Kontrola magazynu: wskaźniki KPI

W celu zapewnienia odpowiedniej kontroli magazynu należy bezwzględnie stosować systemy zarządzania umożliwiające ciągłą rejestrację danych. Informacje te przekładają się na kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które pozwalają przeanalizować stopień zmian zachodzących w poszczególnych operacjach logistycznych prowadzonych wewnątrz przedsiębiorstwa. KPI służą nie tylko do regularnej oceny efektywności obiektu, ale również ułatwiają sprawowanie stałej kontroli nad magazynem.

W jaki sposób sprawdzić, czy obiekt magazynowy funkcjonuje przez cały czas na wymaganym poziomie? Odpowiedzi dostarczają gromadzone dane. Jednak bez zdolności do ich interpretacji oraz znajomości ich wpływu na poszczególne procesy wyświetlane na ekranie informacje będą jedynie zawiłymi wykresami czy statystykami pozbawionymi jasnego znaczenia.

Narzędzia umożliwiające dokładną kontrolę magazynu

Celem skutecznego sprawowania kontroli nad magazynem należy często analizować wskaźniki odpowiedzialne za pomiar efektywności wykonywanych w nim operacji. Jest to przydatna praktyka, która pozwala na szybkie wykrywanie problemów i dynamiczne wdrażanie rozwiązań, aby zidentyfikowana nieprawidłowość miała minimalne konsekwencje dla łańcucha dostaw. Niezbędne okazują się tutaj systemy zarządzania magazynem.

Przy wyborze oprogramowania magazynowego należy się jednak upewnić, czy system został wyposażony w funkcje pozwalające na analizę i interpretację dużych ilości danych. Za podstawę podczas opracowywania dzisiejszego artykułu posłużył nam moduł Supply Chain Analytics Software dla Easy WMS firmy Mecalux.

Systemy zarządzania ułatwiają monitorowanie wskaźników oraz sprawowanie kontroli nad magazynem

KPI ułatwiające kontrolę magazynu

Przeanalizujmy szczegółowo najważniejsze wskaźniki oferowane przez moduł Supply Chain Analytics Software:

Zarządzanie procesem przyjmowania ładunków

KPI	Opis	Znaczenie
Współczynnik tempa obsługi dostaw	Umożliwia pomiar średniego upływu czasu (w godzinach) od rozpoczęcia procedury przyjęcia towaru po zakończenie związanych z tym czynności. Odzwierciedla zdolności operacyjne magazynu w zakresie szybkości wprowadzania ładunków do magazynu.	Im wyższa wskazywana wartość, tym więcej czasu jest poświęcane na to zadanie, a zatem maleje jego wydajność. Są to dane informujące o istnieniu wąskiego gardła na etapie przyjęcia towarów, które spowalnia ich wprowadzanie do magazynu.
Współczynnik przyjęć w przeliczeniu na godzinę	Odzwierciedla wielkość przepływu produktów w ciągu godziny	Pomaga określić mocne i słabe ogniwa podczas obsługi doków oraz ułatwia koordynację z dostawcami. Informuje również o wydajności pracy operatorów.
Odsetek nieuszkodzonych ładunków w przeliczeniu na dostawcę i w ujęciu dziennym	Umożliwia pomiar liczby odebranych towarów, które zostały dostarczone w idealnym stanie (żaden produkt nie jest uszkodzony).	Wraz z kolejnym wskaźnikiem pozwala na kontrolę efektów pracy dostawców oraz weryfikację oferowanego poziomu obsługi.
Terminowość dostaw w ujęciu dziennym	Wskazuje odsetek terminowych dostaw od poszczególnych dostawców.	Wskaźnik ten wpływa na zarządzanie procesem zakupów oraz obliczanie punktu zamawiania i zapasu zabezpieczającego.

Zarządzanie procesem wydawania ładunków

KPI	Opis	Znaczenie
Wskaźnik stopnia realizacji pozycji zamówienia (line fill rate)	Wyraża relację między skompletowanymi i wysłanymi pozycjami zamówienia (poszczególne produkty) a pozycjami zamkniętymi lub anulowanymi.	Odzwierciedla efektywność operacyjną magazynu pod względem skutecznej kompletacji i wysyłki produktów.
Współczynnik stopnia realizacji zamówień (order fill rate)	Przedstawia stosunek między otrzymanymi i wysłanymi zamówieniami (przy czym jedno zamówienie obejmuje szereg pozycji).	Określa zdolność magazynu do zarządzania zamówieniami oraz ich wysyłki. Optymalnie wartość ta powinna być jak najbardziej zbliżona do 100%.
Wprowadzone, wysłane, załadowane i zamknięte pozycje zamówienia w przeliczeniu na godzinę	Wskaźnik ten umożliwia podział procesu przygotowywania zamówień, ograniczając go wyłącznie do zadań, za które całą odpowiedzialność ponosi magazyn.	Dane dotyczące cyklu wykonanego w magazynie umożliwiają monitorowanie tempa pracy oraz wydajności operatorów.
Wskaźnik wysłanych zamówień w przeliczeniu na godzinę	Pozwala na pomiar liczby zamkniętych zamówień w ciągu godziny. Obrazuje skuteczność pracy operatorów oraz ostatniego etapu weryfikacji przed wydaniem towaru z magazynu.	Im wyższa liczba, tym większa wydajność instalacji.
Czas cyklu zlecenia wewnętrznego	Jest to całkowity czas poświęcony na realizację zamówienia od momentu jego wpływu do magazynu do załadunku na ciężarówki. Wyraża sprawność reakcji magazynu na zapotrzebowanie.	Im krótszy czas realizacji, tym lepsze efekty pracy magazynu. Jest to wskaźnik, który pozwala wykryć powstawanie ewentualnych opóźnień na etapie kompletacji.
Współczynnik zamówień zrealizowanych na czas	Jest to odsetek skompletowanych zamówień, które oczekują na wysyłkę. O zamówieniu skompletowanym na czas mówimy wtedy, gdy faktyczny termin wysyłki jest krótszy od planowanego.	Wysoka wartość liczbowa oznacza, że zamówienia są wysyłane przed planowanym terminem, co wskazuje na wysoką efektywność i doskonały poziom obsługi magazynu.

