Wiele firm stosuje arkusze Excela do inwentaryzacji zapasów w swoich magazynach

Czy inwentaryzacja w Excelu jest skuteczna?

08 czerwiec 2021

W małych i niektórych średniej wielkości magazynach inwentaryzacja zapasów odbywa się z wykorzystaniem Excela lub innych podobnych programów. Jednak narzędzia te mają wiele ograniczeń. Nie umożliwiają np. śledzenia danych dotyczących składowanych ładunków aktualizowanych w czasie rzeczywistym. Informacje te mają kluczowe znaczenie dla podejmowania korzystnych decyzji dla działalności firmy. Na dłuższą metę brak inwestycji w specjalistyczne oprogramowanie do kontroli stanu magazynowego może być źródłem wielu problemów. Zobaczmy, dlaczego.

Na skutek dynamicznego wzrostu sektora e-commerce zwiększył się stopień złożoności pracy wykonywanej w magazynie. Obecnie asortyment bywa coraz bardziej różnorodny, a magazynowane zapasy coraz mniej liczne. Najczęściej stosowaną jednostką ładunkową stały się pojemniki. 

Zarządzanie zapasami za pomocą kartki i długopisu jest już zatem nie do pomyślenia. W związku z tym niektóre firmy, chcąc wykonać pierwszy krok w kierunku transformacji cyfrowej, wykorzystują program Excel do prowadzenia inwentaryzacji w swoich obiektach logistycznych. Czy na pewno jest to dobre rozwiązanie? 

W niniejszym artykule przeanalizujemy sposób inwentaryzacji zapasów magazynowych za pomocą arkusza Excel, omówimy wady takiego rozwiązania i wskażemy sytuacje, w których najlepiej postawić na system zarządzania magazynem (WMS).

Jak działa inwentaryzacja w Excelu?

Microsoft Excel to program komputerowy stworzony do analizy danych. Jego cechą charakterystyczną jest układ w formie szeregu arkuszy lub tabel, w których użytkownik wpisuje wartości, aby wykorzystać je do obliczeń wykonywanych za pomocą formuł, z możliwością graficznego przedstawienia danych.

Dzięki licznym funkcjom Excel stał się powszechnie stosowanym narzędziem w świecie biznesu. Jest używany również w niektórych magazynach, mimo że nie został zaprojektowany do takiego przeznaczenia.

Warto wiedzieć, że Excel oferuje kilka szablonów (pliki XLTM) służących do wykonywania określonych czynności logistycznych. Najczęściej używany jest model „Zapasy magazynowe”. Arkusz ten umożliwia wprowadzanie i usuwanie jednostek asortymentowych stosownie do poleceń otrzymywanych z systemu ERP, sporządzanie wykazu ładunków, pozyskiwanie danych na temat poszczególnych lokalizacji lub sprawowanie kontroli nad wartością asortymentu.

Inwentaryzacja w Excelu wymaga ręcznego zarządzania przyjęciami i wydaniami ładunków
Inwentaryzacja w Excelu wymaga ręcznego zarządzania przyjęciami i wydaniami ładunków

Istnieje możliwość spersonalizowania dostępnych szablonów z uwzględnieniem zmiennych mających znaczenie dla danej działalności, w tym liczby pozycji asortymentowych, ich wagi, rozmiaru oraz daty ważności produktu.

Ponadto instalacja modułów zewnętrznych umożliwia synchronizację arkusza Excel z czytnikiem kodów kreskowych w celu szybszej aktualizacji danych dotyczących składowanych zapasów. Nie są to jednak moduły zaprojektowane przez twórców Excela, dlatego dowolna aktualizacja programu mogłaby spowodować przerwanie połączenia, skazując użytkownika wyłącznie na pomoc techniczną oferowaną przez dostawcę modułu dodatkowego.

Zaletą inwentaryzacji w Excelu jest łatwość obsługi programu, ponieważ wielu pracowników potrafi posługiwać się interfejsem tego narzędzia i korzysta z niego do pracy w innych dziedzinach niż logistyka. 

Nie należy jednak zapominać, że korzystanie z Excela do celów kontroli stanu magazynowego wiąże się z kilkoma istotnymi wadami. W przypadku inwentaryzacji za pomocą Excela konieczne jest ręczne zarządzanie znaczną częścią całego procesu (wprowadzanie danych do komórek, aktualizacja wartości etc.). Istnieje zatem wysokie prawdopodobieństwo popełnienia błędu. Co więcej, Excel nie umożliwia automatyzacji przyjęć i wydań ładunków w magazynie, synchronizacji danych z dostawcami lub klientami, identyfikowanie produktu przy pomocy tego programu jest praktycznie niemożliwe, przygotowywanie zamówień nie podlega optymalizacji… Krótko mówiąc, w przypadku rozbudowy magazynu inwentaryzacja w Excelu staje się rozwiązaniem nieopłacalnym. 

