System do inwentaryzacji obejmuje zbiór procedur stworzonych w celu kontrolowania liczby składowanych zapasów w magazynie

System do inwentaryzacji – metody kontroli zapasów w magazynie

14 czerwiec 2022

System do inwentaryzacji ma kluczowe znaczenie w każdym przedsiębiorstwie zajmującym się handlem lub dystrybucją, zwłaszcza przy bardzo szerokim asortymencie produktów. Znajomość dokładnej lokalizacji poszczególnych artykułów pozwala uniknąć błędów i opóźnień w obsłudze towarów i kompletacji zamówień.

Stosując odpowiedni system inwentaryzacji, można precyzyjnie obliczyć ilość niezbędnych zapasów, zapewnić terminową dystrybucję towarów, a także stawić czoła nawet trudnym do przewidzenia wahaniom popytu.

Czym jest system do inwentaryzacji?

System do inwentaryzacji to zbiór zasad i procedur stosowanych w firmie celem określenia dokładnej liczby składowanych zapasów. Pozwala łatwo ustalić np., które produkty są na wyczerpaniu i w porę je zamówić, aby uniknąć ryzyka braku zapasów w magazynie.

Bieżące rejestrowanie przyjęć i wydań towarów pozwala dokładnie określić wskaźnik rotacji poszczególnych artykułów i opracować efektywną strategię zaopatrzenia, która zapewni ciągłość pracy.

Poza tym kontrola zapasów umożliwia szybkie wykrywanie rozbieżności między spisem z natury a ewidencją prowadzoną przy użyciu oprogramowania magazynowego, systemu ERP czy Excela.

System inwentaryzacji pozwala ustalić, jakie towary są niezbędne do prowadzenia normalnej działalności, a nawet obliczyć zapas zabezpieczający na wypadek niespodziewanego wzrostu popytu.

System inwentaryzacji ułatwia opracowanie efektywnej strategii zaopatrzenia
System inwentaryzacji ułatwia opracowanie efektywnej strategii zaopatrzenia

Rodzaje systemów do inwentaryzacji

Obowiązujący w firmie system do inwentaryzacji powinien być dostosowany do profilu działalności, oferty oraz przyjętych metod pracy. Wiele zależy od rodzaju towarów (surowce, wyroby gotowe) oraz procesów logistycznych (długoterminowe magazynowanie, szybkie przepływy ładunków).

Ze względu na częstotliwość kontroli zapasów wyróżniamy dwa zasadnicze systemy do inwentaryzacji:

  • Inwentaryzacja okresowa – wykonywana ręcznie w ustalonych odstępach czasu (miesięcznych, kwartalnych, półrocznych bądź rocznych).
  • Inwentaryzacja ciągła – rozwiązania cyfrowe umożliwiają bieżące aktualizowanie ewidencji, dzięki czemu zapewniają ścisłą kontrolę zapasów.

Systemy do inwentaryzacji okresowej i ciągłej ułatwiają kontrolę stanów magazynowych. Przed podjęciem decyzji o wyborze danego systemu należy wziąć pod uwagę wielkość firmy, wewnętrzny przepływ towarów, dostępne zasoby oraz liczbę zapasów składowanych w magazynie.

Jak działa system inwentaryzacji okresowej?

W systemie inwentaryzacji okresowej dostępne zapasy sprawdza się w wyznaczonych przedziałach czasowych. Warto przy tym z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować termin inwentaryzacji, aby umożliwić prawidłową organizację pracy. Aby uniknąć zbytniego natłoku zadań, najczęściej wybiera się okresy przejściowego spowolnienia działalności.

Charakterystyczne dla systemu inwentaryzacji okresowej jest to, że nie wymaga użycia narzędzi komputerowych. Pracownicy magazynu spisują zapasy na arkuszu papieru, przy okazji kontrolując wzrokowo ich stan.

Inwentaryzacja okresowa ma też kilka wad, o których należy wspomnieć. Po pierwsze – duże ryzyko popełnienia błędu przy ręcznym liczeniu produktów. Po drugie – konieczność częściowego lub całkowitego wstrzymania bieżącej pracy magazynu. Nawet jeśli wszystkie towary zostaną spisane bezbłędnie, ewentualne rozbieżności mogą wystąpić w okresie między kolejnymi inwentaryzacjami.

