Czy ERP to najlepsze rozwiązanie do magazynu?

Czy w magazynie potrzebny jest ERP? Czy może lepszy byłby WMS? A może warto wdrożyć oba te systemy? Magazyny obsługujące bardzo duże ilości towaru, działające zgodnie z zasadami logistyką omnichannel muszą pracować dynamicznie i zapewniać dostawę zamówień w coraz krótszym czasie. Tak wymagające środowisko stawia firmy przed koniecznością prowadzenia ścisłej kontroli realizowanych procesów, co wymaga zastosowania cyfrowego narzędzia optymalizującego zarządzanie magazynem.

W niniejszym artykule przeanalizujemy różnice między systemami WMS i ERP i określimy najwłaściwsze rozwiązanie zmierzające do zwiększenia efektywności operacyjnej obiektu.

Dlaczego warto wdrożyć system ERP w magazynie?

Instalacja systemu ERP w magazynie to krok w kierunku cyfrowej transformacji procesów logistycznych. Aby móc podejmować strategiczne decyzje dotyczące prowadzonej działalności, firmy potrzebują obiektywnych danych dotyczących wszystkich wykonywanych czynności.

System ERP to oprogramowanie, którego celem jest uproszczenie przepływu informacji w firmie, co pomaga zapobiegać powtórzeniom, rozbieżnościom lub niespójnościom między poszczególnymi działami. Każdy dostępny na rynku system ERP oferuje szereg modułów dla poszczególnych działów firmy (logistyka, finanse, zaopatrzenie, produkcja itp.).

Za pośrednictwem modułu logistycznego system ERP zyskuje istotne informacje dotyczące towaru (rodzaj przyjętych produktów, zamówienia złożone przez klientów, zamówienia wysłane itp.). Na podstawie tych danych kierownik magazynu oraz sami operatorzy zyskują informacje na temat poziomu sprzedaży oraz dostępności poszczególnych artykułów.

Cyfryzacja magazynu umożliwia precyzyjną kontrolę ładunków i wykonywanych operacji

Ponadto za pomocą ERP można zapewnić podstawową organizację zapasów w magazynie. Program pozwala tworzyć alerty w przypadku przekroczenia poziomu zapasu minimalnego, aby zagwarantować prawidłowe zaopatrzenie magazynu. Umożliwia to o wiele lepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej oraz uniknięcie błędów i opóźnień w ramach wykonywanych czynności, w tym podczas kompletacji zamówień. Jednak wszystkie te funkcje są dostępne jedynie w podstawowym zakresie. W celu prawdziwej optymalizacji zarządzania system ERP należy uzupełnić o specjalistyczne oprogramowanie magazynowe, jakim jest WMS.

Współdziałanie ERP i WMS w magazynie

W wielu magazynach korzysta się z obu rodzajów oprogramowania. Wyposażenie obiektu wyłącznie w system ERP ogranicza jego możliwości operacyjne, a zatem zmniejsza szansę rozwoju przedsiębiorstwa. Z kolei sam WMS uniemożliwia płynny przepływ informacji między wszystkimi działami firmy, który jest niezbędny z punktu widzenia prowadzenia działalności. Oznacza to, że firmy dążące do zwiększenia wydajności pracy magazynu potrzebują systemu WMS jako dopełnienia funkcji oferowanych przez ERP.

Zobaczmy to na przykładzie firmy IXOS cealco, klienta firmy Mecalux, który do sprawowania kontroli nad ładunkami i wszystkimi czynnościami prowadzonymi w magazynie wykorzystywał wyłącznie system ERP. Wzrost liczby otrzymywanych zamówień zmusił przedsiębiorstwo do modyfikacji dotychczasowych procesów. „Wówczas poważnie rozważyliśmy wdrożenie systemu zarządzania magazynem zapewniającego określone funkcje, cieszącego się uznaniem na rynku” – wskazuje Manuel Hervás, kierownik ds. logistyki IXOS cealco. Firma zdała sobie sprawę, że dzięki takiemu narzędziu zyska możliwość optymalizacji pracy operatorów i uproszczenia przepływów, co przełożyłoby się na większą efektywność magazynu.

