Integracja systemów ERP i WMS jest niezbędnym elementem instalacji oprogramowania magazynowego

Integracja systemów ERP i WMS

10 maja 2021

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem idealnie pasującego do procesów logistycznych Twojego magazynu to złożony proces, na który składa się między innymi wybór dostawcy, analiza poszczególnych rozwiązań i wyliczenie ROI dla każdego z nich. Jego ostatecznym etapem, decydującym jednocześnie o sprawności i wydajności działania magazynu jest integracja systemu ERP z WMS.

Oprogramowania magazynowe nie funkcjonują odrębnie od pozostałych systemów służących do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, lecz współpracują z nimi, tworząc synergiczną sieć informatyczną. Aby cała struktura działała prawidłowo, należy zapewnić łączność pomiędzy systemami ERP (Entreprise Resource Planning) i WMS. Przebieg integracji może budzić wątpliwości na poziomie technicznym, które wyjaśniamy w niniejszym artykule.

Przepływ informacji między systemami WMS i ERP

Dla pełnego zrozumienia sedna integracji systemów ERP i WMS istotne jest określenie relacji między nimi. Zakładamy, że stanowią one dwa odrębne rodzaje oprogramowania: współpracują ze sobą, lecz nie wykorzystują tej samej platformy ani nie zostały opracowane w celu wykonywania tej samej funkcji. Tymczasem system klasy WMS jest bardziej wszechstronny niż zwykły moduł ERP – jest to oprogramowanie stworzone do zarządzania operacjami magazynowymi w oparciu o szereg znacznie bardziej zaawansowanych funkcji.

Systemy ERP i WMS stale wymieniają między sobą informacje, a w zależności od rodzaju danych i procesów rola każdego z nich zmienia się (w informatyce role te zwane są master – nadrzędna i slave – podrzędna). W związku z tym powstaje przepływ danych w dwóch kierunkach:

  • System ERP tworzy i prowadzi główne bazy danych – rejestruje nowe produkty, dodaje dostawców, przesyła zlecenia do magazynu oraz generuje faktury. W celu wykonania tego rodzaju zadań ERP „rządzi” systemem WMS.
  • Istnieje jednak również przepływ informacji z systemu WMS do ERP, na przykład na etapie przyjęcia towaru do magazynu lub wysyłki zamówienia. W takich przypadkach program WMS powiadamia ERP i aktualizuje dane dotyczące stanu magazynowego. Pełni zatem rolę nadrzędną (master).

Wymiana danych powinna podlegać ścisłej kontroli, aby uniknąć błędów lub zdublowanych informacji. Kontrolę można sprawować poprzez przypisanie określonego statusu procesu (planowane, w toku, przygotowane, załadowane, wysłane…). Takie „etykiety” powiadamiają oba systemy o działaniach możliwych do wykonania oraz działaniach niedozwolonych w zależności od ustalonych procedur. Przykładowo system WMS nie może zezwolić na załadunek zamówień nieoznaczonych jako „zafakturowane” przez system ERP.

Warto również zwrócić uwagę na zmienność stopnia szczegółowości danych wykorzystywanych w każdym z tych systemów. Dla użytkowników ERP prawdopodobnie wystarczająca będzie informacja o dostępnych produktach danego dnia oraz ich liczbie. Z kolei w bazie danych systemu WMS muszą znaleźć się o wiele bardziej precyzyjne informacje, między innymi na temat lokalizacji każdej pozycji asortymentowej (SKU), rodzaju stosowanego nośnika (paleta, pojemnik, brak opakowania zbiorczego) czy też zaplanowanych godzin wydania.

Integracja systemów ERP i WMS jest konieczna w celu aktualizacji danych dotyczących stanu magazynowego
Integracja systemów ERP i WMS jest konieczna w celu aktualizacji danych dotyczących stanu magazynowego

Jakie informacje należy zgromadzić w celu integracji systemu WMS?

Najczęściej firmy posiadają już znormalizowane procedury określone w systemie ERP i to WMS musi dostosować się do przyjętego sposobu zarządzania. Jednak w celu zapewnienia pomyślnego wdrożenia systemu WMS należy udostępnić dostawcy oprogramowania następujące dane:

  • Główny spis towarów i ich profile logistyczne – plik główny zawiera pełny wykaz zarejestrowanych produktów oraz historię wszystkich pozycji, którymi kiedykolwiek posługiwało się przedsiębiorstwo. Profile logistyczne przypisane do każdego towaru określają kluczowe parametry umożliwiające zarządzanie nim, między innymi rozmiar, wagę, datę ważności, partię produkcyjną (informacja niezbędna szczególnie w logistyce farmaceutycznej), poziom zagrożenia w przypadku składowania towarów niebezpiecznych itp.
  • Informacje dotyczące zamówień – system ERP przesyła zamówienia klientów do systemu WMS, dlatego musi wiedzieć, jakie informacje są związane z każdym z nich. Przykładowo oba systemy wykorzystują te same pola uzupełniane na etapie składania zamówienia (nazwisko, adres…) oraz unikatowe kody umożliwiające identyfikację. W ten sposób, w przypadku wystąpienia błędu i konieczności zmodyfikowania zamówienia przez klienta już po jego przekazaniu do realizacji, system ERP przyjmie zgłoszone zmiany, które trafiają również bezpośrednio do WMS dzięki współdzielonemu zbiorowi pól i unikatowemu kodowi zamówienia.
  • Informacje dotyczące przyjęć – system ERP wysyła dane dotyczące planowanych przyjęć do magazynu, wykorzystując informacje otrzymane od dostawców. Jest to kluczowy aspekt organizacji codziennej pracy magazynu, dlatego system WMS należy dostosować tak, aby mógł odpowiednio przetwarzać wszystkie te informacje.
  • Zdarzenia wywołujące powiadomienia – niektóre są już skonfigurowane domyślnie w WMS, lecz system można również dostosować i spersonalizować według innych wymogów ERP. Przykładowo w przypadku braku zapasów danej pozycji asortymentowej w magazynie WMS przesyła komunikat do systemu ERP.