Pracownicy magazynu zliczają artykuły znajdujące się w poszczególnych lokalizacjach
Pracownicy magazynu zliczają artykuły znajdujące się w poszczególnych lokalizacjach

Jak działa system inwentaryzacji ciągłej?

W systemie inwentaryzacji ciągłej ewidencja towarów aktualizowana jest na bieżąco. Pozwala to ściślej kontrolować liczbę zapasów przechowywanych w magazynie.

W tym celu niezbędne jest jednak zastosowanie odpowiednich rozwiązań technologicznych dostarczających szczegółowych informacji na temat wszystkich magazynowanych ładunków. Podstawowym narzędziem, w jakie należy wyposażyć obiekt logistyczny, jest system WMS do zarządzania magazynem, np. Easy WMS marki Mecalux.

Oprogramowanie tego typu monitoruje przepływy zapasów, na bieżąco rejestrując przyjęcia i wydania z magazynu, a także instruuje pracowników, co należy zrobić z poszczególnymi towarami. Magazynierzy skanują etykiety produktów za pomocą kolektorów danych współpracujących z oprogramowaniem.

System do inwentaryzacji ciągłej gwarantuje pełną identyfikowalność produktów. Oprogramowanie śledzi produkty na każdym etapie łańcucha dostaw i w każdym momencie pozwala określić ich dokładną lokalizację. Dzięki inwentaryzacji ciągłej można praktycznie wykluczyć ryzyko wyczerpania zapasów.

Korzyści płynące z kontroli zapasów przy użyciu programu logistycznego szybko rekompensują początkowe nakłady inwestycyjne na wdrożenie tego typu rozwiązań. Przeprowadzanie inwentaryzacji ciągłej z zastosowaniem systemu magazynowego pozwala uniknąć wielu błędów i zapewnić większą elastyczność reagowania na ewentualne zmiany rynkowe, takie jak nagły wzrost liczby zamówień.

Oprogramowanie do inwentaryzacji ciągłej

Oprogramowanie inwentaryzacyjne zdecydowanie ułatwia ścisłą kontrolę stanów magazynowych. Pozwala również zautomatyzować zarządzanie zapasami i uniknąć kosztownych błędów, co jest szczególnie istotne w przypadku szerokiego asortymentu oferowanych produktów.

Dysponując takim oprogramowaniem, można też z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanować zaopatrzenie magazynu. To jedna z zalet, które doceniło kierownictwo meksykańskiej firmy Gonher zajmującej się internetową sprzedażą płyt i instrumentów muzycznych. Aby zapewnić jak najściślejszą kontrolę zapasów, zdecydowano się na cyfryzację magazynu zlokalizowanego w stolicy kraju. Po pobraniu ostatniego produktu danego rodzaju, Easy WMS automatycznie generuje polecenie uzupełnienia stanu, dzięki czemu braki są na bieżąco uzupełniane.

Poza tym oprogramowanie do zarządzania zapasami jest niezbędne do zapewnienia pełnej identyfikowalności produktów. Takiej możliwości potrzebowała np. francuska firma Maison François Cholat specjalizująca się m.in. w dystrybucji środków ochrony roślin. Wdrożone oprogramowanie marki Mecalux pozwala dokładnie monitorować towary i śledzić ich bieżącą lokalizację. „Od dawna staraliśmy się zapewnić pełną identyfikowalność. Potrzebowaliśmy systemu WMS, który pozwoliłby nam sprawdzić, któremu klientowi sprzedaliśmy konkretny produkt i zarejestrować istotne dane o towarze, takie jak data produkcji i numer partii” – tłumaczy Morgane Cholat, kierownik ds. logistyki w firmie.

Oprogramowanie magazynowe pozwala znacząco zwiększyć dokładność inwentaryzacji
Oprogramowanie magazynowe pozwala znacząco zwiększyć dokładność inwentaryzacji

Cyfrowy system do inwentaryzacji

Skuteczny system do inwentaryzacji to jeden z podstawowych warunków sprawnej obsługi klienta. Dokładna znajomość liczby dostępnych produktów pozwala zwiększyć wydajność kompletacji zamówień.

Nabiera to szczególnego znaczenia w miarę poszerzania oferty, np. w związku z przejściem firmy na model sprzedaży internetowej. W tym przypadku zdecydowanie warto sięgnąć po nowoczesne rozwiązania technologiczne. Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak skutecznie zautomatyzować zarządzanie magazynem, koniecznie skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści pomogą Ci wybrać najlepsze oprogramowanie dla Twojego biznesu.