Aplikacja do inwentaryzacji – zapasy pod kontrolą

25 styczeń 2022

Aplikacja do inwentaryzacji to narzędzie służące do zarządzania ogółem informacji dotyczących ładunków w magazynie. Pozwala optymalnie zarządzać zapasami, co jest niezbędne do utrzymania rentowności firmy.

W dalszej części artykule opisujemy, w jaki sposób aplikacje do inwentaryzacji pozwalają kontrolować stan magazynowy oraz lepiej organizować i planować przepływy ładunków.

Czym jest i do czego służy aplikacja do inwentaryzacji

Aplikacja do inwentaryzacji to program przeznaczony do kontroli i zarządzania zapasami w magazynie. Zarządzanie stanem magazynowym to jedno z najważniejszych zadań w każdym przedsiębiorstwie, ponieważ to właśnie od ścisłej kontroli dostępnych produktów oraz ich prawidłowej organizacji zależy powodzenie wszystkich innych procesów realizowanych w ramach prowadzonej działalności. Inwentaryzacja nie należy do łatwych zadań, zwłaszcza jeżeli obejmuje szeroki zakres asortymentu sprzedawanego różnymi kanałami. W takim przypadku ręczna kontrola zapasów jest praktycznie niemożliwa.

Z tego powodu przedsiębiorcy sięgają po rozwiązania cyfrowe, w tym m.in. aplikacje do inwentaryzacji, które pozwalają automatycznie ewidencjonować, wyszukiwać i przeglądać magazynowane ładunki w dowolnym momencie i za pomocą dowolnego urządzenia. Aplikacja rejestruje wejścia i wyjścia surowców oraz gotowych wyrobów, a także procesy, jakim poddawany jest każdy artykuł, zapewniając tym samym identyfikowalność produktów.

Tego typu programy są wyposażone w funkcję identyfikacji artykułów ─ np. przy użyciu kodów kreskowych lub kodów QR ─ oraz komunikacji z centralną bazą danych, w której przechowywane są wszystkie informacje dotyczące zapasów (przyjęcia, wydania, dostępny zapas, ruch ładunków w magazynie itp.). Poza tym zazwyczaj umożliwiają też klasyfikowanie produktów wg analizy ABC, ułatwiając tworzenie etykiet oraz pracę w systemie just-in-time.

Korzystanie z aplikacji przynosi szereg korzyści. Na przykład możliwość skanowania etykiet z kodami kreskowymi pozwala uniknąć ręcznego wprowadzania danych, przy którym nietrudno o pomyłki negatywnie wpływające na wydajność pracy. Współpracująca z aplikacją baza danych zawiera aktualne informacje na temat magazynowanych ładunków. Poza tym bardzo przydatną funkcją jest tworzenie raportów w oparciu o aktualne tendencje rynkowe na potrzeby prognozowania popytu.

Aplikacja do inwentaryzacji ułatwia kontrolę stanu magazynowego
Aplikacja do inwentaryzacji ułatwia kontrolę stanu magazynowego

6 najważniejszych cech dobrej aplikacji do inwentaryzacji

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji, dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze konkretnego rozwiązania warto zapoznać się z oferowanymi przez nie możliwościami i funkcjami. Poniżej podpowiadamy, na co warto zwrócić szczególną uwagę:

  • Bieżąca aktualizacja stanów magazynowych. Aplikacja powinna mieć stały dostęp do dokładnych informacji na temat stanu poszczególnych zapasów w magazynie. Takie rozwiązanie umożliwi prowadzenie inwentaryzacji ciągłej, która daje dokładny obraz posiadanych zapasów i pozwala uniknąć problemów powodujących opóźnienia w dostawie zamówień.
  • Eliminacja czynności wykonywanych ręcznie. Ręczne zarządzanie zapasami, np. za pomocą Excela, jest żmudne i obarczone dużym ryzykiem popełnienia błędu. Program pozwala to zadanie zautomatyzować i uprościć. Aby uzyskać szczegółowe informacje, wystarczy przy użyciu kolektora danych zeskanować kod kreskowy ─ powszechnie używany w logistyce GS1-128 (dawniej EAN-128) ─ lub kod QR.
  • Analiza stanu zapasów. Jej wyniki pozwalają ocenić wydajność pracy magazynu i lepiej poznać zwyczaje klientów. Aplikacja do inwentaryzacji powinna gromadzić wszystkie przydatne informacje umożliwiające prognozowanie popytu i podejmowanie trafnych decyzji zmierzających do usprawnienia działalności.
  • Integracja z innymi platformami. Aplikacja powinna współpracować z systemem zarządzania, np. ERP, dostarczając aktualnych danych na temat stanu zapasów i umożliwiając prawidłową organizację zaopatrzenia oraz sprawną dostawę zamówień.
  • Łatwa dostępność dla użytkowników. Program ma w założeniu uprościć pracę magazynierów. Wszyscy powinni więc móc z niego korzystać w dowolnym momencie. Dotyczy to również pracowników tymczasowych zatrudnianych w okresach zwiększonego popytu. Aby spełniać swoją funkcję, aplikacja powinna działać na każdym urządzeniu z dostępem do internetu, np. terminalu radiowym, tablecie czy smartfonie.
  • Generowanie statystyk. Statystyki i raporty generowane przez aplikację dostarczają wiarygodnych informacji na temat składowanych produktów. Na ich podstawie można podejmować trafniejsze decyzje logistyczne, np. określić najskuteczniejszą strategię zaopatrzeniową.