Zarządzanie zapasami

KPI	Opis	Znaczenie
Liczba pozycji asortymentowych (SKU)	Odsetek ten wskazuje poziom dostępnych zapasów w magazynie z podziałem na poszczególne pozycje asortymentowe.	Im więcej zgromadzonych produktów w ramach danej pozycji, tym niższe jest ryzyko wystąpienia sytuacji braków towarowych. Aktualizacja posiadanych danych ułatwia organizację zaopatrzenia.
Współczynnik zamówień oczekujących (zamówienia pozostałe do realizacji)	Są to zamówienia otrzymane przez magazyn, lecz wstrzymane ze względu na brak artykułu na stanie.	Wskaźnik ten informuje o wystąpieniu braku zapasów w magazynie w zakresie niektórych pozycji asortymentowych.
Zapasy niezbywalne	Dotyczy zapasów, które z różnych przyczyn nie opuszczają magazynu.	Tego rodzaju produkty stanowią problem, ponieważ pochłaniają zasoby i zwiększają koszty magazynowania.
Zmniejszenie stanu magazynowego	Jest to różnica między zarejestrowanym i faktycznym poziomem zapasów. Jeżeli faktyczny poziom zapasów jest niższy od zarejestrowanego, następuje utrata lub zmniejszenie stanu magazynowego.	Wskaźnik ten pomaga uniknąć wygenerowania zbędnego zlecenia zaopatrzenia i informuje o poziomie ryzyka związanym z brakiem możliwości realizacji zamówień. Rozbieżności mogą wynikać z błędów popełnionych podczas inwentaryzacji, nieprawidłowości operacyjnych lub podczas obsługi towaru, kradzieży lub oszustw, uszkodzeń produktów itp.

Efektywne zarządzanie zamówieniami i procesem kompletacji

KPI	Opis	Znaczenie
Precyzja kompletacji zamówień	Wskazuje odsetek zamówień skompletowanych bezbłędnie, zawierających prawidłowe produkty, zrealizowanych w odpowiednim czasie.	Należy dążyć do osiągnięcia poziomu 100%, ponieważ błędy w procesie kompletacji generują dodatkowe koszty.
Wskaźnik wysłanych kompletnych zamówień	Jest to odsetek całkowicie zakończonych zleceń. Umożliwia ocenę wydajności pracy operatorów.	Optymalny poziom tego parametru powinien wynosić 100%, jego spadek może oznaczać problemy dotyczące komunikacji z operatorami, obsługi zamówień lub błędów ludzkich.
Stosunek zamówień wysłanych do zleconych	Wskazuje liczbę zamówień zrealizowanych w stosunku do otrzymanych.	Należy dążyć do możliwie jak najwyższego współczynnika, ponieważ oznacza on wysoką jakość obsługi magazynu. Ponadto umożliwia uniknięcie ewentualnych braków towarowych w obiekcie.

Zarządzanie lokalizacjami i pojemnością magazynową

KPI	Opis	Znaczenie
Wolumen zajętości magazynu ze względu na rodzaj lokalizacji	Wyraża odsetek zajętych miejsc w danym rodzaju lokalizacji (na przykład na określonym rodzaju regałów lub w konkretnej strefie, jak np. magazynowa strefa buforowa). Parametr ten wskazuje ilość niewykorzystywanych lokalizacji lub informuje o obszarach niemal przeciążonych.	Ostatecznie może przesądzać o zmianie projektu magazynu, jego układu lub wymianie systemu magazynowania w celu dostosowania stref składowania do rodzaju przechowywanego artykułu. Identyfikuje również instalacje, które funkcjonują poniżej swoich efektywnych możliwości.
Stopień wykorzystania magazynu z podziałem na rodzaj artykułu	Przedstawia podział lokalizacji zajętych przez jeden rodzaj artykułu w formie wykresu kołowego.	Umożliwia kontrolę właściwości zapasów i weryfikację zachodzących zmian, poprzez analizę pod kątem różnych kryteriów czasowych (kwartał, tydzień, konkretny przedział dat itp.).
Wskaźnik dni, na które wystarczą dostępne zapasy (days on hand)	Przedstawia dane z podziałem na typ artykułów lub konkretny artykuł. Dotyczy okresu w którym dana pozycja asortymentowa pozostaje na stanie magazynowym.	Umożliwia dostosowanie procesów zaopatrzenia oraz zapewnia podgląd wskaźnika rotacji zapasów.

Kontrola magazynu za pomocą Easy WMS firmy Mecalux

Moduł Supply Chain Analytics Software jest aktualizowany każdego dnia za pośrednictwem bazy danych oprogramowania Easy WMS i jest doskonałym narzędziem umożliwiającym sporządzanie raportów i zindywidualizowane opracowywanie statystyk. Zapewnia dokładną kontrolę nad magazynem dzięki ogromnej ilości udostępnianych informacji oraz ich przejrzystej prezentacji.

Wykorzystaj pełny potencjał Twojego magazynu dzięki kontroli procesów z modułem Supply Chain Analytics Software. Skontaktuj się z nami, a przedstawimy Ci sposób jego działania w połączeniu z oprogramowaniem Easy WMS przy uwzględnieniu specyfiki Twojej działalności.