Wskazówki dotyczące procesu kompletacji w magazynie

Kompletacja zamówień jest jednym z najbardziej problematycznych procesów magazynowych, głównie ze względu na duży stopnień złożoności, wysoki koszt oraz ryzyko popełnienia błędu. W niniejszym artykule prezentujemy 45 wskazówek, które pozwolą obniżyć nakłady na ten etap procesu logistycznego, usprawnić jego przebieg i ograniczyć liczbę pomyłek.

1. Zaprojektowanie wydajnego układu magazynu

Już na etapie projektowania układu magazynu należy wydzielić poszczególne strefy i rozplanować je z uwzględnieniem kolejności realizowanych zadań, począwszy od przyjęcia dostaw i uzupełniania zapasów, poprzez składowanie, aż po przygotowanie i pakowanie produktów. Ważne jest, aby zoptymalizować ruch personelu i towarów w obiekcie logistycznym. 

2. Oddzielenie strefy kompletacji od strefy obsługi zwrotów

Często popełnianym błędem jest obsługa zwrotów w pobliżu stanowisk kompletacji. Oddzielenie tych stref pozwoli na bardziej szczegółową kontrolę zapasów.

3. Cyfrowe zarządzanie zapasami za pomocą systemu WMS

Wdrożenie systemu WMS do zarządzania magazynem umożliwia pełną identyfikowalność produktów oraz ścisłą kontrolę nad procesem przygotowania zamówień. Oprogramowanie pozwala też zorganizować kompletację według różnych metod. Dodatkowo przesyła pracownikom szczegółowe instrukcje dotyczące zadań do wykonania.

4. Przemyślana lokalizacja ładunków

Kierownik magazynu powinien ustanowić zasady rozmieszczania ładunków według rzeczywistego zapotrzebowania (rotacji, typów produktów itp.). Oprogramowanie WMS do zarządzania magazynem pozwala ograniczyć liczbę popełnianych na tym etapie błędów i zapewnić wydajny slotting (przydzielanie artykułów do lokalizacji) według określonych kryteriów.

5. Dobór odpowiednich systemów składowania

Przy wyborze systemów składowania należy wziąć pod uwagę specyfikę magazynu, rodzaj przechowywanych produktów oraz trasy przepływu ładunków w obiekcie logistycznym.

6. Zastosowanie regałów przepływowych

Regały półkowe przepływowe to znakomity sposób na zwiększenie liczby stanowisk kompletacji i ograniczenie konieczności poruszania się po magazynie. Tego typu systemy pozwalają znacząco podnieść wydajność kompletacji towarów luzem.

7. Kompletacja na regałach paletowych

Kompletacja bezpośrednio z palet to efektywne rozwiązanie w przypadku palet zawierających tylko jeden rodzaj produktu. Najczęściej zamawiane towary powinny znajdować się na najniższych poziomach regałów.

8. Wyznaczenie optymalnych ścieżek kompletacji

Im więcej czasu personel poświęca na przemieszczanie się po obiekcie logistycznym, tym niższą wydajność pracy osiąga. Odpowiedni system magazynowy (np. Easy WMS marki Mecalux) pozwala zoptymalizować trasy pokonywane przez pracowników z uwzględnieniem stosowanych metod przygotowywania zamówień i zasad przydzielania artykułów do lokalizacji określonych przez kierownika magazynu.

9. Przeznaczenie większej powierzchni na kompletację

Akumulacyjne systemy magazynowe, jak np. regały wjezdne, regały przesuwne Movirack czy Pallet Shuttle, zajmują mniej przestrzeni w magazynie, dzięki czemu można wygospodarować więcej miejsca na stanowiska przygotowania zamówień.

10. Identyfikacja wąskich gardeł

Kierownik magazynu powinien być uważny na sugestie pracowników na temat możliwości usprawnienia procesu kompletacji. Warto też skorzystać z narzędzi informatycznych, takich jak system zarządzania czasem pracy Labor Management System, moduł do systemu Easy WMS, który pomaga w wykrywaniu wąskich gardeł i równomiernym rozłożeniu pracy. 