Sposoby nawiązania łączności między systemem WMS i ERP

Pod względem technicznym wymiana danych między systemami ERP i WMS może przebiegać na różne sposoby. Aby omówić standardowe możliwości integracji, posłużymy się przykładem oprogramowania Easy WMS:

- Łączność między ERP i WMS na zasadzie wymiany plików (XML lub EDI)

Jako że każdy system wykorzystuje niezależną bazę danych, informacje można wymieniać za pomocą plików danych – w takim przypadku system ERP wysyła wiadomości odczytywane przez WMS i odwrotnie. W celu zapewnienia komunikacji obu systemów pliki te muszą mieć ujednolicony format, np. EDI (Electronic Data Interchange) czy bardziej nowoczesny i elastyczny XML (eXtensible Markup Language).

Wymiana danych może przebiegać bezpośrednio między systemem ERP i WMS, choć niektóre programy ERP oferują API, czyli interfejs przeznaczony dla programistów tworzących aplikacje, aby usprawnić komunikację z innymi rodzajami oprogramowania.

- Za pomocą bazy danych służącej do wymiany informacji

Rozwiązanie to obejmuje wykorzystanie pośredniej bazy danych współdzielonej przez oba systemy. Zarówno ERP, jak i WMS stale aktualizują dane, uzupełniając je o nowe informacje. Ponadto oba rodzaje oprogramowania cyklicznie sprawdzają, czy istnieją nieodebrane wiadomości, a w razie ich wykrycia dołączają nowe informacje do własnej bazy danych.

- Łączność za pośrednictwem serwisów internetowych

Wymiana informacji między ERP i WMS następuje za pomocą interfejsu internetowego, a zatem obydwa systemy muszą mieć zapewniony dostęp do internetu. W tym rozwiązaniu oprogramowanie nawiązuje łączność z bazą danych zlokalizowaną w chmurze za pomocą protokołu HTTP, a baza danych przekazuje informacje w formacie XML, które następnie są uwzględniane w każdym systemie. Takie rozwiązanie jest powszechnie stosowane w przypadku spersonalizowanej integracji systemów ERP i WMS.

- Za pomocą dedykowanego łącza: przypadek SAP i SAP WM

Według danych firmy Gartner Dataquest systemem ERP o największym udziale w rynku na świecie jest system SAP. Wprawdzie posiada on własny moduł służący do obsługi magazynu, lecz dysponuje ograniczonym zakresem funkcji. W związku z tym wiele firm decyduje się na zakup bardziej wyspecjalizowanego narzędzia umożliwiającego efektywne zarządzanie złożonymi procesami logistycznymi, czyli oprogramowania WMS.

W przypadku systemu SAP łączność między WMS i ERP jest nawiązywana za pośrednictwem modułu SAP WM (Warehouse Management). W tym celu konieczne jest stworzenie dedykowanego łącza zapewniającego bezpośredni kanał komunikacyjny między WMS i SAP WM na potrzeby wymiany informacji. W oprogramowaniu Easy WMS firmy Mecalux ten sposób integracji został już znormalizowany i jest użytkowany w dziesiątkach firm.

Elastyczność – kluczowy aspekt integracji systemów ERP i WMS

Według badania ERP Software Market przeprowadzonego przez Allied Market Research światowy rynek systemów ERP zasadniczo jest skoncentrowany w rękach przedsiębiorstw plasujących się na wiodącej pozycji w tej branży. Pośród znanych dostawców warto wymienić firmy SAP, Oracle Corporation, Sage Group, Microsoft Corporation czy Netsuite Inc. Istnieje jednak spore grono nowych graczy na rynku, którzy wykorzystują między innymi upowszechnienie rozwiązań SaaS w stosunku do tradycyjnych rozwiązań typu on-premise.

Wobec tego elastyczność systemu WMS jest kluczowa – oprogramowanie do zarządzania magazynem musi zapewniać łączność z dowolnym systemem ERP, niezależnie od marki lub struktury.

W naszym artykule omówiliśmy m.in. sposoby integracji systemów WMS i ERP wypracowane w firmie Mecalux dzięki ponad dziesięcioletniemu doświadczeniu w branży rozwiązań informatycznych dla magazynów. Jeżeli współpraca między systemem WMS i ERP nie przebiega zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, zachęcamy do kontaktu. Nasi specjaliści ds. oprogramowania przeanalizują Twój przypadek pod kątem technicznym i przedstawią rozwiązania umożliwiające płynną i skuteczną instalację nowego oprogramowania.