Metody inwentaryzacji – podział i zastosowania

Wyróżniamy kilka metod inwentaryzacji w zależności od rozmaitych kryteriów, np. częstotliwość wykonywania czy typ uwzględnianych artykułów. Celem inwentaryzacji jest ścisła kontrola stanów magazynowych, która pozwala w porę wykryć ewentualne błędy czy też problemy logistyczne, m.in. defekty etykiet, niezgodności ewidencji ze stanem faktycznym lub pomyłki przy kompletacji.

Jakie wyróżniamy metody inwentaryzacji? Które z nich najlepiej sprawdzą się w konkretnych przypadkach? W niniejszym artykule prezentujemy podział inwentaryzacji na metody według okresu podatkowego, częstotliwości, typu uwzględnianych produktów i celu. 

Podział według okresu podatkowego

W tym podziale wyróżniamy dwie podstawowe metody inwentaryzacji: 

• Inwentaryzacja początkowa – wykonywana na początku okresu rozliczeniowego, przed uzupełnieniem zapasów i rozpoczęciem sprzedaży. 
• Inwentaryzacja końcowa – wykonywana przed zamknięciem roku podatkowego lub na koniec roku kalendarzowego celem ustalenia wielkości zapasów lub podliczenia zysku/straty po przeprowadzeniu wszystkich transakcji. 

Wynik inwentaryzacji końcowej stanowi zarazem punkt wyjścia dla inwentaryzacji początkowej w kolejnym okresie podatkowym.

Podział według częstotliwości

W tym podziale wyróżniamy cztery podstawowe metody inwentaryzacji: 

• Inwentaryzacja roczna. Dokonywana raz w roku celem potwierdzenia zgodności ewidencji ze stanem faktycznym.
• Inwentaryzacja okresowa. Dokonywana kilka razy w roku z określoną z góry częstotliwością i uwzględniająca wszystkie posiadane zapasy.
• Inwentaryzacja częściowa (rotacyjna). Regularna kontrola stanu poszczególnych grup zapasów na przestrzeni całego roku. Inaczej niż w przypadku inwentaryzacji okresowej towary z niektórych grup zlicza się częściej (zależnie od ich wartości, tempa rotacji, daty ważności itp.). 
• Inwentaryzacja ciągła (stała). Każde przyjęcie i wydanie towaru jest natychmiast rejestrowane, dzięki czemu ewidencja dokładnie odzwierciedla aktualny stan zapasów. Tego rodzaju inwentaryzację najłatwiej prowadzić w przedsiębiorstwie działającym zgodnie z zasadami logistyki 4.0, a więc dysponującym odpowiednim oprogramowaniem WMS i automatycznym systemem magazynowania towarów.

Częstotliwość inwentaryzacji należy dostosować zależnie od potrzeb i zasobów.

Podział według typu produktów

Kolejnym ważnym kryterium podziału jest typ magazynowanych produktów. W tym ujęciu możemy wyróżnić następujące metody: 

• Inwentaryzacja surowców – pozwala określić dostępny zapas materiałów do produkcji gotowego wyrobu. 
• Inwentaryzacja dostaw fabrycznych – stosowana w przypadku konieczności ewidencji niezbędnych do produkcji materiałów, których nie da się dokładnie policzyć, np. śrub czy farb.
• Inwentaryzacja wyrobów w procesie produkcji – obejmuje półprodukty, czyli wyroby przeznaczone do dalszej obróbki. 
• Inwentaryzacja gotowych wyrobów – dotyczy produktów dostępnych do sprzedaży. 
• Inwentaryzacja towarów – obejmuje artykuły zakupione w celu dalszej sprzedaży bez żadnej obróbki.

Warto w tym miejscu podkreślić, że od typu produktu zależy nie tylko wybór odpowiedniego systemu magazynowania, ale również przebieg poszczególnych procesów oraz metoda inwentaryzacji. 