11. Integracja systemu WMS z ERP

Zadania nadzorowane przez system WMS powinny być zgodne ze strategią przedsiębiorstwa. Współpraca WMS z systemem ERP umożliwia automatyczną wymianę danych dotyczących zamówień (np. zawartości czy warunków dostawy), zapewniając sprawną komunikację pionu logistyki z pozostałymi działami przedsiębiorstwa.

12. Bieżąca kontrola zapasów

Kontrola stanu magazynowego ma kluczowe znaczenie dla wydajności kompletacji zamówień. Dlatego warto zdecydować się na cyfryzację tego procesu przy użyciu systemu WMS.

13. Sprawne uzupełnianie zapasów

Brak towarów potrzebnych do realizacji bieżących zamówień utrudnia kompletację i powoduje przestoje w pracy. Aby poprawić wydajność order pickerów, należy utrzymywać minimalny poziom zapasów (zapas zabezpieczający), stale uzupełniając produkty na regałach.

14. Cyfryzacja i automatyzacja obiegu dokumentów

Ręczne przygotowywanie zamówień wymaga pracochłonnego zarządzania podstawowymi dokumentami, takimi jak listy przewozowe, listy kompletacyjne itd. Posługiwanie się w tym celu dokumentacją papierową zwiększa ryzyko pomyłki. System WMS pozwala zautomatyzować zarządzanie listami kompletacyjnymi i wyeliminować w ten sposób obieg dokumentów drukowanych. Pracownicy kompletują zamówienia według instrukcji otrzymywanych bezpośrednio z programu.

15. Wyznaczenie odpowiednich wskaźników KPI

Kierownik magazynu powinien wyznaczyć logistyczne wskaźniki KPI dotyczące kompletacji zamówień z uwzględnieniem charakteru działalności, rodzaju produktów oraz stosowanych metod kompletacji.

16. Automatyzacja pomiaru wyników

Aby uzyskać maksymalną wydajność procesu przygotowania zamówień, należy zaopatrzyć się w narzędzia do automatycznej analizy danych. Supply Chain Analytics Software to dodatkowy moduł do systemu Easy WMS, który umożliwia bieżącą kontrolę wydajności magazynu.

17. Obliczenie czasu trwania cyklu zamówienia wewnętrznego

Ten wskaźnik określa czas od rejestracji zamówienia w systemie (ERP lub WMS) do jego realizacji. Monitorowanie czasu trwania cyklu zamówienia zapewnia ściślejszą kontrolę zapasów, wydajniejszą kompletację zamówień oraz lepszy poziom obsługi klientów.

18. Przewidywanie zmian popytu

Obowiązujące kryteria i zasady rozmieszczania ładunków w magazynie należy na bieżąco korygować z uwzględnieniem zmian w tendencjach rynkowych oraz sezonowych wahań popytu na niektóre produkty. Przewidywanie możliwych scenariuszy przy użyciu narzędzi z dziedziny analityki predykcyjnej ułatwia podejmowanie trafnych decyzji na podstawie rzeczywistej wydajności magazynu.

19. Automatyzacja przepływu towarów

Rezygnacja z ręcznych urządzeń przeładunkowych na rzecz systemów automatycznych, np. przenośników pojemnikowych, pozwala znacznie przyspieszyć transport towarów na stanowiska kompletacji.

20. Wdrożenie systemów wspomagających kompletację

Półautomatyczne systemy wspomagające kompletację, takie jak urządzenia pick-by-light czy system kompletacji głosowej pick-by-voice, przekazują magazynierom instrukcje z oprogramowania WMS, co podnosi wydajność przygotowywania zamówień.

21. Robotyzacja

Roboty pick and place mogą przejąć część zadań związanych z kompletacją zamówień, pozwalając oddelegować personel do prac przynoszących firmie większy zysk. Z kolei tzw. coboty (roboty współpracujące) ułatwiają wykonywanie najcięższych prac fizycznych podczas kompletacji.

