Zapas maksymalny to największa ilość towarów, jaką firma może magazynować bez ponoszenia dodatkowych kosztów i ryzyka

Zapas maksymalny – czym jest i jak go obliczyć

19 kwiecień 2022

Zapas maksymalny to jeden ze wskaźników służących do kontroli stanów magazynowych. Każde przedsiębiorstwo dąży do zaspokojenia popytu na oferowane produkty, unikając ryzyka wyczerpania zapasów lub nadmiernego ich nagromadzenia.

Zapas maksymalny określa górną granicę ilości składowanych towarów, której przekroczenie miałoby poważne konsekwencje dla rentowności firmy. Spowodowałoby na przykład wzrost kosztów magazynowania lub wydatków ponoszonych wskutek utraty wartości artykułów o określonym terminie ważności czy też produktów, które mogą zostać wyparte z rynku przez nowsze wersje. Z tego względu należy ściśle kontrolować ten wskaźnik.

Czym jest zapas maksymalny?

Zapas maksymalny to największa ilość towarów, jaką firma jest w stanie składować, aby zapewnić odpowiedni poziom obsługi przy możliwie najniższych kosztach. Precyzyjna kontrola stanów magazynowych z uwzględnieniem wielkości popytu jest niezwykle istotna, ponieważ przekroczenie górnego limitu oznacza składowanie zapasu nadmiernego. W rezultacie powoduje to problemy z brakiem miejsca, marnotrawstwo materiału i ryzyko pozostania z towarami, które zdążyły wyjść z mody lub doczekały się nowszych modeli, cieszących się większym zainteresowanie konsumentów.

Specjaliści do spraw logistyki posługują się różnymi wskaźnikami zapasów, które zapewniają lepszą kontrolę nad stanem magazynowym. Zależnie od liczby dostępnych artykułów i wahań popytu wyznacza się zapas minimalny oraz maksymalny.

Wzór na wyznaczanie zapasu maksymalnego

Zapas maksymalny oblicza się z uwzględnieniem kapitału, wskaźnika konsumpcji artykułu, dostępnej pojemności magazynowej, ryzyka przeterminowania się produktu lub jego wyparcia z rynku, liczby zamówień itp.

Cztery najistotniejsze czynniki warunkujące wielkość zapasu maksymalnego:

  • Punkt zamawiania. Punkt zamawiania określa poziom, po osiągnięciu którego należy zakupić nowe materiały od dostawców, aby uniknąć braku zapasów w magazynie.
  • Wielkość uzupełnienia. Liczba artykułów niezbędnych do uzupełnienia zapasu. Należy ją dobrać w taki sposób, aby uniknąć zamrożenia zbyt dużych środków pieniężnych, a jednocześnie zapewnić optymalny poziom zapasu zabezpieczającego. Można w tym celu skorzystać z formuły Wilsona, która pozwala obliczyć częstotliwość i wielkość zamówień przy stałym popycie i niezmiennych warunkach dostawcy.
  • Minimalny popyt. Minimalna konsumpcja danego towaru.
  • Lead time. Lead time to czas od złożenia zamówienia u dostawcy do otrzymania towarów.

Wzór na wyznaczanie zapasu maksymalnego:

Zapas maksymalny = punkt zamawiania + wielkość uzupełnienia – (minimalny popyt × lead time)

Źródło: Supply Chain Intelligence: Application and Optimization, autorzy: Kaushik Kumar i J. Paulo Davim

Rozpatrzmy to na przykładzie. Załóżmy, że chcemy obliczyć zapas maksymalny dla magazynu firmy zajmującej się dystrybucją korków do butelek. Przyjmujemy, że minimalny popyt wynosi 10 000 korków na tydzień. Aby zapewnić optymalny poziom obsługi firma musi co cztery tygodnie zamówić 65 000 sztuk. Zapas nie może spaść poniżej 45 000 korków (punkt zamawiania).

