Inwentaryzacja ciągła – kontrola stanu zapasów w czasie rzeczywistym

Inwentaryzacja ciągła to sposób ewidencjonowania ładunków w magazynie umożliwiający aktualizację stanu magazynowego w czasie rzeczywistym, a co za tym idzie, sprawowanie ścisłej kontroli nad zapasami.

Nowoczesne technologie umożliwiły stworzenie systemów zapewniających automatyczne monitorowanie przyjęć i wydań ładunków. Pozwala to na dostęp do szczegółowych danych na temat stanu poszczególnych zapasów. Ten sposób zarządzania towarem jest szczególnie przydatny w przypadku magazynów, w których składuje się wiele jednostek magazynowych, ponieważ duża liczba SKU jest obarczona większym ryzykiem braku zapasów w magazynie.

W niniejszym artykule przedstawiamy, czym jest inwentaryzacja ciągła. Wyjaśniamy też, jakie aspekty odróżniają ją od okresowego zliczania składowanych ładunków i prezentujemy sposób wdrożenia tej metody kontroli stanu magazynowego.

Cechy inwentaryzacji ciągłej

Inwentaryzacja ciągła (inaczej inwentaryzacja stała) to technika zarządzania zapasami polegająca na bieżącym zliczaniu ładunków zgromadzonych w magazynie. Proces ten odbywa się za pomocą oprogramowania zapewniającego automatyzację kontroli stanu magazynowego.

Jedną z najważniejszych cech inwentaryzacji ciągłej jest wykorzystywanie systemu WMS do zarządzania magazynem odpowiedzialnego za monitorowanie wszystkich przepływów towaru. System automatyzuje rejestrację przyjęć, wydań oraz składowania, odnotowując istotne informacje o produktach (m.in. data wysyłki lub rodzaj nośnika ładunku).

Pracownicy stosują kolektory danych stale połączone z systemem WMS. Technologia ta umożliwia sprawny odczyt etykiet poszczególnych produktów, które zawierają kod identyfikacyjny oraz cechy danego identyfikatora SKU. Etykietami są opatrzone również poszczególne lokalizacje oraz wózki kompletacyjne, wykorzystywane do przygotowywania zamówień metodą pick to cart.

Dzięki temu podczas przemieszczania produktów i odczytu stosownych kodów operator w czasie rzeczywistym przekazuje dane na temat aktualnego stanu magazynowego. Wszystkimi operacjami steruje oprogramowanie WMS, które wskazuje poszczególne czynności, jakie musi wykonać operator, co ogranicza ryzyko ewentualnej pomyłki.

W magazynach automatycznych instalacja stanowiska kontroli przyjęć (PIE) zapewnia inwentaryzację ciągłą przy minimalnym udziale człowieka. Przed wprowadzeniem ładunku do magazynu palety są umieszczane na przenośniku, a następnie przechodzą przez wyposażone w czujniki stanowisko PIE, które weryfikuje, czy towar spełnia określone wymiary i minimalne wymogi jakościowe. Równocześnie następuje automatyczny odczyt etykiety w celu rejestracji przyjęcia ładunku w systemie. Rejestrowane są również kolejne czynności i zapisywane aktualne informacje na temat wszystkich produktów bez konieczności udziału operatorów w tym procesie.

Dzięki użyciu opisanych technologii firma zyskuje pełny podgląd poziomu zapasów. Inwentaryzacja ciągła dostarcza korzyści niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Zyskują na niej jednak przede wszystkim firmy obsługujące wysoce zróżnicowany asortyment. W takich przypadkach prowadzenie inwentaryzacji jedynie za pomocą rocznego lub okresowego zliczania towarów niesie ze sobą istotne ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w bieżącym stanie zapasów. Inwentaryzacja ciągła zapewnia wierne odzwierciedlenie stanu faktycznego.

Różnice między inwentaryzacją ciągłą a inwentaryzacją okresową

W przypadku braku odpowiednich rozwiązań technologicznych pozwalających na prowadzenie inwentaryzacji ciągłej alternatywnym sposobem kontroli asortymentu jest inwentaryzacja okresowa. Celem obu metod jest określenie dokładnej liczby zapasów (oraz ich lokalizacji) w obiekcie logistycznym lub zakładzie produkcyjnym. Jakie są zatem najważniejsze różnice między nimi?

W odróżnieniu od inwentaryzacji ciągłej okresowa inwentaryzacja towarów zakłada wyznaczenie terminów przeprowadzenia kontroli stanu magazynowego stosownie do przyjętego schematu (np. raz w miesiącu, raz na dwa miesiące lub raz na rok). Inwentaryzacja okresowa zapewnia zatem dokładne odzwierciedlenie stanu towarów jedynie w konkretnych dniach w roku. Nie pozwala uzyskać aktualnych informacji na temat składowanych produktów w danym momencie, a zatem nie zapobiega nieprawidłowościom i brakowi zapasów w magazynie.

W ramach inwentaryzacji okresowej większą dokładność mogą zapewnić częstsze kontrole (lub priorytetowe traktowanie określonych produktów w przypadku zastosowania strategii inwentaryzacji częściowej). Wiąże się to jednak z pewnymi kosztami, ponieważ w celu ręcznego zliczenia towarów operatorzy muszą zaprzestać wykonywania bieżących prac i poświęcić czas na przeprowadzenie inwentaryzacji. Inwentaryzacja ciągła wymaga jedynie minimalnego udziału pracowników i nie oznacza konieczności przerwania bieżącej działalności.

