji o przechowywanych artykułach np. w zakresie ich dotychczasowego poziomu rotacji.

Do czego służą wszystkie te dane? Generalnie ułatwiają one prognozowanie zapotrzebowania, czyli ilości produktów, które będą kompletowane do poszczególnych zamówień. W ten sposób można z wyprzedzeniem zorganizować niezbędne zasoby, zagwarantować zapas zabezpieczający i uniknąć braku zapasów w magazynie.

Zarządzanie stanem magazynowym pozwala sprawować kontrolę nad liczbą wszystkich artykułów przechowywanych w magazynie

Zarządzanie stanem magazynowym pozwala sprawować kontrolę nad liczbą wszystkich artykułów przechowywanych w magazynie

Jak prawidłowo zarządzać stanem magazynowym?

W celu właściwego zarządzania stanem magazynowym niezbędne jest zastosowanie systemu kontroli umożliwiającego:

  • Prowadzenie zaktualizowanej ewidencji zapasów.
  • Określenie poziomu zapasów w celu weryfikacji momentu uzupełnienia asortymentu oraz wymaganej liczby poszczególnych produktów. Moment punktu zamawiania można określić, stosując np. formułę Wilsona.
  • Informowanie o odstępstwach od normy mogących wskazywać na powstanie problemu.
  • Sporządzanie raportów dla kierownika magazynu i osoby odpowiedzialnej za prowadzenie zapasów.
  • Uniknięcie starzenia się produktów. Dzieje się tak wtedy, gdy określone produkty psują się w wyniku zbyt długiego składowania.

Zarządzanie stanem magazynowym bazuje na dwóch procesach. Z jednej strony jest to prowadzenie ewidencji towaru oraz jego ruchu w magazynie – na przykład podczas przyjęcia nowego towaru należy określić wszystkie związane z nim szczegóły (godzina przyjęcia, opis produktów, waga itp.).

Z drugiej strony jest to ocena zgromadzonej liczby produktów. W celu zapewnienia stałej obsługi klientów firma powinna posiadać wystarczającą ilość towaru, a przy tym unikać przechowywania go zbyt długo, ponieważ wiązałoby się to z koniecznością ponoszenia nadmiernych kosztów.

Oprogramowanie do zarządzania stanem magazynowym

Firmy mogą prowadzić ręczną ewidencję aktywów na kartce lub wykorzystywać w tym celu pliki Excela. Rozwiązanie to jest nie tylko kosztowne (wymaga poświęcenia czasu i zasobów, które można by przeznaczyć na inne czynności), ale również obarczone wysokim ryzykiem wystąpienia błędów.

Aby móc dokładniej i bardziej efektywnie monitorować stan magazynowy, zaleca się stosowanie systemu WMS do zarządzania magazynem, np. Easy WMS firmy Mecalux. Za pomocą tego oprogramowania firmy zyskują możliwość kontroli zasobów dostępnych w magazynach, poznania dokładnej lokalizacji każdego artykułu, sprawowania nadzoru nad przyjęciami i wydaniami oraz przewidywania momentu wyczerpania zapasów.

System WMS identyfikuje i rejestruje produkty od chwili ich wejścia do magazynu oraz przypisuje im określoną lokalizację zgodnie z przyjętą strategią (tzw. slotting), pozwalając na pełną identyfikowalność produktów.

W celu skutecznego zarządzania stanem magazynowym zaleca się stosowanie systemu WMS

W celu skutecznego zarządzania stanem magazynowym zaleca się stosowanie systemu WMS

Sposoby i wskaźniki zarządzania stanem magazynowym

Oprócz zastosowania oprogramowania magazynowego firmy powinny znać metody oraz wskaźniki pomocne w prawidłowej organizacji towaru, aby nie stracić przewagi nad konkurencyjną.

Metody te polegają na dystrybucji towaru i pracy operatorów według określonych wymogów. Najistotniejsze znaczenie ma uproszczenie przepływu ładunków i zapewnienie zaopatrzenia klientów lub linii produkcyjnych bez opóźnień oraz ochrona przed powstaniem zapasu nadmiernego.

