Dokładność inwentaryzacji można zwiększyć dzięki systemowi WMS do zarządzania magazynem

Jak zwiększyć dokładność inwentaryzacji?

21 lip 2022

Zwiększenie wskaźnika dokładności inwentaryzacji jest kluczowe, aby odpowiednio zaplanować i zorganizować przepływy pracy i ładunków oraz wszelkie inne procesy logistyczne. Zarządzanie stanem magazynowym to jeden z najważniejszych procesów w przedsiębiorstwie, ponieważ ma bezpośredni wpływ na wszystkie czynności wykonywane w obiekcie logistycznym.

Dzięki skutecznej kontroli nad składowanymi zapasami można precyzyjnie identyfikować towary, optymalizować koszty oraz wykrywać błędy i nieprawidłowości w zarządzaniu i przemieszczaniu ładunków w ramach takich czynności jak magazynowanie czy kompletacja i wysyłka zamówień. 

Czym jest dokładność inwentaryzacji?

Dokładność inwentaryzacji to wskaźnik określający, jak precyzyjnie i wiarygodnie została przygotowana szczegółowa lista magazynowanych artykułów w trakcie spisu z natury. Spis z natury polega na porównaniu zapasów, ich liczby oraz stanu, z danymi zapisanymi w ewidencji lub figurującymi w systemie informatycznym stosowanym w firmie.

Dokładność inwentaryzacji zwykle podaje się w procentach. Wartość tę uzyskuje się przez podzielenie liczby całkowitej zapasów zapisanej w oprogramowaniu do zarządzania zapasami, w arkuszu Excel lub na kartce przez rzeczywistą liczbą artykułów znajdujących się w magazynie. Działanie to można wyrazić za pomocą następującego wzoru: 

Dokładność inwentaryzacji = początkowa liczba zapasów / rzeczywista liczba zapasów x 100

Przykład: firma dysponuje początkowo 97 artykułami. Po przeprowadzeniu spisu z natury okazuje się, że na stanie znajdują się 104 produkty. Oznacza to, że w trakcie liczenia popełniono 7 błędów. Jeżeli podstawimy powyższe dane do wzoru, otrzymamy dokładność inwentaryzacji na poziomie 93%.

 

Wyniki spisu z natury są bardziej wiarygodne dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii
Wyniki spisu z natury są bardziej wiarygodne dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii

Problemy wynikające z niedokładnej inwentaryzacji

Problemy logistyczne na skutek niewłaściwie prowadzonej inwentaryzacji dotyczą bezpośrednio stanu magazynowego, co oznacza, że mogą zakłócić działalność firmy. Istnieją dwa możliwe scenariusze:

  • Jeżeli liczba widniejąca w ewidencji jest większa od liczby artykułów znajdujących się na regałach, pojawia się ryzyko wystąpienia braku zapasów w magazynie. W takiej sytuacji firma nie jest w stanie zrealizować otrzymanych zamówień, ponieważ nie dysponuje wystarczającą liczbą produktów.
  • Większa liczby artykułów w ewidencji magazynu niż na regałach oznacza, że firma nie radzi sobie z zarządzaniem stanem magazynowym, co może doprowadzić do nagromadzenia zapasu nadmiernego. Konsekwencjami takiego negatywnego scenariusza jest wzrost kosztu magazynowania, utrata początkowych właściwości składowanych produktów i mniejszy zysk ze sprzedaży. 

Jak zwiększyć dokładność inwentaryzacji?

Najlepszym sposobem na zwiększenie dokładności inwentaryzacji i kontrolę zapasów w czasie rzeczywistym jest instalacja coraz częściej stosowanego oprogramowania zarządzającego magazynem. Według ostatniego raportu amerykańskiej firmy konsultingowej Grand View Research wartość rynku systemów do zarządzania magazynem będzie rosła w rocznym tempie 16,1% aż do roku 2030, kiedy osiągnie wartość 11 mld dolarów. 

Wdrożenie systemu WMS umożliwia ścisłą kontrolę nad procesem inwentaryzacji oraz pełen wgląd w informacje na temat stanu magazynowanych produktów. Oprogramowanie usprawniające proces inwentaryzacji synchronizuje zarządzanie zapasami między poszczególnymi strefami magazynu, również między różnymi magazynami. Dzięki temu kierownik ds. logistyki ma na bieżąco dostęp do wiarygodnych informacji na temat zapasów znajdujących się we wszystkich magazynach lub punktach sprzedaży.

W przypadku inwentaryzacji w Excelu magazynierzy muszą ręcznie aktualizować zmiany stanu magazynowego, co zwiększa ryzyko popełnienia błędów. Oprogramowanie do zarządzania magazynem automatyzuje wprowadzanie do systemu danych na temat wejść i wyjść produktów. 

Magazynierzy łączą się z oprogramowaniem magazynowym za pomocą kolektorów danych (skanujących kody kreskowe, kody QR lub etykiety RFID), którymi odczytują etykietę produktu, zarówno na etapie przyjęcia ładunków do magazynu, jak i w momencie wysyłki zamówień. System WMS koordynuje wszystkie czynności wykonywane w magazynie, zapewniając ciągłą kontrolę nad zapasami i najwyższą dokładność inwentaryzacji.

Istnieje wiele przykładów wskaźników KPI, które pozwalają zwiększyć dokładność prowadzenia ewidencji zapasów. Wśród nich można wyróżnić:

Wskaźnik rotacji zapasów = wartość sprzedanych produktów / średnia wartość zapasów

  • Wskaźnik braku zapasów – pokazuje, ile razy zabrakło zapasów, w konsekwencji czego nie spełniono oczekiwań klientów. 

Wskaźnik braku zapasów = liczba niezrealizowanych zamówień / całkowita liczba zamówień x 100

Zastosowanie kolektorów danych zintegrowanych z systemem WMS pozwala zwiększyć procent dokładności inwentaryzacji
Zastosowanie kolektorów danych zintegrowanych z systemem WMS pozwala zwiększyć procent dokładności inwentaryzacji

Inwentaryzacja bez błędów – pierwszy krok w stronę wydajnego łańcucha dostaw

Wzrost dokładności inwentaryzacji pozytywnie wpływa przede wszystkim na procesy realizowane w ramach łańcucha dostaw, zapewniając większą płynność wykonywanych czynności i chroniąc przed zakłóceniami. Co więcej, bezbłędna inwentaryzacja pozwala lepiej wykorzystać zasoby znajdujące się w magazynie. 

W osiągnięciu maksymalnej wydajności skutecznie pomaga oprogramowanie do zarządzania obiektem logistycznym. Oprogramowanie magazynowe, takie jak system Easy WMS, pozwala korzystać z zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym, lepiej organizować uzupełnienia towarów, kompletację zamówień, a także z łatwością dostosowywać się do zmian popytu. Dzięki temu rozwiązaniu można składować zawsze odpowiednią liczbę zapasów pozwalającą zaspokajać potrzeby klientów, nawet w okresach gwałtownego wzrostu sprzedaży.

Mecalux umożliwił zarządzanie stanem magazynowym w czasie rzeczywistym już w ponad 1000 obiektach logistycznych w 36 krajach. Jeżeli chcesz maksymalnie wykorzystać potencjał Twojej logistyki skontaktuj się z nami. Nasi eksperci doradzą Ci najlepsze rozwiązania, które pozwolą Ci zwiększyć dokładność inwentaryzacji w Twoim magazynie.