Profesjonalna aplikacja do inwentaryzacji stymuluje rozwój przedsiębiorstwa. Informacja jest kluczem do sukcesu, a rzetelne dane na temat posiadanych produktów pozwalają usprawnić łańcuch dostaw, a w efekcie poprawić obsługę klientów.

Aplikacja do inwentaryzacji jest niezastąpiona przy zliczaniu składowanych jednostek asortymentowych
Aplikacja do inwentaryzacji jest niezastąpiona przy zliczaniu składowanych jednostek asortymentowych

Aplikacja do inwentaryzacji czy system zarządzania magazynem?

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji do inwentaryzacji kontrolowanych przez różne systemy operacyjne. W tym miejscu warto zadać sobie pytanie: czy tego rodzaju program wystarczy do obsługi wszystkich magazynowanych ładunków?

Choć aplikacje do inwentaryzacji bywają naprawdę przydatne, to funkcjonalnością nie dorównują zaawansowanym informatycznym systemom magazynowym (WMS), które oprócz podstawowych funkcji dostępnych w aplikacji (śledzenie produktów, ewidencjonowanie przyjęć i wydań) oferują np. możliwość kierowania pracą magazynierów.

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie systemu WMS w swoich obiektach logistycznych. Według raportu firmy doradczej IndustryARC skumulowany roczny wskaźnik wzrostu (ang. Compound Annual Growth Rate, CAGR) rynku informatycznych systemów magazynowych w latach 2020-2025 wyniesie 15%. Rozwój logistyki 4.0 i popularność e-commerce zmuszają firmy do optymalizacji wszystkich procesów łańcucha dostaw w oparciu o nowoczesne rozwiązania technologiczne.

System zarządzania magazynem jest skalowalny, co oznacza możliwość jego nieustannego doskonalenia w obliczu zmian zachodzących na rynku lub w samym magazynie: wzrost sprzedaży, wdrożenie nowych technologii, przejście na model e-commerce itp. Poza tym oferuje szereg dodatkowych funkcji umożliwiających skuteczne zarządzanie wszystkimi aspektami działalności magazynu, niezależnie od stopnia skomplikowania. Oprogramowanie magazynowe Easy WMS marki Mecalux można rozbudowywać za pomocą modułów zaprojektowanych pod kątem obsługi konkretnych operacji magazynowych.

Sprawniejsza logistyka dzięki cyfryzacji zadań inwentaryzacyjnych

Nieustanne zmiany w łańcuchu dostaw i nowe wyzwania, jak choćby strategia omnichannel, zmuszają firmy do poszukiwania skutecznych rozwiązań, które pozwolą rozwinąć działalność. Czy aplikacja do inwentaryzacji wystarczy, aby zaspokoić zmieniające się wymagania rynkowe i zapewnić terminową realizację zamówień? Na pewno umożliwi bardziej precyzyjny nadzór nad zapasami, ale nie zagwarantuje pełnej kontroli nad wszystkimi procesami magazynowymi.

Najlepszym sposobem na dostosowanie pracy magazynu do oczekiwań klientów jest wdrożenie systemu magazynowego, np. Easy WMS, który oprócz kontrolowania stanu zapasów umożliwia również optymalizację wszystkich realizowanych procesów. Takie oprogramowanie przechowuje dokładne informacje na temat składowanych towarów i kieruje pracą magazynierów, dzięki czemu mogą oni szybko i bezbłędnie wykonywać powierzone zadania.

Jeżeli chcesz usprawnić zarządzanie zapasami i zapewnić ścisłą kontrolę towarów w Twojej firmie, skontaktuj się z nami, a zaprezentujemy Ci, w jaki sposób nasze oprogramowanie może pomóc zoptymalizować wydajność Twojego magazynu.