Materials Requirement Planning (MRP)

System MRP (planowanie zapotrzebowania materiałowego) służy do organizowania procesów produkcyjnych, zakupu i dostawy produktów z wyprzedzeniem.

W celu zorganizowania zapasów niezbędnych do świadczenia usług należy uwzględnić dane dotyczące dotychczasowej sprzedaży oraz zagwarantować płynną komunikację z dostawcami surowców.

Przykładowo producent kosmetyków powinien zapewnić sobie wszystkie materiały niezbędne do wykonywania codziennej pracy: poszczególne substancje chemiczne, wodę, pojemniki, opakowania etc.

Economic Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) – nie mylić z MOQ – to metoda obliczeń matematycznych służąca do określenia momentu i ilości surowców zamawianych u dostawcy.

Celem obliczeń jest wskazanie optymalnej liczby produktów, które należy zamówić, oraz częstotliwości składania zamówień tak, aby zrównoważyć koszty magazynowania i stałe koszty każdego zamówienia.

Day Sales of Inventory

Jest to wskaźnik dotyczący okresu przechowywania produktów do chwili ich sprzedaży lub wysyłki na linię produkcyjną. Informacja ta jest kluczowa dla określenia momentu uzupełnienia zapasów.

Just-in-time

Oprócz wyliczenia niezbędnej liczby produktów do zaspokojenia bieżącego popytu firmy powinny również dążyć do efektywnego zarządzania produktami. System just-in-time polega na magazynowaniu niezbędnej liczby artykułów w celu pokrycia zapotrzebowania ze strony linii produkcyjnych oraz klientów.

Zaletą systemu just-in-time jest możliwość ograniczenia składowania, a co za tym idzie, związanych z tym kosztów. Może to jednak powodować problemy w przypadku gwałtownego wzrostu zapotrzebowania i powstania tzw. wąskich gardeł.

Dzięki metodom zarządzania stanem magazynowym firma rozmieszcza towar stosownie do potrzeb

Dzięki metodom zarządzania stanem magazynowym firma rozmieszcza towar stosownie do potrzeb

Najważniejsza czynność w magazynie

Efektywne zarządzanie stanem magazynowym to istotny aspekt wpływający na wydajność łańcucha dostaw. Dzięki obliczeniu odpowiedniej liczby przechowywanych artykułów magazyn zyskuje większą płynność wykonywanej pracy, zmniejszając prawdopodobieństwo występowania przestojów i opóźnień.

System zarządzania magazynem to narzędzie umożliwiające kontrolę stanu magazynowego w czasie rzeczywistym. WMS w dowolnym momencie może wskazać rodzaj zapasów, ich pochodzenie, lokalizację i przeznaczenie, co minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów. Mecalux opracował w tym celu Easy WMS, oprogramowanie wykorzystywane przez wiele firm z różnych branż i o różnych rozmiarach, które zwiększa precyzję i poprawia wydajność pracy magazynów.

Na przykład producent mocowań Faynot wdrożył oprogramowanie Easy WMS w swoim magazynie położonym we Francji w celu prawidłowego zarządzania zapasami i skrócenia czasu dostaw zamówień. Z rozwiązania tego korzysta również Heidelberg, międzynarodowy dostawca z branży drukarskiej, który zainstalował Easy WMS w swoim magazynie w Barcelonie. Jak wskazuje Sonia Ros, kierowniczka ds. logistyki w firmie Heidelberg: „Dzięki Easy WMS uprościliśmy zarządzanie stanem magazynowym. W efekcie bez wątpienia poprawie uległ zarówno czas realizacji poszczególnych operacji oraz rozmieszczenie produktów, jak i procesy kontroli jakości”.

Skontaktuj się z nami, aby poznać rozwiązania, które zapewnią efektywne zarządzanie zapasami w Twojej firmie i przyczynią się do usprawnienia jej działalności.