Podział według funkcji

W niektórych przypadkach warto kontrolować stan zasobów według jeszcze innych kryteriów. Rozpatrzmy to na konkretnych przykładach: 

• Zasoby w transporcie (ang. „in-transit inventory” lub „pipeline inventory”). Dotyczy produktów i materiałów transportowanych do magazynu lub dopiero zamówionych u dostawców. Przy wolnym przepływie towarów, długich trasach przewozu lub kilku poziomach poddostawców ilość zasobów w drodze może przekraczać aktualny stan magazynowy.
• Zapas zabezpieczający. Produkty i surowce składowane na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń w procesie produkcji, opóźnień w dostawach lub nagłych skoków popytu. Utrzymywanie zapasu zabezpieczającego pozwala wykluczyć ryzyko braku zapasów w magazynie.
• Zapasy sezonowe. Towary magazynowane z myślą o zaspokojeniu zapotrzebowania w niedalekiej przyszłości. Inaczej jednak niż w przypadku zapasu zabezpieczającego chodzi o wzrosty popytu, które da się z dużym prawdopodobieństwem przewidzieć.
• Zapas kompensacyjny (ang. „decoupling inventory”). Chodzi o rozdział zapasów na pokrycie zapotrzebowania dwóch procesów o różnym tempie produkcji. Ma to w założeniu zapewnić niezależną realizację procesów przy zachowaniu niezbędnej ilości materiałów.

Kontrola wymienionych rodzajów zapasów ma ściśle określony cel i zaspokaja konkretne potrzeby logistyczne, np. zaopatrzenie działu produkcji, sprawna obsługa dostaw czy zapewnienie nieprzerwanej działalności w okresach wzmożonego popytu.

Inne metody inwentaryzacji

Istnieją też inne metody inwentaryzacji, o których warto wiedzieć: 

• Inwentaryzacja cykliczna – obejmuje towary niezbędne do zaspokojenia popytu w okresie uzupełniania zapasów.
• Inwentaryzacja zapasów zbędnych – dotyczy produktów, które nie nadają się do sprzedaży (uległy uszkodzeniu, minął ich termin ważności itp.). Tego rodzaju inwentaryzacja pozwala określić rozmiary ewentualnych strat. 
• Inwentaryzacja dostępnych zapasów – obejmuje produkty dostępne do sprzedaży lub zaopatrzenia produkcji. 
• Inwentaryzacja przedprodukcyjna – przewidziana dla zapasów skierowanych do produkcji.
• Inwentaryzacja zapasów w kwarantannie – obejmuje zapasy, które wymagają przechowywania przez określony czas, zanim będzie można je wykorzystać. 
• Spis z natury – polega na ręcznym przeliczeniu wszystkich posiadanych towarów.

Charakter prowadzonej działalności może wymagać stosowania w magazynie kilku metod inwentaryzacji o zmiennym przebiegu i zakresie.

Jakie metody inwentaryzacje sprawdzą się w mojej firmie?

Wybór metody inwentaryzacji zależy od potrzeb przedsiębiorstwa oraz rodzaju i ilości przechowywanych zasobów. 

Dlatego, aby podjąć właściwą decyzję w tym zakresie, należy rozpatrzyć kilka aspektów, m.in. cel inwentaryzacji, typ magazynowanych zapasów, rodzaj działalności oraz dynamikę poszczególnych procesów. 

Przy niskim natężeniu przepływu i niewielkiej liczbie towarów prawdopodobnie wystarczy inwentaryzacja okresowa. Z kolei przy szerokim i szybko rotującym asortymencie warto zastanowić się nad inwentaryzacją bieżącą, która pozwala uniknąć błędów zakłócających pracę magazynu. 

Optymalizacja wydajności jako cel każdej inwentaryzacji 

Przedstawiliśmy różne metody inwentaryzacji z podziałem według funkcji, częstotliwości, typu produktów itd. Nie wspomnieliśmy jednak, że każda inwentaryzacja ma na celu usprawnienie procesów magazynowania towarów i zarządzania zapasami, aby zapewnić jak najwyższą jakość obsługi. Dlatego podstawowym wyzwaniem logistycznym dla przedsiębiorstwa jest wybór takiej metody inwentaryzacji, która pozwoli uzyskać maksymalną wydajność pracy.

Sporą przewagę konkurencyjną na tym polu można zyskać dzięki automatyzacji procesów. Z jednej strony daje ona większą kontrolę nad zapasami, a z drugiej skraca czas potrzebny na przeprowadzenie inwentaryzacji. Wdrożenie systemu WMS do zarządzania magazynem, np. Easy WMS firmy Mecalux, pozwala szybko i sprawnie przeprowadzić inwentaryzację. 

Skontaktuj się z nami, a nasi eksperci doradzą Ci, w jaki sposób system Easy WMS może pomóc w inwentaryzacji zapasów, dzięki czemu będziesz mógł skupić się na rozwoju swojego biznesu.