Istnieje wiele powodów, dla których warto wrożyć oprogramowanie do zarządzania magazynem, np. Easy WMS firmy Mecalux, w magazynie wyposażonym w ERP. Oto kilka z nich:

Specjalistyczne oprogramowanie: WMS to system zaprojektowany specjalnie do zarządzania magazynem, w odróżnieniu od ERP, które stanowi ogólne oprogramowanie do kierowania całym przedsiębiorstwem .
Zestaw standardowych narzędzi: Easy WMS firmy Mecalux posiada ponad 70 funkcji oferowanych w ramach standardowego produktu stosownie do potrzeb klientów. Takie podejście eliminuje konieczność opracowywania spersonalizowanego produktu, co wiąże się z wyższym kosztem wdrożenia i trudniejszą konserwacją.
Zaawansowane funkcje: oprócz standardowych operacji oprogramowanie ma dodatkowe moduły umożliwiające zwiększenie efektywności magazynu podczas wykonywania złożonych czynności, takich jak etykietowanie i pakowanie zamówień (program dla spedycji Multi Carrier Shipping Software) lub ship from store (Store Fulfillment).
Skalowalność i aktualizacja: Modułowy charakter systemu WMS zapewnia możliwość jego rozbudowy wraz z rozwojem firmy i pojawieniem się nowych potrzeb logistycznych. Ponadto program zwykle jest aktualizowany raz do roku o najnowsze funkcje dla danego magazynu.
Komunikacja z ERP: Częstym rozwiązaniem jest integracja WMS z ERP. Z tego względu większość dostępnych na rynku systemów ERP posiada standardowe, certyfikowane interfejsy w celu ułatwienia komunikacji między systemami.
Integracja z innymi elementami magazynu: WMS z łatwością dostosowuje się do specyfiki dowolnego magazynu, umożliwiając integrację z elementami automatycznymi, takimi jak układnice paletowe, układnice pojemnikowe lub przenośniki, a także innymi rozwiązaniami technologicznymi w postaci urządzeń do kompletacji głosowej pick-by-voice, lub systemu pick-by-light. Należy tu również wspomnieć o systemach kontroli magazynu (WCS).
Strategie i zasady funkcjonowania magazynu: WMS ma wiele możliwości określenia logiki realizacji poszczególnych operacji magazynowych. Obejmują one na przykład atrybuty logiczne dla każdego produktu umożliwiające określenie reguł dotyczących efektywnej lokalizacji towaru, takie jak: partia, data ważności, data przydatności do spożycia, data produkcji, rozmiar, kolor, numer serii, wersja itp.
Całkowity koszt posiadania, czyli TCO (Total Cost of Ownership): Czasami firmy pozostają przy systemie ERP, ponieważ teoretycznie wiąże się to z mniejszym nakładem inwestycyjnym. Jednak zakres usług dostępnych dzięki instalacji w magazynie systemu WMS, a więc: licencjonowanie, wdrażanie, personalizacje, łączność z elementami automatycznymi, szkolenia, pomoc techniczna, aktualizacje i usprawnienia jednoznacznie przemawia za zasadnością wdrożenia tego oprogramowania. Zwrot inwestycji w WMS następuje szybko.

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania magazynem to najskuteczniejsze rozwiązanie zapewniające ścisłą kontrolę nad wszystkimi aspektami łańcucha dostaw. System ERP obejmuje funkcje zarządzania magazynem, jednak największą przewagę konkurencyjną może zagwarantować jedynie oprogramowanie WMS.

WMS można zintegrować z systemami automatycznymi i innymi rozwiązaniami stosowanymi w magazynie takimi jak np. urządzenia pick-to-light — WMS można zintegrować z systemami automatycznymi i innymi rozwiązaniami stosowanymi w magazynie takimi jak np. urządzenia *pick-to-light*

Czy magazynem można zarządzać jedynie za pomocą WMS, bez udziału ERP?

Tak. Magazynem można zarządzać bez systemu ERP. Kontrolę nad produktami i operacjami można zatem sprawować wyłącznie za pomocą WMS. Takie podejście sprawdza się jednak tylko w przypadku małych lub średnich firm, zwykle typu e-commerce, ponieważ platformy handlowe (Prestashop, Magento, Shopify itp.) oferują niektóre funkcje ERP.