22. Automatyzacja przygotowania zamówień przy użyciu metody „towar do człowieka”

„Towar do człowieka” to metoda kompletacji zamówień, w której produkty są dostarczane na stanowiska kompletacyjne przez automatyczne systemy transportowe, np. przenośniki paletowe i pojemnikowe. Nad prawidłowym przebiegiem wszystkich operacji czuwa system WMS.

23. Usprawnienie przyjęć towarów

Dobrze zorganizowane przyjmowanie towarów ułatwia przygotowanie zamówień do wysyłki. Personel w strefie odbioru dostaw zwykle posługuje się terminalami radiowymi połączonymi z systemem WMS, co umożliwia lepszą kontrolę towarów oraz usprawnia ich kierowanie do innych obszarów magazynu.

24. Wdrożenie odpowiednich metod kompletacji

Dobór właściwych metod kompletacji zamówień w zależności od przepływu i rodzaju towarów pozwala usprawnić pracę całego obiektu. Najczęściej stosowane metody to kompletacja falowa, grupowa i strefowa.

25. Zastosowanie metody pick-to-box

Bardzo opłacalnym sposobem przygotowywania zamówień może okazać się pick-to-box, czyli kompletacja manualna polegająca na pobieraniu artykułów z regałów i konsolidacji kilku zamówień jednocześnie. Metoda ta pozwala połączyć trzy różne etapy kompletacji: pobieranie, konsolidację i pakowanie produktów.

26. Wykorzystanie zalet przeładunku kompletacyjnego

Cross-docking polega na kierowaniu otrzymanych towarów bezpośrednio do klientów końcowych, z pominięciem etapu magazynowania. Przy tej metodzie niezbędne są pola odkładcze lub inne systemy tymczasowego składowania produktów.

27. Prawidłowe etykietowanie produktów

Błędy w etykietowaniu mogą zniweczyć nawet najlepsze strategie kompletacji. Dlatego tak istotne jest zapewnienie prawidłowego przebiegu tego procesu.

28. Zastosowanie strategii lean logistics

Lean logistics to filozofia organizacji pracy magazynu nastawiona na optymalizację procesów generujących największą wartość dodaną oraz wyeliminowanie tych, które nie przynoszą zysków. W tym celu należy szczegółowo przeanalizować proces kompletacji zamówień i ustalić, które jego etapy są zbędne.

29. Eliminacja niepotrzebnych manewrów

Sprawne przygotowanie zamówień wymaga optymalizacji wszystkich działań podejmowanych przez order pickerów, a zwłaszcza pobierania produktów. Pokonywanie niezaplanowanych tras generuje dodatkowe koszty logistyczne.

30. Organizacja list kompletacyjnych

Produkty na liście kompletacyjnej powinny być wymienione w porządku umożliwiającym ich łatwe układanie w opakowaniu wysyłkowym. System WMS może w pierwszej kolejności kierować order pickerów po towary o największych rozmiarach.

31. Rejestracja parametrów logistycznych towarów w systemie WMS

Informacje o wymiarach i wadze produktów zamieszczone w informatycznym systemie magazynowym pozwalają usprawnić proces kompletacji zamówień. Dzięki nim oprogramowanie może np. wykryć i zasygnalizować brak artykułu w zamówieniu.

32. Unikanie wkładania produktów z różnych zamówień do tego samego pojemnika

Mieszanie produktów z różnych zamówień – zwłaszcza przy całkowicie ręcznej kompletacji – zwiększa ryzyko pomyłek, a każdy błąd wydłuża proces przygotowania zamówień, zwiększając tym samym koszty.

33. Przygotowywanie zestawów przed kompletacją

Aby usprawnić proces kompletacji zamówień, warto zawczasu przygotować potrzebne zestawy produktów. Jeżeli nie można z góry określić dokładnej ich liczby, najlepiej zostawić kilka na zapas.

34. Ograniczenie zwrotów

System magazynowy to znakomite narzędzie pozwalające wyeliminować błędy podczas kompletacji i ograniczyć w ten sposób liczbę zwrotów.

35. Odpowiednie wyposażenie personelu

Magazynierzy powinni mieć do dyspozycji wszystkie urządzenia niezbędne do pracy – terminale radiowe, ręczne wózki paletowe, wózki widłowe i kompletacyjne itd.