Zalety inwentaryzacji ciągłej

Istnieje wiele zalet systemu inwentaryzacji ciągłej. Oto najważniejsze z nich:

• Precyzyjna kontrola stanu magazynowego: ten rodzaj inwentaryzacji zapewnia wgląd w informacje na temat bieżącej lokalizacji poszczególnych pozycji asortymentowych oraz ilości składowanych w każdym miejscu w magazynie. Automatyczne zarządzanie zapasami za pomocą WMS jest szczególnie przydatne w przypadku obsługi zwrotów lub przygotowywania zamówień obejmujących wiele pozycji asortymentowych.
• Pełne śledzenie produktu: inwentaryzacja ciągła ułatwia pełną identyfikowalność produktów dzięki monitorowaniu wszystkich etapów przepływu towarów w całym łańcuchu dostaw.
• Ograniczenie kosztów operacyjnych: ten sposób zliczania artykułów zapobiega występowaniu braku zapasów w magazynie dzięki możliwości ciągłej identyfikacji błędów, co pozwala istotnie ograniczyć koszty logistyczne magazynu.
• Poprawa wizerunku firmy: w sektorze tak konkurencyjnym jak e-commerce jeden błąd podczas inwentaryzacji może doprowadzić do wykreowania negatywnego obrazu firmy w oczach klienta. Oprogramowanie WMS zapewnia zgodność danych dotyczących prezentowanej liczby zapasów w sklepie z rzeczywistym stanem magazynowym.
• Zapobieganie negatywnym konsekwencjom finansowym: w celu zachowania możliwości współpracy niektóre platformy internetowe, jak np. Amazon, wymagają dyscypliny i efektywności podczas zarządzania zamówieniami i ich dostawy do klientów. System WMS zapewnia możliwość spełnienia tych wymogów i uniknięcia kar.

Inwentaryzacja ciągła stanowi warunek niezbędny dla prowadzenia strategii omnichannel oraz logistyki e-commerce. W kontekście obsługi coraz większej liczby pojedynczych pozycji asortymentowych zastosowanie oprogramowania zapewniającego automatyzację zarządzania towarem jest konieczne dla uniknięcia braku zapasów w magazynie i błędów w zamówieniach.

Wdrożenie inwentaryzacji ciągłej – o czym należy pamiętać

Ciągłe zliczanie zapasów nie eliminuje ryzyka wystąpienia nieprawidłowości lub zgubienia towaru. Jednak inwentaryzacja ciągła zapewnia bardziej rygorystyczną kontrolę nad stanem magazynowym, przyczyniając się do łatwiejszej identyfikacji błędów. Umożliwia to ograniczenie strat firmy w porównaniu z prowadzeniem ręcznego spisu z natury.

Ponadto choć wdrożenie systemu zarządzania magazynem początkowo wiąże się z koniecznością poniesienia kosztów, WMS zapewnia szybki zwrot z inwestycji. Oprogramowanie umożliwia ograniczenie liczby błędów podczas zarządzania przyjęciami i wydaniami ładunków, a przede wszystkim obsługę większej liczby zamówień. Dzięki temu firma może zwiększyć obroty przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów logistyki odzysku.

Przykłady zastosowania inwentaryzacji ciągłej

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie systemu inwentaryzacji ciągłej, ponieważ brak zapasów w magazynie lub błędnie wysłane zamówienia mogą negatywnie wpłynąć na wizerunek przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów firm, które wdrożyły opracowane przez Mecalux oprogramowanie Easy WMS i zyskało korzyści z kontroli stanu magazynowego w czasie rzeczywistym.

Przykładem takiego przedsiębiorstwa jest firma Alcorta Forging Group. prowadząca działalność w sektorze metalowych części samochodowych, która zainstalowała Easy WMS w celu wydajnego zaopatrywania linii produkcyjnych. „Dzięki zastosowaniu tego automatycznego rozwiązania udało nam się zoptymalizować kontrolę zapasów i przygotowywanie zamówień" – wskazuje José Antonio Fernández, kierownik magazynu firmy, która każdego roku zaopatruje sektor motoryzacji na całym świecie w niemal 20 milionów komponentów.

Innym przykładem jest operator logistyczny Luis Simões. Easy WMS zapewnia firmie ścisłą kontrolę nad zapasami w czasie rzeczywistym dzięki automatyzacji przyjęć i wydań ładunków w centrum logistycznym, gdzie składowanych jest 100 tysięcy palet i wysyłanych 4 tysiące zamówień dziennie. „Rozwiązania firmy Mecalux umożliwiły istotne zwiększenie wydajności naszych operacji" – wskazuje Rui Simões, członek zarządu, dyrektor ds. logistyki i innowacji.

Inwentaryzacja ciągła – kompleksowa kontrola stanu magazynowego

Inwentaryzacja ciągła zapewnia precyzyjne zliczanie produktów w magazynie, minimalizując możliwość wystąpienia braku zapasów lub zgromadzenia zapasu nadmiernego.

System WMS to idealne narzędzie umożliwiające wdrożenie tego sposobu zarządzania towarem. W odróżnieniu od innych metod i rozwiązań WMS automatyzuje kontrolę przyjęć i wydań, a także wskazuje operatorom poszczególne czynności do wykonania, zapewniając prawidłową rejestrację wszelkich zmian w stanie zapasów.

Firma Mecalux specjalizuje się w inteligentnych systemach magazynowych. Jeżeli chcesz zyskać korzyści płynące z zastosowania inwentaryzacji ciągłej w Twojej firmie, skontaktuj się z nami. Nasz doradca ds. oprogramowania przedstawi Ci propozycje rozwiązań najlepiej dostosowanych do specyfiki Twojej działalności.