Przykładem takiej strategii jest Global Freaks, firma z sektora e-commerce specjalizująca się w sprzedaży figurek kolekcjonerskich. Swoją działalność prowadzi za pośrednictwem platform eBay, Amazon oraz bezpośrednio za pomocą własnego serwisu internetowego opartego na oprogramowaniu PrestaShop. Easy WMS zapewnia jej bezpośrednią komunikację z platformami sprzedażowymi oraz organizację wszystkich czynności magazynowych (przyjęcia, magazynowanie, przygotowywanie zamówień i wysyłka) bez konieczności stosowania systemu ERP. Jak wskazuje Daniel Vizcarra, dyrektor firmy Global Freaks, „cała nasza oferta jest prezentowana na naszej stronie internetowej, z której udostępniamy ją serwisom eBay i Amazon za pomocą Easy WMS”.

Sprzedawca internetowy figurek kolekcjonerskich Global Freaks zarządza swoim magazynem w Barcelonie bez udziału ERP, jedynie za pomocą Easy WMS firmy Mecalux

WMS a ERP – logistyka jako przewaga konkurencyjna

System ERP ułatwia przepływ informacji między poszczególnymi działami firmy, w tym magazynem, umożliwiając im organizację i koordynację zasobów. Z kolei WMS koncentruje się na precyzyjnym zarządzaniu centrum logistycznym – nie tylko dostosowując go do realizowanych czynności magazynowych, ale również optymalizując przepływy i procesy. Podsumujmy zatem różnice między tymi dwoma oprogramowaniami:

	ERP	WMS
Specjalizacja	Zarządzanie zasobami całej firmy (zaopatrzenie, finanse, logistyka itp.).	Logika i operacje magazynowe.
Czynności podlegające kontroli w magazynie	Przyjęcia, organizacja zapasów i kontrola zamówień składanych przez klientów oraz wysłanych produktów.	Przyjęcia, magazynowanie, organizacja zapasów, przygotowywanie zamówień, wysyłki, zwroty itp.
Charakter modułowy i zaawansowane funkcje magazynowe	Obejmuje specjalistyczne moduły przeznaczone dla różnych obszarów firmy, w tym dla działu logistyki.	Obejmuje uzupełniające moduły dostarczające dodatkowe funkcje w celu zaspokojenia potrzeb dowolnego magazynu, m.in. jednoczesnej kontroli zapasów w magazynie i sklepach stacjonarnych, zapewnienia zaopatrzenia linii produkcyjnych czy koordynacji zapasów prezentowanych na różnych platformach handlowych.
Optymalizacja czynności w magazynie	Nie	Optymalizacja i maksymalne uproszczenie czynności poprzez stosowanie reguł dystrybucji produktów. Przekłada się to na usprawnienie pracy operatorów.
Błędy i wydajność	Ogranicza się do prawidłowej organizacji zapasów	Wysyła operatorom szczegółowe wytyczne dotyczące sposobu wykonania czynności, zapobiegając błędom i zwiększając wydajność pracy.

Efektywna logistyka to jeden z kluczowych aspektów każdej działalności. Czy lepiej zatem zainstalować w magazynie ERP, WMS, a może oba te systemy?

WMS to oprogramowanie zaprojektowane specjalnie w celu zarządzania pracą i zwiększenia wydajności magazynów. Może zostać z sukcesem wdrożony w dowolnym obiekcie logistycznym, zarówno zarządzanym za pomocą ERP, jak i manualnie.

Mecalux posiada w swojej ofercie Easy WMS, system zarządzania magazynem, który z powodzeniem funkcjonuje już w wielu obiektach logistycznych. Firmy ze wszystkich sektorów wykorzystują go w bieżącej działalności do organizowania łańcucha dostaw, optymalizacji zasobów magazynowych oraz świadczenia sprawnej i efektywnej obsługi klientów. Skontaktuj się z nami, a zaprezentujemy Ci sposób modernizacji Twoich procesów logistycznych za pomocą naszego WMS.