Połączenie oprogramowania do zarządzania zakupami z systemem WMS

Potrzeba dokładnego monitorowania stanu magazynowego spowodowała, że wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na rozwiązania cyfrowe, umożliwiające zarządzanie procesami logistycznymi. Oprogramowanie do zarządzania zakupami specjalizuje się w automatyzowaniu procesu zakupu towarów – od złożenia zamówienia po dokonanie płatności na rzecz dostawcy.

Aby skoordynować zakup surowców lub produktów przetworzonych z organizacją pracy w magazynie, dobrze jest zsynchronizować oprogramowanie do zarządzania zakupami z systemem zarządzania magazynem (WMS).

Czym jest oprogramowanie do zarządzania zakupami?

Oprogramowanie do zarządzania zakupami to program, który planuje zakupy towarów, a także wybiera dostawców i zarządza nimi. To jedno narzędzie informatyczne koordynuje pełny cykl zakupów poprzez organizowanie wszystkich procesów, umożliwiając kontrolę wydatków w ramach prowadzonych operacji. Ponadto automatycznie generuje, przetwarza oraz drukuje potrzebną dokumentację, m.in. dokumenty WZ, faktury itp. 

Oferuje funkcje dla różnych działów, gromadząc w jednym miejscu zlecenia zakupu materiałów i produktów z poszczególnych obszarów firmy, a także monitoruje przyjęcia towaru, dzięki czemu zapobiega błędom.

Bardziej zaawansowane wersje tego oprogramowania umożliwiają kierownikom działów zakupów, logistyki lub produkcji monitorowanie procesu zakupów dzięki możliwości śledzenia i analizy wydatków w czasie rzeczywistym. Wdrożenie oprogramowania do zarządzania zakupami znacznie usprawnia operację planowania zapotrzebowania materiałowego poprzez synchronizację z innymi aplikacjami logistycznymi.

Oprogramowanie to może się jednak okazać niewystarczające do zarządzania towarem znajdującym się w magazynie – kontrola procesu przyjęcia i składowania ładunków nie wchodzi w zakres jego możliwości. Dlatego też zaleca się uzupełnienie tego oprogramowania poprzez wdrożenie systemu WMS, który będzie nadzorować prowadzone operacje w czasie rzeczywistym.

Czy system WMS może usprawnić proces zakupów?

System zarządzania magazynem jest programem logistycznym specjalizującym się w kompleksowej organizacji wszystkich procesów realizowanych w magazynie: od przyjęcia ładunków do przygotowania i wysyłki zamówień.

System WMS można wykorzystać, aby uzupełnić działanie oprogramowania do zarządzania zakupami i podnieść wydajność procesu zakupów. Cyfryzacja logistyki firmy za pomocą tego systemu gwarantuje kontrolę nad zarządzaniem zapasami w czasie rzeczywistym. Kierownik ds. zakupów dysponuje pełnym wglądem do informacji o ilości i stanie składowanych w magazynie produktów, dzięki czemu można zapobiec wystąpieniu braku zapasów w magazynie lub, w przeciwnym wypadku, zapasowi nadmiernemu. Obie sytuacja stanowią zagrożenia dla wydajności magazynu, generując nadmierne koszty lub zamówienia przerastające (backorders).

System zarządzania magazynem automatyzuje procesy takie jak przyjmowanie czy lokalizowanie ładunków. Na podstawie strategii określonych przez kierownika ds. logistyki oprogramowanie nadzoruje pracę magazynierów za pomocą kolektorów danych, minimalizując ryzyko wystąpienia błędu podczas wykonywania tych operacji logistycznych.

Wydajne magazynowanie z oprogramowaniem do zarządzania zakupami

Uzupełnienie działania oprogramowania do zarządzania zakupami za pomocą systemu WMS pozwala uzyskać całkowitą identyfikowalność produktu w dowolnym momencie. Oprogramowanie nadzoruje wydajność procesów odbywających się w magazynie, obniżając koszty logistyczne w średniej i długiej perspektywie czasowej. Po dotarciu towaru do magazynu kluczowym zadaniem systemu WMS jest automatyczny odbiór ładunków, zarówno w przypadku magazynów obsługiwanych ręcznie, gdzie operatorzy pracują, używając kolektorów danych, jak i w instalacjach automatycznych, w których to oprogramowanie koordynuje pracę urządzeń.

Dzięki integracji informacji miedzy oboma oprogramowaniami system zarządzania magazynem może sprawdzić i zatwierdzić towar, który dociera do magazynu. W przypadku zintegrowanych łańcuchów dostaw po zatwierdzeniu zlecenia zakupu program zwykle otrzymuje advanced shipping notice (ASN), czyli elektroniczny dokument zawierający takie informacje jak data wysyłki, dane dotyczące jednostki ładunkowej czy warunki doręczenia.

Kontrola zapasów ma zasadnicze znaczenie, ponieważ pozwala uniknąć kupowania zbędnych towarów, dzięki czemu nie ponosi się dodatkowych kosztów związanych z nadwyżką zapasów. W tej operacji system zarządzania magazynem odgrywa pierwszoplanową rolę – wyznacza najlepszą lokalizację dla każdego ładunku, uwzględniając szereg kryteriów i zasad ustalonych przez firmę. „System również steruje i optymalizuje uzupełnianie zapasów na podstawie informacji o stanie wykorzystania nośników w czasie rzeczywistym. System WMS nadzoruje stan produktów w magazynie, liczbę składowanych zapasów, a także systemy monitorowania i komunikacji pomiędzy stanowiskami pracy”, zaznacza Bernardo Nicoletti, wykładowca specjalizujący się w zaopatrywaniu za pomocą narzędzi TIC, w swojej książce Agile Procurement volume II: designing and implementing a digital transformation.

Oprogramowanie do zarządzania zakupami i cyfryzacja magazynu

Oprogramowanie do zarządzania zakupami to przydatne narzędzie do integrowania wszystkich zleceń zakupu z różnych działów firmy za pomocą jednego programu. Wydajne zarządzanie procesem zakupów jest możliwe dzięki synchronizacji oprogramowania do zarządzania zakupami z systemem WMS, który automatyzuje przyjęcie produktów, organizuje proces składowania i zapewnia kontrolę stanu magazynowego w czasie rzeczywistym.

Wdrożenie obu systemów zarządzających pozwala uzyskać wydajny i skoordynowanym z potrzebami logistycznymi firmy proces zakupów poprzez wyeliminowanie dodatkowych kosztów wynikających z nadwyżki zapasów oraz terminowe zaopatrywanie magazynu i centrów produkcyjnych.

Easy WMS firmy Mecalux to zaawansowany system zarządzania magazynem, który gwarantuje całkowitą identyfikowalność produktów. Jest kompatybilny z różnymi programami obsługującymi łańcuch dostaw, w tym z oprogramowaniem do zarządzania zakupami. Ponadto pozwala zapewnić wydajną realizację operacji składowania, przygotowania i wysyłki zamówień. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat systemu Easy WMS, koniecznie skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści zaproponują Ci najlepsze rozwiązania dla logistyki Twojej firmy.