36. Przygotowanie ergonomicznych stanowisk pracy

Właściwie zaprojektowane stanowiska kompletacji umożliwiają wygodną pracę. Powinny być wyposażone we wszystkie niezbędne elementy, aby ograniczyć konieczność przemieszczania się po magazynie.

37. Bezpieczeństwo obiektu

Wszystkie prace przebiegają szybciej i sprawniej w otoczeniu bezpiecznym dla personelu, towarów i wyposażenia. Zaleca się dbanie o czystość i porządek.

38. Prawidłowe oznakowanie obiektu logistycznego

Duże znaczenie dla wydajności i bezpieczeństwa pracy ma prawidłowe oznakowanie magazynu. Kompletacja zamówień wiąże się z ciągłym ruchem personelu, towarów i urządzeń przeładunkowych – zarówno obsługiwanych ręcznie, jak i automatycznych. Właściwe oznakowanie zdecydowanie usprawnia cały proces i pozwala ograniczyć ryzyko wypadków.

39. Prawidłowe oświetlenie magazynu

Prawidłowe oświetlenie magazynu ułatwia order pickerom wyszukiwanie niezbędnych produktów i zwiększa bezpieczeństwo pracy. Jest to szczególnie istotne w obiektach obsługiwanych przy użyciu ręcznych urządzeń przeładunkowych.

40. Szkolenia dla pracowników

Aby zapewnić wydajne przygotowanie zamówień, należy odpowiednio przeszkolić personel z obsługi systemów składowania, urządzeń przeładunkowych czy nawet samych produktów. Order pickerzy powinni szczegółowo znać rozkład obiektu, obowiązujące zasady przydzielania artykułów do lokalizacji oraz stosowane oznakowanie.

41. Informowanie pracowników o strategii

Personel powinien znać ogólną strategię zarządzania obiektem oraz sposób realizacji poszczególnych procesów.

42. Grywalizacja

Wzmacnianie zaangażowania pracowników w oparciu o zasady zdrowej rywalizacji może pomóc w zwiększeniu wydajności pracy. Coraz więcej firm stosuje w tym celu techniki grywalizacji, organizując np. konkursy na magazyniera miesiąca i tym podobne wydarzenia.

43. Korzystanie z usług 3PL

W razie niespodziewanych wzrostów popytu warto zwrócić się do zewnętrznych dostawców rozwiązań logistycznych (3PL), którzy świadczą usługi w zakresie magazynowania towarów i kompletacji zamówień.

44. Dywersyfikacja strategii w miarę rozwoju działalności

Nowe tendencje rynkowe wymagają elastycznych magazynów, dzięki którym łatwiej stawić czoła wahaniom popytu i ryzyku przerwania łańcucha dostaw. Dlatego warto wdrożyć elastyczną logistykę i szkolić pracowników, aby wiedzieli, co zrobić w nieprzewidzianych sytuacjach.

45. Okresowy audyt procesów logistycznych

Sprawny magazyn wymaga elastycznego planowania logistyki i ciągłego korygowania procesów kompletacji zamówień z uwzględnieniem wszelkich zmian w asortymencie, łańcuchu dostaw czy wymaganiach klientów.

Wydajna kompletacja zamówień kluczem do rozwoju przedsiębiorstwa

Poprawę wydajności operacji logistycznych, ze szczególnym uwzględnieniem procesów generujących największe koszty (np. kompletacja zamówień), wymuszają tendencje rynkowe, a zwłaszcza standardy przyjęte w handlu elektronicznym (w tym krótkie terminy dostawy czy możliwość nieodpłatnego zwrotu produktów). Wdrożenie systemu WMS zapewnia lepszą wydajność pracy magazynu.

Mecalux od lat specjalizuje się w dostarczaniu rozwiązań magazynowych i informatycznych, które pozwalają zwiększyć wydajność pracy. Jeżeli chcesz usprawnić logistykę i procesy kompletacji zamówień w Twojej firmie, koniecznie skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści zaproponują najlepsze rozwiązania dla Twojego biznesu.