Mamy więc następujące dane:

  • Punkt zamawiania = 45 000
  • Wielkość uzupełnienia = 65 000
  • Lead time = 4 tygodnie
  • Minimalny popyt = 10 000

Podstawmy je do wzoru:

Zapas maksymalny = 45 000 + 65 000 – (10 000 × 4)
                           = 110 000 – 40 000
                           = 70 000

Wielkość zapasu maksymalnego zależy od dostępnej pojemności magazynowej oraz polityki zakupów i zaopatrzenia przedsiębiorstwa
Wielkość zapasu maksymalnego zależy od dostępnej pojemności magazynowej oraz polityki zakupów i zaopatrzenia przedsiębiorstwa

Czynniki warunkujące wielkość zapasu maksymalnego

Każda firma musi dysponować zapasem wystarczającym do pokrycia aktualnego popytu, a zarządzanie dużą liczbą produktów wymaga dodatkowych zasobów: personelu, idealnej koordynacji współpracy z dostawcami oraz odpowiedniej pojemności magazynowej.

Choć potrzeby w dużej mierze zależą od rodzaju działalności, spróbujmy wymienić kilka czynników, które należy wziąć pod uwagę niemal w każdej branży:

  • Model konsumpcji. Znając nawyki konsumentów, można dokładniej obliczyć ilość zapasów niezbędnych do zaspokojenia popytu.
  • Koszty. Długotrwałe przechowywanie produktów generuje dodatkowe wydatki dla przedsiębiorstwa – chodzi tu nie tylko o koszty magazynowania, lecz również o spadek wartości towarów z biegiem czasu.
  • Właściwości produktów. Aby poprawnie określić wielkość zapasu maksymalnego, należy uwzględnić specyfikę towarów. Przykładowo – składowanie dużej liczby produktów o krótkim terminie przydatności jest nieekonomiczne.
  • Sezonowość. W niektórych okresach roku firmy zajmujące się dystrybucją produktów sezonowych mogą potrzebować większych zapasów do zaspokojenia popytu. W takim przypadku przy planowaniu zapasu maksymalnego należy uwzględnić przewidywalne wahania popytu.
Zarządzanie zapasem maksymalnym wymaga odpowiedniej pojemności magazynowej oraz sprawnej obsługi dostaw i wysyłek
Zarządzanie zapasem maksymalnym wymaga odpowiedniej pojemności magazynowej oraz sprawnej obsługi dostaw i wysyłek

Obliczanie zapasu maksymalnego w systemie WMS

Określenie zapasu maksymalnego (i minimalnego) ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia kontroli stanów magazynowych, organizacji uzupełniania zapasów i utrzymania ciągłości pracy.

System WMS do zarządzania magazynem, np. Easy WMS marki Mecalux, posiada funkcje do zarządzania zapasem maksymalnym i minimalnym. Dzięki nim można wyznaczyć wartości w oparciu o przepływ towarów, tempo pracy i dostępną pojemność magazynową. Na podstawie tych danych Easy WMS wskaże, jak zorganizować uzupełnianie zapasów.

Przy prawidłowej organizacji uzupełniania zapasów nie istnieje ryzyko wyczerpania towarów, które mogłoby uniemożliwić terminową wysyłkę zamówień. Dysponując stosownym oprogramowaniem inwentaryzacyjnym, można prowadzić inwentaryzację ciągłą, poprawić wydajność pracy obiektu, a w rezultacie zwiększyć poziom zadowolenia klientów.

Prawidłowe zarządzanie stanem magazynowym z uwzględnieniem zapasu minimalnego i maksymalnego pozwala znacznie usprawnić pracę obiektu logistycznego
Prawidłowe zarządzanie stanem magazynowym z uwzględnieniem zapasu minimalnego i maksymalnego pozwala znacznie usprawnić pracę obiektu logistycznego

Zapas maksymalny – czynnik decydujący w zarządzaniu magazynem

Zarządzanie stanem magazynowym należy do najważniejszych czynności w każdym obiekcie logistycznym. Prawidłowa organizacja towarów i odpowiednie zarządzanie zapasem maksymalnym wyraźnie zwiększają wydajność procesów składowania i kompletacji zamówień.

Oprogramowanie magazynowe zapewnia ścisłą kontrolę towarów. Easy WMS marki Mecalux to system, który znacząco usprawnia kompletację zamówień i uzupełnianie zapasów, dlatego korzystają z niego firmy niemal z każdej branży. Skontaktuj się z nami, a nasi specjaliści przeanalizują działalność Twojego magazynu i zaproponują rozwiązania, które pomogą usprawnić Twój łańcuch dostaw.