System WMS to idealne rozwiązanie, aby wyeliminować błędy podczas inwentaryzacji magazynu
System WMS to idealne rozwiązanie, aby wyeliminować błędy podczas inwentaryzacji magazynu

Excel a WMS – kiedy warto wybrać system zarządzania magazynem?

Inwentaryzacja w Excelu jest lepszym rozwiązaniem niż kontrolowanie zapasów na kartce papieru, jednak w przypadku nieco większej złożoności wykonywanych procesów wdrożenie systemu zarządzania magazynem, jak np. Easy WMS firmy Mecalux, okazuje się niezbędne.

System WMS przyspiesza zarządzanie zapasami oraz inne procesy logistyczne o kluczowym znaczeniu dla firmy, w tym przygotowywanie zamówień czy zarządzanie rozmieszczeniem ładunków.

Chociaż systemy zarządzania magazynem są już dosyć powszechnie stosowane w średnich i dużych magazynach, coraz częściej obserwuje się ich wdrażanie również w niewielkich obiektach ze względu na szereg korzyści w zakresie zarządzania prowadzonymi czynnościami.

Inwentaryzacja za pomocą systemu WMS umożliwia:

  • Otrzymywanie informacji o stanie zapasów w czasie rzeczywistym – w połączeniu z systemem ERP oprogramowanie gromadzi wszelkie dane dotyczące magazynowanych ładunków, w tym ich rotacji, partii itp.
  • Maksymalne usprawnienie pracy operatorów – eliminuje konieczność wprowadzania i usuwania pozycji asortymentowych w programie. Ponadto likwiduje możliwość popełnienia błędu. 
  • Optymalizację rozmieszczenia ładunków – system zarządzania magazynem automatyzuje proces rozmieszczania ładunków stosownie do strategii obranej przez firmę (poziom rotacji, bliskość do innych pozycji asortymentowych itp.). W ten sposób zwiększa się pojemność magazynu bez konieczności przebudowy obiektu.
  • Śledzenie zapasów – dzięki automatycznej kontroli kierownik ds. logistyki może weryfikować nie tylko liczbę produktów w ramach poszczególnych pozycji asortymentowych, ale również sprawdzać ich lokalizację podczas poszczególnych procesów prowadzonych w magazynie.
  • Sporządzanie raportów i statystyk – oprogramowanie gromadzi tysiące danych generowanych każdego dnia w magazynie, umożliwiając kierownikowi obiektu podejmowanie decyzji z uwzględnieniem faktycznej wydajności każdej operacji. 

Automatyczna kontrola zapasów w magazynie

Logistyka 4.0. przyczyniła sie do skrócenia czasu dostawy i zmusiła przedsiębiorstwa do wdrożenia wielu kanałów sprzedaży oczekiwanych przez klientów. W przypadku firm posiadających co najmniej jeden magazyn, dokonujących częstych przyjęć i wydań ładunków, inwentaryzacja w Excelu może prowadzić do błędów skutkujących m.in. brakiem zapasów w magazynie.

W przypadku sektora e-commerce, w którym reputacja firmy odgrywa kluczową rolę dla utrzymania konkurencyjności, wyłącznie sprawna obsługa może zagwarantować skuteczność dostaw i prawidłową optymalizację zasobów w magazynie.

To dlatego coraz więcej firm wybiera systemy WMS, które umożliwiają automatyzację kontroli zapasów oraz zarządzanie rozmieszczeniem towaru. Prowadzi to do wzrostu produktywności, a przede wszystkim eliminacji dodatkowych kosztów związanych z tymi czynnościami.

Ostatnie 20 lat to okres wzmożonej pracy nad rozwojem oprogramowania Easy WMS, dzięki czemu obecnie narzędzie to zapewnia swoim użytkownikom szereg sprawdzonych i praktycznie przetestowanych rozwiązań w obszarze intralogistyki, umożliwiających likwidację błędów w ramach procesów prowadzonych w magazynie. Skontaktuj się z nami, a nasz doradca przedstawi Ci zalety wdrożenia systemu Easy WMS w Twoim magazynie.